SmartStore- Data fra/til kasse

Transkript

1 SmartStore- Data fra/til kasse Timesalgsrapport, kasseoppgjør, overføre data til kasse og oppdatering av kassen.

2 Page 2 of 17 OM DETTE DOKUMENTET VERSJONSHISTORIKK Versjon Beskrivelse Dato Hvem 1.0 Kasseprogrammer BDR 1.1 Revidert HamMir 2.0 Revidert HamMir 2.2 Revidert avsnitt om BD HamMir 2.3 Oppdatert info. om BD HamMir TIPS OM RELEVANT DOKUMENTASJON Nr. 1 SmartStore_Etiketter Navn på dokumentet INNHOLDSFORTEGNELSE OM DETTE DOKUMENTET... 2 VERSJONSHISTORIKK... 2 TIPS OM RELEVANT DOKUMENTASJON... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 Forord... 3 Timesalgsstatistikk/Timesalgskurve (BD17)... 3 Kasseoppgjør (BD15P)... 5 Oppslag kassebong/søk på kassetransaksjoner (BD14)... 8 Utskrift av kassebong/er BD14P Liste varer som blir overført til kasse fra <Varer som skal overføres til kasse (BD12)> Vare/Prisendring Kampanjepriser Kampanje-aktivitet (Siste og neste uke) Skrive ut en liste over varene eller etiketter Export til SilentTouch (BD10UT) Andre tabeller som skal overføres til kassen Kassekommunikasjon (BD10)... 17

3 Page 3 of 17 Forord Her har vi samlet de daglige programmene som er aktuelle i forhold til data fra/til kasse: Timesalgsstatistikk / Timesalgskurve Kasseoppgjør Oppslag på kassebong Liste / Etiketter til kasse Eksport til SilentTouch Kassekommunikasjon Timesalgsstatistikk/Timesalgskurve (BD17) Timesalgsstatistikk rapporten viser omsetning fra kassen, fordelt på time og antall kunder. Rapporten viser når det er mest aktivitet i butikken i forhold til salg. Rapporten kan kjøres pr dag/periode og pr kasse eller butikk. Det er også mulig å velge for eksempel hele november, og så merke av bare for lørdager. Da vil rapporten vise sum av omsetning på lørdager i november, med antall kunder pr time. BD17 kan på den måten også være nyttig i bemanningsplanlegging. BD17 omsetningen er inklusive MVA, slik at omsetningen her ser ut til å avvike fra andre omsetningsrapporter.

4 Page 4 of 17 Ved utfylling på spesifikk dato og OK, vises rapporten som under:

5 Page 5 of 17 Kasseoppgjør (BD15P) BD15P viser kasseoppgjør i SmartStore. Denne rapporten skal kjøres helst daglig og sjekkes i forhold til dagsoppgjøret (Z-rapport) fra kassen. Summene her skal stemme overens, og i tillegg viser BD15P hvis det skulle være en transaksjon fra kassen som ikke er lagt opp riktig i henhold til betalingstransaksjoner. Er det en «ukjent» på konto i BD15P må dette undersøkes og meldes til vedkommende som administrerer kasseoppsett i din butikk. Velg alternativet «Dagsoppgjør - En side pr. kasse», trykk OK Spesifiser datoen du ønsker rapporten for, å angi butikk. Har du flere kasser kjører du pr kasse, slik at du får en rapport pr kasse.

6 Page 6 of 17 Rapport pr kasse ser da slik ut: Kassedagbok - Månedsoppgjør Ved å velge alternativet <Kassedagbok - Månedsoppgjør som vises skjematisk pr. dag> skrives det ut en rapport pr. butikk. Rapporten er summarisk og viser samlet salg pr. dato innen oppgitt periode. Rapporten viser alle tall inklusive MVA og ser slik ut: Man må velge excel-skriver for at rapporten skal komme automatisk opp i excel.

7 Page 7 of 17 Butikkspesifisert kasseoppgjør til Excel Dette alternativet legger ut en butikkspesifisert kasseoppgjørsrapport til Excel. Her må du angi Excel-skriver i feltet <Skriver> før du angir datoen du ønsker rapporten for, og evetuelt angi butikk og/eller kasse.

8 Page 8 of 17 Utlegget til Excel tar med følgende felt og info.: Oppslag kassebong/søk på kassetransaksjoner (BD14) Oppslag kassebong er som å se på «sladrerull» fra kassen. Her kan du søke etter bongnummer, pr dato/kasse eller også søke etter gitte verdier (for eksempel beløp eller rabatt). Du angir først hva du ønsker oppslag på, og blir i henhold til det valget, tatt videre til neste bilde. Det vil være nødvendig med kassenummer angivelse i alle tilfeller, så ha det klart før du starter.

9 Page 9 of 17 Søker du for eksempel på et spesifikt bongnr., og ønsker å se detaljer på bongen, velger du knappen «Detaljer» for detaljer. Her ser du for eksempel også hvilken selger som har foretatt salget. Ønsker du en utskrift av bongen fra SmartStorekan det også kjøres herfra, bruk knappen «Utskrift». Alternativt kan du notere deg bongnr, og kjøre en bong-kopi fra kassen direkte.

10 Page 10 of 17 Det oppstår også situasjoner hvor du kjenner for eksempel et beløp eller en vare, men ikke bongnummer, løpenummer eller hvilke dato. Da kan du benytte deg av muligheten til å søke. Søkekriteriene ser du i det nederste rammen i bildet under. Da vil det bli listet i henhold til treff, og dette gir deg grunnlag for å ta et oppslag rett på bongen i neste runde. Utskrift av kassebong/er BD14P Du kan også benytte BD14P for utskrift av kassebonger der du ønsker analyse av hendelser på kassen. Det er basert på at du legge inn koder fra SilentTouch kassen, og skriver ut for eksempel kun de hendelsene som har med «Skuffåpning» å gjøre. Da listes de hendelsene med tilhørende selgernr opp. Det finnes et utvalg koder som er mulig å gjøre valg på, disse kodene finner du hvis du trykker F10 etter å ha trykket knappen utvalg.

11 Page 11 of 17 Klikk på knappen <Kodeoversikt> for å se en liste og koder som kan benyttes. I eksempelet under ber jeg om annulleringer (kode 8) på kasse nr 19, og ønsker sekvens pr dato (D). Denne rapporten går til Excel hvis du legger inn den skriveren som er definert som din Excel skriver. Resultatet for perioden jeg ba om vises i Excel: MERK! Rapporten kan også kjøres på PDF, dersom du avgrenser rapporten på en kasse. Lar du feltet kassenr. være blank, må du angi Excel-skriver nummer i feltet <Skriver>.

12 Page 12 of 17 Liste varer som blir overført til kasse fra <Varer som skal overføres til kasse (BD12)> Nye varer, vareendringer, prisendringer og kampanjeinformasjon blir sendt til kassen i gitt intervall. Det er litt avhengig av oppsett hos hvert firma i hvilken frekvens den automatiske overføringen går, og om den går automatisk eller om det er basert på at det kjøres en manuell overføring. Uavhengig av når og hvordan varer overføres til kassen, vises det som skal over/er overført til kassen i programmet <Varer som skal overføres til kasse (BD12)>. I programmet kan du ved oppslag på dato se hvilke varer som er endret, se nye varer, prisendringer og kampanjepriser. Som bildet viser under så vises det tre forskjellige faner som: Vare/Prisendring Viser vareendringer, prisendringer og nye etablerte varer i <Vareregister (BD00)>. Ny varer: nye etablerte varer som opprettes i <Vareregister (BD00)> merkes med <Ny> i BD12. Prisendringer på varer med 0 i utpris, registreres som <Ny>. Vareendringer: vareendringer merkes med <V.end> i BD12. Legg merke til at når det gjelder vareendring, så er det forskjell mellom tekstil og faghandel. o Faghandel endringer i følgende felt i <Vareregister (BD00)> registreres som vareendringer: Bongtekst Varenavn1 Varenavn2 Mva type Varetype Varegruppe Leverandør Lev. art.nr Sperre rabatt Innpris og Grunnpris Enhet Pant o Tekstil endringer i følgende felt i <Vareregister (BD00)> registreres som vareendringer: Bongtekst Varenavn1 Mva type Varetype Varegruppe Leverandør

13 Page 13 of 17 Lev. art.nr Prisendringer: endring i utsalgsprisen i BD00 registreres som prisendring (P.end) Kampanjepriser Vise kampanjepriser som skal aktiviseres på kassen. Kampanjevarer: varer som inngår i en aktiv kampanje og som er etablert i programmet <Kampanjer (BD03)> vises under fanen kampanjepriser. Kampanje-aktivitet (Siste og neste uke) Viser kampanjer som er på vei eller er i ferd med å nå kampanjeslutt innen en periode. Kampanjevarer: varer som inngår i en aktiv kampanje i BD03 og som er i ferd med å utgå registreres under her.

14 Page 14 of 17 Skrive ut en liste over varene eller etiketter Fra BD12 finnes det muligheter til vanlig listing av endringer som er nye/endringer (pris/vare), eller for også å skrive ut etiketter på nye varer/endringer. Ved utskrift av varer slik det er vist i bildet nedenfor, kan du velge mellom å ha med varer med behold og/eller prisendringer osv. Utskrift av etiketter trigges/startes når man endrer bestemte felt i <Vareregister (BD00)>. Disse feltene er som følgende: Antall pr enhet faghandel Artikkel tekstil og faghandel Enhet Tekst (bongtekst) - tekstil og faghandel Varenavn1 - tekstil og faghandel Varenavn2 - faghandel Utsalgspris - tekstil og faghandel Sortiment - faghandel Sesong - faghandel Pris enhet - faghandel Varegruppe - tekstil og faghandel Leverandør - tekstil og faghandel MERK! Det kan være forskjellig på hvordan etiketten er definert i programmet <Vedlikehold av etikette (BD89)>. Derfor vil ikke endring i alle ovenstående felt i BD00 initiere etikett utskrift. For mer informasjon om definering og vedlikehold av etiketter se egen dokumentasjon som står i avsnittet over <Tips om relevant dok.>

15 Page 15 of 17 MERK! Det er et krav for valg av boksen <Kun varer med beholdning> for tekstil. Du får ikke kjørt etiketter uten å ha valgt denne boksen. Export til SilentTouch (BD10UT) Når det ikke er satt opp til å være automatisert med blant annet overføring av prisendringer til kassen må BD10UT kjøres manuelt. For normal overføring til kassen velger du alternativet for prisendringer. Normalt skal dette kjøres en gang daglig, og gjerne også i

16 Page 16 of 17 etterkant av varemottak i den graden du gjør noen prisendringer eller får nye varer ved varemottak. Tilbakedater datoen i henhold til det intervallet du kjører. Hvis det ikke er automatiserte prosesser som kjøres på din butikk, og overføring av priser skal kjøres en gang daglig kan det like gjerne gjøres i forbindelse med «Oppdatering av kassedata (BD10)» se egen beskrivelse i dette dokumentet. Tillegg som overføres når du kjører vanlig prisendringer til kassen er: MVA-tabell Alle butikker i BD88 Sletter alle KIT (Mix/Match) på kassen Alternativ enhet - sletter hele tabellen på kassen Alternativ enhet - send hele tabellen Mix-match - sender hele tabellen Andre tabeller som skal overføres til kassen I forhold til andre ting som skal overføres til kassene må de andre alternativet kjøres i tillegg. Hvor ofte det alternativet behøver kjøres er avhengig av hyppighet på endringer i de forskjellige tabellene som du ser i den øverste rammen i bildet over. Det innebærer at du endrer for eksempel valutakurser i (BD07), så blir ikke disse endringen overført til kassen før det overføres ved hjelp av dette alternativet. Det er ingen datostyring på dette alternativet, uansett hvilke dato som settes, så sendes det komplette tabeller. Vær oppmerksom på at det sendes store datamengder over ved dette alternativet, og kassen trenger tid til å bearbeide filen før endringene blir registrert på kassen. (Tiden for bearbeiding er avhengig av kapasiteten på kassen det overføres til).

17 Page 17 of 17 Vareendringer på varekortet i BD00 som overføres til Silent Touch kasse via BD10UT er som følgende: Bongtekst Varenavn1 Varenavn2 MVA-type Varetype Varegruppe Leverandørnr Sesong Artikkelnr. Sperre-rabatt Innpris Grunnpris Enhet Pant Bestillings min max Kassekommunikasjon (BD10) For de som ikke har automatisert oppdatering av kasser må det manuelt kjøres BD10 for å oppdatere kassesalget. Dette skal kjøres daglig, og helst utenom butikkens åpningstid. Forslag er å kjøre BD10 hver morgen før åpningstid. BD10 overfører både priser, og oppdaterer data fra kassene i samme kjøring til SmartStore. BD10 vil også skrive ut kasseoppgjør (BD15P), samt er journal for kasseoppdateringen.