Veiledning for elektronisk registrering

Transkript

1 Veiledning for elektronisk registrering Veiledning En ABC for elektronisk Samordnet registermelding

2 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse... 2 Elektronisk registrering... 3 Hvem kan bruke elektronisk registrering?... 3 Hva kreves av utstyr?... 3 Hva kan meldes?... 3 Er det noen begrensninger i dagens løsning for elektronisk registrering? 4 Oppbygging av skjema (brukergrensesnitt)... 5 Hvilke fordeler har jeg av å bruke elektronisk registrering?... 5 Alternativ 1 fra 6 Alternativ 2 fra 7 Logge inn... 7 Min meldingsboks... 9 Samtykke i forhold til bruk av Altinn... 9 Opprett registermelding Informasjonsside Hva skal meldes? Registrering av ny enhet: Registrering av nytt aksjeselskap Innlegging av roller Varsling til mobilnummer eller e-postadresse Signering av melding Last opp vedlegg Statussiden for vedlegg Sammendrag Send til signering Varsling til mobil eller e-post Signering og status Stopp meldingen Signering av registermelding Meldinger Delegering av rettigheter i Altinn når signeringsoppgaven sendes til en juridisk person (organisasjonsnummer) Sjekk status på meldingen Beskrivelse av de ulike statusene Godkjent registreringsmelding Registermelding som venter på oppfølging Registermelding som er nektet registrert Melding av endring/nye opplysninger Hva skal endres? Funksjonen «Hent registrerte opplysninger» Signering av endringsmelding: «Sammendrag/kontroll av melding», «Signering» og «Innsending» Melding om oppløsning «Sammendrag/kontroll av melding», «Signering» og «Innsending» Melding om sletting «Sammendrag/kontroll av melding», «Signering» og «Innsending» Melding om egenfratreden «Sammendrag/kontroll av melding», «Signering» og «Innsending» Gi retten til å signere elektroniske meldinger til andre Slette en rett til å signere du har mottatt fra andre Brønnøysundregistrene 27. juni 2014 Side 2 av 49

3 Elektronisk registrering Som et steg i den elektroniske utviklingen, har kravet fra brukerne om løsninger for elektronisk innrapportering blitt stadig sterkere. Enklere, raskere, bedre kontroll, effektivisering, bedre kvalitet og mindre bruk av papir er stikkord som trekkes fram. De siste årene er det også lagt klare føringer for utarbeiding av slike løsninger både gjennom nasjonale prosjekter og direktiver fra EU. Målsetningen for de nærmeste årene er å få brorparten av all offentlig innrapportering over til elektroniske løsninger. Alle som skal fylle ut eller signere Samordnet registermelding, må kunne gjøre det i Altinn. Dokumenter i PDF-formatet som brukes i løsningen, kan blant annet leses med Adobes Acrobat Reader-programvare. Den kan du hente gratis på Hvem kan bruke elektronisk registrering? Elektronisk registrering kan brukes av alle personer med norsk fødselsnummer eller D-nummer. Hva kreves av utstyr? For å kunne bruke elektronisk registrering, trenger du en datamaskin (PC eller MAC) med oppkobling til Internett. Du må ha en nettleser installert, f eks Internett Explorer, Mozilla Firefox, Chrome, Safari eller lignende. Det er viktig at nettleseren din har støtte for JavaScript (alle nyere nettlesere har denne støtten innebygd), og at denne er slått på. Du bør også ha installert et program som kan vise PDF-filer på maskinen din. Hva kan meldes? Elektronisk Samordnet registermelding kan brukes til de aller fleste meldinger som sendes inn. Foreløpig kan disse opplysningene meldes: Registrering av nye enheter/foretak Endringer av opplysninger på eksisterende enheter/foretak Oppløsning av registrerte selskaper (gjelder bare Foretaksregisteret) Sletting av registrerte enheter/foretak Egenfratreden for personer som går ut av registrerte roller i Enhets- eller Foretaksregisteret. Det kan meldes fratreden for regnskapsfører, revisor, forretningsfører, daglig leder, styre, kontaktperson, deltakere, bestyrende reder, signatur og prokura. Mulighet for registrering i Frivillighetsregisteret for aksjeselskaper, foreninger og stiftelser som driver frivillig virksomhet. Mer om Frivillighetsregisteret her: Tildele retten til å signere Samordnet registermelding for personer som ikke har roller i en enhet/foretak (f eks regnskapsfører). Side 3 av 49

4 Er det noen begrensninger i dagens løsning for elektronisk registrering? For disse organisasjonsformene kan du i dag sende inn elektroniske meldinger: Aksjeselskap Allmennaksjeselskap Andre bo Annen juridisk person Ansvarlig selskap med ubegrenset ansvar Ansvarlig selskap med delt ansvar Boligbyggelag Borettslag Eierseksjonssameie Enkeltpersonforetak Forening/lag/innretning Kommandittselskap Partrederi Samvirkeforetak Stiftelse Tingsrettslig sameie Verdipapirfond For organisasjonsformene over kan du melde inn nye enheter. I tillegg kan du melde endringer, oppløsning og sletting på allerede registrerte enheter. For disse organisasjonsformene kan du bare melde endringer, oppløsning og sletting: Ansvarlig selskap med begrenset ansvar endring og sletting Norskregistrert utenlandsk foretak endring og sletting Konkursbo endring og sletting Du kan også laste ned en PDF-versjon av papirblanketten på For meldinger som gjelder enheter med andre organisasjonsformer, må papirutgaven av Samordnet registermelding benyttes. Det er også noen begrensninger i forhold til hva slags endringer/opplysninger som kan meldes. Se vår informasjonsside om begrensninger ( for mer informasjon. Side 4 av 49

5 ELMER-prosjektet utarbeidet et helhetlig sett med prinsipper og spesifikasjoner for utforming av offentlige skjemaer på Internett. Les mer på Oppbygging av skjema (brukergrensesnitt) Skjemaet er laget med utgangspunkt i retningslinjer fra Elmerprosjektet, et prosjekt som omhandler utforming av elektroniske skjemaer innen offentlig forvaltning. Næringslivet og andre aktuelle aktører har deltatt aktivt med tanker og ideer i dette prosjektet for å få til størst mulig grad av brukervennlighet. Hovedtanken bak denne måten å lage elektroniske skjema på, er at skjemaene skal være dynamiske i forhold til de valgene brukeren gjør. Det vil si at man ikke skal være nødt til å svare på spørsmål eller legge inn opplysninger som ikke er relevante for den registreringen man skal gjøre. Alle skjermbildene i skjemaet er delt i tre deler. Til venstre finner du et navigasjonsfelt som er dynamisk og vil endre seg avhengig av hvilke valg du har gjort, og hvor du befinner deg i registreringen. I midten finner du selve skjemaet. Det er her du legger inn alle opplysningene. Feltet til høyre viser hjelpetekster som du får fram ved å trykke på de små runde, blå knappene merket «?». Du finner illustrasjoner og mer informasjon om de forskjellige elementene i skjemaet i kapitlene som omhandler selve utfyllingen. Hvilke fordeler har jeg av å bruke elektronisk registrering? Du får et «skreddersydd» skjema med veiledning og hjelpetekster for det du skal melde. Elektronisk registrering gjør det enklere å fylle ut meldingen korrekt. Opplysningene du legger inn blir kontrollert mot lov- og regelverk før de sendes inn til Enhets-/Foretaksregisteret. Slik reduseres sjansen for å få meldingene i retur på grunn av feil og mangler. Skal du melde endringer/nye opplysninger på en enhet eller et foretak som allerede er registrert, vil du få mulighet for å hente inn allerede registrerte opplysninger, og kontrollere om disse er korrekte. Når meldingen med eventuelle vedlegg er mottatt, vil den bli behandlet i løpet av 1 3 arbeidsdager. Side 5 av 49

6 Komme i gang Samordnet registermelding i elektronisk versjon er tilgjengelig gjennom skjemaportalen Altinn. Du finner lenke til skjemaet på våre nettsider (alternativ 1) eller under «Skjema og tjenester» i Altinn (alternativ 2). Alternativ 1 fra Det er flere måter å finne elektronisk Samordnet registermelding på. Den enkleste er kanskje å trykke på arkfanen «Registrering og tinglysing» på hovedsiden. Velg deretter «Registrering» i menyen til venstre. Trykk på lenken «Registrering av ny enhet/foretak». Når du er kommet inn på siden finner du lenken «Elektronisk registrering» som vist under. Les informasjonen på sidene for elektronisk registrering før du går videre. Det gjør utfyllingen av meldingen enklere. Klikk på lenken, og du kommer til siden «Elektronisk registrering av nye enheter». Når du har lest informasjonssidene klikker du på lenken «Begynn registrering» nederst på siden. Du vil nå få opp siden som er vist i illustrasjonen nedenfor. Ved å klikke på lenken «Samordnet registermelding» kommer du til påloggingssiden i Altinn. Side 6 av 49

7 Alternativ 2 fra Når du går inn i Altinn, får du opp denne siden: Logge inn Når du skal logge deg inn, kommer du til ID-porten. Her har du fire alternative påloggingsmetoder å velge mellom: For å bruke den elektroniske utgaven av Samordnet registermelding, må du logge deg på med én av påloggingsvalgene i ID-porten. Side 7 av 49

8 Du kan velge å logge inn med MinID. Har du registrert deg tidligere, kan du bruke fødselsnummer, passord og engangskode fra SMS. Hvis ikke, må du ha et PIN-kodebrev fra MinID. Bankenes løsning for elektronisk ID er også tilgjengelig som påloggingsalternativ i ID-porten. Nå kan du bruke BankID med kodebrikke fra banken din, eller BankID på mobil når du skal logge deg på i Altinn. Du kan også logge på med smartkort fra BuyPass. For å logge på med smartkort trenger du en kortleser koblet til datamaskinen din. Smartkort og USB kortleser kan bestilles fra BuyPass Det fjerde alternativet er å logge inn med en USB-pinne fra Commfides. Commfides leverer elektronisk ID for innlogging til offentlige tjenester. Mer informasjon om elektronisk ID og innlogging i Altinn finner du her: Har du fulgt lenken til Samordnet registermelding, får du opp skjemaet når du har logget inn i Altinn. Har du logget inn fra Altinn sin forside kommer du direkte til meldingsboksen din. Side 8 av 49

9 Min meldingsboks Etter pålogging får du opp «Min meldingsboks» i Altinn. Den ser slik ut. Elementene du trenger å forholde deg til i bruken av den elektroniske versjonen av Samordnet registermelding i Altinn er følgende (mer detaljerte beskrivelser finner du lenger ut i dette dokumentet): 1. Arkfanen «Skjema og tjenester» Her finner du skjemaet Samordnet registermelding. 2. Arkfanen «Til min behandling» Her finner du alle opprettede meldinger og signeringsoppgaver for de meldingene/vedleggene du er satt til å signere. 3. Arkfanen «Arkivert» Her lagres alle signeringsoppgaver/meldinger du har signert og sendt fra deg. 4. Informasjon om hvem som er pålogget, og hvem du representerer. Under «Mine innstillinger» kan du både gi og trekke samtykke i forhold til bruk av Altinn. Mer informasjon om innstillinger for din profil, finner du her: no/hjelp/minprofil Samtykke i forhold til bruk av Altinn Når du tar Altinn i bruk må du gi samtykke i at du vil bruke Altinn for deg selv og/eller andre. Dette er en forutsetning for at du skal kunne motta oppgaver gjennom Altinn-portalen. Når du samtykker tillater du at personopplysninger om deg blir behandlet i Altinn. Opplysningene som du gir fra deg vil bare videresendes fra Altinn til den offentlige virksomheten som du kommuniserer med i det enkelte tilfellet. Side 9 av 49

10 For å samtykke i bruk av Altinn-portalen, går du inn på «Min profil», og velger deretter «Mine innstillinger meg selv» til venstre på siden. Opprett registermelding Fra din meldingsboks kan du opprette en registermelding ved å følge arkfanen «Skjema og tjenester». I nedtrekksmenyen «Tjenesteeier/etat» velger du Brønnøysundregistrene. Alle skjema fra Brønnøysundregistrene vil nå vises i listen. Klikk på «Samordnet registermelding» for å åpne skjemaet. Alternativt kan du søke etter skjemaet i søkefeltet til venstre på siden. Side 10 av 49

11 Informasjonsside Den første siden i skjemaet inneholder informasjon om at all dialog knyttet til tjenesten Samordnet registermelding nå bare vil foregå elektronisk gjennom Altinn. Alle vedtak, brev, firmaattester, registerutskrifter etc. vil ligge med tilbakemeldingene for de enkelte innsendingene som PDFdokumenter. Alle tilbakemeldinger sendes til meldingsboksen din i Altinn. Hva skal meldes? Her velger du om meldingen gjelder ny enhet, endring/nye opplysninger, egenfratreden, oppløsning eller sletting. Side 11 av 49

12 Registrering av ny enhet: Du må nå velge organisasjonsform og krysse av for om enheten skal registreres i Merverdiavgiftsregisteret og Foretaksregisteret (sistnevnte gjelder bare for enkeltpersonforetak, foreninger, stiftelser og eierseksjonssameier). Valgene dine avgjør hva skjemaet skal inneholde. Du får bare opp sider som er relevante. Ut fra de valgene du gjør, blir det opprettet et «skreddersydd» skjema for det du skal melde. Skjemaet skal bare inneholde spørsmål som er relevante for den organisasjonsformen og den meldingstypen du har valgt. Viser det seg senere at du har svart feil på et av spørsmålene, for eksempel om beløpsgrensen er passert, er det bare å gå tilbake å gjøre de endringene som er nødvendige. Det er viktig å merke seg at du vil miste de opplysningene du har lagt inn i selve skjemaet hvis du går tilbake til inngangsvalgene og gjør endringer. Årsaken er at det genereres et helt nytt skjema på bakgrunn av de nye valgene du gjør. Registrering av nytt aksjeselskap Skjermbildet på neste side viser hvordan skjemaet for registrering av et nytt aksjeselskap med registrering i Merverdiavgiftsregisteret vil se ut. Menyen til venstre viser en oversikt over alle sidene som finnes i dette skjemaet. Legg spesielt merke til punktet «Opplysninger om omsetningsoppgaven». Denne siden vil bare finnes i skjemaet hvis selskapet også skal registreres i Merverdiavgiftsregisteret. Side 12 av 49

13 Du kan navigere i skjemaet ved å klikke på punktene i menyen til venstre, eller ved å bruke knappene «forrige» og «neste» nederst på sidene. I midtfeltet av siden finner du felter for utfylling, knapper for sporvalg og avkrysningsbokser. Enkelte felter på sidene vil være grå (ikke tilgjengelig for utfylling) inntil du gjør valg som gjør at disse åpnes. Eksempel på et slikt felt er «Har enheten organisasjonsnummer?» (se illustrasjon). Hvis du svarer «Ja», vil tilstøtende felt åpnes for innlegging av opplysninger. For de fleste felt finnes det hjelp og veiledning for utfyllingen med lovhenvisninger, lenker til andre etater m.m. Når du trykker på knappen merket «?», vises den aktive hjelpeteksten i feltet til høyre i skjemaet. Side 13 av 49

14 Innlegging av roller Registrering av daglig leder (se illustrasjonen under). Se den aktiverte hjelpeteksten for hvordan du går fram. Hvis det ikke finnes registrert adresse på en person i Folkeregisteret, vil et adressefelt åpnes i skjemaet. Feltene må fylles ut før du trykker på «Legg til» (se nedenfor). Side 14 av 49

15 Varsling til mobilnummer eller e-postadresse Hvis meldingen ikke kan behandles fordi det mangler nødvendig dokumentasjon, får innsenderen melding om det gjennom Altinn. Du finner slike meldinger i meldingsboksen din, og du vil bli varslet på SMS eller e-post når slike meldinger sendes ut. Det blir ikke sendt brev i posten om manglende dokumentasjon. Se under «Registermelding som venter på oppfølging» på side 30 for mer informasjon. Side 15 av 49

16 Signering av melding I tabellen på signeringssiden vil alle roller som er lagt inn for enheten/foretaket vises. Du må selv krysse av for hvem som skal signere meldingen. Meldinger til Foretaksregisteret skal signeres av minst én person. Den som signerer skal være en av de meldepliktige (medlem av styret, innehaver eller deltaker), daglig leder eller signaturberettiget. Unntaket er melding om nye foretak som har styre, eller når det meldes nye styremedlemmer i eksisterende foretak. Da kreves det at hele styret skal signere i skjemaet, eller på en egen erklæring. Meldinger til bare Enhetsregisteret, skal signeres av minst én person. Den som signerer skal være en av de meldepliktige (daglig leder, medlem av styret, innehaver, forretningsfører, signaturberettiget eller annen kontaktperson). Regnskapsførere kan bekrefte at de har påtatt seg oppdraget på vegne av enheten/foretaket ved å signere i meldingen. Dette som et alternativ til å laste opp egen villighetserklæring. Legg merke til at det er mulig å sende signeringsoppgave både til fysisk person identifisert med fødselsnummer, og juridisk person, for eksempel regnskapsfører-/revisorselskap identifisert med organisasjonsnummer. Side 16 av 49

17 For mer informasjon om signeringsoppgaver som sendes til organisasjonsnummer, se eget pkt. om «delegering av rettigheter i Altinn» på side 26 og 27. Last opp vedlegg Løsningen håndterer de aller fleste og mest brukte fil-formatene for tekstbehandling, regneark og grafikk. Det er viktig å merke seg at størrelsen på enkelt-filer du laster opp, ikke må være større enn 5 MB. Har du flere filer/vedlegg, må den totale størrelsen på meldingen inkludert alle vedlegg ikke overstige 10 MB. For å laste opp vedlegg til meldingen, velger du arkfanen merket «Vedlegg» øverst til venstre på siden. Siden for opplasting av vedlegg vil da vises. Hvis du lager en melding for nyregistrering av aksjeselskap, vil menyen til venstre allerede inneholde en liste med de vedleggene som må være vedlagt for at meldingen skal kunne sendes inn. Enkelte opplysninger kan generere ytterlige vedlegg i tillegg til de som allerede er preutfylt. Se statusen under de enkelte vedleggstypene på illustrasjon over. Denne vil endres når du har lagt til fil(er) og valgt hvem som skal signere hvis signering kreves. Du må velge «Lagre vedlegget» for at statusen for hvert enkelt vedlegg skal bli oppdatert. Side 17 av 49

18 Velg vedleggstype Hvis du velger et vedlegg i menyen til venstre, vil vedleggstypen allerede være utfylt. Hvis ikke må du velge vedleggstype fra nedtrekksmenyen. Last opp fra fil Når du velger «Bla gjennom», åpner det seg et vindu som lar deg velge en fil på maskinen din. Finn den filen som skal lastes opp. Trykk deretter på «Åpne»-knappen og filnavnet legges i feltet til venstre for knappen «Bla gjennom». Du må velge «Legg til» for at filen skal bli lagt til i tabellen som viser «Filer i dette vedlegget». «Signeringskrav» forteller at vedlegget skal signeres elektronisk, og av hvem. Feltet er bare tilgjengelig for utfylling når du har lastet opp en vedleggstype der det er krav om elektronisk signering. Fyll ut hvem som skal signere (fødselsnummer og navn), og trykk på «Legg til». Knappen skifter farge når vedlegget er klart for lagring. Velg «Lagre vedlegget» for å lagre og oppdatere statusen for vedlegget. Siden blankes ut etter at du har lagret. Side 18 av 49

19 Statussiden for vedlegg Når du har lastet opp et vedlegg, vil du få opp en side med status for vedlegget. Status for vedlegget kan være: Mangler vedlegget er ikke lastet opp. Alternativt kan du ha glemt å trykke på knappen «Lagre vedlegget» etter at fil(er) er lagt til. Ingen vedlegg er lastet opp/lagret Det er ingen fil(er) som er lastet opp. Vedlegget mangler fil(er). Ufullstendig vedlegget er lagret, men mangler fil eller opplysninger om hvem som skal signere hvis det er krav om det. Mangler opplysninger om hvem som skal signere Det er ikke lagt inn opplysninger om hvem som skal signere vedlegget der det er krav om signering. Klart for innsending Vedlegget er lastet opp og klart for å sendes inn. Side 19 av 49

20 Sammendrag Når alle opplysninger er fylt ut, kommer du til siden «Sammendrag». Denne siden viser alle opplysningene du har lagt inn i skjemaet. Sjekk at alt er riktig før du går videre. NB! Illustrasjonen viser bare et utdrag av sammendragssiden. Øverst og nederst til høyre i midtfeltet finner du knappen «Kontroller melding og vedlegg». Når du trykker på denne, utføres det en omfattende maskinell kontroll av utfyllingen i forhold til gjeldende lover og regelverk. Enkelte felt som inneholder ren tekst kan ikke kontrolleres maskinelt (for eksempel virksomhet/ bransje, vedtektsfestet formål og erverv). Side 20 av 49

21 Eventuelle feil som avdekkes i kontrollen, må korrigeres før du kan gå videre. Etter at eventuelle feil er korrigert, går du til «Sammendrag»-siden og velger «Kontroller melding» på nytt. Eksempler på feilmeldinger: Send til signering Etter at meldingen er kontrollert og funnet i orden, kommer du til siden «Send til signering». På denne siden finner du opplysninger om hvem som skal signere, og lenker til alle dokumentene som hører til meldingen (både de som skal signeres, og de som ikke krever elektronisk signering). Varsling til mobil eller e-post Altinn kan sende varsel til den/de som skal signere når meldingen er lagt til signering. Ønsker du slik varsling, må du legge inn mobilnummeret eller e-postadressen i feltet ved navnet Side 21 av 49

22 til den/de personene som skal varsles. Den/de som varsles, vil motta beskjed på sin mobiltelefon eller i e-post om at det ligger en melding i meldingsboksen i Altinn, og at denne er klar for signering. Hvis alt ser ut til å være i orden er det bare å trykke på knappen «Send til signering i Altinn». Elektronisk Samordnet registermelding må sendes inn og signeres elektronisk. Denne løsningen kan ikke brukes for meldinger som skal sendes inn på papir. Signering og status Det sendes nå signeringsoppgaver til alle som skal signere meldingen og eventuelle vedlegg. Signeringsoppgavene vil dukke opp i den enkeltes meldingsboks i Altinn. Siden «Status» vil nå vises: På statussiden ser du hvem som har fått tilsendt signeringsoppgave og status for signeringen. Du kan når som helst sjekke status for meldingen ved å følge lenken du finner under «Til min behandling» i «Min meldingsboks» i Altinn. Side 22 av 49

23 NB! Meldingen kan bare stoppes når meldingen fortsatt er under signering (det vil si før alle som skal signere har signert). Stopp meldingen Hvis du ikke ønsker at meldingen din skal sendes inn, har du mulighet til å stoppe innsendelsen. Dette kan være aktuelt hvis det oppdages at det er gjort feil under utfyllingen av registreringsmeldingen, eller at det er feil i vedlegg som er lastet opp. Stopper du en melding, vil denne ikke lenger kunne brukes. Går du inn på statussiden for meldingen, kan du lage en ny kopi det kan gjøres endringer/korrigeringer i. Side 23 av 49

24 Signering av registermelding Når registermeldingen er sendt til signering, vil de som skal signere meldingen finne en signeringsoppgave under arkfanen «Til min behandling» i Altinn. Klikk på lenken for å åpne signeringsoppgaven. Under «Filvedlegg» er det lenker til meldingens dokumenter (Samordnet registermelding og eventuelle vedlegg). Side 24 av 49

25 Du signerer meldingen ved å velge «Signer og send inn». Meldingen sendes til Brønnøysundregistrene når alle har signert. Når du har signert meldingen, får du en kvittering knyttet til din signering. Kvitteringen legges under arkfanen «Arkivert». Meldinger Du finner meldinger som sendes i forbindelse med innsending og behandling av Samordnet registermelding under «Til min Side 25 av 49

26 behandling» i «Min meldingsboks» i Altinn. Eksempel på melding: Meldinger opprettes av løsningen når meldingen lagres første gang. Denne meldingen forteller deg at en registreringsmelding er opprettet. Meldingen inneholder en lenke til den påbegynte registermeldingen. Brønnøysundregistrene mottar registermeldingen etter at siste signering er gjort. Denne fungerer som en kvittering for deg som bruker, og inneholder også en lenke til «Status»-siden hvor status for registermeldingen oppdateres fortløpende. Delegering av rettigheter i Altinn når signeringsoppgaven sendes til en juridisk person (organisasjonsnummer) Hvis en signeringsoppgave sendes til et organisasjonsnummer (en juridisk person), for eksempel til et revisorkontor eller en deltaker i et ansvarlig selskap, er det i utgangspunktet daglig leder eller styrets leder som kan signere på vegne av enheten/foretaket. Daglig leder eller styrets leder kan selv delegere rettigheten «Signerer av Samordnet registermelding» hvis andre skal kunne signere på vegne av enheten/foretaket. For å kunne gi andre rettigheter i Altinn, må du ha rollen «Tilgangsstyring». Side 26 av 49

27 Gå inn via lenken «Tilgangsstyring» fra meldingsboksen din i Altinn. Velg selskapet du skal rapportere for fra nedtrekksmenyen. Trykk på lenken «Deleger roller og rettigheter». Skriv inn fødselsnummer og etternavn og kryss av for rollen «Signerer av Samordnet registermelding» for den som skal signere. Trykk deretter på «Deleger rolle(r)». Personen du har tildelt rettigheten «Signerer av Samordnet registermelding» vil nå få tilgang til signeringsoppgaver for enheten/foretaket i sin meldingsboks i Altinn under «Til min behandling». Selve signeringen gjøres på samme måte som for personer (se side 24). Side 27 av 49

28 Personen som er tildelt rollen «Signerer av Samordnet registermelding» vil ha tilgang til å signere på vegne av enheten også senere. Hvis det ikke lenger er ønskelig, må den tildelte rettigheten fjernes. Sjekk status på meldingen Du kan når som helst logge deg inn i Altinn for å sjekke status på de meldingene du arbeider med eller har sendt inn til Brønnøysundregistrene. Ved å gå inn via lenken i meldingen under «Til min behandling» i din meldingsboks (se side 25 og 26) finner du informasjon om meldingen. Beskrivelse av de ulike statusene «Til signering» Meldingen venter på signering. Signeringsoppgaver er sendt til de som skal signere. «Sendt Brønnøysundregistrene» Den/de som skal signere meldingen har signert elektronisk og meldingen er sendt til Brønnøysundregistrene. «Under behandling» Meldingen er under behandling hos en saksbehandler ved Enhets-/eller Foretaksregisteret. Det vil også kunne komme enkelte tilleggsopplysninger knyttet til ettersending av opplysninger. Se under punktet «Registermelding som venter på oppfølging». Side 28 av 49

29 Ferdigbehandlete meldinger: Godkjent i Enhetsregisteret Meldingen er behandlet og godkjent av Enhetsregisteret Godkjent i Foretaksregisteret Meldingen er behandlet og godkjent av Foretaksregisteret Godkjent i Enhets- og Foretaksregisteret Meldingen er behandlet og godkjent av Enhets- og Foretaksregisteret. Nektet i Enhets- og Foretaksregisteret Meldingen er behandlet og nektet registrert av Enhets- og Foretaksregisteret. Det vil også kunne komme enkelte tilleggsopplysninger knyttet til meldinger som nektes registrert. Se under punktet «Registermelding som er nektet registrert». Godkjent i Enhetsregisteret og nektet i Foretaksregisteret Meldingen er behandlet og det er gjort et delt vedtak der enkelte opplysninger er godkjent av Enhetsregisteret og Foretaksregisteret. Avbrutt behandling i Enhets- og/eller Foretaksregisteret Tilsvarende statuser finnes også for behandlede meldinger som er sendt inn til Frivillighetsregisteret. Eksempel kan være: Nektet Enhetsregisteret / godkjent Frivillighetsregisteret. Godkjent registreringsmelding Når registermeldingen er godkjent, får du varsel på e-post eller SMS om at det ligger en melding med bekreftelse på registreringen i Altinn. Meldingen finner du i mappen «Til min behandling» i din meldingsboks. Når du åpner meldingen vil alle dokumentene som har med registreringen å gjøre være vedlagt i PDF-format (vedtak, firmaattest for enheter registrert i Foretaksregisteret, registerutskrift m.m.). Denne meldingen sendes også til enheten. Side 29 av 49

30 Registermelding som venter på oppfølging Det kan være tilfeller der saksbehandler ved Enhets- eller Foretaksregisteret trenger ytterlig informasjon/dokumentasjon for at en registreringsmelding skal kunne behandles. I slike tilfeller vil det gå ut et varsel på e-post, eller SMS til din mobil om at det ligger en melding under «Til min behandling» i din meldingsboks i Altinn. Illustrasjon under viser varsel sendt til e-post. Meldingen i Altinn ser slik ut: Du finner her lenke til brevet som forteller deg hvilke opplysninger/vedlegg som mangler og lenke for å ettersende manglende dokumentasjon. Side 30 av 49

31 Når du trykker på lenken «Ettersend dokumentasjon» kommer du til «Status»-siden. Statusen for meldingen er nå «Under saksbehandling», og teksten «Meldingen er under behandling, men mangler opplysninger» vises i feltet på midten av siden. I feltet er det også knapp for å legge til nye vedlegg «Legg til nytt vedlegg». Etter teksten: «Meldingen er under behandling, men mangler opplysninger», er det et PDF-ikon som lenker til brevet som viser hvilke tilleggsopplysninger/dokumenter som kreves for at registreringsmeldingen kan ferdigstilles. Ved å trykke på lenken «Legg til vedlegg» åpnes siden for opplasting av nye vedlegg. Du kan ikke gjøre andre endringer i meldingen, og arkfanen for «Melding» øverst til venstre er derfor ikke tilgjengelig. Opplasting av vedlegg gjøres på samme måte som beskrevet for registrering av ny enhet. Etter at et nytt vedlegg er lastet opp og du har trykket på «Lagre vedlegget», vil statussiden for vedlegg vises. Side 31 av 49

32 Ved ettersending av vedlegg, vil statussiden for vedlegget få en egen «Fortsett»-knapp. Har du lastet opp vedlegg som skal signeres, får du nå muligheten til å sende nye vedlegg til signering på samme måte som ved registrering av ny enhet. Hvis nye vedlegg ikke skal signeres elektronisk, vil du komme til siden «Send inn» når du trykker på «Fortsett»-knappen. For å sende inn tilleggsopplysningene, trykk på knappen «Send inn nye vedlegg». Side 32 av 49

33 Når innsendingen er ferdig mottar du en ny melding under «Til min behandling» i din meldingsboks i Altinn. Følger du lenken «Status for meldingen», vil «Status»-siden se slik ut: Side 33 av 49

34 Registermelding som er nektet registrert Hvis en registreringsmelding blir nektet registrert, vil det gå ut en melding om dette til innsenderens meldingsboks i Altinn. Det vil samtidig også gå ut varsel på SMS eller e-post (se side15 varsling til mobil eller e-post.) Meldingen i meldingsboksen i Altinn vil se slik ut: Når meldingen åpnes vil du finne vedtaket som er gjort av Enhets- eller Foretaksregisteret, og en lenke for å gjøre endringer i en kopi av den opprinnelige meldingen. Når du trykker på lenken «Gjør endringer i meldingen», kommer du til «Status»-siden som nå vil vise hele historikken for meldingen. Bak statusen «Meldingen er nektet av saksbehandler», vil det være en lenke til vedtaket, og en knapp for å gjøre endringer i meldingen. Side 34 av 49

35 Velger du «Endre melding» vil meldingen bli åpnet for redigering, og endring av eventuelle vedlegg. Alle de opprinnelige opplysningene er tilgjengelige og kan endres. Nye vedlegg kan lastes opp, og gamle kan endres/slettes. Når det gjøres endringer i meldingen, må alle signeringene gjøres på nytt. Utfylling, kontroll av meldingen, signering og innsending foregår som for en ny melding. Legg merke til at meldingen får nytt meldingsnummer når den åpnes for endringer. Side 35 av 49

36 Melding av endring/nye opplysninger Framgangsmåten for å melde endringer er på mange måter den samme som ved registrering av nye enheter/foretak. Det er likevel noen vesentlige forskjeller. Etter å ha valgt «Endring/nye opplysninger» på siden «Hva skal meldes», kommer denne siden opp: Etter at organisasjonsnummeret er lagt inn, og du har trykket på knappen «Hent», ser siden slik ut: Trykk på knappen «Neste» nederst til høyre for å gå videre til siden «Hva skal endres?». Side 36 av 49

37 Hva skal endres? Kryss av i boksene for hvilke opplysninger du vil endre. Legg merke til at menyen på venstre side bare viser de opplysningene som er avkrysset. Sidene for «Kontaktopplysninger», «Signering av melding» og «Sammendrag» vil alltid være vises i menyen. For aksjeselskaper, foreninger og stiftelser som driver frivillig virksomhet, er det på denne siden også mulig å krysse av for å registrere seg i Frivillighetsregisteret. For mer om registrering i Frivillighetsregisteret, se: Når du har krysset av for de opplysningene du vil endre, trykker du på knappen «Neste» for å gå videre. Side 37 av 49

38 Funksjonen «Hent registrerte opplysninger» På alle sider der du skal legge inn nye opplysninger, finnes det en mulighet for å hente fram de opplysningene som allerede er registrert i Enhets-/Foretaksregisteret. Eksemplet under viser hvordan siden for endring av styre ser ut etter at de registrerte opplysningene er hentet fram (se tabellen nederst). Her kan du slette de styremedlemmene som er gått ut eller legge til nye styrepersoner. Dette gjøres på samme måte som er beskrevet på side 14 «innlegging av roller». Når alle endringer er lagt inn i skjemaet, skal opplysninger om hvem som skal signere meldingen hentes (se neste side). Når det gjelder «Hent»-funksjonen på siden for signering vil alle roller som kan signere på vegne av enheten/foretaket listes opp (daglig leder, styremedlemmer, kontaktperson, elektronisk signeringsrett etc.). Du må selv krysse av for hvem som skal signere meldingen. Side 38 av 49

39 Signering av endringsmelding: Bruk «Hent»-knappen for å hente alle registrerte roller. Den som gjør endringene må selv krysse av for hvem som skal signere meldingen og sørge for at signeringskravet er oppfylt. For de fleste meldinger vil det være tilstrekkelig at én person (daglig leder, medlem av styret, innehaver, forretningsfører, signaturberettiget eller annen kontaktperson) signerer. For meldinger til Foretaksregisteret der det er meldt nye styremedlemmer, skal alltid de nye styremedlemmene signere. «Sammendrag/kontroll av melding», «Signering» og «Innsending» Funksjonaliteten for sammendragssiden med kontroll av melding, send til signering og innsending, er den samme som for registrering av ny enhet/foretak. Se sidene for utfyllende informasjon. Side 39 av 49

40 Melding om oppløsning Melding om oppløsning gjelder bare for selskaper som er registrert i Foretaksregisteret, og bare for aksjeselskaper, allmenaksjeselskaper, ansvarlige selskaper og borettslag. Skjemaet for oppløsning er dynamiske på samme måte som for melding om endring/nye opplysninger. Du legger inn organisasjonsnummeret for selskapet det skal meldes oppløsning for, og trykker «Hent» som beskrevet under «Melding av endring/nye opplysninger» på side 36. Etter at opplysninger om enheten er kommet fram på skjermen, og du har trykket på «Neste»-knappen nederst til høyre, vil denne siden vises. Skal du melde endringer samtidig som oppløsning, krysser du av for «ja» i boksen under spørsmålet: «Skal enheten melde andre endringer»? Framgangsmåten er da den samme som beskrevet på side 36. «Sammendrag/kontroll av melding», «Signering» og «Innsending» Funksjonaliteten for sammendragssiden med kontroll av melding, send til signering og innsending, er den samme som for registrering av ny enhet/foretak. Se sidene for utfyllende informasjon. Side 40 av 49

41 Melding om sletting Legg inn organisasjonsnummeret for enheten/foretaket som skal slettes, og trykk «Hent» på samme måte som beskrevet for «Melding av endring/nye opplysninger» på side 36. Etter at opplysninger om enheten er kommet fram på skjermen, og du har trykket på «Neste»-knappen nederst til høyre, vil denne siden vises. Illustrasjonen viser hvordan siden vil se ut for en enhet som er registrert i Merverdiavgiftsregisteret). «Sammendrag/kontroll av melding», «Signering» og «Innsending» Funksjonaliteten for sammendragssiden med kontroll av melding, send til signering og innsending, er den samme som for registrering av ny enhet/foretak. Se sidene for utfyllende informasjon. Side 41 av 49

42 Melding om egenfratreden Også når du skal melde fratreden fra rolle(r) som er registrert i Enhets- eller Foretaksregisteret, bruker du samme framgangsmåte som beskrevet under punktet «Melding av endring/nye opplysninger» på side 36. Etter at opplysninger om enheten/foretaket er kommet fram på skjermen, og du har trykket på «Neste»-knappen nederst til høyre, kommer denne siden opp: Etter at du har lagt inn fødselsnummer og trykket på «Hent»- knappen, ser siden slik ut: Hvis det er en eller flere roller i selskapet du ønsker å beholde, sletter du den/disse fra tabellen. «Sammendrag/kontroll av melding», «Signering» og «Innsending» Funksjonaliteten for sammendragssiden med kontroll av melding, send til signering og innsending, er den samme som for registrering av ny enhet/foretak. Se sidene for utfyllende informasjon. Side 42 av 49

43 Gi retten til å signere elektroniske meldinger til andre Fra siden «Hva skal meldes?» kan du gi retten til å signere elektroniske meldinger til andre personer som for eksempel ansatte, regnskapsfører, revisor eller andre. Når en person har fått tildelt denne retten, vil vedkommende kunne signere elektroniske meldinger på vegne av den enheten eller foretaket der rettigheten er gitt. Retten til å signere kan tildeles av daglig leder, styrets leder eller innehaver (for enkeltpersonforetak). Hvis enheten ikke har styreleder eller daglig leder, kan forretningsfører eller annen kontaktperson, tildele retten til å signere (gjelder kun for enheter registrert i Enhetsregisteret). På den neste siden legger du inn organisasjonsnummeret til den enheten eller foretaket der du ønsker å gi andre personer retten til å signere framtidige elektroniske meldinger. Side 43 av 49

44 Etter å ha lagt inn organisasjonsnummeret, trykker du på «Hent»- knappen og du får opp en side som viser informasjon og status om enheten/foretaket. Trykk på «Neste». Du får nå opp den skjemasiden der du kan gi personer retten til å signere framtidige elektroniske meldinger. Er det tildelt rettigheter for signering tidligere, vil samtlige personer som har fått denne vises i tabellen når skjemasiden åpnes. Side 44 av 49

45 Skal du legge til nye personer, legger du inn fødselsnummer og navn i feltene og trykker på «Legg til». Den nye personen legges da til i tabellen. Ønsker du å ta bort rettigheter som du har tildelt tidligere, kan du også gjøre det fra denne siden. Ved å trykke på «slett» til høyre for navnet til personen, forsvinner denne personen fra tabellen, og vil dermed ikke lenger ha retten til å signere på vegne av foretaket/enheten når skjemaet blir sendt inn og maskinelt behandlet. Det er viktig å merke seg at den eller de som fortsatt skal ha retten til å signere elektroniske meldinger står oppført i tabellen før du trykker på «Send inn». Etter at du har sendt fra deg skjemaet mottar du en kvittering som ser slik ut: Personer som har fått tildelt retten til å signere på vegne av en enhet eller et foretak får en bekreftelse i sin meldingsboks i Altinn. Side 45 av 49

46 Åpner du meldingen ser den slik ut: Hvis du er fratatt retten til å signere, vil du også motta en melding i meldingsboksen din i Altinn som ser slik ut: Side 46 av 49

47 Slette en rett til å signere du har mottatt fra andre Har du fått tildelt retten til å signere elektroniske meldinger på vegne av en enhet eller et foretak, kan du når som helst sletten denne retten selv. Fremgangsmåten er den samme for de tre første skjemasidene som beskrevet under punktet for å tildele rettigheter på de foregående sidene. (Velg «Tildele/slette retten til å signere» fra siden «Hva skal meldes?», legg så inn organisasjonsnummer og trykk «Neste»). Skjemasiden for å slette en rettighet du tidligere har fått tildelt ser slik ut: For å fjerne en tildelt rett til å signere, trykker du bare på «Send inn». Etter at skjemaet er sendt inn får du en kvittering som ser slik ut: Side 47 av 49