forskrift om bokføring og inntektsdokumentasjon for serveringssteder (forskrift nr. 126)

Transkript

1 Skattedirektoratet meldinger SKD 23/02, 19. desember 2002 Forskrift om bokføring og inntektsdokumentasjon for serveringssteder (forskrift nr. 126) Skattedirektoratet fastsatte 12. desember 2002 forskrift om bokføring og inntektsdokumentasjon for serveringssteder. Forskriften har ikrafttredelse 1.april Etter delegasjonsvedtak av 7. november 2002 fastsatte Skattedirektoratet 12. desember 2002 forskrift om bokføring og inntektsdokumentasjon for serveringssteder. Forskriften er gitt med hjemmel i merverdiavgiftsloven 45 og ligningsloven 5-2. Forskriften skal sikre bedre inntektsdokumentasjon ved kontantomsetning. Også kredittomsetning og uttak omfattes. Forskriften retter seg mot serveringssteder som serverer øl, vin eller brennevin. Hovedpunktene i forskriften er følgende: Bokføringen skal innrettes slik at omsetning, uttak, varekjøp og varebeholdning kan spesifiseres på varegrupper Kontantomsetning skal fortløpende registreres på kassaapparat Kassaapparatet skal skrive ut kvittering eller beløpet som registreres skal være synlig på displayet for kunden Alle korreksjoner på kassaapparatet skal dokumenteres Inngangspenger kan dokumenteres med forhåndsnummererte billetter som er fortløpende nummerert for hvert år Prislister/menyer skal som hovedregel dokumentere prisene til enhver tid og er oppbevaringspliktig regnskapsmateriale Vedlagt følger forskriften og merknadene til de enkelte bestemmelsene. Næringsavdelingen, seksjon for revisjon Postadresse Kontoradresse Sentralbord Postboks 6300, Etterstad Fredrik Selmersvei Oslo Telefaks

2 Vedlegg 1 Forskrift om bokføring og inntektsdokumentasjon for serveringssteder (forskrift nr. 126) Fastsatt av Skattedirektoratet 12. desember 2002 med hjemmel i lov av 19. juni 1969 nr. 66 om merverdiavgift 45, jf. fullmakt av 9. juli 1969 og lov av 13. juni 1980 nr. 24 om ligningsforvaltning 5-2, jf. delegasjonsvedtak av 7. november Formål Forskriften skal sikre god dokumentasjon av all omsetning i serveringsvirksomheter i restaurantbransjen, og bidra til at all omsetning og uttak bokføres, beskattes og avgiftsberegnes korrekt. 2 Virkeområde Forskriften gjelder den som i næring driver serveringssted der det foregår servering av øl, vin eller brennevin. 3 Spesifikasjon av omsetning, uttak, varekjøp og varebeholdning Bokføringen skal innrettes slik at omsetning og uttak kan spesifiseres på varegruppene mat, øl, vin, brennevin, mineralvann, tobakk, kaffe og te og andre varer. Innkjøpte varer for videresalg skal spesifiseres på tilsvarende måte. Ved varetelling grupperes varene på samme måte som spesifikasjon av varekjøp. Eventuelle overnattingsinntekter, garderobeinntekter, inngangspenger (cover charge), automatinntekter skal spesifiseres. Annen omsetning skal spesifiseres i den grad det er nødvendig av hensyn til rapportering til skatte- og avgiftsmyndighetene. 4 Dokumentasjon av kontantomsetning Kontantomsetning skal fortløpende registreres på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system og dokumenteres ved daterte, nummererte summeringsstrimler (kassaruller) eller tilsvarende rapporter, med mindre annet er bestemt i denne forskrift. Summeringsstrimlene skal angi klokkeslett for hvert enkelt salg. Omsetningen må registreres på en slik måte at det klart fremgår hvilke beløp som skal avgiftsberegnes med de forskjellige merverdiavgiftssatsene. Kassaapparatet skal kunne skrive kvittering til kunden for hvert salg og beløpet som registreres skal være lett synlig for kunden med mindre det er vanskelig gjennomførbart. Kvittering skal alltid skrives ut når beløpet som registreres på kassaapparatet ikke er lett synlig. Registreringer på kassaapparatet eller terminalen skal ikke slettes eller endres uten at det tydelig fremkommer i inntektsdokumentasjonen. Korreksjonsposter skal dokumenteres med angivelse av beløp, årsak og antall korreksjoner. Ved dagens slutt skal det skrives ut summeringsstrimler (z-rapporter) med angivelse av klokkeslett for når kassaapparatet er avsluttet. Rapportene skal vise kontantomsetning fordelt på de varegrupper som er nevnt i 3. I tillegg skal rapportene vise korreksjoner som er foretatt i løpet av dagen. Inngangspenger og garderobeavgift kan dokumenteres med gjenpart av forhåndsnummererte billetter der det klart fremgår hva kunden har betalt og hva betalingen gjelder. Billettene skal for hvert år være fortløpende nummerert. Billettsystemet må også kunne dokumentere kunder som gis fri adgang og/eller fri garderobe på grunnlag av medlemskap eller lignende. Det skal daglig utarbeides en rapport over omsetningen basert på antall solgte billetter. Inntekter fra gevinst- og underholdningsautomater skal dokumenteres med kopi av tømmebilag for automaten og faktura eller avregning fra automatens eier eller entreprenør. Tømmebilag for gevinst- og underholdningsautomater skal minst inneholde de opplysninger som det stilles krav om i forskrift til lotteriloven. 2

3 5 Systemdokumentasjon/brukerbeskrivelse for kassasystemer Det skal foreligge en lettfattelig systembeskrivelse av kassasystemets oppbygging og funksjoner. Beskrivelsen skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk. Skattedirektoratet kan ved enkeltvedtak gjøre unntak fra kravet til språk. 6 Kasseavstemming Det skal daglig foretas en opptelling av kontantbeholdningen i virksomheten. Beholdningen skal avstemmes mot omsetningen i henhold til rapporter om nevnt i 4. Avstemmingen skal vises i en oppgjørsbok eller i et forhåndsnummerert løsbladsystem. Eventuelle differanser skal forklares. Oppstillingen skal dateres og signeres av den som har foretatt kassaopptelling og avstemming. 7 Prisoversikter Det skal utarbeides oversikt over priser som til enhver tid er oppkrevd. I den utstrekning trykte menyer brukes, skal disse dokumentere prisene. Det skal likeledes utarbeides oversikt over hvilke priser som brukes ved uttak til eiere, ansatte, artister og kunder. Prisoversiktene skal dateres og signeres av den som har ansvaret for å fastsette prisene. Serveringssteder som oftere enn hver uke endrer sin matmeny er unntatt fra kravet om å dokumentere priser for denne del av omsetningen. 8 Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale Dokumentasjon som nevnt i 4 til 7 skal oppbevares ordnet her i landet i minst 10 år etter regnskapsårets slutt. Ikrafttredelse Forskriften trer i kraft med virkning fra 1. april

4 Vedlegg 2 Merknader til forskrift om bokføring og inntektsdokumentasjon for serveringssteder (Forskrift nr. 126) 1 Formål Intensjonen bak forskriften er å sikre bedre inntektsdokumentasjon, særlig ved kontantomsetning. Enkelte av bestemmelsene gjelder også kredittomsetning og uttak. 2 Virkeområde Avgrensningen av forskriftens virkeområde er knyttet til formuleringer i serveringsloven og skal forstås slik at virksomheter som har plikt til å ha serveringsbevilling og som omsetter øl, vin eller brennevin faller innenfor forskriftens virkeområde. Avgrensningen er ment å omfatte typisk restaurantvirksomheter, men også vanlige kafeer m.v. med skjenkerett omfattes av forskriften. Det har vært hensikten at forskriften skal omfatte de virksomheter som skal levere tilleggsskjema for overnattings- og serveringssteder med skjenkerett for øl, vin og brennevin, RF Serveringssteder som ikke har bevilling faller dermed utenfor forskriftens virkeområde. 3 Spesifikasjon av omsetning, uttak, varekjøp og varebeholdning Hensikten med å pålegge restauranter å opprette egne varegrupper for mat og drikke mv. er at skattemyndighetene skal få et best mulig grunnlag for å vurdere sammenhengen mellom vareinnsats og omsetning - bruttofortjeneste. Det sentrale med å spesifisere omsetningen på de nevnte varegruppene er å opprette en klar forbindelse mellom kontiene i regnskapet og RF Annet ledd skal sikre at virksomhetene innretter bokføringen slik at de til en hver tid kan gi de opplysningene skatte- og avgiftsmyndighetene krever. 4 Dokumentasjon av kontantomsetning Hensikten med denne paragrafen er å sikre korrekt registrering og god dokumentasjon av kontantomsetning. Det vises i denne forbindelse til NOU 2002:20 Ny bokføringslov, hvor kontantomsetning er definert som følgende; Med kontantsalg menes salg der kjøpers betalingsforpliktelse overfor selger gjøres opp ved levering. Definisjonen inkluderer således også betaling med kredittkort. Første ledd Hovedregelen er at kontantomsetningen skal registreres fortløpende på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system. Hva som menes med annet likeverdig system er avhengig av utviklingen på dette området. I NOU Ny bokføringslov nevnes bl.a. automater og kassaprogramvare til PC. Det sentrale er at systemene oppfyller de samme kravene som stilles til et kassaapparat. Kontantomsetningen skal dokumenteres med daterte, nummererte summeringsstrimler eller tilsvarende rapporter. Disse skal også angi tidspunktet for hvert enkelt salg. Begrepet summeringsstrimler brukes i denne sammenheng om såkalte sladreruller/kassaruller i ordinære kassaapparat. Med tilsvarende rapporter menes rapporter over løpende registreringer i andre typer kassasystemer, herunder datalister etc. Det stilles et ytterligere krav til ved at registreringen skal vise hvilke beløp som skal avgiftsberegnes med de forskjellige merverdiavgiftssatsene. Dette er et krav som også følger av forskrift nr. 1 til merverdiavgiftsloven, 8 første ledd, kfr. forskrift av 6. mai 1999 nr femte ledd til regnskapsloven av Annet ledd Når det gjelder kravet til at beløpet som registreres på kassaapparatet skal være lett synlig, og kravet til kvittering, vises det til NOU Ny bokføringslov hvor dette temaet er behandlet. Bokføringsutvalgets forslag er at kassaapparatet ved kontantsalg som hovedregel skal være synlig og kunne skrive ut 4

5 kvittering. Hvis det ikke er synlig skal det alltid skrives ut kvittering. Forskriften er i samsvar med bokføringsutvalgets forslag, med den presisering at det er beløpet som registreres på kassaapparatet som skal være synlig for kunden. Hensikten med kvitteringen og lett synlig display er at kunden skal kunne se hva som er registrert inn i kassasystemet. Forskriften omhandler ikke eksplisitt krav til innholdet i kvitteringen. Kvitteringen vil imidlertid være et speil/kilde av de opplysningene som kreves registrert/spesifisert på summeringsstrimlene. Dette innebærer bl.a. at kvitteringen skal inneholde klokkeslett og varegrupper. Ytterligere krav følger av annet regelverk. Det vises her til gjeldende rett vedrørende krav til innhold i salgsdokumenter. Forskrift nr. 2 til merverdiavgiftsloven regulerer innholdet i salgsdokumenter ved salg mellom næringsdrivende. Regnskapsloven av er en generell regel vedrørende dokumentasjon og regulerer også salg til forbruker. Både forskrift nr. 2 og regnskapsloven av krever at salgsdokumentet skal spesifisere bl.a. ytelsenes art. Dette antas å innebære et krav om ytterligere spesifisering i forhold til spesifisering på varegrupper. I NOU Ny bokføringslov videreføres spesifikasjonskravene i regnskapsloven av Det er derfor grunn til å merke seg at kravene til spesifikasjon i forslaget til ny bokføringslov er mer omfattende enn hva som følger av denne forskrift. Tredje ledd Registreringer på kassaapparatet eller terminalen skal ikke slettes eller endres uten at det tydelig fremkommer i inntektsdokumentasjonen. Korreksjonsposter skal dokumenteres med angivelse av beløp, årsak og antall korreksjoner. Korreksjoner kan skyldes feilslag, opplæring og lignende. Bestemmelsen er ment å sikre at virksomheten ikke skal kunne foreta endringer i registrerte opplysninger uten at dette tydelig fremkommer i dokumentasjonen. Fjerde ledd Det skal ved dagens slutt skrives ut summeringsstrimler, dvs. Z-rapporter, med angivelse av klokkeslett for når kassaapparatet ble avsluttet. Det sentrale her er at dette skal foregå ved dagens slutt og ikke neste dag. Z-rapporten skal vise kontantomsetning fordelt på varegrupper og eventuelle korreksjoner som er foretatt. Kravet om å vise omsetningen pr. varegruppe har sammenheng med spesifikasjonskravet i 3. Femte ledd Alle virksomheter som omfattes av forskriften skal som hovedregel, jf. første ledd, dokumentere all kontantomsetningen med summeringsstrimler på kassaapparat. I fjerde ledd er det gjort unntak for inngangspenger og garderobeavgift. Slike inntekter kan dokumenteres ved gjenpart av forhåndsnummererte billetter som er fortløpende nummerert for hvert år. Ved et krav om fortløpende nummerering hvert år unngår en at det brukes flere nummerserier og en kontroll av omsetningen vil bli enklere. Det skal også fremgå av billetten hva som er betalt og hva det er betalt for, og det skal dokumenteres kunder som gis fri adgang/garderobe. Det skal daglig utarbeides rapport over omsetningen basert på antall solgte billetter. Det er ikke stilt krav om at det gjøres ved dagens slutt. 5 Systemdokumentasjon/brukerbeskrivelse for kassasystemer Hensikten med bestemmelsen er å sikre skatte- og avgiftsmyndighetene en lettfattelig og grei oversikt over kassasystemet i den enkelte virksomhet. Det stilles krav til bruk av språk, men det åpnes for at Skattedirektoratet ved enkeltvedtak skal kunne gjøre unntak. Kravet til språk er i utgangspunktet sammenfallende med NOU Ny bokføringslov som tillater norsk, svensk, dansk og engelsk ved dokumentasjon av regnskapssystemet. 6 Kasseavstemming Hensikten med paragrafen er å sikre at virksomheten teller opp fysisk kassebeholdning og avstemmer denne mot kontantomsetning i henhold til rapporter som nevnt i 4. Dette skal gjøres daglig og det er ikke et krav om at det gjøres ved dagens slutt slik det er krav om ved utskrift av Z-rapport i 4. Med kontantbeholdning menes i tillegg til kontanter også kredittkort, betalingskort, sjekker, utgiftsbilag som er betalt av kassen og lignende. 5

6 7 Prisoversikter Hensikten med paragrafen er å sikre opplysninger om priser slik at kontrollmyndighetene og andre i ettertid kan gjøre økonomiske analyser av drift og regnskaper. Det skal utarbeides en oversikt over prisene som til enhver tid er oppkrevd. Dette kan gjøres ved trykte menyer eller ved at det lages prislister. Alle varepriser skal dokumenteres. Dette innebærer at tilbudspriser og alle typer spesialtilbud («happy hour», etc.) skal framgå med angivelse av kronebeløp. I de tilfeller der varer og tjenester tas ut av virksomheten, for eksempel til eier, ansatte mv., skal dette bokføres i regnskapet selv om det ikke er mottatt betaling. Prisene som benyttes ved slike uttak skal være dokumentert. Prisene på drikke, inngangspenger og garderobe skal alltid dokumenteres. Det er imidlertid gjort et unntak for matpriser i de tilfeller der serveringssteder endrer meny og pris oftere enn hver uke. Dette kan gjelde for eksempel veikroer som endrer meny daglig. Restauranter mv. med fast meny over lengre perioder, men som endrer dagens rett omfattes ikke av unntaket. 8 Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale Oppbevaringsplikten omfatter alt materiale som omtales i forskriften og som er med på å dokumentere omsetningen, herunder kassaruller, prislister mv. Dokumentasjonen skal oppbevares på en betryggende og ordnet måte i 10 år etter regnskapsårets slutt. Det vises til gjeldende rett, 11 i regnskapsloven av 1977 og 2-7 i regnskapsloven av 1998 som begge har krav til ti års oppbevaring. I NOU Ny bokføringslov er prislister ansett som sekundærdokumentasjon med 3,5 år oppbevaringstid. Dette er et forslag til nye oppbevaringsregler, herunder ny oppbevaringstid. Dersom lovforslaget blir vedtatt, vil ikke 10 års oppbevaringsplikt bli noen realitet da loven vil erstatte denne forskriften. 6