Nytt regelverk for kassesystem

Transkript

1 Nytt regelverk for kassesystem

2 Hovedbakgrunn for ny lov Dagens kassasystem er vanskelige å kontrollere Manglende krav til systemene skaper store utfordringer i kampen mot svart økonomi i kontantbransjen

3 Formål med nytt regelverk Redusere omfanget av svart økonomi i bransjer med kontantsalg Gjøre det vanskeligere å manipulere kassasystem for å unndra skatt og avgift Leverandørene skal kun kunne tilby kassasystem som oppfyller bestemte krav Gjelder påbudte og forbudte funksjoner, samt sikring av elektronisk journal Før leverandøren kan tilby produktet sitt, må det sendes en produkterklæring til skattekontoret som viser at kassasystemet oppfyller kravene i regelverket

4 Gjeldende rett Bokføringsreglene stiller krav til dokumentasjon av kontantsalg Hovedregelen er at kontantsalg skal registreres fortløpende på kasseapparat, terminal eller annet likeverdig system (Bokføringsforskriften 5-3-2). Dette har blant annet betydning for skattereglene, MVA reglene Bokføringsreglene stiller ingen krav til selve kassasystemet, bare til enkelte funksjoner som kassasystemet skal kunne utføre.

5 Krav til funksjoner som; Kassasystemet skal kunne produsere summeringsstrimler, og kvitteringene fra kassasystemet skal inneholde bestemte opplysninger Det skal foreligge en lettfattelig systembeskrivelse av oppbyggingen og funksjonene i kassasystemet, Men, det er i dag ikke konkrete krav til hva systembeskrivelsen skal inneholde Og ikke minst hva det ikke skal inneholde

6 Dagens kassasystemer Skatteetaten har gjennom kontroller avdekket at kassasystem er satt opp på en måte som gjør det mulig å blant annet skjule kontantsalg Enkelte leverandører gir kundene opplæring i hvordan det er mulig å unngå at kontantsalg registreres i kassasystemet. Kontrollene har avdekket at manipulasjon av kassasystem blant annet skjer ved bruk av skjulte funksjoner i programvaren eks ved at ekstern programvare blir kopla til kassasystemet, eller ved misbruk av funksjoner eks returfunksjoner - som er åpent tilgjengelig i systemet

7 Utfordringer med dagens løsning Manglende regulering av krav til funksjonene og oppbyggingen av kassasystemet gjør det vanskelig å utføre kontroller av kassasystemet I dag finnes det ikke hjemler for å pålegge brukere å endre oppsettet på kassasystemet Det finnes ikke hjemler for å kreve at leverandørene fjerner uønskede funksjoner Det finnes heller ikke særlige retningslinjer for sanksjoner som rammer salg av kassasystemer som er satt opp slik at det er lett for bruker å enkelt manipulere systemet

8 Utfordringer med dagens løsning Manipulasjon av kassasystem er et problem i de fleste land i verden Sverige har innført en godkjenningsordning for kassasystem som et tiltak mot manipulasjon På bakgrunn av dette opprettet Skattedirektoratet en prosjektgruppe som i 2012 leverte en et forslag til «Nytt regelverk for kassasystem»

9 Nytt regelverk for kassasystemer Lov om krav til kassasystem (kassesystemlova ) Ikrafttredelse Forskrift om krav til kassasystem (kassesystemforskrifta) Ikrafttredelse Bokføringsloven ny 10 a : Særlige regler om dokumentasjon av kontantsalg. Tilføyes ved lov 19. juni 2015, ikrafttredelse Det stilles krav om at bokføringspliktige skal registrere og dokumentere kontantsalg ved hjelp av kassasystem som tilfredsstiller kravene i kassasystemloven og kassasystemforskriften.

10 Nytt regelverk hva innebærer dette? En analyse fra Steria AS har lagt til grunn at ca 80% av eksisterende kassasystem kan oppdateres De resterende 20% må skiftes ut Prisen for oppgraderingen av et system koster ca kr Prisen for nyanskaffelse er ca kr

11 Nye kassasystemer Alle nye kassasystem som selges fra og med må oppfylle kravene til ny kassalov med forskrift Kassasystem som er solgt før kan brukes frem til Bokføringspliktige må ha nye kassasystemer på plass senest

12 Unntatt fra kravet om kasse Den bokføringspliktige driver taxinæring med krav til taksameter mv jf bokføringsforskriftens delkapittel 8-2 Den bokføringspliktige har en omsetning under kr eks mva sammenfallende med grensen for registrering i mva registeret Den bokføringspliktige driver ambulerende eller sporadisk kontantsalg under 3x folketrygdens grunnbeløp jf dagens regler i bokføringsforskriften 5-4-1

13 Sanksjoner Dersom leverandøren ikke leverer dette, eller kassasystemet ikke oppfyller kravene til regelverket, kan skattekontoret i legge bøter Dersom bokføringspliktige ikke bruker kassasystem med godkjent produktbeskrivelse kan de bli i lagt bøter av skattekontoret

14 Forskrift om krav til kassasystem 2-1 Krav til produkterklæring -> Det må blant annet beskrives hva slags operativsystem som brukes, maskinvare, filsystem, dataflyt og program. Det skal fremgå hvordan kassasystemet kan kontrolleres ved blant annet dokumentasjon av kontrollspor som blant annet viser hvordan systemgenererte poster kan etterprøves Ved endringer eller tilføyelser av kassasystemet, må det utarbeides ny beskrivelse. Dokumentasjonen skal følge kassasystemet (ved salg, utleie etc).

15 Forskrift om krav til kassasystem 2-2 Kassaskuff: Kassasystemet skal ha integrert kassaskuff Definisjon av kassaskuff: både skuffer som sitter fast i kassaapparatet og skuffer som ikke henger sammen med kassaapparatet men som er koblet opp mot systemet og dermed utgjør en del av kassapunktet og som er egnet for å oppbevare sedler og mynter. Ulike løsninger hvor separate myntapparat eller seddelmater er koblet mot en safe regnes som kassaskuff. Også frittstående pengeskrin, servitøren sitt pengebelte, bussjåførens pengeveske og lignende innretninger regnes som kassaskuff dersom de benyttes til å oppbevare penger for virksomheten

16 Forskrift om krav til kassasystem 2-3 Skriver : Hvert kassapunkt skal være utstyrt med en skriver. Ref 2-1-d Salgskvittering: utskrift fra kassasystem som viser gjennomført kontanttransaksjon. Det presiseres at kvitteringen kan være fysisk papirutskrift og fil 2-4 Språk : Produkterklæring:, programvare, servicemanual, programmeringsmanual skal være på norsk, dansk, svensk eller engelsk. Det samme gjelder teksten på kvitteringer etc.

17 Forskrift om krav til kassasystem 2-5 Funksjoner et kassasystem skal ha Kassasystemet skal kunne registrere vekselkasse Kassasystemet skal kunne registrere betaling med ulike typer betalingsmidler Kassasystemet skal ha klokke. Klokka skal være stilt til norsk normaltid og justeres for sommertid. Kassasystemet skal klart skille mellom positive og negative beløp på alle kvitteringer, rapporter og i elektroniske journal. Kassasystem som er tenkt til bruk for flere bokføringspliktige, skal være tilrettelagt for all kontinuerlig bruk, blant annet at betalingsmiddel blir registrert for hvert enkelt bokføringspliktig virksomhet

18 2-6 Funksjoner kassaapparatet ikke skal ha 1. Programvaren skal ikke ha andre funksjoner enn det som fremgår av systembeskrivelsen, jf kassasystemlova 3. Produkterklæringen skal garantere at kassasystemet ikke inneholder skjulte funksjoner 2. Programvaren skal ikke kunne koples sammen med eller integreres med utrustning eller programvare som gjør det mulig å slette elektroniske journaler 3. Programvaren skal ikke ha funksjoner som gjør det mulig for brukeren å ta bort, endre eller legge til registrerte opplysninger 4. Det skal ikke være mulig å registrere salg uten at systemet skriver ut en kvittering. Systemet skal ikke kunne skrive ut mer enn en kvitteringskopi (hindre gjenbruk av kvitteringer ved standardiserte salg)

19 2-6 Funksjoner kassaapparatet ikke skal ha 5. Det skal ikke være mulig å foreta registreringer i kassasystemet dersom integrert kassaskuff er åpen (antall åpning av kassaskuff skal stemme med antall salgstransaksjoner) 6. Det skal ikke være mulig å foreta registreringer i kassasystemet dersom lagringsminnet er fullt (forhindrer at oppbevaringspliktig regnskapsmaterialet slettes, bevisst eller ubevisst). 7. Kassasystemet skal ikke ha en særskilt funksjon for opplæring 8. Det skal ikke være mulig å merke varer eller tjenester i kassasystemet slik at de ikke blir med på X- eller Z- rapport 9. Et kassasystem som blir koplet sammen med en ikke-automatisk vekt, skal ikke kunne påvirke vekta sine måletekniske egenskaper (kassa er ikke en del av måleredskapene, men er et tillegg til vekta)

20 2-8-2 X- rapport En X-rapport skal minimum inneholde a) En påskrift om at det er en X-rapport b) Navn og organisasjonsnummer på virksomheten c) Dato og klokkeslett d) ID-nummeret til kassasystemet e) Kontantsalg totalt f) Antall kontantsalg og beløp minimum fordelt på hovedgrupper g) Antall kontantsalg og beløp fordelt på ulike betalingsmiddel h) Antall kontantsalg og beløp fordelt på ulike betalingsmiddel spesifisert for hver enkelt operatør dersom kassasystemet har funksjoner for dette

21 2-8-2 X- rapport i) Antall tips og beløp dersom kassasystemet har funksjoner for dette j) Avgiftspliktig og avgiftsfritt salg mv, samt mva fordelt på ulike mva satser k) Inngående vekselkasse l) Antall salgskvitteringer m) Antall ganger kassaskuffen er åpnet n) Antall kopikvitteringer og beløp o) Antall proforma kvitteringer og beløp p) Antall returer og beløp q) Antall rabatter og beløp

22 2-8-2 X- rapport r) Antall avbrutte kontantsalg og beløp s) Antall linjekorreksjoner spesifisert på type og beløp t) Antall prisundersøkelser spesifisert på varegruppe og beløp u) Antall andre korreksjoner spesifisert på type og beløp v) Antall utleveringskvitteringer og beløp w)grand total salg x) Grand total retur y) Grand total netto

23 2 8 3, Z- rapport Skal minimum inneholde opplysninger som i 2-8-2, b til y. I tillegg skal rapporten være fortløpende nummerert og inneholde en påskrift om at det er en Z-rapport. Rapporten kan ikke inneholde registreringer omfattet av tidligere Z-rapporter. Det skal ikke være mulig å utarbeide en Z-rapport uten at alle salg er avsluttet. Z-rapporten kan ikke ha samme nummer som en tidligere Z-rapport.

24 2-8-4, Salgskvittering En kvittering skal minst inneholde opplysninger i henhold til bokføringsforskriften ny 5-3-2, samt opplysninger om type betalingsmiddel og ID- nummeret til kassasystemet. Ordet «salgskvittering» skal vises øverst på kvitteringen. Dersom kvitteringen er fremstilt elektronisk, skal ordet «elektronisk salgskvittering» vises. Dersom betalingsterminal er integrert med kassasystemet, skal salgskvitteringen også inneholde transaksjons-id

25 2-8-5, Returkvittering Ordet «Returkvittering» skal stå øverst på kvitteringen. I tillegg gjelder innholdet i tilsvarende for returkvitteringer.

26 2-8-6, Kvitteringskopi og proforma kvittering Dersom kassasystemet har funksjoner for å skrive ut kopikvittering eller pro forma kvittering skal disse være tydelig merket med «KOPI» og «Foreløpig kvittering IKKE KVITTERING FOR KJØP». Den markerte teksten skal være mins dobbelt så stor som den teksten som angir beløpet.

27 2-8-7, Utleveringskvittering Dersom kassasystemet brukes til å registrere kredittsalg som faktureres særskilt, skal det skrives ut en kvittering som viser hva slags varer og tjenester som er levert. Kvitteringen skal tydelig merkes «Utleveringskvittering IKKE KVITTERING FOR KJØP» Den markerte teksten skal være minst dobbelt så stor som den teksten som angir beløpet.

28 2-8-8 Kvittering fra betalingsterminal Kvittering fra betalingsterminal som ikke er integrert med kassasystemet skal tydelig merkes «IKKE KVITTERING FOR KJØP» Den markerte teksten skal være minst dobbelt så stor som den teksten som angir beløp.

29 3-1, Produkterklæring 1) Produkterklæringen i henhold til kassasystemloven 5 skal være elektronisk 2) Produkterklæringen skal skrives under ved bruk av A) kvalifisert sertifiseringsløsning, eller B) fødselsnummer og organisasjonsnummer, samt bruk av PIN-kode som gir fullmakt til å godkjenne produktbeskrivelsen 3) Tildeling av PIN-kode skjer på den måten Skattedirektoratet bestemmer.

30 3-2 Tilbaketrekking av kassasystemet fra markedet mv 1) Dersom leverandøren trekker kassasystemet fra markedet eller skattekontoret gir leverandøren pålegg om å trekke kassasystemet fra markedet jf kassasystemloven 6, må leverandøren straks melde fra om det til sine kunder. 2) Et pålegg fra skattekontoret om å utbedre mangler eller trekke kassasystemet fra markedet jf kassasystemloven 6-2 skal inneholde en frist for å gjennomføre pålegget.

31 Produkterklæring Fra skal produkterklæringen være tilgjengelig på skatteetaten.no Gjelder de systemene som er godkjent

32 Gevinster for næringslivet 1) Bedre konkurranseforhold gjennom blant annet redusering av useriøs omsetning 2) Redusert svindel og underslag av kontanter fra personell gjennom blant annet bedre internkontroll og synlighet på kassaaktivitet 3) Bedre omdømme for enkelte bransjer på grunn av mindre useriøs aktivitet.

33 Ny skatteforvaltningslov Det innføres delvis nye regler om administrative reaksjoner Forsinkelsesavgift blir borte Tvangsmulkt innføres, beregnes i henhold til antall rettsgebyr blant annet 1 rettsgebyr pr dag ved bokføringspålegg 2016: 1R = kr 1025 Svært viktig at kassaapparatene er i henhold til lov pr