Kom i gang med Visma AutoInvoice

Transkript

1 Kom i gang med Visma AutoInvoice Denne beskrivelsen er for de som har Visma Global (VG) og Visma Document Center (VDC) og ønsker å komme i gang med Visma AutoInvoice (AI) Versjonskrav: Visma Global minst versjon 7.80 (kan gå fra versjon ) Visma Document Center minst versjon 8.01 (anbefaler v 9) Kort oversikt over hva du må gjøre 1. Ta stilling til hva dere ønsker a. Ønsker dere å sende elektroniske fakturaer b. Ønsker dere å benytte AI til utsending av alle fakturaer, også på epost og på papir c. Ønsker dere å motta elektroniske fakturaer rett inn i VDC 2. Registrere firmaet i AutoInvoice 3. Hvis dere ønsker å sende fakturaer til AutoInvoice a. Kopiere nøkler fra AI over til VG b. Sjekke innstillingene på aktuell klient c. Aktivere sending til AI på aktuelle kunder 4. Hvis dere ønsker å motta fakturaer fra AutoInvoice a. Aktivere mottak i AI b. Innmelding i ELMA c. Koble AI bruker til VDC Detaljert fremgangsmåte 1. Ta stilling til hva dere ønsker a. Ønsker dere å sende elektroniske fakturaer Billigere enn papir, sikrere, raskere => Større sannsynlighet for at fakturaen blir betalt i tide b. Ønsker dere å benytte AI til utsending av alle fakturaer, også på epost og på papir Overlat hele faktureringsjobben til AutoInvoice, i mange tilfeller til en lavere kostnad enn i dag c. Ønsker dere å motta elektroniske fakturaer rett inn i VDC Her ligger den størst besparelsen. Alle som har VDC «må» ta dette i bruk, kan

2 ikke se noen argumenter for at de ikke skal det. Uten noe manuelt arbeid havner fakturaen ferdig tolket, rett i VDC. 2. Registrer firmaet i AutoInvoice portalen a. Gå til b. Velg norsk språk c. Klikk på registrering d. Deretter «Ja, registrer meg» e. Fyll inn informasjonen om ditt firma og brukerinformasjon Firma: Pass på å taste inn korrekt org.nummer. Bruk kun tall, ikke NO eller MVA. Brukerinformasjon: Det er dette brukernavnet/passordet du skal bruke etterpå til å logge deg på AI portalen. Du kan legge til flere brukere på dette firmaet i etterkant. Husk at når du kommer til punkt 3A, så vil den brukeren du bruker bestemme hvem som står som avsender av fakturaene som sendes via AutoInvoice. Det vil si at eventuelle feilmeldinger vil bli sendt til denne brukeren, og hvis fakturaen blir sendt per epost, så vil denne brukeren bli oppgitt i eposten

3 som kontaktinfo. f. Trykk på «Registrering» g. Klikk på linken i eposten du mottar

4 h. Logg på AutoInvoice portalen og gå gjennom de tre stegene i. Steg 1: Fyll ut adressen til firmaet j. Steg 2: Meld fra om dere ønsker å aktivere print tjensten, dvs mulighet for å sende faktura på papir til kunder som ikke kan ta imot elektronisk faktura. (send alt til AI) k. Steg 3: Velg om du ønsker å motta elektroniske fakturaer Hvis «ja», så registrer deg samtidig i ELMA 3. Sett opp Visma Global til å sende fakturaene til AI a. Kopiere nøkler fra AI over til VG i. Logg inn i AI portalen, med den brukeren du vil skal stå som avsender av fakturaene ii. Klikk på Innstillinger oppe til høyre iii. Da ser du to nøkler som du skal kopiere inn i VG iv. Start VG og velg Verktøy Innstillinger v. Gå til flik nr 13, Visma AutoInvoice vi. Kopier over nøklene fra AI portalen vii. Velg aktuell integrasjonsnivå. F. eks: «Oppslag og send til utvalgte kunder», da vil de med EDI profil = AutoInvoice bli sendt til AutoInvoice,

5 eller «Oppslag og send til alle kunder uten EDI profil», da vil alle bli sendt til AutoInvoice, bortsett fra de hvor det aktivt er valgt en annen EDI profil. b. Sjekke innstillingene på aktuell klient i. Åpne skjermbilde Firmaopplysninger i VG (Grunndata Firmaopplysninger ) ii. Følgende felter på være korrekt utfylt 1. Firmanavnet riktig skrevet 2. Landkode på fakturaadressen 3. Landkode på Leveringsadressen 4. Orgnummer 5. Mva regnr, skal fylles ut hvis du er MVA pliktig og skal fakturerer MVA. 6. Registrert i: Hvis du er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysundregistrene så skal du skrive inn «foretaksregisteret» her. 7. Finansforbindelse: Dobbeltklikk på feltet for å sjekke at kontonummer er riktig utført: OCR/mottak: Her skal bankkontonummer være fylt ut IBAN: Må være fylt ut hvis u skal sende fakturaer utenlands. Hvis feltet er utfylt, så må det være korrekt.

6 BIC: Må være fylt ut hvis du skal sende fakturaer utenlands. Hvis feltet er utfylt, så må det være korrekt. 8. Velg riktig lokal valuta. c. Aktivere sending til AI på aktuelle kunder i. Hvis du har valgt «Oppslag og send til alle kunder uten EDI profil» under punkt 3.a)vii, så trenger du ikke legge til EDI profil på kundene dine. Hvis du har valgt «Oppslag og send til utvalgte kunder», så må du velge AutoInvoice som EDI profil på alle kunder som du vil at fakturaen skal sendes via AutoInvoice.

7 ii. For alle kunder som er satt opp til å sende fakturaen via AutoInvoice, må følgende informasjon være på plass: 1. Hvis den skal sendes elektronisk, må landkode og org.nr være på plass. AutoInvoice sjekker om orgnummeret kan motta fakturaen elektronisk. 2. Hvis ikke prøver den å sendes på epost. Da må epostadressen under Faktura adresse være fylt ut. 3. Hvis ikke, og hvis du har aktivert print tjenesten (se punkt 2j), så må fakturaadressen være fylt ut, slik at den sender fakturaen per papir/post til kunden. Både adresse1, adresse2, postnr og poststed vil stå på konvolutten. 4. Hvis «Ja» på spørsmål 1c (ønsker å motta fakturaer elektronisk) a. Aktivere mottak i AI (hvis ikke aktivert i punkt 2k, når du opprettet kontoen) Logg inn i AI portalen. Klikk på Innstillinger oppe til høyre og deretter på Motta fakturaer i menyen til venstre. Huk av for Motta fakturaer og trykk Lagre.

8 Utfør punkt b under samtidig. b. Innmelding i ELMA (hvis ikke aktivert i punkt 2k, når du opprettet kontoen) Fullfør punkt a over først. Klikk så på [Oppdater] under ELMA registrering.. Hvis du får meldingen Ikke registrert i ELMA, så kan du trykke på [Registrert]. c. Koble AI bruker til VDC For deg med VDC versjon 8.01 eller 9.x: i. Logg deg inn i Visma DocumentCenter ii. Klikk på menyen System AutoInvoice iii. Kontroller at Visma XML er valgt som VXML format øverst i venstre hjørne. iv. Klikk på øverste "Legg til" knappen. v. Velg tjeneste "Production", og angi ditt brukernavn og passord som du bruker til AI portalen (a utoinvoice.visma.com )

9 Du har nå opprettet kontakt mellom AutoInvoice og DocumentCenter. Videre må du koble bedriftene som er opprettet i AutoInvoice (kanskje har du flere enn en?) mot klientene i ditt økonomisystem. Dette gjør du slik: vi. Klikk på den nederste "Legg til" knappen. vii. Velg "Firma" (Bedrift fra AutoInvoice) og koble denne med ERP klient (klienter fra økonomisystemet). viii. Velg deretter dato for når du ønsker å starte å hente faktuaer fra (Datoen kan settes tilbake i tid og fakturaene vil da importeres fra denne datoen inn i VDC.). ix. Velg så "dokumentprofil" for inngående faktura x. Sett også kryss for "Automatisk tolkning", slik at alle fakturaer blir automatisk "punchet". Alle fakturaer som blir sent til AutoInvoice, kommer nå automatisk inn i Visma Document Center og er ferdig "punchet". VDC vil ved faste intervaller sjekke om det er nye fakturaer til deg i AI. Nye fakturaer lastes ned fortløpende og presenteres i dokumentlisten.