Mystore Datakasse Release: Mypos.no

Transkript

1 Dokumentasjon Mystore Datakasse Release: Mypos.no

2 Mystore Datakasse dokumentasjon Anbefaler også en titt på arket som beskriver funksjonalitet i Mystore datakasse Innholdsfortegnelse Dokumentasjon Innholdsfortegnelse Informasjon Generell introduksjonsfilm som viser funksjonalitet Kan Datakassen testes? Hvilke enheter er støttet? Installasjon Installere Mystore Datakasse på ipad/iphone Installasjon av betalingsterminal Dokumentasjon Generell informasjon Bokførte opplysninger Gjennomføre et salg Gjennomgang av Z-rapport og start/stopp av kassen Betaling Kort Vipps Kontant Gavekort/tilgodelapp Dele opp betalingen Kassepunkter Opprette kassapunkter Bruke kassepunkter Vekselkasse/kontantbeholding Kvittering Utskriftsalternativer Bunntekst på Kvittering Gavekort og tilgodelapp Salg av gavekort Bruk av gavekort i datakasse Bruk av gavekort i nettbutikken Oversikt over gjeld og reduksjon av gjeld

3 Utstedelse av tilgodelapp Bruk av tilgodelapp Gavekort og Z-rapport Oversikt over gavekort (gjeld) Registrering av retur Gi rabatt på ordre eller produkt Rabatt på ordre Rabatt på produkt Registrer kunde/registrere et salg på en kunde Salgsrapport Scanner/EAN koder Parre Socket strekkodeleser med ipad Registrere EAN koder(strekkoder) på produkter Generere og skrive ut EAN koder Datakasse og EAN koder i bruk Varegrupper Opprette varegrupper Koble produkter mot varegrupper. Rapporter Spørsmål og svar Kan produkter synkronseres med min nettbutikk Bestemme hvilkene produkter som vises på forsiden Eksport data til skatteetaten SAF-t Kortterminal Regnskap og integrasjon izettle og betalingsterminaler levert av andre enn Mystore Flere kassapunkt Diverse produkt Det går sakte Systemkrav Produkter som kun er synlige i kassa Feilsøking PS! Dette dokumentet er åpent for alle å redigere, også brukere av Mystore Datakasse.

4 Informasjon Generell introduksjonsfilm som viser funksjonalitet Her er en liten generell introduksjonsfilm som viser datakassen i bruk. Anbefaler nye brukere å ta en titt på denne. Den fungerer også bra som opplæringsfilm. Kan Datakassen testes? Ta kontakt med salg@mystore.no Hvilke enheter er støttet? Mystore Datakasse kan benyttes på ipad eller iphone. Merk at det per nå kun er i vår ipad app at kvitteringsskriver er støttet. På andre enheter kan kvittering skrives ut på vanlig skriver ellers sendes på SMS. Installasjon Installere Mystore Datakasse på ipad/iphone Før du kan ta i bruke datakassen må du ha en avtale om bruk med Mystore.no 1. På din ipad, gå til App Store 2. Søk etter appen Mystore Datakasse. 3. Last ned og installer. 4. Når app en er installert, åpner du app en. 5. Du får spørsmål om adresse til din butikk, kan type være navn.mystore4.no eller 6. I nestes steg logg på med din administrators brukernavn og passord. 7. Datakassen er nå klar til bruk! Det siste som gjenstår er å koble til kvitteringsskriven. Du finner et valg i venstre meny som heter Koble til skriver. Om du ikke har skriver tilkoblet kan kvitteringer sendes på SMS. Her finner du installasjonsveiledning for LAN/Wifi-skriver Her finner du installasjonsveiledning for USB-skriver

5 Installasjon av betalingsterminal Dokumentasjon på hvordan man installerer og setter opp betalingsterminal mot appen Mystore Datakasse finner du her Dokumentasjon Generell informasjon I menyen på venstre side på datakassen under Meny ikonet vil du alltid nedest ha informasjon om følgende: - ID-nummer(identifikator) - Versjon - Link til dokumentasjon/systemskildring Bokførte opplysninger Vi oppbevarer ingen bokførte opplysninger, for å ivareta Kassasystemforskriften lagres alle opplysninger i systemet kontrollpanel. Dette er lokalisert på type dinid.mypos.no/kontrollpanel. Alle opplysninger er tilgjengelig i kontrollpanelet og er til en hver tid tilgjengelig for butikkeier og evt. skatteetaten for kontroll. Om skatteetaten ønsker å kontrollere systemet kan butikkeeier opprette en brukerkonto for tilgang til kontrollpanelet Gjennomføre et salg Her er en liten film som viser hvordan et salg gjennomføres. Gjennomgang av Z-rapport og start/stopp av kassen Z-rapport kan skrives ut direkte fra kassen. Alle Z-rapporter er også tilgjengelig i kontrollpanelet under Rapporter - Datakasse - Z-rapport. I kontrollpanelet er det også mulig å se salgsrapporter som viser en oversikt over hvilke produkter som er solgt på en aktuell dag. Se en liten film om temaet her.

6 Spesifikasjon av z-rapport Betalingsmetode Summering av alle betalingsmetoder som kort, kontant og vipps. Retur Summering av antall returer, inkluderer penger utbetalt (kontanter) og tilgodelapper. Gavekort solgt Summering av gavekort som er solgt og betalingsmetode brukt. Dette er ikke omsetning men gjeld helt frem til kunden bruker gavekortet Varegrupper Summering av varegrupper for dagens salg, med grunnlag og mva tilknyttet varegrupper. MVA Sats Summering av grunnlaget til dagens omsetning samt merverdiavgift for dagens salg. Historisk Total summering av alle kassens salg og returer. Avbrutte salg Salg hvor ekspeditør har kansellert salg (kryss oppe i høyre). Rabatter gitt Antall rabatter og totalbeløpet som er gitt. Salgskvitteringer Antall salgskvitteringer som er skrevet ut. Kvitteringskopier Antall kvitteringskopier som er skrevet ut. Korreksjoner (pris/prosent) Endringer av produktets pris eller rabatt gitt i prosent. Kassaskuff åpnet Antall ganger kassaskuffen er åpnet. Avstemming Sum kontanter ved start/stop, eventuell differanse og uttak til bank/safe. Øreavrunding Antall ganger øreavrunding er brukt samt total øreavrunding. Antall bytter Summering av antall bytter og beløp slått inn via retur funksjon. Antall reklamasjoner Summering av antall reklamasjoner og beløp.

7 Betaling Betaling gjennomføres ved å benytte knappene nede i høyre hjørne av skjermen. Kort For å betale med kort i datakassen, så trenger du en betalingsterminal som er levert av mystore og som er koblet opp mot datakasse. For å fullføre et kjøp med kort, så skal du trykke på kort knappen nede til høyre i datakassen. Vipps For å kunne ta betalt med Vipps må du først bestille Vipps. Dette kan gjøres ved å kontakte salg@mystore.no. Når Vipps tjenesten er aktivert vil den ene av de 2 knappene nede i høyre endre seg fra kontant til Vipps. Når du velger og betale med vipps så må du skrive inn kunden sitt telefonnummer. Kunden vil så få en betalingsforespørsel til sin telefon som må bekreftes på telefonen. Når kjøpet er bekreftet av kunde vil dette bli bekreftet i skjermbildet og kunden får automatisk en sms fra VIPPS. Du vil så få mulighet til å skrive ut kvittering eller returnere til kassen. Når man velger å betale med Vipps vil man ikke kunne gjennomføre delbetalinger med andre betalingsformer. Kontant For og fullføre et kjøp på kontant stå trykker du på kontantknappen nede til høyre, Nå kan du skrive inn hvor mye du mottar på kontant, Dersom du ønsker og splitte betalingen så kan du lese mer om dette på under Betaling > dele opp betalingen Gavekort/tilgodelapp Bruk og betaling med gavekort kan du lese mer om under kvittering -> Gavekort og tilgodelapp Dele opp betalingen Det er mulig og dele/splitte betalingen på en ordre mellom kontant og kort. For og gjøre dette trykker du først på kontant og legger inn beløpet som betales kontant

8 Deretter så trykker du på kort, og resterende beløp registrere som betalt på kort. Kassepunkter Alle butikker som er aktivert etter har støtte for flere kassepunkter. Dersom din butikk er aktivert før dette, må du kontakte kundeservice for å få dette aktivert. Opprette kassapunkter Kassapunktene er tilkoblet brukerne av kassasystemet. For å opprette et nytt kassapunkt, lager du en brukerkonto under innstillinger og logger på datakassen med denne. Denne brukeren vil bli tilegnet en egen kasse-id som følger brukeren og z-rapportene vil også være tilknyttet denne brukeren. Bruke kassepunkter Hver brukerkonto i butikken er et eget kassapunkt. Når du har flere ipader i drift, så logger du inn på forskjellige brukerkontoer på ipadene. Hver brukerkonto vil få et separat dagsoppgjør Vekselkasse/kontantbeholding Alle datakasser som er satt opp etter har støtte for vekselkasse.

9 Når du starter et nytt kassesalg så blir du spurt om hvor mye du har i kassaskuffen. Standard beløpet som vises her kan du endre i kontrollpanelet under innstillinger -> generelt Ved avslutning av kassasalget teller du opp kontantbeholdningen og legger det inn i kassen. Når du har gjort dette, så får du en sluttrapport på avstemmningen med et kommentarfelt.

10 Kvittering Utskriftsalternativer Det er alternative metoder å gi kvittering på. 1. Med en Star kvitteringsskriver om du bruker vår IOS app og ipad/iphone 2. Send kvittering på SMS til kunde, se eksempel her. 3. Skriv ut på en vanlig A4 skriver 4. Fra hovedmenyen, velg Vis siste ordrer. Dersom man skriver ut flere kvitteringer, så vil disse kvitteringene merke med kopi av * Det er kun mulig og skrive ut en kopi av kvitteringen. Dersom man har behov for og hente ut en gammel kvittering, så kan denne hentes ut gjennom kontrollpanelet. Bunntekst på Kvittering Bunnteksten på kvitteringen kan justeres ifra 2 plasser. Kontrollpanel datakasse Bunnteksten kan justeres under innstillinger -> generelt Kontrollpanel nettbutikk Bunnteksten justeres under konfigurasjon -> generelt -> POS -> Kvittering: bunntekst Gavekort og tilgodelapp For å selge gavekort i datakassen må gavekort våre installert og satt opp for salg, Dersom du trenger hjelp til dette så kan du sende en epost til kundeservice@mystore.no Gavekort og tilgodelapp handeres i systemet som gjeld. I kontrollpanelet finner du rapporter som viser gjeld til dine kunder(gavekort og tilgodelapp) samt reduksjon av gjeld(bruk av gavekort og tilgodelapp). Salg av gavekort For å selge et gavekort kan du gjøre et søk i adressefeltet etter gavekort, eller finn det i din kategori. Velg beløp og gjennomfør kjøp av gavekort. Her er en liten film som viser salg av gavekort Bruk av gavekort i datakasse Registrer varer som normalt. Når kunden skal betale finner du valget Gavekort nede til høyre bak

11 Flere gavekort kan også registreres fortløpende Her er en liten film som viser det i praksis Merk! I nettbutikken finnes det også rabattkoder. Rabattkoder er ikke støttet i datakassen, men rabatt kan gis manuelt på ordren. Bruk av gavekort i nettbutikken Avhengig av oppsett i din nettbutikk kan det variere om gavekort kjøpt i butikk også kan brukes i nettbutikk. Avklar om dette er tilfelle med kundeservice@mystore.no om du er usikker. Alternativt gjør et testkjøp for å avklare om funksjonaliteten finnes. Oversikt over gjeld og reduksjon av gjeld Oversikt over alle solgte gavekort og tilgodelapper finner du i kontrollpanelet under Rapporter - Gjeld. Her vil du også se bruk av gavekort og tilgodelapper. Film som viser dette i praksis Utstedelse av tilgodelapp Her er en liten film som viser utstedelse av tilgodelapp Bruk av tilgodelapp Brukes på samme måte som et gavekort Gavekort og Z-rapport Et solgt gavekort vil vises på følgende måte på Z-zapport I eksemplet under er det solgt 1 stk. gavekort og gavekort er betalt kontant. Et solgt gavekort skaper ikke omsetning, men du vil se at det er betalt kontant. :

12 Bruk av gavekort på Z-rapport vil vises på følgende måte: I eksemplet under har vi kjøpt 1 vare til 1995 og 1000,- er betalt med gavekort og 995 er betalt kontant

13 Oversikt over gavekort (gjeld) Alle gavekort er også spesifisert under "Rapporter - Gjeld". Listen her er etter dato gjeldsposten er oppdatert, ikke når f.eks et gavekort er solgt. Så om litt av et gavekort brukes vil gavekortet havne på toppen av denne listen. Denne rapporten er godt egnet for å bruke for å justere gjeld/endringer i gjeld i regnskapet.

14 Registrering av retur Legg det aktuelle produktet i handlekurven og klikk på produktet i handlekurven til høyre. Du vil da få mulighet til å registrere det som retur. En liten film om hvordan retur registreres finner du her. Om du benytter lagerstyring vil produktet nå legges tilbake på lager. Om produktet er defekt/eller ikke skal tilbake på lager må retur registreres som et diverse produkt og pris kan f.eks settes til -199,-. Gi rabatt på ordre eller produkt Rabatt på ordre Etter at du har lagt produkter i handlekurven kan du klikke på Rabatt i handlekurven til høyre. Skriv inn ønsket rabatt i prosent. Rabatt på produkt Etter at du har lagt produkter i handlekurven kan du klikke på et produkt og legge inn rabatt i prosent eller sette en pris. Du kan også gi rabatt på hele ordren. Denne filmen viser funksjonaliteten for rabatt. Registrer kunde/registrere et salg på en kunde Som standard registreres alle salg på kontaktkunde. Her er en liten film som viser hvordan man registrerer kunde/registrerer en ordre på en kunde. Ordrer som registreres på kunder er også tilgjengelig på kundens Min konto i nettbutikken. Salgsrapport Ønsker du å skrive ut salgsrapport som viser alle produker som er solgt? Dette kan gjøres i kontrollpanelet under Rapporter - Pos rapport. En liten demo på dette finnes her. Scanner/EAN koder Mystore datakasse støtter også EAN koder og Socket strekkodelesere. Parre Socket strekkodeleser med ipad For å parre en Socket strekkodeleser med din ipad se instruksjoner her

15 Registrere EAN koder(strekkoder) på produkter Om dine varer allerede har EAN koder og du ønsker å koble disse til din produktkatalog kan dettes gjøres igjennom kontrollpanelet. Gå til Produktkatalog - EAN redigering. Klikk på det produktet du ønsker å registrere EAN på. Generere og skrive ut EAN koder Har du produkter som ikke har strekkoder? Dette kan genreres og skrives ut. Du trenger da en Ønsker du å generere og skrive ut EAN koder - Dette kan gjøres under Verktøy - EAN utskriftssenter Datakasse og EAN koder i bruk En enkel film som viser dette i bruk. Varegrupper Varegruppe gir deg mulighet til og gruppere salget på dagsoppgjøret i grupper slik at dette blir enklere og regnskapsføre Opprette varegrupper Varegrupper opprettes i kontrollpanelet til datakassen eller i kontrollpanelet i nettbutikken. Kontrollpanel datakasse Varegrupper opprettes under innstillinger -> varegrupper, her legger du inn navnet på varegruppen og regnskapskonto Kontrollpanel nettbutikk Varegrupper opprettes under produktkatalog -> varegrupper, her legger du inn navnet på varegruppen og regnskapskonto Koble produkter mot varegrupper. Hvert enkelt produkt må kobles opp mot varegruppen, Dette gjøres med og redigere produktet i kontrollpanelet og velge hvilken varegruppe produktet tilhører i nedtrekksmenyen.

16 Rapporter Varegruppene vises oppsummert nederst på z-rapporten Spørsmål og svar Kan produkter synkronseres med min nettbutikk Ja, Mystore Datakasse er 100% integrert med en Mystore nettbutikk. Ordrer og ordrestatus er til en hver tid i sync. Bestemme hvilkene produkter som vises på forsiden Du kan bestemme hvilke produkter som vises på forsiden i datakassen i kontrollpanelet til datakassen, Dette ligger under produkter -> utvalgte produkter Eksport data til skatteetaten SAF-t Du kan eksporterer data under rapporter -> ekport til SAF-T Kortterminal Betalingsterminaler leveres fra juni 2016 Regnskap og integrasjon Per i dag er ikke datakassen integrert mot regnskap, men Zrapport kan regnskapsføres

17 izettle og betalingsterminaler levert av andre enn Mystore Er ikke støttet. Flere kassapunkt Per i dag er det kun mulig med ett kassepunkt. Eller det vil si at det er mulig med så mange du vil, men du vil kun få ut en Z-rapport per butikk. Diverse produkt Det er mulig og lage et diverse produkt, Dvs dersom du har et produkt som du ikke ønsker og legge inn i kontrollpanelet fordi at du har så lite volum av dette eller kun ønsker og ta betalt, Så kan du trykke Nytt produkt oppe til høyre Det går sakte Mystore Datakasse er en online kasseløsning, en såkalt WebPOS løsning. Dvs. at om internett linjen din går sakte, eller du har et dårlig nettverk internt i bedriften kan dette føre til redusert hastighet. Systemkrav En god internetttilkobling, minst 2 mbps eller 4G.

18 Produkter som kun er synlige i kassa For å velge om produkter skal være synlige kun i nettbutikken og/eller i POS kassasystemet går man inn på produktet i Kontrollpanel og justerer Synlighet og Synlighet i kassasystem.. Feilsøking edit