Ny Norsk Bokføringsstandard NBS 5 Dokumentasjon av balansen ( )

Transkript

1 Ny Norsk Bokføringsstandard NBS 5 Dokumentasjon av balansen ( ) Innhold 1. Innledning og virkeområde 2. Lov og forskrift 3. Formål 4. Balanseposter og verdier 5. Ubetydelige balanseposter 6. Typer dokumentasjon 7. Dokumentasjon av avsetninger, nedskrivninger mv. 8. Konsernregnskap 9. Språk 10. Kontrollspor og avstemminger 11. Oppbevaring og sikring 12. Ikrafttredelse (S-TKR IKS v/hjs) NBS 5 Dokumentasjon av balansen 1

2 1. Innledning og virkeområde Årsregnskapsforskriften 2 Bokføring Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger skal foretas i tråd med BokføringsLoven 3 til 14 og B.Forskriften kapittel 2 til 7 BL 11 og BF kapittel 6 BF 4. Grunnleggende bokføringsprinsipper Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskaps-opplysninger skal skje i samsvar med følgende grunnleggende prinsipper: 10. God bokføringsskikk: Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger skal skje i samsvar med god bokføringsskikk (S-TKR IKS v/hjs) NBS 5 Dokumentasjon av balansen 2

3 1. Innledning og virkeområde BL 11 krever at det skal foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige I BF kapittel 6 er det gitt nærmere dokumentasjonskrav til enkelte balanseposter Det generelle kravet til dokumentasjon av balansen er kortfattet, og gir lite veiledning knyttet til hva som kreves for å ha tilfredsstillende dokumentasjon av balansen Standarden NBS 5 utdyper de generelle kravene til dokumentasjon av balansen, samt kravene til dokumentasjon av «avsetninger», nedskrivninger mv. i BF 6-4 Uthevet skrift i standarden Grunnleggende prinsipper og nødvendige handlinger Normal skrift i standarden Tilhørende veiledning i form av forklarende og annen tekst (S-TKR IKS v/hjs) NBS 5 Dokumentasjon av balansen 3

4 2. Lov og forskrift BL 11. Dokumentasjon av balansen mv. Ved utarbeidelse av årsregnskap skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige Dokumentasjon av balansen er oppbevaringspliktig i 10 år etter regnskapsårets slutt, med krav til ordnet og betryggende sikret oppbevaring, jf. BL 13, BF kapittel 7 og NBS 1 Sikring av regnskapsmateriale (S-TKR IKS v/hjs) NBS 5 Dokumentasjon av balansen 4

5 2. Lov og forskrift BF Kapittel 6. Dokumentasjon av balansen 6-1. Dokumentasjon av varelager 6-2. Dokumentasjon av bankinnskudd, lånegjeld, kontanter og lignende Dokumentasjon av bankinnskudd og lånegjeld skal inneholde oppgaver fra finansinstitusjoner over mellomværende. Kontantbeholdning skal telles ved årets slutt. Opptellingen skal dokumenteres, og det skal fremgå hvem som har foretatt opptellingen og på hvilket tidspunkt. Eventuelle differanser skal forklares Dokumentasjon av finansielle instrumenter Finansielle instrumenter som er registrert i et verdipapirregister skal dokumenteres med oppgaver fra et verdipapirregister over verdipapirbeholdning Dokumentasjon av «avsetninger», nedskrivninger mv. Dokumentasjon av poster som er verdsatt etter vurdering skal minst omfatte opplysninger om beregningsmetode og de forutsetninger som beregningen bygger på (S-TKR IKS v/hjs) NBS 5 Dokumentasjon av balansen 5

6 3. Formål Dokumentasjon av balansen skal underbygge balansepostenes fullstendighet, alle balanseposter er bokført realitet kun balanseposter som eksisterer og gjelder den bokføringspliktige er bokført Dokumentasjonen verken viser mer eller mindre eiendeler, egenkapital eller gjeld enn det som står oppført i balansen og nøyaktighet. balansepostene er korrekt bokført, herunder riktig periodisert og verdsatt De beløpsmessig verdier er presentert i riktig balansepost og regnskapsperiode, og at disse verdiene stemmer med verdiene som framgår av dokumentasjonen Dokumentasjon av balansen skal utarbeides med henblikk på de behov som foreligger ved kontroll (bokettersyn, revisjon mv.) (S-TKR IKS v/hjs) NBS 5 Dokumentasjon av balansen 6

7 4. Balanseposter og verdier Dokumentasjon av balansen skal omfatte eiendeler, egenkapital og gjeld. For bokføringspliktige som er regnskapspliktige skal dokumentasjon av balansen underbygge regnskapsmessige verdier i henhold til det aktuelle rammeverket for «finansiell» rapportering (S-TKR IKS v/hjs) NBS 5 Dokumentasjon av balansen 7

8 5. Ubetydelige balanseposter Samtlige balanseposter skal dokumenteres, med mindre de er ubetydelige. Bruken av begrepet ubetydelig innebærer at beløpsgrensen for balanseposter som ikke kreves dokumentert er lavere enn hva begrepet uvesentlig normalt oppfattes å innebære. Lovutvalget benyttet i sin drøftelse begrepet helt ubetydelig, som også indikerer en lav grense. Grensen for ubetydelige balanseposter er ikke kvantifisert, men må vurderes ut fra den bokføringspliktiges størrelse og type/karakter. Hensynet til kontrollen med grunnlaget for avgifter tilsier at grensen er lav for foretak som er avgiftspliktige (S-TKR IKS v/hjs) NBS 5 Dokumentasjon av balansen 8

9 6. Typer dokumentasjon Omfang av og innhold i dokumentasjon av balanseposter skal tilpasses balansepostens art. Balansepostene kan dokumenteres på ulike måter (og standarden gir eksempler på hva som anses som et tilfredsstillende nivå for dokumentasjon av ulike balanseposter) Eksterne bekreftelser, f.eks. bankinnskudd, kassekreditt mv. dokumenteres med kontoutdrag eller årsoppgave fra banken, jf. BF 6-2 børsnoterte aksjer og andre noterte verdipapirer dokumenteres med oppgaver fra et verdipapirregister eller lignende. jf. BF 6-3 lånegjeld dokumenteres med oppgaver fra finansinstitusjoner, jf. BF 6-2 Opptelling av fysisk beholdning, f.eks. kontantkasser dokumenteres med bekreftelse på opptalt kontantbeholdning, jf. BF (S-TKR IKS v/hjs) NBS 5 Dokumentasjon av balansen 9

10 6. Typer dokumentasjon Annen dokumentasjon, f.eks. Regnskapsmessige «avsetninger» og periodiseringer kan dokumenteres med dokumentasjonen av de bokførte opplysningene, jf. BL 10 og BF 5-12 (se punkt 7 om dokumentasjon av avsetninger, nedskrivninger mv.) Varige driftsmidler er i mange tilfeller tilstrekkelig dokumentert med rapport fra et oppdatert driftsmiddelregister/ anleggskartotek. Også noteopplysningene kan dokumentere balanseført verdi. Ikke avskrivbare eiendeler, som tomter, kan dokumenteres med dokumentasjonen av de bokførte opplysningene, jf. BL 10. Avstemming mot driftsmiddelregister eller noteopplysninger (se punkt 10 og boken Bokføringsloven) Investering i ikke børsnoterte aksjer dokumenteres eksempelvis gjennom aksjonæroppgaver, eller gjennom noteopplysninger om eierforhold i årsregnskapet til investeringsobjektet (S-TKR IKS v/hjs) NBS 5 Dokumentasjon av balansen 10

11 6. Typer dokumentasjon Skyldige offentlige avgifter (skattetrekk, arbeidsgiveravgift, merverdiavgift mv.) dokumenteres gjennom innsendte oppgaver Avstemming mot innsendte oppgaver Kundefordringer og leverandørgjeld dokumenteres med saldolister fra kunde- og leverandørregistrene Avstemming av saldolister fra kundespesifikasjonene Avstemming av saldolister fra leverandørspesifikasjonene, eventuelt tilsendte kontoutskrifter Egenkapital dokumenteres med avstemmingsskjema for egenkapital mv., avstemming i noteopplysningene, eller oppstilling av endringer i egenkapitalen (S-TKR IKS v/hjs) NBS 5 Dokumentasjon av balansen 11

12 6. Typer dokumentasjon De eksemplene som er nevnt dokumenterer i hovedsak balansepostenes realitet og fullstendighet (jf. punkt 3). Korrekt verdsettelse må i mange tilfeller dokumenteres særskilt, se punkt 7 om dokumentasjon av avsetninger, nedskrivninger mv. Dersom den opprinnelige dokumentasjonen av de bokførte opplysningene (bilaget) benyttes som dokumentasjon av balansen, - f.eks. for regnskapsmessige «avsetninger» og periodiseringer, bør det tas en kopi som oppbevares som dokumentasjon av balanseposten i 10 år etter balansedagen. Ved elektronisk oppbevaring kan det i stedet for å ta en kopi knyttes en kobling mellom balanseposten eller øvrig dokumentasjon av denne, og den opprinnelige dokumentasjonen av de bokførte opplysningene. Eksemplene er ikke uttømmende, og dokumentasjonen av balansepostene bør i alle tilfeller tilpasses slik at den oppfyller formålet om å vise balansepostenes fullstendighet, realitet og nøyaktighet med henblikk på ekstern kontroll (S-TKR IKS v/hjs) NBS 5 Dokumentasjon av balansen 12

13 7. Dokumentasjon av avsetninger, nedskrivninger mv. Dokumentasjon av balanseposter verdsatt etter vurdering skal særlig underbygge balansepostenes nøyaktighet (verdsettelse). Der det er aktuelt skal dokumentasjonen inneholde opplysninger om beregningsmetode og forutsetninger som ligger til grunn for beregningen (S-TKR IKS v/hjs) NBS 5 Dokumentasjon av balansen 13

14 7. Dokumentasjon av avsetninger, nedskrivninger mv. Poster verdsatt etter vurdering, f.eks «Avsetning» for forventet/ estimert tap på kundefordringer estimering av økonomisk levetid og valg av avskrivningsplan for varige driftsmidler vurdering av virkelig verdi i forbindelse med nedskrivning av anleggsmidler «avsetning» for utgifter til fjerning og opprydding «vurdering av pensjonsforpliktelser og -midler» (S-TKR IKS v/hjs) NBS 5 Dokumentasjon av balansen 14

15 8. Konsernregnskap og 9. Språk Ved utarbeidelse av konsernregnskap skal det foreligge dokumentasjon av særskilte balansestørrelser for konsernregnskapet. Eksempel Eliminering av transaksjoner mellom konsernselskaper Dokumentasjon av balansen skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk, med mindre annet følger av forskrift eller enkeltvedtak (S-TKR IKS v/hjs) NBS 5 Dokumentasjon av balansen 15

16 10. Kontrollspor og avstemming Det skal eksistere kontrollspor mellom balansen og dokumentasjon av balansen. Kravet til kontrollspor kan etterleves f.eks. ved bruk av en ringperm hvor skillearkene er merket med kontonummer eller balansepost (navn på regnskapslinje) filer som oppbevares i kataloger og med filnavn som klart angir hvilken balansepost og hvilket regnskapsår dokumentasjonen vedrører Eksempel: Kom Totalavstemming mva-nn År-Kommune-Enhet (kommune)-kapittel-skjema nr/navn-ansvarlig programvare særskilt utviklet for å ivareta krav til dokumentasjon av balansen, herunder kravet til kontrollspor (S-TKR IKS v/hjs) NBS 5 Dokumentasjon av balansen 16

17 10. Kontrollspor og avstemming Det er underforstått at det i mange tilfeller kreves en avstemming mellom dokumentasjonen og balanseposten. Dette vil være særlig aktuelt i de tilfeller hvor dokumentasjonen i utgangspunktet ikke klart viser den regnskaps verdien som skal dokumenteres. Et eksempel kan være en bankavstemming, som viser hvilke åpne poster som utgjør forskjellen mellom bokført saldo og saldo i henhold til oppgave fra banken (kontoutdrag). Avstemmingen må inneholde et kontrollspor til den underliggende dokumentasjonen som ligger til grunn for avstemmingspostene. I eksemplet med bankavstemmingen kan avstemming av transaksjoner som er bokført, men som ikke er registrert i banken, henvise til dokumentasjonen av de bokførte opplysningene (bilagsnummer eller annen identifikasjonskode) (S-TKR IKS v/hjs) NBS 5 Dokumentasjon av balansen 17

18 10. Kontrollspor og avstemming (BL 4 nr. 7 Grunnleggende bokføringsprinsipper Sporbarhet: Det skal foreligge et toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering BL 6 Sporbarhet: Bokførte opplysninger skal lett kunne følges fra dokumentasjon via spesifikasjoner frem til pliktig regnskapsrapportering. Det skal likeledes på en lett kontrollerbar måte være mulig å finne tilbake fra pliktig regnskapsrapportering til dokumentasjonen for de enkelte bokførte opplysningene. Dokumentasjon av bokførte opplysninger skal være nummerert eller identifisert på annen måte som gjør det mulig å kontrollere at den er fullstendig. Dokumentasjon av kontrollsporet, herunder hvordan systemgenererte poster kan etterprøves, skal foreligge i de tilfellene det er nødvendig for å kunne kontrollere bokførte opplysninger på en enkel måte. BL ledd Dokumentasjon av bokførte opplysninger: Dersom dokumentasjonen består av flere dokumenter, skal det være referanse fra primærdokumentet til øvrige dokumenter BL ledd jf. 1. ledd nr. 3. Oppbevaring: Dokumentasjonen av kontrollsporet skal oppbevares i Norge i 10 år etter regnskapsårets slutt.) (S-TKR IKS v/hjs) NBS 5 Dokumentasjon av balansen 18

19 11. Oppbevaring og sikring Dokumentasjon av balansen skal oppbevares ordnet og betryggende sikret mot ødeleggelse, tap, sletting og endring i 10 år etter regnskapsårets slutt. Eksempler på å utarbeide og oppbevare dokumentasjon av balanseposter Det utarbeides et komplett sett med dokumentasjon av balansepostene for hvert enkelt regnskapsår, som skal oppbevares i ti år etter regnskapsårets slutt. Dokumentasjonen av balansepostene oppdateres hvert år med årets endringer, slik at historikken for de 10 siste regnskapsårene oppbevares samlet. Ny dokumentasjon legges inn, og dokumentasjon som ikke lenger er aktuell tas ut tidligst 10 år etter utgangen av det siste regnskapsåret dokumentasjonen var aktuell for (S-TKR IKS v/hjs) NBS 5 Dokumentasjon av balansen 19

20 12. Ikrafttredelse Standarden får virkning for regnskapsår som begynner 1. januar 2015 eller senere, men det oppfordres til tidligere anvendelse. Takk for oppmerksomheten! (S-TKR IKS v/hjs) NBS 5 Dokumentasjon av balansen 20