Utvalgte problemstillinger knyttet til bokføringsreglene

Transkript

1 Utvalgte problemstillinger knyttet til bokføringsreglene Salg av nye leiligheter i boligselskaper Revisjon og revisjonsplikt må, bør eller trenger ikke Terje Tvedt, BDO AS

2 Utvalgte problemstillinger knyttet til bokføringsreglene

3 Agenda Innledning og historikk Pliktig regnskapsrapportering og ajourhold Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering Kontrollspor Dokumentasjon av bokførte opplysninger Dokumentasjon av balansen Oppbevaring side 3

4 INNLEDNING side 4

5 Litt historikk Bokføringsloven og forskriften ble vedtatt høsten 2004 Gjeldende for alle fra Evaluering av bokføringsloven Bokføringsstandard styret har foretatt en gjennomgang av bokføringsregelverket for Finansdepartementet Delrapport I Godkjenningsordning for kassasystemer (september 2008) Delrapport II Forslag til endringer i bokføringsloven og bokføringsforskriften (oktober 2008) Delrapport III - Forskriftsendringer, forsikring, bank og finans (april 2009) side 5

6 Litt historikk (forts) Lov om endringer i bokføringsloven ble fastsatt Deler av bokføringslovendringer satt i kraft Resterende bokføringslovsendringer satt i kraft Enkelte endringer i bokføringsforskriften vedtatt Enkelte endringer i bokføringsforskriften og overgangsforskriften vedtatt Flere endringer i bokføringsforskriften vedtatt side 6

7 Oppbevaringstid Fem år fra 2015 Unntak Dokumentasjon av prosjektregnskap må oppbevares i minst 10 år. Bankers og finansieringsforetaks kunde- og leverandørspesifikasjoner må oppbevares i minst 10 år. Foretak med petroleumsutvinning eller rørledningstransport må fortsatt oppbevare i minst 15 år og i minst 10 år for utenlandske selskaper og personer som driver virksomhet på norsk sokkel. Dokumentasjon av kjøp av kapitalvarer som er omfattet av justeringsreglene og gjelder fast eiendom, skal oppbevares i ti år etter regnskapsårets slutt. Dokumentasjon som skal utarbeides etter merverdiavgiftsforskriften ved anskaffelser, bruk og overdragelser av kapitalvarer, skal oppbevares i fem år etter siste år i justeringsperioden. Petroleumsutvinning og rørledningstransport - 15 år side 7

8 Formål med regelverket Formål Etablere grunnlag for å produsere årsregnskap og annen historisk regnskapsrapportering som følge av lov og forskrift (pliktig regnskapsrapportering og spesifikasjon av den) Muliggjør innsyn i løpende transaksjoner og pliktig regnskapsrapportering Ikke inkludert i formålet Intern kontroll Intern rapportering side 8

9 Oppbygging av regelverk for regnskapsføring og -avleggelse Regnskapsrapportering 1. Bokføring og øvrig registrering 2. Regnskapsavslutning 3. Distribusjon og tilgjengeliggjøring Bokføringsloven Regnskapsloven mm Aksjelovene og annen lovgivning side 9

10 Innledning - lovmodellen Formål og grunnleggende bokføringsprinsipper Pliktig regnskapsrapportering Dokumentasjon av balansen Spesifikasjon av pliktig regnskapsrapportering Bokføring Dokumentasjon av bokførte opplysninger Oppbevaring Øvrige regler Side 10 side 10

11 God bokføringsskikk NBS 1 Sikring av regnskapsmateriale (mars 2014) NBS 2 Kontrollsporet (mars 2014) NBS 3 Elektronisk tilgjengelighet i 3,5 år (mars 2014) NBS 4 Elektronisk fakturering (mars 2014) NBS 5 Dokumentasjon av balansen (mai 2013) NBS 6 Bruk av tekstbehandlings- og regnearkprogrammer (mars 2014) NBS 7 Dokumentasjon av betalingstransaksjoner (januar 2015) NBS 8 Sideordnede spesifikasjoner (april 2015) side 11

12 God bokføringsskikk (forts) GBS 1 Utstedelse av kreditnota (desember 2014) GBS 2 Kjøreskolers plikt til å ha kassaapparat og timebestillingssystem (mars 2014) GBS 5 Utstedelse av salgsdokumentasjon for rabatter, markedstøtte mv. (september 2014) GBS 6 Oppbevaringsplikt for ordresedler mv. (april 2015) GBS 7 Utstedelse av salgsdokumentasjon royalty til forfattere (mars 2014) GBS 8 Bokføring av innbytte (mars 2014) GBS 9 Spesifikasjon av grunnlaget for inngående merverdiavgift ved innførsel av varer samt dokumentasjons- og oppbevaringskrav (april 2015) GBS 10 Dokumentasjon av medgått tid (april 2015) GBS 13 Forskuddsfakturering (september 2014) GBS 15 Oppbevaring av pliktig regnskapsrapportering gjennom rapportering til Altinn (april 2015) GBS 16 Internettsalg (april 2015) GBS 17 Tidspunkt for dagsoppgjør for serveringssteder (april 2015) side 12

13 Grunnleggende bokføringsprinsipper (BFL 4) 1. Regnskapssystem 2. Fullstendighet 3. Realitet 4. Nøyaktighet 5. Ajourhold 6. Dokumentasjon 7. Sporbarhet 8. Oppbevaring 9. Sikring 10. God bokføringsskikk side 13

14 PLIKTIG REGNSKAPSRAPPORTERING OG AJOURHOLD side 14

15 Pliktig regnskapsrapportering - definisjon lovbestemt rapportering av historiske regnskapsopplysninger til eksterne parter, gitt i skriftlig form til fastsatt tidspunkt med forhåndsdefinert innhold Årsregnskap, ligningsoppgaver, mva-oppgaver osv. Kravet til skriftelighet utelukker ikke at pliktig regnskapsrapportering er i elektronisk form Det er en forutsetning for bokføringsplikt, at man har pliktig regnskapsrapportering side 15

16 Pliktig regnskapsrapportering - avgresning BFF 2-1 Pliktig regnskapsrapportering Pliktig regnskapsrapportering etter BFL 3 omfatter regnskapsrapportering med hjemmel i: Regnskapsloven Merverdiavgiftsloven Ligningsloven Skattebetalingsloven Folketrygdloven Regnskapsrapportering med hjemmel i Finanstilsynsloven er tatt bort i BFF 2-1 side 16

17 Ajourhold spesifikke regler BFL 7, 2. ledd Bokføringen skal være à jour innen fristene for pliktig regnskapsrapportering og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned BFF 4-1 Unntak for virksomheter med få transaksjoner Færre enn 600 (endret fra 300) bilag pr år. Men må være à jour innen fristene for pliktig regnskapsrapportering side 17

18 SPESIFIKASJONER AV PLIKTIG REGNSKAPSRAPPORTERING side 18

19 Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering Detaljgjengivelse og/eller sammenstilling av bokførte opplysninger, eksempelvis fordringer og gjeld pr motpart Skal foreligge hos bokføringspliktige, men i motsetning til pliktig regnskapsrapportering ikke sendes til eksterne parter Forutsetningen for å kunne frembringe en spesifikasjon er vanligvis at det har skjedd en bokføring med påfølgende bearbeiding av opplysningene Grunnlaget for selve bokføringen er heretter benevnt dokumentasjon, og må ikke forveksles med spesifikasjoner side 19

20 Lovbestemte spesifikasjoner - regnskapslovgivningen BFL 5 For hver periode med pliktig regnskapsrapportering, og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned, skal den bokføringspliktige være i stand til å kunne utarbeide: 1. Bokføringsspesifikasjon 2. Kontospesifikasjon 3. Kundespesifikasjon 4. Leverandørspesifikasjon 5. Spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere, og egen virksomhet 6. Spesifikasjon av salg til eiere og deltakere 7. Spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte side 20

21 Lovbestemete spesifikasjoner skatte- og avgiftsrapprotering BFL 5 (forts.) For hver periode med pliktig rapportering skal den bokføringspliktige i tillegg være i stand til å kunne utarbeide: 1. Spesifikasjon av merverdiavgift 2. Spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser 3. Spesifikasjon av elimineringer og andre posteringer ved utarbeidelse av konsernregnskap Detaljer i BFF 3-1 Regnskapssystemet skal kunne gjengi spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering på papir side 21

22 Utarbeidelse av spesifikasjoner Tidligere var det at krav om at spesifikasjonene skulle utarbeides Nå kan man velge om: Utarbeide eller Kunne utarbeide (dvs. utarbeide ved behov) Krav til lukking hvis man ikke utarbeider spesifikasjonene side 22

23 Regler for utarbeidelse av lovbestemte spesifikasjoner Må kunne utarbeide på forespørsel for 5/10 år tilbake, dette krever lukking Dato for utarbeidelse skal fremgå av spesifikasjonene Krever oppbevaring av bokførte opplysninger Vanligvis i regnskapssystemet de er bokført i Krav om lukking av regnskapsperioder Dokumentasjon av lukkefunksjonen Kan også utarbeide og oppbevare ferdige spesifikasjoner Printfiler på server, utskrift på papir mv. For begge alternativene sikring mot endring, sletting, tap og ødeleggelse i samsvar med NBS 1 Sikring av regnskapsmateriale side 23

24 Lukking av regnskapsperioder Krav til lukking av perioder Regnskapsperiodene skal lukkes innen ajourholdsfristene i BFL 7 Lukking skal gi tilfredsstillende sikring mot endring eller sletting av bokførte opplysninger etter fristens utløp Ved lukking av regnskapsperioder skal det foreligge en beskrivelse av regnskapssystemets funksjonalitet for lukking side 24

25 Underspesifikasjoner NBS 2 Kontrollsporet Poster kan fremkomme som totaler i spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering, dersom transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner fremkommer enkeltvis og oppsummert i underliggende spesifikasjoner, og er kontrollerbare mot totalen F. eks daglige kontantsalg i en egen rapport. Periodens totale kontantsalg i henhold til rapporten bokføres. Rapporten blir da en underspesifikasjon av bokførings-spesifikasjonen og kontospesifikasjonen (må inneholde dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning) Gjelder ikke kunde- og leverandørspesifikasjon side 25

26 KONTROLLSPOR side 26

27 Kontrollspor Den tidligere bestemmelsen om regnskapssystem i BFL 6 mv., ble endret i 2012 slik at det nå presiseres at det er kontrollsporet som skal beskrives Dokumentasjon av kontrollsporet, herunder hvordan systemgenererte poster kan etterprøves, skal foreligge i de tilfeller det er nødvendig for å kontrollere bokførte opplysninger på en enkel måte Dokumentasjon av bokførte opplysninger skal være nummerert eller identifisert på annen måte som gjør det mulig å kontrollere at den er fullstendig. side 27

28 Kontrollspor - regelverket BFL. 4, punkt 7 Sporbarhet: Det skal foreligge toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering BFL. 6 Bokførte opplysninger skal lett kunne følges fra dokumentasjon via spesifikasjoner frem til pliktig regnskapsrapportering. Dokumentasjon av kontrollsporet, herunder hvordan systemgenererte poster kan etterprøves Dokumentasjon av bokførte opplysninger skal være fortløpende nummerert, eller identifisert på annen måte som gjør det mulig å kontrollere at den er fullstendig for hver enkelt bokføringspliktig etter BFL 2. NBS 2 Kontrollsporet (oktober 2012) side 28

29 Fra dokumkentasjon til rapportering side 29

30 NBS 2 - Kontrollsporet Standarden omhandler Generelle krav til toveis kontrollspor Krav til dokumentasjon av kontrollsporet, som kun gjelder i de tilfeller hvor dette er nødvendig for å kunne kontrollere de bokførte opplysningene på en lett måte side 30

31 NBS 2 egenskaper ved kontrollsporet Det skal foreligge toveis kontrollspor mellom dokumentasjon av Bokførte opplysninger, Opplysninger i spesifikasjon av pliktig regnskapsrapportering, og Pliktig regnskapsrapportering Det skal på samme måte foreligge et toveis kontrollspor mellom balansen og dokumentasjon av balansen Kontrollsporet skal være lett å følge for en ekstern kontrollør side 31

32 Felles nummerering Felles faktureringssystem i konsern Uttalelse fra Skattedirektoratet Det er ikke i samsvar med bokføringsforskriften at flere benytter en felles nummerserie Hver bokføringspliktig etter BFL 2, må ha sin egen nummerserie Evt. må salgsdokumentene være merket på annen måte slik at fullstendig registrering av utfakturerte salg kan etterprøves på en enkel måte side 32

33 Nummerering ved skanning Krav om fortløpende nummerering Kan løses på flere måter, men kravet til kontrollspor må ivaretas Manuell løsning hvor bilagene nummereres før skanning og filen merkes med hvilke bilag den inneholder Skanningprogram hvor programmet tildeler nummer Nummeret fremgår ikke direkte av det skannede dokumentet Må kunne gå fra dokumentasjonshenvisning i spesifikasjonen til dokumentasjonen og motsatt vei side 33

34 NBS 2 - Dokumentasjon av kontrollsporet Dokumentasjon av kontrollsporet skal utarbeides dersom det er nødvendig for å kontrollere bokførte opplysninger og pliktig regnskapsrapportering på en lett måte Dersom dokumentasjon av kontrollsporet er nødvendig skal den være så utfyllende og omfattende og inneholde de opplysningene som er nødvendig for at en ekstern kontrollør kan etterprøve bokførte opplysninger og pliktig regnskapsrapportering Dokumentasjonen skal være strukturert og organisert på en måte som gjør det mulig for en ekstern kontrollør å forstå kontrollsporet side 34

35 DOKUMENTASJON AV BOKFØRTE OPPLYSNINGER side 35

36 Dokumentasjon av bokførte opplysninger Bokførte opplysninger skal være dokumentert (BFL 10) Vise bokførte opplysningers berettigelse Korrekt og fullstendig innhold Ikke endres etter utstedelse side 36

37 Primær- og sekundærdokumentasjon Sekundærdokumentasjon Primærdokumentasjon Avtale Leveranse Dokumentasjon av bokførte opplysninger Lovbestemte spesifikasjoner Ordre Pakksedler Faktura eller tilsvarende Kontospesifikasjon Kontrakter om større leveranser Arbeidsbeskrivelser og lignende Kontantsalgsdok. Kundespesifikasjon Timebestillinger Timelister Lønnsdokumentasjon Bokføringsspesifikasjon Dokumentasjon av utlegg som refunderes ansatte Prosjektregnskap Dokumentasjon av betalingstransaksjoner Side 37

38 Salgsdokumentet BFF Dokumentasjon av salg av varer og tjenester skal minst inneholde: Nummer og dato for utstedelse (dokumentasjonsdato) Angivelse av partene (også kjøper) Ytelsens art og omfang Tidspunkt og sted for levering Vederlag og betalingsforfall Mva og andre avgifter som kreves spesifisert Mva skal angis i NOK Hvis det ikke er tilstrekkelig informasjon på faktura => annen dokumentasjon (avtaler, brev, pakksedler) kan bli primærdokumentasjon, krever henvisning fra faktura side 38

39 Språk i salgsdokumentet BFF 5-1-1a Norsk, svensk, dansk eller engelsk (departementet kan ved forskrift eller enkeltvedtak bestemme annet språk) Bokføringspliktige med filialer i utlandet kan likevel utstede filialens salgsdokument på det lokale språket side 39

40 Hvem kan utstede salgsdokument Utstedelse av salgsdokument BFF Utsteder av dokumentasjon Skal utstedes av selger med mindre annet er bestemt i lov/forskrift Bokføringspliktig som kjøper av ikke bokføringspliktig kan utstede salgsdokumentasjon på vegne av selger Angivelse av kjøpere som kan utstede salgsdokument Hovedsakelig foreninger og samvirkelag innenfor primærnæringene side 40

41 Tidspunkt for utstedelse av salgsdokument BFF 5-2-: 2. Tidspunkt for utstedelse - hovedregel Snarest mulig og senest en måned etter levering Års-/årsterminoppgaver samme kalenderår 3. Månedlig fakturering Leveranser som faktureres månedlig kan faktureres innen 15 virkedager i måneden etter leveringsmåneden 4. Løpende levering av tjenester Senest en måned etter utløpet av ordinær mva termin Kan utsettes for ubetydelige leveranser Bestemmelsen gjelder også for varer som leveres sammen med tjenesten 5. Strøm, telefoni og lignende Måling av faktisk forbruk, salgsdokumentasjon for lengre perioder maks 1 år, helst samme kalenderår side 41

42 Tidspunkt for utstedelse av salgsdokument (forts) 6. Forskuddsfakturering Persontransport, servering, abonnementer, leie, avgift og lignende kan utstedes før levering har funnet sted begrenset til 1 år Hva kan det ligne på? Helst samme kalenderår som levering For andre typer leveranser kan forskuddsfakturering med mva ikke utstedes Ikke avgiftspliktige leveranser kan forskuddsfaktureres 7. Kreditnota 8. Dispensasjon side 42

43 Nummerering og datering Salgsdokument som utstedes innen de femten første virkedager i måneden, kan angi siste dato i foregående måned som dokumentasjonsdato, forutsatt at varen eller tjenesten er levert på dette tidspunktet. Bestemmelsen gjelder tilsvarende for uttak Ved utleie av fast eiendom hvor det utstedes salgsdokumenter på papir for flere perioder på samme tidspunkt, kan dokumentasjonsdato settes lik forfallsdato Plikten til nummerering av salgsdokument gjelder ikke konkursbo som ikke er næringsdrivende og som plikter å levere omsetningsoppgave etter merverdiavgiftsloven side 43

44 Løpende ytelser Salg av ikke avgiftspliktige tjenester som leveres løpende til fast beløp per periode, i henhold til skriftlig inngått avtale, kan dokumenteres med betalingsdokumentasjon. Betalingsdokumentasjonen skal i slike tilfeller inneholde de opplysninger som kreves i et salgsdokument, med unntak av fakturanummer. side 44

45 Dokumentasjon av bokførte opplysninger Krav til originalitet Papirdokumentasjon og elektronisk dokumentasjon er i prinsippet likestilt Den bokføringspliktige må dokumentere hva som er originaldokumentasjon dersom dette ikke er åpenbart Original dokumentasjon er utstedt når de dokumenterte opplysningene - er bokført hos utsteder, eller - kan bokføres av mottaker ved at dokumentasjonen er oversendt Side 45

46 Filformat ved elektronisk utstedelse av salgsdokumenter Salgsdokumenter som utstedes elektronisk skal utstedes i et filformat som ikke enkelt lar seg redigere i allment kjent sluttbrukerverktøy for tekstbehandling, regneark, e-post mv. uten at endring fremgår direkte av salgsdokumentet side 46

47 NBS 4 Elektronisk fakturering Omhandler kriterier som må oppfylles for at elektronisk fakturering skal skje i samsvar med kravene i bokføringsreglene Særlig gjelder dette Krav til rimelig sikring av salgsdokumentene mot endring, sletting, ødeleggelse eller tap etter utstedelse, og Krav til lesbarhet og mulighet for etterkontroll i hele oppbevaringsperioden, herunder krav til kontrollspor side 47

48 Elektronisk faktura - definisjon En elektronisk faktura er et salgsdokument hvor innholdet overføres elektronisk fra selger til kjøper, og kan importeres i kjøpers regnskapssystem og behandles maskinelt. Et vedlegg til en elektronisk faktura er enhver oversendelse som ikke er en del av den elektroniske fakturaen slik denne defineres i punkt 3.1, men som har innhold som kreves i salgsdokumentet og som oppfattes av selger og kjøper å være en del av dette. Vedlegg kan oversendes som filer i samme forsendelse som den elektroniske fakturaen, eller oversendes på papir eller som filer adskilt fra den elektroniske fakturaen. Omfatter ikke fakturaer sendt i pdf-format pr epost side 48

49 Internettsalg Netthandel Nedlasting av lydbok, musikkfil mv. og betaling med bank-/kredittkort => Kontantsalg Neppe krav til dagsoppgjør Salg av varer Betaling i forbindelse med bestillingen er forskuddsbetaling Mottatt dokument er ordrebekreftelse med kvittering (forskuddsbetaling) Faktura følger varen side 49

50 Dokumentasjon av kjøp Dokumentasjon av kjøp BFF 5-5 Kjøpsdokumentet skal være salgsdokumentet selger har utstedt, og skal innholde de opplysningene som kreves i et salgsdokument Ved kontantkjøp fra detaljist skal kjøpsdokumentasjonen også inneholde angivelse av kjøper når vederlaget overstiger kr inkl mva. Gjelder ikke når det er betalt med den bokføringspliktiges betalingskort. Når kjøper ikke er angitt skal formålet klart fremgå (kan påføres av kjøper selv) side 50

51 Dokumentasjon utlegg av ansatt Dokumentasjon av kjøp BFF 5-5 (forts.) Dokumentasjon av kjøp som er lagt ut av ansatt skal inneholde angivelse av kjøper (arbeidsgiver) når vederlaget overstiger kr inkl. mva. og varen er for videresalg eller direkte innsatsfaktor i tjenesteproduksjon Gjelder ikke når det er betalt med den bokføringspliktiges betalingskort Når kjøper ikke er angitt skal formålet klart fremgå side 51

52 Her står jeg i butikken.. Ingen motpartsangivelse Vederlag > ? Ja Motpartsangivelse og reskontroføring Nei Nei Utlegg som ansatt? Nei Ja Bokføringspliktig? Ja Nei Ja Utleggsoppstilling Videresalg eller innsatsfaktor? Nei Ja Beløp < 1000, ikke drivstoff? Ja Angivelse av formål/ bruksområde + signatur Nei Vederlag > 1.000? Ingen motpartsangivelse Ja Kjøper angis på kjøpers eks. med stempel/sign

53 Dokumentasjon øvrige poster Utgiftsdokumentasjon Reise og oppholdsutgifter BFF 5-9 Hvem utgiftene omfatter Formålet med reisen Hvilke arrangementer den reisende har deltatt på Forskrift om utfylling og gjennomføring mv. av skattebetalingsloven Hvis dokumentasjonen består av flere reisedokumenter og opplysninger nevnt over ikke fremgår av hvert enkelt dokument, skal det være gjensidig henvisning mellom dokumentene Bevertningsutgifter BFF 5-10 Formålet og hvem bevertningen omfatter side 53

54 NBS om dokumentasjon av betalingstransaksjoner Angivelse av parter Parter vil i denne sammenhengen si hvem som innfrir sitt krav og hvem som mottar oppgjør Angivelse av beløp Angivelse (sannsynliggjøring) av hvilke krav som innfris Dokumentasjon kan være Bankkvittering KID Kontoutdrag hvis det sannsynliggjøres der Kvittering fra gjennomført nettbankbetaling Øvrig dokumentasjon side 54

55 OPPBEVARING side 55

56 Oppbevaring Oppbevaring av dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering er definert som et av de grunnleggende bokføringsprinsippene Oppbevaring er nødvendig for at regnskapsrapportering skal kunne kontrolleres i ettertid Oppbevaring av primærdokumentasjon skal gjøre det mulig å kontrollere realiteten og nøyaktigheten av regnskapsrapporteringen, mens Oppbevaring av sekundærdokumentasjon skal gi tilleggsmuligheter for kontroll av fullstendighet av regnskapsrapporteringen, samt kontroll av riktigheten av primærdokumentasjon og korrekt periodisering av bokførte opplysninger side 56

57 Oppbevaringstid Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale, jfr. BFL ledd 1. Årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning* 5 år 3 ½ år 5. Avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler av mindre betydning 2. Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering eller bokførte opplysninger som er nødvendige for å kunne utarbeide slike spesifikasjoner 6. Korrespondanse som gir tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning 3. Dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger, dokumentasjon av kontrollsporet og dokumentasjon av balansen 7. Utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som følger varen eller sendes til kjøper på annen måte 4. Nummererte brev fra revisor 8. Prisoversikter som kreves utarbeidet i følge lov eller forskrift side 57

58 Krav til sikkerhetskopiering Elektronisk regnskapsmateriale skal sikkerhetskopieres Så ofte som virksomhetens og transaksjonenes art og omfang tilsier Innen fristen for ajourhold Kopien skal oppbevares adskilt fra originalen Ved overføring fra papir til elektronisk medium, skal papir oppbevares til sikkerhetskopi er tatt Fortegnelse som viser Hva som er kopiert Hvor ofte det er kopiert Hvor original og kopi er oppbevart Fortegnelsen er oppbevaringspliktig i 5 år Oppbevaringsreglene gjelder både original og sikkerhetskopi side 58

59 Oppbevaringsmedium Fritt valg av oppbevaringsmedium, men materialet må sikres mot endring, tap og ødeleggelse på tilfredsstillende måte Skal kunne skrives ut på papir Krav om at bokførte opplysninger skal være tilgjengelig i elektronisk form i 3 ½ år etter regnskapsårets utgang Gjelder det som er bokført innholdet i hovedbok og andre spesifikasjoner ikke dokumentasjon som fakturaer og andre bilag Opplysningene må være søkbare skannes versjon av utskrift er ikke tilstrekkelig Foretak med omsetning mindre enn NOK 5 mill er unntatt Dispensasjonsadgang spesielt myntet på situasjoner der foretaket skifter system side 59

60 Mulige oppbevaringsmedier Du mottar: PDF Papir Prosess / valg: Printes Skannes Du oppbevarer: PDF Papir Skannet versjon Side 60 side 60

61 NBS 1 Sikring av regnskapsmaterialet Omhandler kriterier som må oppfylles for at sikringen av regnskapsmateriale skal anses å være betryggende Generelle sikringstiltak Regler om sikkerhetskopiering Lukking av regnskapsperioder ved elektronisk oppbevaring av bokførte opplysninger side 61

62 NBS 1 generelle krav Sikring av regnskapsmateriale skal omfatte alt oppbevaringspliktig regnskapsmateriale etter BFL 13 første ledd og BFF Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale skal sikres på en måte som forhindrer endring, sletting, tap og ødeleggelse, eller på en måte som gjør det mulig å oppdage endring, sletting, tap eller ødeleggelse og å gjenskape regnskapsmaterialet. Gjenskaping skal skje på en måte som sikrer integriteten til regnskapsmaterialet. side 62

63 NBS 1 Formål med sikring Tiltak for sikring av oppbevaringsmateriale kan ha tre formål: Tilgjengelighet Integritet Konfidensialitet Manglende konfidensialitet vil ha liten effekt i forhold til formålet med bokføringsreglene Den bokføringspliktige skal gjennomføre tiltak som reduserer risikoen for endring, sletting, ødeleggelse og tap av oppbevaringspliktig regnskapsmateriale til et akseptabelt nivå forsvarlig og betryggende sikring side 63

64 NBS 1 papir og papirlignende medier Oppbevaring på papir eller papirlignende medier Regnskapsmaterialet skal i rimelig grad sikres mot Brannskade Vann- og fuktskader Fjerning Vanskelig gjenfinning Manglende lesbarhet Ved oppbevaring på papirlignende medier skal den bokføringspliktige gjennomføre sikkerhetskopiering av regnskapsmateriale Papirlignende medier; pdf, jpg, tif eller lignende formater Skal oppbevares på et ikke slettbart medium side 64

65 NBS 1 papir og papirlignende medier (forts) Behov for særskilte sikringstiltak Sikkerhetskopiering Oppbevaring av maskin- og programvare for lesing og utskrift av regnskapsmaterialet i hele oppbevaringsperioden Vurdering av oppbevaringsmediets levetid side 65

66 NBS 1 - risikovurdering Elektronisk oppbevaring Bokføringspliktige med elektronisk oppbevaring skal gjennomføre en risikovurdering. Risikovurderingen skal bestå av en oversikt over uønskede hendelser som utgjør en risiko knyttet til regnskapsmaterialets tilgjengelighet og integritet, med vurdering av sannsynlighet for og konsekvens av hendelsene. Videre skal risikovurderingen beskrive iverksatte tiltak for å redusere slik risiko til et akseptabelt nivå. Elektronisk oppbevaring av regnskapsmateriale omfatter all lagring på elektroniske medier som ikke faller inn under definisjonen av papirlignende oppbevaring side 66

67 Konsekvens NBS 1 risikovurdering (forts) Risikovurderingen vil være en vurdering av sannsynlighet for og konsekvens av uønskede hendelser som kan påvirke regnskapsmaterialets integritet og tilgjengelighet. Høy Middels risiko Høy risiko Høy risiko Lav risiko Middels risiko Høy risiko Lav risiko Lav risiko Middels risiko Lav Sannsynlighet Høy side 67

68 NBS 1 øvrige krav til risikovurdering Elektronisk oppbevaring (forts) Risikovurderingen skal holdes à jour. Bokføringspliktige med elektronisk oppbevaring skal dokumentere gjennomførte risikovurderinger. Dokumentasjonen skal oppbevares i minimum ti år etter utgangen av det siste regnskapsåret risikovurderingen var aktuell. Oppbevaringsstedet skal være egnet til betryggende sikring av elektronisk regnskapsmateriale. Oppbevaringsstedet skal være under den bokføringspliktiges kontroll, enten gjennom eierskap eller gjennom avtale, slik at tilgang kan begrenses til autoriserte personer. side 68

69 NBS 1 - sikring av elektronisk lagret regnskapsmateriale Elektronisk regnskapsmateriale skal sikres mot endring, sletting, tap eller ødeleggelse gjennom fysisk sikring av oppbevaringsmediet. Elektronisk regnskapsmateriale som oppbevares på PC, i nettverk eller lignende, skal sikres mot endring eller sletting gjennom logisk sikring. Den bokføringspliktige skal sikre at elektronisk regnskapsmateriale er tilgjengelig for kontroll, er lesbart og kan skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden. Gjenfinning av elektronisk regnskapsmateriale skal kunne skje på en enkel måte. Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale skal være løpende sikret mot endring, sletting, ødeleggelse og tap i hele oppbevaringsperioden. side 69

70 NBS 6 Bruk av tekstbehandlings- og regnearkprogrammer Standarden har virkning for regnskapsår som starter eller senere Samtidig oppheves GBS 14 Bokføring ved bruk av regneark Standarden omhandler bruk av tekstbehandlings- og regnearkprogrammer som sluttbrukerverktøy i bokføringsarbeid System for bokføring Utarbeidelse av pliktig regnskapsrapportering Utarbeidelse av spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering side 70

71 NBS 6 - virkeområde Standarden omhandler også bruk av tekstbehandlings- og regnearkprogrammer for å utarbeide dokumentasjon av bokførte opplysninger og dokumentasjon av balansen Hvem kan bokføre i tekstbehandlings- og regnearkprogrammer Bokføringspliktige med færre enn 600 bilag(endret fra ) i regnskapsåret kan bokføre i tekstebehandlings- eller regnearkprogrammer. For andre bokføringspliktige anses det ikke som god bokføringsskikk å bokføre i tekstbehandlings- eller regnearkprogrammer. side 71

72 NBS 6 pliktig regnskapsrapportering Uavhengig av bokføringsverktøy, kan pliktig regnskapsrapportering utarbeides ved bruk av tekstbehandlings- eller regnearkprogrammer. Dersom pliktig regnskapsrapportering oppbevares i tekstbehandlings- eller regnearkformat, skal det gjennomføres særskilt sikring mot urettmessig endring, sletting, tap eller ødeleggelse av regnskapsrapportering. Eventuelt skal regnskapsrapporteringen oppbevares på papir eller i et filformat som ikke enkelt lar seg redigere i allment kjente sluttbrukerverktøy for tekstbehandling, regneark, e-post mv. uten at endringen fremgår direkte av den pliktige regnskapsrapporteringen. side 72

73 NBS 6 - salgsdokumenter Salgsdokumenter som utarbeides ved bruk av regneark- eller tekstbehandlingsprogrammer skal skrives ut på forhåndsnummererte trykte blanketter. Utskrift på forhåndsnummererte trykte blanketter kan likevel unnlates dersom tekstbehandlings- eller regnearkprogrammet har en betryggende sikret funksjon for fortløpende nummerering av salgsdokumentene. Salgsdokumentene må utstedes og oppbevares på papir eller i et filformat som ikke enkelt lar seg redigere i allment kjente sluttbrukerverktøy for tekstbehandling, regneark, e-post mv. uten at endringene fremgår direkte av salgsdokumentene side 73

74 Salg av nye leiligheter i borettslag side 74

75 Hva er nye leiligheter Alternativ 1 kapitalutvidelse (ikke aktuelt for sameier) Eksisterende lokaler bygges om eller går ut av fellesarealer loft, vaktmesterleilighet og lignende Det utstedes ny(e) andel(er) for leiligheten(e) Andelseier betaler markedspris for andelen Regnskapsmessig behandling Andelskapital økes med pålydende Borettsinnskudd økes med pålydende Resterende kjøpesum regnskapsføres som annen innskutt egenkapital Ingen resultateffekt Vedtektene må endres for å reflektere endringene Pantesikring av borettsinnskudd må oppdateres Alternativ 2 salg av eiendel Eksisterende lokaler bygges om eller går ut av fellesarealer loft, vaktmesterleilighet og lignende Nye leiligheter seksjoneres ut, og seksjonene selges til markedspris Regnskapsmessig behandling Bygningsverdi reduseres tilsvarende andel solgt (bare aktuelt for borettslag) Gevinst ved salget inntektsføres Vedtekter må endres for å reflektere endringene Flere seksjoner i sameiet kan utløse revisjonsplikt Nytt sameie borettslag øvrige seksjoner

76 Skattemessig konsekvens Alternativ 1 kapitalutvidelse (ikke aktuelt for sameier) Kapitalutvidelsen får ingen konsekvens for resultatregnskapet Påvirker derfor ikke skattepliktig inntekt for andelseierne selv om gevinsten kan være betydelig Alternativ 2 salg av eiendel Gevinsten allokeres til andelseiere etter vanlige regler Inngår i andelseiers skattepliktige inntekt Salg av fellesareal til seksjonseier for å utvide vedkommende seksjon er gir ikke skattepliktig gevinst

77 Hva så med egne andeler? Borettslag kan eie egne andeler i inntil tre måneder Ved salg av andelen, vil gevinsten bli fordelt på andelseiere og være skattepliktig Hvis andelen for egen leilighet har eksistert siden stiftelsen Hvem betalte for andelen? Er det riktig at andelen eksisterer? Feil bør rettes etter vanlige regler

78 Revisjon og revisjonsplikt må, bør eller trenger ikke

79 Revisjonsplikt Utgangspunktet er at alle regnskapspliktige har revisjonsplikt Aksjeselskaper Boligbyggelag Borettslag Eierseksjonssameier som nevnt i eierseksjonsloven 44 annet ledd De med 21 eller flere seksjoner Stiftelser En rekke andre selskapsformer

80 Unntak fra revisjonsplikten Generelt unntak for virksomheter med driftsinntekter under kr 5 mill Unntak fra unntaket for bl.a. aksjeselskaper, stiftelser, enkelte kommandittselskaper med mer Unntak fra unntaket også for selskaper som har revisjonsplikt med hjemmel i egen lov Boligbyggelag Bustadbyggjelagslova kapittel 8 Borettslag Burettslagslova kapittel 9 Boligsameier Eierseksjonsloven 45 Sameier med mer enn 21 seksjoner Sameier med mer enn 9 seksjoner der mindre enn tre fjerdedeler er boligseksjoner Sameier med mer enn 8 seksjoner skal ha legmannsrevisor

81 Mulighet til fravalg for aksjeselskaper Generalforsamling kan vedta fravalg av revisjon dersom Driftsinntekter < 5 mill Balansesum < 20 mill Gjennomsnittlig antall ansatte < 10 årsverk Unntaket gjelder ikke morselskap i konsern

82 Revisjon er en attestasjonstjeneste Revisor Vurdering mot egnede kriterier Konklusjon med høy/moderat sikkerhet Ansvarlig part Påstand om et saksforhold Tiltenkt bruker Side 82

83 Økt tillit til finansiell rapportering Revisor Selskapet Årsregnskap og - beretning Revisjonsberetning Eiere Kreditorer Långivere Myndigheter OSV

84 Styre og revisor hvem har ansvaret Styret er ansvarlig for å utarbeide regnskap i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk Revisor reviderer styrets regnskap på vegne av eksterne regnskapsbrukere Styrets og revisors ansvar er uavhengig av hverandre Styrets ansvar endres ikke ved at regnskapet revideres Revisjonen kan også gi styret økt sikkerhet Kurs- og læringsplan, år Page 84

85 Bør man ha revisor hvis det ikke er krav om det Kvalitet hos forretnings-/regnskapsfører Regnskapsfører er ikke revisor Kompleksiteten i regnskapet og virksomheten for øvrig Regnskapsbrukere Hvilke brukere finnes Hva brukes regnskapet til Kompetanse hos styret Andre relevante forhold

86 Kontaktinformasjon side 86

87 Takk for oppmerksomheten! side 87