Oppsett og bruk av gavekort og tilgodeseddel.

Transkript

1 Oppsett og bruk av gavekort og tilgodeseddel. Enkel brukerdokumentasjon for salg og bruk av gavekort og tilgodeseddel. Oppsett i CS-Web og bruk i Silent Touch.

2 Page 2 of 11 OM DETTE DOKUMENTET VERSJONSHISTORIKK Versjon Beskrivelse Dato Hvem 1.0 Bruk av gavekort og tilgodeseddel BDR 1.1 INNHOLDSFORTEGNELSE OM DETTE DOKUMENTET... 2 VERSJONSHISTORIKK... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 Forord:... 3 Hvilke gavekorttyper dekkes Aktuelle programmer som må benyttes, herunder oppsett av parametere Bruk av gavekort på Silent Touch Salg av Elektronisk gavekort... 3 Kjøp med Elektroniske gavekort... 5 Saldo Elektroniske gavekort... 5 Salg av gavekort ( Papirbaserte )... 5 Salg av gavekort som kreditt salg... 6 BD00 opprette gavekort som PLU-vare Styring av «salget» av gavekort. Varegrupper (BD01)... 7 Styring av gavekort mot Silent Touch Gavekort typer til ST - Kassen... 9 Opprettelse av styrings- og regnskapsinformasjon for et gavekort Bruk av tilgodeseddel Retur Tilbakebetaling av penger Utstede tilgodeseddel Betaling med tilgodeseddel Avslutning... 11

3 Page 3 of 11 Forord: Gavekort i CS-Web er utviklet for å tilfredsstille kravene til enkel registrering av salg av gavekort, og hvor hovedprinsippet er at all beregning av merverdiavgift skjer når gavekortet benyttes. I salgsøyeblikket vurderes gavekort som et betalingsmiddel. Systemet er utviklet i nært samarbeid med noen av våre kunder som har dette behov, og søkt avstemt med disse kunders revisorer. Systemet vil bli videreutviklet med hensyn til kreditt salg og kredittsalg hvor man gir avtalekunder en form for finansrabatt. Men en enkel måte for å selge gavekort som kredittsalg er skissert under. Hvilke gavekorttyper dekkes. I utgangspunktet så dekker CS-Web disse typer av gavekort: Gavekort fra egen butikk (Papirbasert) Gavekort fra kjede/organisasjon (Papirbasert) Elektronisk gavekort fra kjede Elektronisk gavekort fra senterforening/organisasjon Det er kun de papirbaserte som for tiden kan selges på kreditt, utvikling av Silent Touch kassen vil muligens kunne føre til at også elektroniske gavekort kan selges til kreditt kunder. (Konferer salg av gavekort på kreditt midlertidig løsning). Aktuelle programmer som må benyttes, herunder oppsett av parametere. Oppsett av parametere - BD80 Opprette varegruppe for salg av gavekort, kun ved kredittsalg BD01 Oppsett av konto for gavekort som betalingsmiddel og kontroll samt bearbeiding av gavekort koder på Silent Touch kassen BD86 Etablering av aktuelle gavekort for Silent Touch BD80 Bruk av gavekort på Silent Touch. Ved bruk av gavekort, må man skille mellom salg og bruk av gavekortet. I salgsøyeblikket bytter man kun betalingsmidler med kunden, mens man på brukstidspunktet foretar et varesalg. Salg av Elektronisk gavekort NB, salg av gavekort er ikke omsetning, kun betalingsmiddel til senere varesalg. Ved salg av Elektroniske gavekort velger du «Meny» og «Utsted gavekort». Legg inn pålydende beløp i «Pris» feltet. Under Type velger du «Elektronisk», og legg eventuelt inn gavekortnummer og gyldighet. Du bekrefter med «OK».

4 Page 4 of 11 Nå står det «Venter på kort»»» i skjermbildet. Dra det Elektroniske Gavekortet i bankterminalen for å lade det med pålydende beløp. Trykk så «OK», da kommer du til salgsbildet og avslutter med betaling på kontant eller bank.

5 Page 5 of 11 Kjøp med Elektroniske gavekort NB, Varekjøp med gavekort som betalingsmiddel er omsetning. Skann varene på normalt vis. Tast inn beløpet og trykk på «Bank» på kassen. Dra kortet i bankterminalen, kunden trykker «OK» på terminalen. Det vil komme ut en bong med signaturfelt hvor kunden signerer. Kunden får øvre delen av bongen og signaturdelen legges ved oppgjøret. Når din butikk er satt opp for bruk av elektroniske gavekort, gir det deg også en mulighet for å kunne yte kunden den service at han/hun kan forespørre på sitt gavekorts saldo. Saldo Elektroniske gavekort Ved saldoforespørsel på elektroniske gavekort står du i salgsbildet og velger «Meny». Trykk på «Gavekort» og velg videre «Saldo». Trekk så kortet i bankterminalen, og saldoen vil komme opp på terminalen. Salg av gavekort ( Papirbaserte ) NB, salg av gavekort er ikke omsetning, kun betalingsmiddel til senere varesalg. Ved salg av gavekort taster du inn beløpet. Trykk så på «Meny» og deretter på «Utsted gavekort».

6 Page 6 of 11 Velg «Gavekort type» fra type feltet. Legg inn type gavekort, gavekortnr og gyldighet på gavekortet (brukes ikke av alle). Trykk så på «OK». Avslutt med å angi betalingstype. Salg av gavekort som kreditt salg. Enkelte butikker benytter salg av gavekort, papirbaserte fra egen butikk, som et aktivt salg mot kredittkunder, f.eks. til industri og organisasjoner som ønsker å benytte gavekort som gaver (skattefrie) til sine ansatte ved aktuelle anledninger. Et slikt salg krever et annet opplegg og en annen metode for salgsregistreringen, idet en her må benytte en spesiell vare som styres etter samme mønster som gavekortene som selges mot kontant og bankkort terminal. (Det er mulig at programvaren for Silent Touch vil gi andre muligheter i fremtiden, men pr. dags dato vil denne prosedyre kunne benyttes.) Definering av gavekort som vare i BD00 Definering av varegruppe som varen gavekort skal styres etter BD01 Salg av gavekort på kreditt ved bruk av OF14 Salg av gavekort på kreditt ved bruk av Silent Touch kassen Bruken av gavekort som betalingsmiddel følger de samme prosedyrer som er beskrevet tidligere, idet varesalget blir som før, og gavekortet blir et betalingsmiddel for den som har dokumentet i hende.

7 Page 7 of 11 BD00 opprette gavekort som PLU-vare. Opprett en PLU i BD00, Det er viktig at feltet for «Varetype» blir korrekt utfylt. Anbefaler også at varenr og varegruppe er samme nummer, det gjør det lettere å følge i ettertid. Ved å registrere varetype 4 GAVEKORT, resulterer dette i at salg av denne vare ikke oppdaterer statistikker for salg. Styring av «salget» av gavekort. Varegrupper (BD01) Styringen er som for andre varer bestemt av oppsettet i varegruppe registeret, BD01. Det er viktig at salgskontiene for dette er i samsvar med oppsettet for Gavekort i BD86, styring av konti for betalingsmidler.

8 Page 8 of 11 Styring av gavekort mot Silent Touch. Programmet er først og fremst ment som et styringsprogram, men kan også benyttes som et kontroll program for regnskapsfører. I dagens butikkdrift er bruken av gavekort blitt mer og mer vanlig, og med bakgrunn i Silent Touch kassen sin fleksibilitet kan de aktuelle gavekort styres mot konto fra CS-Web, BD86. Bemerk at det er både koder for salg og for bruk. Du styrer betalingsmidlet mot den konto du ønsker i regnskapet og hvordan den skal registreres i hovedbok. Du har disse valg: J = Ja til at hver transaksjon. Skal danne en post i regnskapet. N = Nei til hver transaksjon. Det registreres en transaksjon pr. butikk/dag. S = Det splittes på kontoen etter betalings kode.

9 Page 9 of 11 Gavekort typer til ST - Kassen Vær oppmerksom på at du ikke kan benytte Gavekort nr. 98 og 99. Disse er i bruk som elektroniske gavekort i kasse systemet. Opprettelse av styrings- og regnskapsinformasjon for et gavekort. Den informasjon du kan legge opp følger av innregistreringsbildet. Vær oppmerksom på at konti må være opprettet på forhånd i kontoplanen (RE10).

10 Page 10 of 11 Bruk av tilgodeseddel For at en tilgodeseddel skal kunne utstedes må en kunde komme med varer i retur. Det er således returen som forårsaker utstedelsen av tilgodeseddelen, Det finnes også mulighet på ST-Kassen å betale tilbake pengene til en kunde, men her avgjør butikkens policy for dette. Retur Skann varen på normalt vis. Trykk på «Meny» og deretter på «Retur». Varen vises med et negativt fortegn. I «Butikk» feltet legges butikknummer. I «Kasse» feltet legges kassenummer. Og i «Bongnnr» legges bongnummer på den bongen som salget var gjort på. Trykk så «OK». Tilbakebetaling av penger Hvis kunden skal ha pengene igjen for varen, betales de ut og du avslutter med å trykke på «Kontant». Det skrives ut to bonger på skriveren, en til kunden og en returbong til dagsoppgjøret. På returbongen fyller kunden ut Navn, Adresse, Telefon og signerer.

11 Page 11 of 11 Utstede tilgodeseddel Hvis kunden skal ha tilgodelapp, trykker du på knappen «Til Gode». Nå vises skjermbildet for utstede tilgodelapp. I gyldighetsfeltet kommer utløpsdatoen for tilgodeseddelen opp. Trykk så «OK» for å skrive ut tilgodeseddelen. Nå vil du få ut en kasselapp, en returseddel (bilag til dagsoppgjøret) som kunden signerer, og en tilgodeseddel (kundens verdipapir) som kassereren signerer. Betaling med tilgodeseddel Slå inn varene, trykk så på «Meny» tasten og velg «Til Gode». Tast inn beløpet på tilgodeseddelen og trykk på «Pris» også «OK». Hvis tilgodeseddelen er høyere enn salgssummen, kan du enten utbetale restbeløpet eller utstede ny tilgodelapp. Avslutning Det er viktig at butikken har gode rutiner for arkivering og informasjon omkring både gavekort og tilgodeseddel, og samkjører disse med selskapets regnskapsfører. Alle brukte gavekort og tilgodesedler skal følge med kasseoppgjøret for dagen.