Hjelp til MV-Login Administrasjon MikroVerkstedet A/S

Transkript

1 Hjelp til MV-Login Administrasjon MikroVerkstedet A/S Dokumentversion: A

2 1 Innholdsfortegnelse Forord... 3 Kapittel 1. Aktiver MV-Login administratorkonto... 5 Kapittel 2. Bruk MV-Login Administrasjon Skole Bedrift... 8 Kapittel 3. Funksjoner i MV-Login Administrasjon Funksjoner for kommuneadministratorer Funksjoner for skoleadministratorer Funksjoner for lærere Funksjoner for bedriftsadministratorer Kapittel 4. Import Tabulatorseparert fil Kommune-/skoleadministrator: Data i tabulatorseparert fil Bedriftsadministrator: Data i tabulatorseparert fil Velg fil Nye brukere Endrede brukere Karakter-innkoding Kolonner Filtrer Start importen Resultat Etterredigering Kapitel 5. Administrer Skoler Opprett ny skole Rediger skole Slett skole Klasser Opprett ny klasse Rediger klasse... 25

3 Slett klasse Brukere Opprett ny bruker Rediger bruker Slett bruker Uttrekk til fil Kapittel 6. Grupper Opprett ny gruppe Rediger gruppe Slett gruppe Kapittel 7. Hjelp Kapittel 8. Logg ut... 30

4 3 Forord MV-Login Administrasjon er et verktøy som benyttes for å administrere skole, firmaer og brukere i MikroVerkstedets loginsystem. Forutsetningen for å benytte MV-Login Administrasjon er at kommunen, skolen eller firmaet har blitt koblet til dette verktøyet ved å kontakte MikroVerkstedet. Copyright Copyright 2013 Mikro Værkstedet A/S, Lucernemarken 12, 5260 Odense S. Se også

5 4

6 5 Kapittel 1. Aktiver MV-Login administratorkonto Du aktiverer kommunen, skolen eller firmaet til MV-Login Administrasjon ved å kontakte Mikro Verkstedet som så sender deg en aktiveringsmail. Aktiveringsmailen som har tittelen Aktiver din MV-Login administratorkonto inneholder en link til aktiveringssiden. Du må bruke linken for å aktivere kommunens, skolens eller firmaets administratorkonto. På aktiveringssiden må du taste inn et valgfritt brukernavn og et valgfritt passord, samt klikke på knappen Registrer og Aktiver for å få administratorkontoen aktivert: Figur 1 - Registrer og aktiver administratorbruker Når aktiveringen er gjennomført sender vi deg en statusmail med tittelen "Din administratorkonto er nå aktivert".

7 6 Kapittel 2. Bruk MV-Login Administrasjon MV-Login Administrasjon nås via siden MV-Login som vises når aktiveringen av administratorkontoen er gjennomført. Linken finnes også i den tilsendte statusmail. Velg fane avhengig av kundetype: Figur 2 MV-Login 2.1. Skole Kommuner, skoler og lærere skal velge fanen Skole : Figur 3 - MV-Login Skole

8 7 Sett en markering i feltet Vis kommuner : Figur 4 - Vis kommuner i MV-Login Skole Kommuneadministratorer må taste inn navnet på den aktuelle kommune og skoleadministratorer skal taste inn navnet på den aktuelle skole. Deretter kan kommunen eller skolen velges fra listen: Figur 5 - Finn skole eller kommune i MV-Login Skole Når skolen eller kommunen er valgt skal du taste inn brukerinformasjoner til administratorkontoen (Les mer om administratorkontoen i Kapittel 1). Deretter kan du gå inn i MV- Login Administrasjon ved å klikke på knappen Logg inn :

9 8 Figur 6 - Logg inn på skole eller kommunen i MV-Login 2.2. Bedrift Firmaer skal velge fanen Bedrift og taste inn navnet på firmaet. Vær oppmerksom på at firmanavnet må skrives akkurat slik som det står oppgitt i den statusmailen du tidligere mottok med tittelen "Din administratorkonto er nå aktivert (les mer i Kapittel 1). Klikk deretter på knappen Fortsett : Figur 7 MV-Login Bedrift Når firmaet er valgt skal du taste inn brukerinformasjoner til administratorkontoen (Les mer om administratorkontoen i Kapitel 1). Deretter kan du gå inn i MV-Login Administrasjon ved å klikke på knappen Logg inn :

10 Figur 8 - Logg inn på firma i MV-Login 9

11 10 Kapittel 3. Funksjoner i MV-Login Administrasjon Funksjonene i MV-Login Administrasjon er tilpasset de forskjellige brukertyper som finnes i MV- Login. Det betyr at MV-Login Administrasjon vil se forskjellig ut alt etter hvilken av følgende brukertyper som bruker verktøyet: Kommuneadministrator (les mer i Kapittel 3.1) Skoleadministrator (les mer i Kapittel 3.2) Lærer (les mer i Kapittel 3.3) Bedriftsadministrator (les mer i Kapittel 3.4)

12 Funksjoner for kommuneadministratorer Som kommuneadministrator har du tilgang til følgende funksjoner i MV-ID Administrasjon: Import På siden Import kan du som kommuneadministrator importere brukere og klasser. Les mer i Kapittel 4. Administrer På siden Administrer kan du som kommuneadministrator opprette, redigere og slette skoler og brukere. Les mer i Kapittel 5. Figur 9 Hovedmeny Kommuneadministrator

13 Funksjoner for skoleadministratorer Som skoleadministrator har du tilgang til følgende funksjoner i MV-ID Administrasjon: Import På siden Import kan du som skoleadministrator importere brukere og klasser. Les mer i Kapittel 4. Administrer På siden Administrer kan du som skoleadministrator opprette, redigere og slette klasser og brukere. Les mer i Kapittel 5. Grupper På siden Grupper kan du som skoleadministrator opprette, redigere og slette grupper, samt skifte brukernes passord. Les mer i Kapittel 6. Figur 10 Hovedmeny skoleadministrator

14 Funksjoner for lærere Som lærer har du tilgang til følgende funksjoner i MV-Login Administrasjon: Grupper Lærere kan opprette, redigere og slette grupper, samt skifte brukernes passord. Les mer i Kapittel 6. Figur 11 Hovedmeny lærer

15 Funksjoner for bedriftsadministratorer Som bedriftsadministrator har du tilgang til følgende funksjoner i MV-Login Administrasjon: Import På siden Import kan du som bedriftsadministrator importere brukere. Les mer i Kapittel 4. Administrer På siden Administrer kan du som bedriftsadministrator opprette, redigere og slette brukere. Les mer i Kapittel 5. Figur 12 Hovedmeny bedriftsadministrator

16 15 Kapittel 4. Import På siden Import er det mulig å importere data til MV-ID Administrasjon. Bedriftsadministratorer kan importere brukere til MV-Login, og kommune-/skoleadministratorer kan importere både brukere og klasser til MV-Login. Figur 13 Import 4.1. Tabulatorseparert fil For å kunne importere data til MV-Login må du benytte en tabulatorseparert fil. En tabulatorseparert fil er en tekstfil med tabulatorseparert innhold. Det betyr at det er en tabulator som er separator mellem hver verdi i en rekke. Vær oppmerksom på at MV-Login Administrasjon ikke kan håndtere tabulatorseparerte filer som er på mer enn linjer Kommune-/skoleadministrator: Data i tabulatorseparert fil Følgende eksempel viser de data som kommune-/skoleadministratorer kan importere i MV-Login Administrasjon via en tabulatorseparert fil: boj294 Bo Jensen pupil Kd4H6gw male boj294@ek sempel.dk Bredgade Odense C Danmark 6.A Organisasjons Brukernavnummenummenummer Fornavn Etternavn Roller Passord Kjønn Fødselsdag Mobil- Fastnet- Adresse Post- By Land Klasse nummer (obligatorisk) (obligatorisk) (obligatorisk) (obligatorisk) (obligatorisk) (valgfrit) (valgfrit) (valgfrit) (valgfrit) (valgfrit) (valgfrit) (valgfrit) (valgfrit) (valgfrit) (valgfrit) (valgfrit) Vær oppmerkson på at det kun er den øverste rekken i eksemplet som kan benyttes i en tabulatorseparert fil. De andre rekkene er kun en til forklaring av rekken øverst.

17 Trenger du hjelp til å lage en tabulatorseparert fil? Vi har laget en mal til generering av tabulatorseparerte filer, og malen kan med fordel benyttes i forbindelse med import av data i MV-Login Administasjon. Filen blir sendt fra MikroVerkstedet Krav til tabulatorseparert fil Den tabulatorseparerte fila må ikke inneholde følgende tegn: ( ) < > + = * \ " $ { } [ ] # Følgende liste viser hvilke krav det er til bestemte kolonner i den tabulatorseparerte fila: Brukernavn: Denne kolonne er obligatorisk og må kun inneholde tall og engelske bokstaver. Roller: Kjønn: Denne kolonne er obligatorisk og må inneholde minimum en rolle. Rollene i forbindelse med skoler er ordene pupil, teacher og admin, som hver især angir en rolle. Du kan tildele brukerne flere roller ved å taste inn rollene etter hverandre uten mellomrom (f.eks teacher,admin). Denne kolonnen er valgfri og kan inneholde ordet female eller ordet male. Fødselsdag: Denne kolonnen er valgfri og kan inneholde en dato i formatet YYYY-MM-DD (f.eks ). Klasse: Denne kolonnen er valgfri og kan inneholde en klassebetegnelse som kan bestå av en årgang/klassetrinn (f.eks 7) og en markering (f.eks A) separert av en prikk (.) - Eksempel: 7.A Bedriftsadministrator: Data i tabulatorseparert fil Følgende eksempel viser de data som bedriftsadministratorer kan importere i MV-Login Administrasjon via en tabulatorseparert fil: da-1234 boj294 Bo Jensen employee Kd4H6gw male boj294@ek sempel.dk Bredgade Odense C Danmark kundenr. (obligatorisk) Brukernavn (obligatorisk) Fornavn Etternavn Roller Passord Kjønn Fødselsdag Mobilnummer Fastnetnummer Adresse Postnummer By Land (obligatoriskrisk) (obligato- (obligatorisk) (valgfrit) (valgfrit) (valgfrit) (valgfrit) (valgfrit) (valgfrit) (valgfrit) (valgfrit) (valgfrit) (valgfrit) Legg merke til at det bare er den øverste rekken i eksemplet som kan benyttes i en tabulatorseparert fil. De andre rekkene er kun forklaring av rekken øverst.

18 Trenger du hjelp til å lage en tabulatorseparert fil? Vi har laget en mal til generering av tabulatorseparerte filer og malen kan med fordel benyttes i forbindelse med import av data i MV-Login Administasjon. Filen sendes fra MikroVerkstedet Krav til tabulatorsepareret fil Den tabulatorseparerte fila må ikke inneholde følgende tegn: ( ) < > + = * \ " $ { } [ ] # Denne listen viser hvilke krav det er til bestemte kolonner i den tabulatorseparerte fila: Brukernavn: Denne kolonnen må bare inneholde tall og engelske bokstaver. Roller: Kjønn: Denne kolonnen må inneholde minimum én rolle. Rollene i forbindelse med bedrift er ordene admin, superuser og employee, som hver især angir en rolle. Du kan tildele brukerne flere roller ved å taste inn rollene etter hverandre uten mellomrom (f.eks admin,employee). Denne kolonnen kan inneholde ordet female eller ordet male. Fødselsdag: Denne kolonnen kan inneholde en dato i formatet YYYY-MM-DD (f.eks ) Velg fil For å hente den tabulatorseparerte fila skal du klikke på knappen Velg fil. Finn og marker deretter fila og klikk på knappen Åpne. Innholdet av den tabulatorseparerte fila vil bli vist i oversikten. Oversikten er kun en forhåndsvisning av hvordan data fra den tabulatorseparerte fila vil bli tolket. Det er mulig å se om det er snakk om nye eller endrede brukere ved å se på det ikonet som er foran det enkelte brukernavn. Nye brukere vil bli vist med -ikonet foran brukernavnet. Eksisterende brukere som blir endret med ny informasjon fra den tabulatorseparerte fila vil bli vist med -ikonet foran brukernavnet.

19 18 Figur 14 - Nye og endrede brukere Nye brukere En bruker vil bli betraktet som en helt ny bruker hvis brukernavnet ikke allerede finnes i den gjeldende skole eller firma. Brukeren vil deretter automatisk bli opprettet i systemet med alle de informasjoner som fremgår av den tabulatorseparerte fila. Vær oppmerksom på at denne prosessen kan ta litt tid hvis det er mange brukere som skal opprettes Passord for nye brukere Hvis det ikke er tastet inn informasjoner i kolonnen Passord, vil det automatisk bli genereret et passord til den aktuelle brukeren. Hvis det er tastet inn informasjon i kolonnen Passord, vil den aktuelle bruker få tilknyttet dette passordet. Vær oppmerksom på at det bare er mulig å eksportere passord på et senere tidspunkt hvis brukernes passord har blitt automatisk genereret av systemet. Det betyr at passord som har blitt importert via en tabulatorseparert fil ikke vil kunne eksporteres på et senere tidspunkt.

20 Endrede brukere En bruker vil bli betraktet som en endret bruker hvis brukernavnet allerede finnes i den gjeldende skole eller firma, og hvis det er nye informasjoner i en av kolonnene i den tabulatorseparerete fila. Brukerens informasjoner i systemet vil bli oppdatert med de nye informasjonene fra den tabulatorseparerte fila Pasord for endrede brukere Hvis det ikke er tastet inn informasjon i kolonnen Passord vil den endrede brukerprofilen beholde det eksisterende passordet. Hvis det er tastet inn informasjon i kolonnen Passord vil den aktuelle brukeren få tilknyttet et nytt passord. Du kan også administrere passord for eksisterende brukere ved å benytte følgende parametre i den tabulatorseparererte fila: [restore] [reset] Denne parameter vil reetablere det sist anvendte passord som ble automatisk generert til brukeren. Denne parameter vil generere et helt nytt passord til brukeren. Følgende eksempel viser bruken av passordparametre i en tabulatorseparert fil: alm823 Allan Meyer pupil [restore] boj294 Bo Jensen pupil [reset] Organisasjonsnummer/ Brukernavn Fornavn Etternavn Roller Passord kundenr. (obligatorisk) (obligatorisk) (obligatorisk) (obligatorisk) (obligatorisk) (valgfritt) Vær oppmerksom på at det kun er de øverste to rekkene i eksemplet som kan benyttes i en tabulatorseparert fil. De andre rekkene er kun til forklaring av tabellen Karakter-innkoding Systemet vil automatisk prøve å gjette hvilken karakter-innkodning som er benyttet i den tabulatorseparerete fila. Men hvis systemet ikke kan gjette karakter-innkodningen korrekt, vil det bli vist noen feil tegn i oversikten. Det kan dermed være nødvendig å velge en karakterinnkodning manuelt. Det gjør man ved å klikke på listen Karakter-innkoding og deretter peke ut den karakter-innkodningen som er benyttet i den tabulatorseparerte fila.

21 Kolonner Som utgangspunkt er følgende kolonner vist i oversikten: Brukernavn Fornavn Etternavn Roller Passord Kjønn Det er mulig å legge til ytterligere kolonner i oversikten ved å markere disse i feltet Tilføy kolonner : Fødselsdag Mobilnummer Fastnetnummer Adresse Postnummer By Land Klasse* *Kolonnen kan kun vises hvis du er kommune-/skoleadministrator Filtrer For å kontrollere om dataene fra den tabulatorseparerete fila har blitt tolket korrekt, kan du foreta filtrering i forhåndsvisningen. Det gjør du ved å inntaste f.eks et etternavn eller deler av et etternavn i feltet Filtrer. Da er det kun er brukere som passer til kriteriet som vil bli vist i oversikten. For å se alle brukerne igjen må all tekst i feltet slettes Start importen Klikk på knappen Start importen for å begynne import av data fra den tabulatorseparerte fila Resultat Når importen er gjennomført vil det være et lite ikon i første kolonne ved hver bruker. Ikonet angir hvordan importen gikk. Det er mulig å se en kort beskrivelse av de forskjellige resultatene ved å holde musa over ikonene.

22 21 Figur 15 - Resultat 4.8. Etterredigering Det er mulig å sette en påminnelse ved en eller flere av de importerte brukerne hvis de f.eks mangler informasjon eller inneholder feil informasjon. Ved å sette en påminnelse sikres det at du husker å oppdatere brukerinformasjonene fortløpende. For å sette en påminnelse ved en bruker må du sette en markering i feltet ved den første kolonnen. Deretter kan du gå til siden Administrér og velge fanen Brukere. Det kan du nå lett se hvilke brukere som skal oppdateres.

23 22 Kapitel 5. Administrer På siden Administrer er det mulig å administrere skoler, klasser og brukere manuelt i MV- Login. Fanene på siden Administrer er tilpasset de forskjellige brukertyper som finnes i systemet. Følgende gjør seg gjeldende på siden Administrer for de forskjellige brukertyper: Som kommuneadministrator kan du administrere skoler (les mer i Kapittel 5.1) og brukere (les mer i Kapittel 5.3). Som skoleadministrator kan du administrere klasser (les mere i Kapitel 5.2) og brukere (les mer i Kapittel 5.3). Som bedriftsadministrator kan du administrere brukere (les mer i Kapittel 5.3). Vær oppmerksom på at du som lærer eller skoleadministrator også har mulighet for å administrere grupper i systemet (les mere i Kapittel 6) Skoler Som kommuneadministrator kan du administrere kommunens skoler. Figur 16 - Institusjoner

24 Opprett ny skole Start opprettelsen av en institusjon ved å klikke på knappen Opprett. Tast først inn et unikt skolenavn og deretter organisasjonsnummeret til den aktuelle skolen. Vær svært nøye med å få tastet inn skolens organisasjonsnummer uten mellomrom for det blir benyttet i MikroVerkstedets systemer. Tast evt. inn en beskrivelse av skolen, og klikk på knappen OK. Nå vil skolen bli opprettet i systemet. Figur 17 Eksempel på opprettelse av ny skole Rediger skole Det er mulig å redigere skoleopplysningene for en skole ved å markere denne på lista, og så klikke på knappen Rediger. Vær oppmerksom på at endring av organisasjonsnummeret kan resultere i at skolen mister tilgangen til MV-ID programmer fordi de to organisasjonsnumrene som brukes er forskjellige. Hvis du er i tvil så kontakt MikroVerkstedet. Etter endt redigering skal du klikke på knappen OK og så blir de nye opplysningene lagret i systemet Slett skole Det er mulig å slette en skole ved å markere denne på listen og så klikke på knappen Slett. Vær oppmerksom på at sletting av en skole betyr at alle brukerne på skolen også blir slettet. Klikk på knappen OK for å fullføre slettingen av skolen Klasser Som skoleadministrator kan du administrere skolens klasser.

25 24 Figur 18 - Klasser Opprett ny klasse Begynn opprettelsen av en klasse ved å klikke på knappen Opprett. Sørg deretter for at den korrekte skolen er valgt i listen under overskriften Domene. Velg årgang/klassetrinn (obligatorisk), markering, dvs f.eks A, B... (valgfritt) og skriv eventuelt en beskrivelse av klassen. Klikk på knappen OK for å fullføre opprettelsen av klassen. Figur 19 Eksempel på oprettelse af ny klasse

26 Rediger klasse Det er muligt å redigere beskrivelsen for en klasse ved å markere denne på listen og så klikke på knappen Rediger. Vær oppmerksom på at opplysningene vedrørende domene, klassetrinn og markering ikke kan endres. Etter endt redigering skal du klikke på knappen OK, og de nye opplysningene blir lagret i systemet Slett klasse Det er mulig å slette en klasse ved å markere denne på listen og så klikke på knappen Slett. Vær oppmerksom på at slettingen av en klasse ikke vil medføre sletting av de brukerne som er tilknyttet klassen. Klikk på knappen OK for å fullføre slettingen av klassen Brukere Som kommune-, skole- eller bedriftssadministrator har du mulighet for å administrere brukerne manuelt i systemet. Figur 19 - Brukere Opprett ny bruker Start opprettelsen av en bruker ved å klikke på knappen Opprett. Fanen Brukerinformasjon kommer fram. Du må først sørge for at den korrekte skole/firma er valgt i listen Domene. Deretter skal du taste inn et nytt brukernavn, samt skrive brukerens fornavn og etternavn. Du kan la feltet Passord være tomt og systemet genererer selv et passord til brukeren.

27 26 Velg brukerens primærrolle (du kan tilføje ekstra relasjoner/roller under fanen Relasjoner ). Hvis du har valgt pupil (elev) som primærrolle, kan du via listen klasse tilknytte eleven til en av de klassene som allerede er opprettet i systemet. Feltet Login utløpsdato kan utfylles hvis du ønsker at den gjeldende brukerkonto automatisk skal utløpe på en bestemt dato. Figur 20 Fanen Brukerinformasjon På fanen Valgfri brukerinformasjon kan du fylle ut diverse valgfri informasjon om brukeren.

28 27 Figur 21 Fanen Valgfri brukerinformasjon På fanen Relasjoner har du mulighet for å tildele brukeren ekstra roller. Figur 22 Fanen Relasjoner Klikk på knappen OK for å fullføre opprettelsen av brukeren Rediger bruker Du kan redigere en bruker ved å markere denne på listen og så klikke på knappen Rediger. Vær oppmerksom på at opplysningene vedrørende domene og brukernavn ikke kan endres. Etter endt redigering skal du klikke på knappen OK og de nye opplysningene vil bli lagret i systemet.

29 Slett bruker Det er mulig å slette en bruker ved å markere denne på listen og så klikke på knappen Slett. Klikk på knappen OK for å fullføre slettingen av brukeren Uttrekk til fil Du kan lage et uttrekk av alle brukerkonti ved å klikke på knappen Uttrekk til fil. Vær oppmerksom på at passord som er importert eller brukergenert ikke kan uttrekkes fra systemet. Du kan sette en markering i feltet Kopier med passord hvis du ønsker at de systemgenererete passordene skal med i uttrekket. Klikk på knappen OK for å fullføre uttrekket av alle brukerkontiene.

30 29 Kapittel 6. Grupper Som lærer eller skoleadministrator har du mulighet for å administrere grupper i systemet. Figur 23 - Grupper Opprett ny gruppe Begynn opprettelsen av en gruppe ved å klikke på knappen Opprett. Pass på at den riktige skolen er valgt i listen Domene. Skriv et nytt gruppenavn og eventuelt en beskrivelse av gruppen. Klikk på knappen OK for å fullføre opprettelsen av gruppen. Figur 24 Eksempel på opprettelse av ny gruppe

31 Rediger gruppe Det er mulig å redigere en gruppe ved å markere denne på listen og så klikke på knappen Rediger. Vær oppmerksom på at opplysningene vedrørende domene og gruppenavn ikke kan endres. Etter endt redigering skal du klikke på knappen OK slik at de nye opplysningene blir lagret i systemet Slett gruppe Du kan slette en gruppe ved å markere denne på listen og klikke på knappen Slett. Klikk på knappen OK for å fullføre slettingen av gruppen. Kapittel 7. Hjelp Knappen Hjelp vil åpne en supportside som bl.a. inneholder denne brukerveiledningen samt en oversikt over ofte stilte spørsmål og svar. Kapittel 8. Logg ut Knappen Logg ut vil logge deg ut av MV-Login Administrasjon. Du må taste inn brukerinformasjoner på nytt før verktøyet igjen kan brukes.