HVA DU MÅ TENKE PÅ RAPPORTEN. Elektronisk dokumenthåndtering #1-2013

Transkript

1 RAPPORTEN # Elektronisk dokumenthåndtering HVA DU MÅ TENKE PÅ FLERE SAKER I DETTE NUMMERET: PROGRAMVARELØSNING OG DITT REGNSKAP BENCHMARKING: HVA KAN DIN REGNSKAPSFØRER BISTÅ MED?

2 FINNER DU RETNINGEN? Lena Karlsen ved Økonor Halden er en av våre eksperter på benchmarking. I denne utgaven av Kvartalsrapporten gir hun dere råd om hvordan benchmarking kan brukes til å styre sin virksomhet i riktig retning. Mange ser på benchmarking som et verktøy for å sammenlikne seg med, og se hvordan man ligger an i forhold til sine konkurrenter. Lena mener det er avgjørende å bruke den muligheten dette gir til å lære av de beste, gjerne bedrifter som er lik din egen, slik at man kan tilpasse seg målgruppene bedre. Generelt blir nok benchmarking sett på som et overskuddsfenomen, og ikke nødvendigvis noe man bruker tid eller penger på i en travel hverdag. Vi tror dette kan ha sammenheng med at man ikke har sett områdets strategiske effekt klart demonstrert. Men som Lena sier: benchmarking i seg selv gjør ikke bedriften bedre, og endrer ikke på resultatene - med mindre man analyserer og gjør noe aktivt i forhold til de resultatene man får. Her får dere et matnyttig innspill til å starte prosessen. Økonor Accountor Group Elektronisk dokumenthåndtering HVA DU MÅ TENKE PÅ Ingrid Korsmo, teamleder ved Økonor Oslo, forklarer hva du må tenke på ved elektronisk dokumenthåndtering og lagring. I dagens digitale hverdag blir det mer og mer vanlig at regnskapsmateriell behandles og lagres elektronisk fremfor på papir. Hva må du som kunde tenke på og hva er reglene? Regnskapsmateriell som inngående og utgående fakturaer, timelister, lønnsbilag, lageropptellingslister og all annen informasjon som danner grunnlaget for regnskapet skal lagres elektronisk i ti år. Sekundærinformasjon som avtaler, viktig korrespondanse og lignende skal også lagres elektronisk, men kun i 3 ½ år etter regnskapsåret. Dette kan by på utfordringer. I tillegg kan lagringspliktig materiell også inkludere informasjon om oppsett av årsregnskap, spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering, dokumentasjon av regnskapssystem og hvordan bilagene er behandlet, altså informasjon om hvilke konti som er benyttet og hvilke merverdiavgiftskoder som er valgt. Mye å tenke på, med andre ord. - Det er viktig å tenke på at informasjonen skal være tilgjengelig i lesbar form og kunne skrives ut på papir, sier Ingrid Korsmo, teamleder ved Økonor Oslo, og legger til: - Man må altså forsikre seg om at lesekvaliteten er like god gjennom hele oppbevaringstiden på ti år. SIKKERHETSKOPIERING Det er også viktig at man tar en sikkerhetskopi; denne skal oppbevares adskilt fra originalen. Oppbevarer man informasjonen 2 KVARTALSRAPPORTEN 1/13

3 - Benytter man seg av elektroniske medier, kan man i utgangspunktet legge de samme kriterier til grunn som ved oppbevaring på papir. elektronisk på mindre enheter, er det viktig å merke den og huske hvor den er lagret, slik at den ikke forsvinner i en skuff eller ved et uhell havner i søpla. Man kan også ha en sikkerhetskopi i papirformat. Større permer med papir kan være lettere å finne, men tar til gjengjeld større plass. - Det er også viktig å merke seg at om man setter bort oppdraget til andre, må den bokføringspliktige selv forsikre seg om at reglene følges, sier Denne elektroniske behandlingen av regnskapsmateriell påvirker også samarbeidet mellom kundene og Økonor. Økonor mottar stadig mer informasjon i elektronisk format, og om disse filene skal importeres direkte inn i datasystemene, er det viktig at det er avklart med kunden hvem som skal oppbevare og lagre en sikkerhetskopi av disse filene. Informasjon om sikring og lagring er alfa og omega for et trygt og velfungerende forhold. Spesielt viktig er det å informere kunden om at såkalt sekundærinformasjon, inkludert viktige avtaler, pakksedler, prislister og annen korrespondanse, også skal oppbevares og tas sikkerhetskopi av. Dette er typisk informasjon som regnskapsfører ikke alltid får av kunden, og kunden må i stor grad håndtere sikkerhetskopieringen selv. - Etter at oppdraget er avsluttet, må det også avtales om informasjonen som finnes i våre systemer skal lagres hos oss eller hos kunden, sier FORDELER OG ULEMPER Som med det meste annet, har elektronisk håndtering av regnskapsmateriell sine fordeler og ulemper. En av de største fordelene er at det tar fysisk liten plass å lagre all informasjonen. Det er også lettere å sortere og behandle samt søke i elektronisk lagret informasjon. I tillegg er det lettere å dele denne informasjonen med andre, eksempelvis kundene selv og kontrollinstanser. - Samtidig kan den forenklede informasjonsdelingen være en av de største ulempene ettersom sensitiv informasjon i verste fall kan havne i hendene på personer med uærlige hensikter, eksempelvis spionasje, sier Andre potensielle ulemper er at informasjonen kan bli lagret på små enheter som blir borte, eller på harddisker som kastes. Den ansvarlige kan slutte og ta kunnskapen om hvor informasjon er lagret med seg. Samtidig er det også en fare for at informasjonen kan bli lagret i formater som blir foreldet eller ikke enkelt lar seg åpne i ny programvare. LOVER OG REGLER: SIKRINGSTILTAK For de aller fleste vil fordelene likevel veie opp for ulempene, og det er også lover og regler som skal sørge for at ting går riktig for seg. Reglene som omtaler oppbevaring og sikring finnes i bokføringsloven 4 nr. 8 og 9. I tillegg gir bokføringsloven 13, tredje og fjerde ledd, bestemmelser om at regnskapsmaterialet skal oppbevares trygt og være sikret. Det skal også være tilgjengelig i lesbar form. Hvordan man gjennomfører og sikrer regnskapsmateriellet avhenger av om regnskapsmateriellet oppbevares på papir eller papirlignende medier, inkludert DVD-plater eller ved elektronisk oppbevaring. - Benytter man seg av elektroniske medier, kan man i utgangspunktet legge de samme kriterier til grunn som ved oppbevaring på papir. Dette innebærer at de må sikres mot brann-, vann- og fuktskader, fjerning, vanskelig gjenfinning, mangelfull orden i oppbevaringen og manglende lesbarhet, forklarer Regnskapsmaterialet skal som en hovedregel oppbevares på server i Norge. Bruk av papirlignende media vil medføre behov for noen særskilte sikringstiltak, blant annet sikkerhetskopiering etter bokføringsforskriften 7-2; oppbevaring av maskin- og programvare for lesing og utskrift i hele oppbevaringsperioden; og vurdering av oppbevaringsmediets levetid. Disse tre sikringstiltakene bidrar til å sikre lesbarhet og mulighet for etterkontroll av regnskapsmateriale som oppbevares på papirlignende medier. - I tillegg kan det være verdt å nevne at bokføringspliktige som oppbevarer regnskapsmaterialet på papir eller papirlignende medier har ikke krav om å dokumentere en vurdering av risiko knyttet til oppbevaring av regnskapsmateriale, avslutter. Om man lagrer materialet i elektronisk format, må det foretas en jevnlig risikovurdering om oppbevaring er forsvarlig. Denne risikovurderingen skal kunne dokumenteres i ettertid. Det er altså påkrevet med en grundigere gjennomgang av ulik risiko knyttet til elektronisk lagring. 3 KVARTALSRAPPORTEN 1/13

4 HVOR MYE BETYR PROGRAMVARELØSNINGEN FOR DITT REGNSKAP? Nye tekniske løsninger og ny programvare innebærer fordeler både for regnskapsfører og kunde. Selv om implementeringen og perioden når alt er nytt kan være en sårbar fase, er det vel verdt investeringen. I en implementeringsfase er det viktig å ha en god prosjekt- og gjennomføringsplan, mener Jan Tore Hanssen, prosjektleder IKT i Økonor Solutions. For å effektivisere og forenkle samarbeidet mellom regnskapskontoret og kunden, er det flere IT-systemer som kan benyttes. I Økonor har det blitt valgt løsninger for effektiv fakturering, rapportering, attestasjon og håndtering av reiseregninger/lønnsslipper som hovedsystemer i dette samspillet. Det er også veldig viktig at systemene er effektive og enkle i bruk samt at de er lette å administrere. - Med bakgrunn i Økonors kompetanse, ser vi også for oss at vår satsning på skybaserte tjenester vil gjøre stor nytte for kundene våre, sier Ken Andersen, prosjektleder webaccounting i Økonor Solutions. UTFORDRINGER I IMPLEMENTERINGSFASEN I implementeringsfasen er det viktig å ha en god prosjekt- og gjennomføringsplan. Fordelen med Økonor er at 4 KVARTALSRAPPORTEN 1/13 de har sentralisert driften av alle sine programmer, slik at kontorene slipper å tenke på dette selv. - Implementeringsfasen kan være en sårbar fase. Hvis ting ikke fungerer godt fra starten av, er det lett å miste motivasjonen og det blir vanskelig å innføre nye tjenester og teknologi senere, sier Jan Tore Hanssen, prosjektleder IKT i Økonor Solutions, og legger til: - I tillegg vil effektiviteten gå litt ned i en innføringsfase, og da er det viktig å være tålmodig. Bruker man systemene riktig, kommer gevinsten etter hvert. STORE FORDELER Nye programvareløsninger påvirker også samarbeidet mellom Økonor og kundene. Ved for eksempel å, ta i bruk løsninger for skanning og attestasjon, vil kundene kunne levere bilag til regnskapskontoret mye raskere og sikrere enn før, noe som sparer både kunde og regnskapskontor for ekstra kostnader og unødvendig bruk av tid. I tillegg kan kontoret enkelt gjøre rapporter tilgjengelige for kundene på internett. - Økonor og kundene bruker samme programvareløsninger ettersom dette er en forutsetning for at samarbeidet skal fungere. Alt går mot samme datasenter, og de fleste integrasjoner er sømløse, sier Hanssen, og føyer til: - Dette knytter også regnskapsfører og kunde tettere sammen, og det går mye raskere å sende informasjon frem og tilbake. SKYBASERT Skybaserte programvareløsninger vil også legge opp veien inn i fremtiden. Det at Økonor satser på dette er en strategisk styrke, og viser at Økonor er ikke bare med på, men også en pådriver for teknologiske endringer. - Gjennom skybaserte programvareløsninger, vil man kunne gi kunden en mye større frihet enn tidligere. Man vil kunne logge seg inn hvor som helst i verden, når som helst, sier Andersen, og legger til: - Behovet for IKT-utstyret kunden behøver, vil også endre seg i takt med at markedet for skybaserte regnskapstjenester vokser. - Skybaserte programvareløsninger vil legge opp veien inn i fremtiden, sier Ken Andersen, prosjektleder webaccounting i Økonor Solutions.

5 BENCHMARKING: HVA KAN DIN REGNSKAPSFØRER BISTÅ MED? Benchmarking er et svært nyttig verktøy for de fleste bedrifter, men å gjøre arbeidet internt er både tids- og ressurskrevende. Økonor kan hjelpe. Å benchmarke vil si å sammenligne seg med omverdenen. Det finnes mange former for benchmarking, men i næringslivet blir betegnelsen brukt når man sammenligner seg selv med andre aktører i samme bransje. - Mange bedrifter mener det er interessant i seg selv å se hvordan man ligger an i forhold til sine konkurrenter, men jeg mener det viktigste med benchmarking er å bruke den muligheten dette gir til å lære av de beste, sier Lena Karlsen ved Økonor Halden. STYRINGSINDIKATORER Det er viktig å sette opp hva som er viktige styringsindikatorer for egen virksomhet. Omsetning og resultat er viktig for alle bedrifter; utover dette vil hva man skal rapportere og benchmarke, variere fra bransje til bransje. Økonor kan bistå i å definere hvilke styringsindikatorer man skal sammenligne seg med omverden på samt hvordan man kan innhente denne informasjonen og utarbeide rapporter. En viktig styringsindikator i mange bransjer er for eksempel omsetning per ansatt. Faktorer som pris og utfaktureringsgrad har stor innvirkning på denne indikatoren. - Dersom en bedrift sammenligner - Det viktigste med benchmarking er å bruke den muligheten dette gir til å lære av de beste, sier Lena Karlsen ved Økonor Halden. seg med sine konkurrenter på dette området, vil man kunne se om de ligger over eller under et gjennomsnitt, og om det er mulig å gjøre noe for å øke omsetningen per ansatt, sier Karlsen, og legger til: - Her vil Økonor kunne bistå i å analysere og komme med forslag til tiltak. VILJE TIL Å ENDRE SEG Noe av det viktigste å tenke på er at benchmarking i seg selv ikke gjør bedriften bedre. Benchmarking endrer ikke på resultatene med mindre man analyserer og gjør noe aktivt i forhold til de resultatene man får. - Man bør ha en holdning til benchmarking om at man skal forbedre sin egen bedrift, samt ha vilje til å foreta endringer og utvikle egen virksomhet. Økonor kan bistå ved å definere hva man skal benchmarke, mot hvem man skal benchmarke, utarbeide rapporter, analysere resultater og bistå med utarbeidelser av tiltak, sier Karlsen, og sier videre: - Men gjennomføring og vilje til å endre seg ligger hos den enkelte leder i bedriftene. Å benchmarke seg overfor omverdenen krever både tid og ressurser. I en travel hverdag vil dette kunne fremstå som en tidstyv for mange bedrifter. For å unngå at benchmarking stjeler tid internt i egen virksomhet, kan det være lurt å leie inn ekstern hjelp. - Benchmarking gir en stor mulighet til å lære av de beste dersom man bestemmer seg for at dette skal være et verktøy man bruker til ulike forbedringer i bedriften. Det er en kjempemulighet til å kopiere gode idéer og løsninger, avslutter Karlsen. TILBAKEMELDINGER Som kunde av Økonor utgjør dere en svært viktig gruppe for oss. Vi i Økonor Norge er derfor interesserte i å vite hva du synes om nyhetsbrevets innhold og utseende, samt at vi gjerne tar imot tips om aktuelle saker. Send en epost til redaktør anja.drangsholt@okonor.no med dine synspunkter. UTGIVER: Økonor Norge AS Svolvær Telefon: Telefaks: Epost: norge@okonor.no REDAKTØR: Anja Drangsholt PRODUKSJON: Arctic PR 5 KVARTALSRAPPORTEN 1/13