Regelverk for webfaktura

Transkript

1 Regelverk for webfaktura Jan Terje Kaaby Statsautorisert revisor og autorisert regnskapsfører

2 Bokføringsreglene Bokføringsreglene Bokføringsloven med forskrifter God bokføringsskikk Rettslig standard, jf. bokføringsloven 4 nr.10 Standarder og uttalelser fra Bokføringsstandardstyret Uttalelser og artikler fra Skattedirektoratet

3 Bokføringsplikt Bokføringsloven 2 Bokføringsplikten gjelder enhver som har Årsregnskapsplikt etter regnskapsloven Næringsoppgaveplikt etter ligningsloven Omsetningsoppgaveplikt etter merverdiavgiftsloven Pålegg fra Skattekontoret eller Oljeskattekontoret Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) 2 Forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak 8

4 Begrepsbruk Salgsdokument = utgående faktura Den dokumentasjon av bokførte opplysninger som utstedes fra selger til kjøper ved salg av varer og/eller tjenester Kjøpsdokument = inngående faktura Kjøpers kjøpsdokument er det samme som selgers salgsdokument Efaktura Et salgsdokument hvor innholdet overføres elektronisk fra selger til kjøper, og kan importeres i kjøpers regnskapssystem og behandles maskinelt Omfatter ikke oversendelse av billedfiler (pdf mv.)

5

6 Innhold i salgsdokumenter Bokføringsforskriften 5-1 ( til 5-1-8) Nummer (fakturanummer) Fortløpende, maskinelt tildelt eller trykte blanketter Dato for utstedelse Fakturadato, ikke leverings- eller betalingsdato Selger Foretaksnavn som registrert i Foretaksregisteret Organisasjonsnummer, eventuelt etterfulgt av MVA Kjøper Navn som registrert i Foretaksregisteret Adresse eller organisasjonsnummer

7 Innhold i salgsdokumenter (forts.) Ytelsens art Hva som er solgt - beskrivelse av varer/tjenester Hensyn til kjøper og etterkontroll Ytelsens omfang Hvor mye som er solgt - stk, kg, meter, timer mv. Hva med fastprisavtaler, revisjon mv.? Tidspunkt for levering (dato) Ikke hvis post/speditør og salgsdokument følger varen Sted for levering Adresse for fysisk levering av varen/tjenesten Ikke aktuelt for alle tjenester

8 Innhold i salgsdokumenter (forts.) Vederlag Kan være i valuta, men anbefales også NOK Splittes opp pr. MVA-sats, innenfor/utenfor loven Betalingsforfall Dato Viktig på grunn av regler for purregebyr og inkasso Merverdiavgift I norske kroner, ikke i valuta med omregningskurs Andre avgifter som kreves spesifisert i lov/forskrift

9 Språk i salgsdokumenter Bokføringsloven 10 Salgsdokumentene skal vise de bokførte opplysningenes berettigelse Ved kontroll av ekstern kontrollør uten særskilte språkkunnskaper Uttalelse fra Skattedirektoratet Norsk (herunder nynorsk og samisk) Svensk Dansk Engelsk

10 Utsteder av salgsdokumenter Bokføringsforskriften Skal som hovedregel utstedes av selger Finnes enkelte unntak, herunder Kjøp fra ikke bokføringspliktig selger Kjøper sitter på beregningsgrunnlag, ikke selger Noen tilfeller i primærnæring, husflid mv. Salgsdokumentet er utstedt når Salget er bokført av selger basert på faktura, eller Salgsdokumentet er oversendt til kjøper

11 Tidspunkt for utstedelse Bokføringsforskriften til Hovedregel Snarest mulig, og senest en måned etter levering Leveranser som faktureres månedlig Innen femten virkedager i måneden etter levering Tjenester som leveres løpende Senest en måned etter den ordinære MVA-terminen Tjenester basert på måling av faktisk forbruk Lengre perioder, begrenset til ett år Så vidt mulig innenfor leveringsåret

12 Tidspunkt for utstedelse (forts.) Tjenester som leveres etter anbud I henhold til avtale, med mindre avtalt fakturering avviker vesentlig fra reell fremdrift Forskuddsfakturering inklusive MVA tillatt for inntil et år (om mulig innenfor leveringsåret) for: Persontransport Servering Abonnementer, leier, avgifter og lignende Adgang til museer, gallerier, fornøyelsesparker og opplevelsessentre Rett til å overvære idrettsarrangementer

13 Utstedelsesformat Kan utstedes på papir eller elektronisk Bokføringsloven 10 Skal ikke endres etter utstedelse Bokføringsloven 4 nr. 9 Krav til forsvarlig sikring mot endring, sletting eller tap Skattedirektoratets uttalelser og Ikke direkte redigerbare formater, for eksempel i en e-post eller som vedlegg i en tekstbehandlings- eller regnearkfil Kjøper, eller tredjepart som representerer kjøper, har ikke tillatelse til å endre salgsdokument som er utstedt av selger

14 Oppbevaring Bokføringsloven 13 og forskriften kapittel 7 10 år etter regnskapsårets slutt I Norge Elektronisk i Danmark, Finland, Island, Sverige Fysisk oppbevaringsmedium (f.eks. server) Ordnet og lett å gjenfinne Spesiell utfordring ved elektronisk lagring? Lesbarhet og mulighet for utskrift på papir i 10 år Maskinvare, programvare, brukerveiledninger Mulighet for etterkontroll

15 Sikring Bokføringsloven 13 og forskriften kapittel 7 Betryggende sikret mot Ødeleggelse Tap Sletting Endring NBS Sikring av Regnskapsmateriale Risikovurdering Dokumentasjon Sikkerhetskopiering

16 Kontrollspor Bokføringsloven 10 og NBS Kontrollsporet Toveis kontrollspor Salgsdokument (faktura) Bokføring/ spesifikasjoner Årsregnskap, ligningsoppgv. Bilagsnummerering fullstendighetskontroll Gjelder både selgers og kjøpers eksemplar

17 Egne standarder om efaktura Bokføringsstandardstyret Norsk bokføringsstandard NBS Elektronisk fakturering Kriterier for at elektronisk fakturering skal skje i henhold til bokføringsreglene Fokus på Sikring mot endring, sletting, tap og ødeleggelse Tilgjengelighet og lesbarhet etterkontroll Standard Norge NS 4175:2008 Elektronisk fakturering Forenkling av prosessene omkring elektronisk baserte handelstransaksjoner

18 Webfakturaportal Løsning 1 eget faktureringssystem Salgsdokument utstedes fra eget faktureringssystem Papir eller ikke direkte redigerbar fil Fakturadata legges inn i webfakturaportalen Fakturadata i webfakturaportalen er ikke salgsdokument for selger eller kjøpsdokument for kjøper Innlegging av data i webfakturaportal er kun kontering/ bokføring i kjøpers regnskapssystem Må legge ved salgsdokumentet som ble utstedt fra eget faktureringssystem Selgers salgsdokument og kjøpers kjøpsdokument

19 Webfakturaportal (forts.) Løsning 2 ikke eget faktureringssystem Salgsdokument utstedes direkte i webfakturaportalen Finnes ikke noe annet salgsdokument Webfakturaportalen tildeler fortløpende fakturanumre Basert på selgers organisasjonsnummer Flere nummerserier - flere portaler eller bytte av portal? Fakturering både i eget system (til private) og i direkte i webfakturaportalen (til det offentlige)? Selger må ha en kopi av salgsdokumentet fra portalen Papir eller ikke direkte redigerbart format Kjøper benytter efaktura fra portalen Kjøpsbilag til bokføringen

20 Kontaktinformasjon Jan Terje Kaaby Rådgiver Statsautorisert revisor - Autorisert regnskapsfører MSc in Public Accounting Siviløkonom Direkte: (+47) E-post: [email protected] Nettside: