Registrere innbetalinger i NorTrim Xakt

Transkript

1 i

2 Innholdsfortegnelse Innstillinger for manuell betaling Engangsinnstilling:... 3 Hente og lese inn innbetalinger fra Nets/BBS (OCR og Avtalegiro)... 4 Manuell registrering av betalinger For de som bruker butikkmodulen... 5 Hvis du vet fakturanummeret som er betalt Hvis du kjenner kunden men ikke fakturanummeret Overbetaling av fakturaer... 8 Kjeding av den manuelle posteringen... 9 Korrigering av dobbelført innbetaling (NB kunden har Ikke betalt dobbelt) Versjon Revidert Side 2

3 Innstillinger for manuell betaling. Engangsinnstilling: For å lette mottak av betaling er det en engangs grunninnstilling vi må gjøre: Fra menylina går du inn på Rutiner, Betalinger, Registrer Betaling I bildet som kommer opp trykker du nå på knappen [Innstillinger] Du får da opp et lite vindu som gir deg anledning til å fortelle Xakt hvilke kontoer som skal brukes når du registrerer innbetalinger. Velg riktig bankkonto (de fleste har bare en konto) For de fleste vil det være riktig ved å velge 1910 for kasse/kontanter Her kan det være nødvendig å konferere med regnskapsføreren, og også kontrollere hva som måtte stå i senterets kontoplan. (Se Grunninnstillinger, Hovedbok, Kontoer) Når du har valgt de konti som skal brukes trykker du på [ Lagre ] før du går ut av oppsettet. Versjon Revidert Side 3

4 Hente og lese inn innbetalinger fra Nets/BBS (OCR og Avtalegiro) For å sikre oss at vi får med oss alle innbetalinger gjort av våre kunder er oppdatert i systemet bør vi alltid starte med å hente og lese inn betalingsfiler (OCR-fil) Dette bør du gjøre helst en gang i uka, og bestandig før kjøring av faktureringsrutiner og purre/inkassorutiner. Start derfor med å gå inn til Nets enten gjennom nettportalen deres eller gjennom nettbanken alt etter hvordan det er lagt opp i deres firma. OCR-filen(e) som du henter lagrer du på C:\BBSfiler (som du også gjorde i tidligere NorTrim) NB Enkelte kan ha valgt å ha disse filene liggende på andre stasjoner f.eks O:\BBSfiler Klikk Les Nets OCR-fil Du får da opp et vindu som ser slik ut. Her ser du blant annet tidligere innlesinger. For å lese inn data du nettopp har hentet fra BBS klikker du på [ Import ] knappen. Det åpner seg da et nytt vindu hvor du skal lete deg fram til stedet hvor du har lagret OCRfilene. C:\BBSfiler Når du har funnet fram til katalogen ser du at de OCR-filene du allerede har importert til Xakt har skiftet navn og heter noe slikt som: OCR.D100909_ ImportedAt_dato_klokke.000 Den/de filene som er hentet men ikke er importert har et navn som er omtrent OCR.D Klikk nå på den filen du vil lese inn, og deretter på [Åpne ] Du får kjapt opp en rapport som forteller hvordan det gikk. Rapporten kan du skrive ut eller bare lukke. Gjenta innlesingen til du har med deg alle filene. Legg også merke til at de innleste filene nå har skiftet navn. Klikk gjerne på [Kvitteringsliste Forsendelse] for å få ut en rapport på innlesingen. Den kan være nyttig ved avstemming av bankkontoen. Versjon Revidert Side 4

5 Manuell registrering av betalinger. De innbetalinger som ikke kommer gjennom OCR og Avtalegiro må vi registrer manuelt. Det kan være medlemmer som kommer og vil betale kontant, eller som ikke har benyttet seg av KID-nummeret ved betaling i banken. For de som bruker butikkmodulen Hvis senteret bruker butikkmodulen så skal du gå dit for å ta mot betaling ved senteret. Start butikkmodulen (om den ikke er i gang) ved å gå på Rutiner, Butikk, Klikk rett butikk. I butikken velger du knappen nederst i bildet. I Fakturanummer skriv inn litt av kundens navn, eller fakturanummeret om du kjenner det. Trykk Enter, og det kommer kanskje opp flere kunder. Dobbelklikk på den rette personen. Om han har flere ubetalte fakturaer kommer de opp på en liste. Dobbelklikk på den som skal betales. I ruta som kommer opp KAN du gjøre et notat, men du trenger det ikke. Klikk [ OK ] For betaling med kort trykk For betaling med kontanter F6 (på tastaturet) F5 (på tastaturet) Når du har fått pengene, eller fått OK på bankterminalen IKKE FØR registrerer du betalingen med å trykke på Fakturaen er nå registrert som betalt i Xakt. Versjon Revidert Side 5

6 Hvis dere ikke bruker butikkmodulen. Hvis du vet fakturanummeret kan du gjøre det slik: Gå inn via menylinjen Rutiner, Betalinger, Registrer betaling eller knappen Dagens dato foreslås som bilags og regnskapsdato, men kan du nå endre om ønskelig hvis du sitter og etterregistrerer betalinger gjort uten KID Skriv inn fakturanr. og trykk Enter. Skriv gjerne inn et notat, og gå videre med Enter. Fortsett med Enter for å godkjenne beløpet Det kommer nå opp en blå posteringslinje, og fokus flyttes tilbake til Fakturanummer i tilfelle kunden skal betale for flere fakturaer. Fortell Xakt hvordan dette er innbetalt ved å klikke [Betalt til bank (F9)] [Betal kontant (F8)] Du får opp en ny posteringslinje, og kan nå klikke [Lagre]. Betalingen er registrert, og fakturaen er oppført som betalt. Versjon Revidert Side 6

7 Hvis du kjenner kunden men ikke fakturanummeret. (Eks. en kunde, Rune Stavaas, kommer og vil betale kontant i kassen) Gå inn i kunderegisteret og let opp kunden. Klikk deretter på fanen Fakturaer. Klikk på den faktura som skal betales Deretter knappen [Betal faktura ] Du får nå opp et skjema skjema med fakturanummer og beløp ferdig utfylt. Trykk [Enter] og du kommer til notatfeltet. Skriv gjerne inn et notat om betalingen. Trykk [Enter] to ganger til du får opp en blå posteringslinje. Datofeltene er ferdig utfylt med dagens dato. Disse kan endres om nødvendig. Klikk nå knappen [ Betalt til bank (F9) ] eller [ Betal kontant (F8) ] for å fortelle hvordan dette ble betalt. Du får nå opp en ny posteringslinje i bildet. Avslutt nå med å trykke på [Lagre] Betalingen er nå registrert, og fakturaen er merket som betalt. Versjon Revidert Side 7

8 Overbetaling av fakturaer Når vi sender ut en påminning legger vi gjerne på et purregebyr. Vår eksempelkunde har en faktura pålydende Kr , men har nå betalt inn Kr som er fakturabeløpet pluss purregebyret på Kr Når vi nå går inn på kunden og på Faktura-tab ser det slik ut: Kunden har betalt mer enn beløpet på fakturaen, og Xakt tror kunden har litt penger til gode. Her må vi gjøre en manuell postering for å sette dette på plass: Start med å klikke knappen [ Registrer bilag ] I vinduet som kommer opp skriver du inn kundenummeret i feltet for kontonummer og trykker Enter. I Notat-feltet kan du skrive f.eks Postering av purregebyr. Trykk Enter Skriv inn det overbetalte beløpet med minus foran i Betalt beløp. Trykk igjen på Enter Skriv 3980 i kontonummer og trykk Enter. Skriv inn beløpet på nytt, men denne gangen uten minustegn. Trykk Enter Det legges opp en ny linje i bilaget, og du avslutter med å trykke på [ Lagre ] Trykk nå knappen Du ser at det er kommet en Manuell utbetaling under fakturafanen hos kunden. (Se neste side) Versjon Revidert Side 8

9 Kjeding av manuelle posteringen (Kjeding vil si å kople sammen innbetalinger og de fakturaene de gjelder) Gå inn på kunden det gjelder og se under Fakturaer. Her ser du nå korreksjonen vi laget, og også kundens overbetaling. Hold nede Ctrl. tasten nederst til venstre på tastaturet. Mens du holder Ctrl-tasten nede klikker du på på de to linjene som hører sammen i eksemplet og Når begge linene er merket, så kan du slippe Ctrl og deretter klikke på Kjede-knappen Skjermbildet blir nå slik: Kundens reskontro er nå korrekt, og fakturaen, den opprinnelige innbetalingen samt vår postering av overbetalingen er nå koplet sammen (kjedet) Det ser du på kjettingsymbolet som knytter de tre linjene sammen. Versjon Revidert Side 9

10 Korrigering av dobbelført innbetaling (NB kunden har Ikke betalt dobbelt) Det har forekommet at en kunde har betalt via nettbanken og at betaling også er ført i resepsjonen. Etter neste innlesing av OCR-filer får vi feilmeldin om at faktura er overbetalt. Dette må vi korrigere, for ellers tror Xakt at kunden har penger til gode hos oss. Under Faktura-fanen på kunden ser vi at en innbetaling står alene uten å være koplet mot en faktura. Det er også kommet varsel om dette ved innlesing av betalingsfil fra Nets. Noter deg kundenummeret og beløpet du skal korrigere 1. Klikk på knappen [ Registrer Bilag ] oppe på verktøylinjen 2. I skjemaet som kommer opp retter du datoene til datoen da den feilaktige betalingen ble lagt inn. 3. I feltet for kontonummer skriver du inn kundenummeret og trykker Enter på tastaturet. 4. I notatfeltet skriver du kort hva korrigeringen gjelder. Og trykker Enter 5. I betalt beløp skriver du inn beløpet med minustegn foran. Eks -299 og trykker Enter 6. Du får nå opp en blå posteringslinje. 7. Klikk nå enten på knappen [ Betalt til bank (F9)] eller [ Betal kontant (F10)] Her skal du bruke samme innbetalingssted som den feilaktige registreringen. I de fleste tilfeller vi feilregistreringen være betalt til bank. Trykk så på [ Lagre ] knappen og korrigeringen er registrert Så må vi gå inn og kjede denne registreringen mot den feilaktig registrerte betalingen. Versjon Revidert Side 10

11 Kjeding av korreksjonen Gå på nytt inn på kunden og velg fanen Fakturaer Klikk på knappen Der ser du nå den ikke kjedet innbetalingen og den manuelle «utbetalingen» vi nettopp har laget. Hold nede Ctrl-tasten nederst til venstre på tastaturet. Hold den nede mens du klikker på inn og utbetalingen som hører sammen. Når begge linjene er blåmerket slipp Ctrl og klikk på Kjede-knappen Da er den feilaktige registrerte dobbelbetalingen rettet opp Versjon Revidert Side 11