Veiledning: Dag/polikliniske pasienter

Transkript

1 Veiledning: Dag/polikliniske pasienter 1. Registrering av pasienten: 1.1 Personalia Man lagrer pasienten som vanlig i skillearket Generelt i Personalia, med den informasjonen man har behov for å legge inn. Når det er gjort må man opprette en serie for pasienten. Dette gjøres i fanearket Serier. Her setter man pasienten til i Behandling. For å registrere behandlingsforløpets start- og sluttdato kan man bruke feltene bekrefte ankomst- og avreisedato. Ellers fylles informasjon inn som vanlig ift. rapportering til NPR. Husk å velge oppholdstype, her defineres det om det er en dageller poliklinisk pasient. 1.2 Planlegger I stedet for å opprette en rombooking for pasienten, må pasienten bookes inn i planleggeren hver gang han/hun er inn til behandling. Har pasienten 5 timer en dag hos 5 ulike behandlere kan man sette opp 5 individuelle 1-times behandlinger i de ulike behandlernes planlegger. På denne måten vet hver behandler til en hver tid hvilke pasienter de er ansvarlig for, samt at man kan skrive ut en oversikt over pasientens avtaler om det skulle være behov for det. Oversikten kan skrives ut pr. dag, uke, totalt eller som timekort. For å registrere pasienten som ankommet, kan man høyreklikke på avtalen og velge registrer som ankommet når pasienten er på huset. Behandleren får beskjed om at pasienten har ankommet ved at pasientens navn vises med blå skrift i avtalen.

2 2. Betaling Betalingen for polikliniske og dagpasienter registreres på en annen måte enn for døgnpasienter. De polikliniske pasientene og dagpasientene vil betale en egenandel per dag de er på institusjonen. Dette registreres direkte i planleggerens regningskort. For at en bruker av Extensor skal kunne ta betalt for dagens behandling må han/hun ha tilgang til Regnskapsmodulen, samt behandlernes planlegger. Innstillingene for dette gjøres i Brukerkonto under Fellesadm.. I regningskortet plotter man inn egenandelen pasienten skal betale (oransje sirkel), før man nederst i vinduet velger betalingsmåte, og til slutt klikker på lagreknappen. Betalingen er da gjennomført og registrert. Ønsker pasienten å kjøpe et produkt i tillegg til å betale for timen, kan man enkelt klikke på + Klikk her for å legge til - knappen, og man vil da få opp det vanlige vinduet for kontantsalg med oversikt over alle produktene. Prisen på produktet vil legge seg til summen som skal betales for konsultasjonen. 2.1 Betaling som ikke overstiger frikort 2 Ønsker pasienten å betale for eksempel hver femte gang han/hun er til behandling, kan man la de fire første timene stå ubetalt. Da vil summen samles opp slik at når man betaler for den femte behandlingen, så betaler man for de fem siste (uoppgjorte) timene. Det vil vises slik som i bildet til venstre. Hvis en pasient er innom fem ulike behandlere i løpet av en dag i behandling er det mest praktiske at man internt bestemmer seg for at en behandler har ansvaret for å legge inn egenandelsprisen for hele dagen i sitt regningskort. Merk: Behandleren som har ansvaret for å legge inn egenandelen på f.eks. 100 kr per behandling trenger ikke fysisk ta seg av betalingen. Dette kan for eksempel gjøres i resepsjonen når pasienten reiser, så lenge resepsjonisten da har tilgang til regnskapsmodulen og behandlerens planlegger.

3 2.2 Betaling som overstiger frikort 2 Om en poliklinisk- eller dagpasient har mer enn 21 behandlinger eller egenandeler som overstiger kr i løpet av et kalenderår, vil pasienten få frikort Registrere betaling fra den enkelte pasient Om pasienten ikke har gjort opp noen av konsultasjonen på forhånd, vil det vises i regningskortet som bildet til venstre. I Utestående fra øvrige står kr. 2460, noe som tilsvarer kr. 123per dag x 20 dager. Om vi legger til ytterligere kr. 123 for den 21. dagen (rød sirkel), så kommer beløpet opp i kr Av dette skal pasienten betale kr Når pasienten ønsker å gjøre opp for timene, skiver man inn summen pasienten skal beteale i Innbetalt - feltet (grønn sirkel), velger betalingsmåte (der det på dette bildet står betalt med kort ), og klikker lagre. Du får da opp ett vindu som ser ut som dette: Her finner man den siste konsultasjonen som opprinnelig var på kr. 123, og korrigerer denne, slik at den nå lyder på kr Dette gjør at summen som skal belastes pasienten blir på kr. 2560, altså frikorttak 2. Klikk Reg. salg. De resterende 23 kronene vil da fortsatt stå som ubetalt, og vi kan fakturere disse til HELFO.

4 Nederst i vinduet vil det nå stå 23 kr. utestående. Disse 23 kronene skal så faktureres HELFO. Merk: Om beløpet er beregnet til mer enn kr. 2560, så må det justeres ved at man endrer prisen på tilstrekkelig mange enkeltkonsultasjoner til at pasientens sum for betaling tilsvarer kr Det resterende beløpet kan da faktureres til HELFO Lage faktura til HELFO For å lage faktura (for restbeløpet) til HELFO åpner man først Regnskap fra Fellesadm. Åpningsvinduet her viser Uoppgjorte egenandeler. Her finner vi igjen de 23 kronene som oversteg frikorttaket fra eksemplet over. I dette vinduet finner vi igjen Ole Pedersen, og ser at det står kr. 23 bak navnet hans. Dette betyr at det er kr. 23 som ikke er oppgjort for denne pasienten. Til høyre i vinduet kan du se alle behandlingene som er oppgjort av den valgte pasienten. For å fakturere HELFO for de resterende 23 kronene, velger vi HELFO regningsmottager fra bedriftsutvalget i listen til høyre.

5 Deretter høyreklikker man på navnet til den ønskede pasienten, i vårt eksempel Ole Pedersen. Da får man opp følgende valg: Her velger man Lag faktura til HELFO regningsmottager. Fakturaen ligger da i oversikten over alle fakturaene i systemet som den vanlige regningen til HELFO Lage regning til HELFO for flere enn en pasient I mange tilfeller vil det være naturlig å lage en samleregning til HELFO med de utestående beløpene fra alle dagpasientene i en periode. Dette kan man gjøre ved å velge flere pasienter i oversikten over uoppgjorte egenandeler, ved å holde ctrl knappen nede mens man klikker på de ulike pasientene man ønsker å ta med. Står de etter hverandre kan man bruke Shift knappen og trykke på første og siste navn. Fakturaen til HELFO vil i vårt eksempel innholde både det overstigende beløpet fra Ole Pedersen og Rolf Fransen. 3. Rapportering til NPR: Rapporteringen til NPR vil, slik rapporten er definert av Helsedirektoratet pr i dag, inneholder samme informasjonsfelter for dagpasienter som for døgnpasienter. Det vil si at man fyller inn informasjonen merket med et utropstegn i personalia/serier. Hver avtale vil vises som én linje i NPR- rapporten, mens all informasjon hentes fra serien. Den viktigste forskjellen mellom dag og døgnpasienter for rapporteringen sin del, er at man velger Oppholdstype Dagopphold, samt benytter feltene Bekreftet ankomst og Bekreftet avreise. Vi anbefaler likevel at innstillingen i Administrator NPR-rapport av opphold baseres på likevel står til Rom-booking for virksomheter med døgnpasienter. I fremtiden vil rapporteringen til NPR gjøres i formatet NPR- melding. Da vil andre felter være aktuelle enn de som står beskrevet her.