Kontrolliste bokføringsloven Ajuourført per

Transkript

1 Kontrolliste bokføringsloven Ajuourført per Audit & Advisory August 2009

2 INNLEDNING Denne sjekklisten omfatter kravene i bokføringsloven med forskrifter og god bokføringsskikk. Vi håper sjekklisten vil være et nyttig hjelpemiddel for å påse at gjeldende bokføringsregler følges. Vi gjør likevel oppmerksom på at sjekklisten på flere områder ikke går ned på detaljnivå, og dermed ikke dekker enhver situasjon som kan oppstå. Vi gjør også oppmerksom på at det er den bokføringspliktiges ansvar å sørge for at kravene i bokføringsloven med forskrifter og god bokføringsskikk etterleves. Bokføring Bokføring defineres som registrering i regnskapssystemet av transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner som direkte påvirker eiendeler, gjeld, egenkapital, inntekter eller kostnader. Bokføring kjennetegnes av at det posteres til debet og kredit med like store beløp. Bokføring knytter seg til registrering, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger. Lovutvalgets modell for bokføringsloven er som følger: Kilde: NOU 2002:20 side 38 Bokføringsloven, bokføringsforskriften og god bokføringsskikk Bokføringsloven med forskrifter og god bokføringsskikk regulerer hvordan bokføringen skal skje. Bokføringsloven inneholder generelle føringer for hvordan bokføringen skal innrettes, mens bokføringsforskriften går mer i detaljer på konkrete områder. Særlig gjelder dette kravene til dokumentasjon av bokførte opplysninger. Bokføringsloven 4 nr 10 krever at bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger skal skje i samsvar med god bokføringsskikk. Uttalelser om god bokføringsskikk utgis av Bokføringsstandardstyret i Norsk RegnskapsStiftelse, og må følges. I tillegg kommer Skattedirektoratet med uttalelser og artikler om forståelsen av bokføringsreglene. Side 1

3 Henvisninger og kilder Følgende forenklede henvisninger benyttes i kontrollisten: Bfl = Lov av nr 73 om bokføring Finnes på: Bff = Forskrift av nr 1558 om bokføring FInnes på: GBS = Uttalelse om god bokføringsskikk fra Bokføringsstandardstyret i Norsk RegnskapsStiftelse Finnes på: SU = Uttalelse eller artikkel fra Skattedirektoratet om forståelsen av bokføringsreglene FInnes på: Bruk av sjekklisten Følgende kan være nyttig å innhente før utfylling av sjekklisten, slik at arbeidet skal bli så effektivt som mulig: Nødvendig informasjon Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering Eksempler på spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering for en periode Regnskapssystem Dokumentasjon av regnskapssystemet Beskrivelse av kassasystemets oppbygging og funksjoner Beskrivelse av lønnssystemets oppbygning og funksjoner Dokumentasjon av bokførte opplysninger Eksempler på salgsdokumentasjon ved kredittsalg (utgående faktura) Eksempler på kreditnotaer Eksempler på salgsdokumentasjon ved kontantsalg (summeringsstrimler eller lignende og dagsoppgjør) Eksempler på typisk kjøpsdokumentasjon ved kjøp både fra norske og utenlandske leverandører Eksempler på kjøpsdokumentasjon ved utlegg gjort av ansatte Eksempler på lønnsdokumentasjon for en lønnsperiode Eksempler på dokumentasjon ved uttak av eiendeler eller tjenester fra virksomheten Eksempler på reiseregninger Eksempler på dokumentasjon av bevertningsutgifter (representasjon) Eksempler på betalingsdokumentasjon (inn- og utbetalinger annet enn ved kontante kjøp og salg) Eksempler på dokumentasjon av andre regnskapsmessige disposisjoner (avsetninger, periodiseringer, verdsettelser, korreksjoner mv) Dokumentasjon av balansen Dokumentasjon av balansen ved utgangen av siste regnskapsår Særregler for enkelte næringer og bransjer Dokumentasjon av medgått tid (timelister) for en periode Dokumentasjon av timebestillinger for en periode Innhentet? Ja Nei I/A I/A = ikke aktuelt Side 2

4 INNHOLD A. BOKFØRINGSPLIKT OG PLIKTIG REGNSKAPSRAPPORTERING... 4 BOKFØRINGSPLIKT OG PLIKTIG REGNSKAPSRAPPORTERING... 4 B. SPESIFIKASJONER AV PLIKTIG REGNSKAPSRAPPORTERING... 4 TIDSPUNKT FOR UTARBEIDELSE... 4 SPRÅK... 5 INNHOLD I SPESIFIKASJONENE... 5 C. REGNSKAPSSYSTEM... 8 REGNSKAPSSYSTEMET... 8 DOKUMENTASJON AV REGNSKAPSSYSTEMET... 8 D. BOKFØRING OG AJOURHOLD... 8 BOKFØRING... 8 AJOURHOLD... 9 VALUTA... 9 ENDRING, SLETTING OG RETTING... 9 E. DOKUMENTASJON AV BOKFØRTE OPPLYSNINGER GENERELT SALGSDOKUMENTASJON - INNHOLD SALGSDOKUMENTASJON - UTSTEDER SALGSDOKUMENTASJON - TIDSPUNKT FOR UTSTEDELSE KREDITNOTA SÆRLIG VED KONTANTSALG - KASSAAPPARAT SÆRLIG VED KONTANTSALG - UNNTAK FRA KRAVET TIL KASSAAPPARAT KJØPSDOKUMENTASJON LØNNSDOKUMENTASJON UTTAKSDOKUMENTASJON DOKUMENTASJON AV REISE- OG OPPHOLDSUTGIFTER DOKUMENTASJON AV BEVERTNINGSUTGIFTER MV DOKUMENTASJON AV BETALINGSTRANSAKSJONER DOKUMENTASJON AV ANDRE REGNSKAPSMESSIGE DISPOSISJONER F. DOKUMENTASJON AV BALANSEN GENERELT VARELAGER BANKINNSKUDD, LÅNEGJELD, KONTANTER O.L FINANSIELLE INSTRUMENTER AVSETNINGER, NEDSKRIVNINGER M.V G. OPPBEVARING OG TILGJENGELIGHET OPPBEVARINGSPLIKTIG REGNSKAPSMATERIALE OPPBEVARINGSTID OPPBEVARINGSSTED SIKRING KONTROLLERBARHET OG TILGJENGELIGHET H. SÆRREGLER FOR ENKELTE NÆRINGER OG BRANSJER ANDRE TJENESTEYTENDE NÆRINGER ØVRIGE SÆRREGLER Side 3

5 A. Bokføringsplikt og pliktig regnskapsrapportering Bokføringsplikt og pliktig regnskapsrapportering A.1 Har virksomheten årsregnskapsplikt etter regnskapsloven, plikt til å levere næringsoppgave etter ligningsloven og/eller plikt til å levere omsetningsoppgave etter merverdiavgiftsloven? Bfl 2 Hvis nei virksomheten har ikke bokføringsplikt etter bokføringsloven, og behøver ikke benytte denne sjekklisten 1. Hvis ja grunnlaget for pliktig regnskapsrapportering fastsatt med hjemmel i regnskapsloven, merverdiavgiftsloven, ligningsloven skattebetalingsloven, folketrygdloven, og/eller kredittilsynsloven skal være i henhold til bokføringsloven med forskrifter og god bokføringsskikk. Kommentarer og områder til oppfølging punkt A: Bfl 3 FOR 2-1 B. Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering Tidspunkt for utarbeidelse B.1 Utarbeides spesifikasjonene i punkt B.5 til B.11 for hver periode med pliktig regnskapsrapportering (se punkt A.1), og uansett ikke sjeldnere enn hver fjerde måned? Bokføringspliktige med færre enn 300 bilag i året behøver kun å utarbeide spesifikasjonene for hver periode med pliktig regnskapsrapportering. B.2 Utarbeides spesifikasjonene i punkt B.12 (spesifikasjon av merverdiavgift) og B.13 (spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser) for hver periode med pliktig regnskapsrapportering 2? Bfl 5, FOR 4-1 GBS 4 Bfl 5 GBS 4 1 Ligningskontoret, fylkesskattekontoret eller sentralskattekontoret kan pålegge den som antas å drive næringsvirksomhet bokføringsplikt for den virksomhet som drives. Slikt pålegg kan begrenses til å gjelde enkelte bestemmelser i loven. Pålegget kan bare gis for to år av gangen. 2 Ved MVA-plikt utløser pliktig regnskapsrapportering i form av omsetningsoppgave plikt til ajourføring av alle bokførte opplysninger, samt utarbeidelse av samtlige spesifikasjoner. Lønnsoppgaveplikt isolert sett utløser kun plikt til utarbeidelse av spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser, og ajourføring av bokførte opplysninger som er nødvendige i den forbindelse. Side 4

6 B.3 Er spesifikasjonene ferdig utarbeidet senest innen fristen for pliktig regnskapsrapportering (se punkt A.1), eventuelt innen to måneder etter utløp av hver firemåneders periode etter punkt B.1? Bokføringspliktige med færre enn 300 bilag i året behøver kun utarbeide spesifikasjonene innen fristene for pliktig regnskapsrapportering (se punkt A.1) 3. Språk B.4 Er språket i spesifikasjonene norsk, svensk, dansk eller engelsk (dersom dispensasjon ikke er innvilget)? Innhold i spesifikasjonene B.5 Utarbeides bokføringsspesifikasjon? Alle bokførte opplysninger per periode, der alle poster skal fremgå i ordnet rekkefølge, med dokumentasjonsdato, dokumentasjonshenvisning (forutsettes fortløpende nummerering av bilag), tilordningskoder 4, og andre relevante behandlingskoder 5. Systemgenererte poster kan fremkomme som totaler dersom de er lett kontrollerbare 6. Ved kontantsalg: Fremkommer alle dagsoppgjørene etter punkt E.38 enkeltvis i bokføringsspesifikasjonen? 7 Bfl 7, FOR 4-1 GBS 4 GBS 14 Bfl 12 Bfl 5, nr 1 FOR 3-1, nr 1 GBS 12 SU SU Ved andre kontante inn- og utbetalinger enn kontantsalg i henhold til punkt E.38: Fremkommer alle kontante inn- og utbetalinger enkeltvis i bokføringsspesifikasjonen? 8 B.6 Utarbeides kontospesifikasjon? Alle kontoer per periode, der det for hver konto skal angis kontokode, kontonavn, alle poster i ordnet rekkefølge med - dokumentasjonsdato, - dokumentasjonshenvisning, - andre relevante behandlingskoder, og inn- og utgående saldo. Bfl 5, nr 2 FOR 3-1, nr 2 GBS 12 Ved andre kontante inn- og utbetalinger enn kontantsalg i henhold til punkt E.38: Fremkommer alle kontante inn- og utbetalinger enkeltvis i bokføringsspesifikasjonen? 9 3 Dersom bokføringen gjennomføres ved bruk av regneark må spesifikasjonene skrives ut på papir og signeres, jf GBS 14, og eventuelt skannes igjen for elektronisk oppbevaring. 4 Kontokoder, koder i kunde- og leverandørreskontro, prosjektkoder i bygg og anlegg mv, som viser bokføringen tilordning av de bokførte opplysningene til henholdvis konto, kunde, leverandør, prosjekt mv. 5 Relevante behandlingskoder er koder som benyttes til å behandle de bokførte opplysningene, for eksempel MVA-koder, koder for automatisk renteberegning, koder for automatisk agio-beregning mv (oftest knyttet til systemgenererte poster) Det kan søkes om dispensasjon fra kravet om å angi andre relevante behandlingskoder i bokføringsspesifikasjonen og kontospesifikasjonen. 6 Antas å forutsette dokumentasjon av hvordan systemgenererte poster kan etterprøves, jf punkt C.3. 7 Se GBS 12 Bokføring og spesifikasjon av kontanttransaksjoner for utdypning av kravene til bokføring og spesifisering av kontantsalg. 8 Se GBS 12 Bokføring og spesifikasjon av kontanttransaksjoner for utdypning av kravene til bokføring og spesifisering av andre kontanttransaksjoner enn kontantsalg (flytende eller fast kasse). 9 Se GBS 12 Bokføring og spesifikasjon av kontanttransaksjoner for utdypning av kravene til bokføring og spesifisering av andre kontanttransaksjoner enn kontantsalg (flytende eller fast kasse). Side 5

7 B.7 Utarbeides kundespesifikasjon? Alle transaksjoner med kunder per periode, med kundens kode og navn, alle poster i ordnet rekkefølge med - dokumentasjonsdato og - dokumentasjonshenvisning, og inn- og utgående saldo. Gjelder også kontante salg når varen eller tjenesten er 10 beregnet for videresalg, eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse, eller vederlaget utgjør mer enn kr inkl MVA. Bokføringspliktige som i hovedsak selger kontant, kan spesifisere slike salg ved fremleggelse av kopier av salgsdokumentasjonen ordnet per kunde. Bfl 5, nr 3 FOR 3-1, nr 3, 2. og 3. ledd Ved formidling av varer og tjenester kan transaksjonene registreres i kundespesifikasjonen på formidlers konto. B.8 Utarbeides leverandørspesifikasjon? Alle transaksjoner med leverandører per periode, der leverandørens kode, navn og organisasjonsnummer, alle poster i ordnet rekkefølge med - dokumentasjonsdato og - dokumentasjonshenvisning, og inn- og utgående saldo. Bfl 5, nr 4 FOR 3-1, nr 4 og FOR 3-1, 2. og 3. ledd GBS 8 Gjelder også kontante kjøp når varen eller tjenesten er 11 beregnet for videresalg, eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse, eller vederlaget utgjør mer enn kr inkl MVA. Ved formidling av varer og tjenester kan transaksjonene registreres i leverandørspesifikasjonen på formidlers konto. Ved innbytte kan kjøpstransaksjonen spesifiseres i kundespesifikasjonen i stedet for i leverandørspesifikasjonen. Kjøp og salg må da vises hver for seg, og selgers organisasjonsnummer må eventuelt fremgå av kundespesifikasjonen. B.9 Utarbeides spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet? Alle uttak av eiendeler og tjenester spesifisert per eier, deltaker eller på egen virksomhet, i ordnet rekkefølge,med - virkelig verdi, - dokumentasjonsdato, og - dokumentasjonshenvisning. Bfl 5, nr 5 FOR 3-1, nr 5 10 Gjelder ikke ved kontantsalg til ansatte når utleggsmodellen benyttes av den ansatte (den ansatte legger ut, betaler ikke med arbeidsgivers midler), se punkt E Gjelder ikke ved kontantkjøp gjort av ansatte når utleggsmodellen benyttes av den ansatte (den ansatte legger ut, betaler ikke med arbeidsgivers midler), se punkt E.51. Side 6

8 B.10 Utarbeides spesifikasjon av salg til eiere og deltakere i foretak med færre enn 10 eiere eller deltakere? 12 Alle salg av varer og tjenester spesifisert per eier eller deltaker, i ordnet rekkefølge, med - dokumentasjonsdato, og - dokumentasjonshenvisning. Bfl 5, nr 6 FOR 3-1, 1. ledd nr 6 Dette gjelder selv om eiere eller deltakere opptrer som forbrukere. B.11 Utarbeides spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte? 13 Alle salg av varer og tjenester til ledende ansatte spesifisert per ansatt, i ordnet rekkefølge,med - dokumentasjonsdato, og - dokumentasjonshenvisning. Dette gjelder selv om den ledende ansatte opptrer som forbruker. B.12 Utarbeides spesifikasjon av merverdiavgift? Spesifikasjon av merverdiavgift per periode med pliktig regnskapsrapportering, etter kontoene i regnskapssystemet 14, med - utgående merverdiavgift, - inngående merverdiavgift, - grunnlaget for beregning av avgiften, - avgiftsfri omsetning og uttak, - omsetning og uttak som faller utenfor bestemmelsene i merverdiavgiftsloven. Bfl 5, nr 7 FOR 3-1, nr 7 GBS 11 Bfl 5, nr 1 FOR 3-1, nr 8 GBS 9 Utgående avgift skal (på forespørsel) kunne spesifiseres per transaksjon. Ved import av varer: Spesifiseres kjøp med innførsels-mva samt bokført innførsels-mva særskilt? 15 B.13 Utarbeides spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser? Lønnsoppgavepliktige ytelser spesifisert per periode med pliktig regnskapsrapportering, etter kontoene i regnskapssystemet. Bfl 5, nr 2 FOR 3-1, nr 9 Arbeidsgiveravgiftspliktige ytelser skal (på forespørsel) kunne gjengis samlet per avgiftssats og kommune. 12 Kan løses ved å opprette egne koder i kundespesifikasjonen. 13 Kan løses ved å opprette egne koder i kundespesifikasjonen. 14 Forutsettes for avstemmingsformål spesifikasjon per MVA-sats. 15 Kan løses enten ved bruk av rene konti for varekjøp fra utlandet og innførsels-mva, eller med egne MVA-koder for varekjøp fra utlandet og innførsels-mva. Side 7

9 Kommentarer og områder til oppfølging punkt B: C. Regnskapssystem Regnskapssystemet C.1 Foreligger det et ordentlig og oversiktlig regnskapssystem som muliggjør produksjon av pliktig regnskapsrapportering og spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering, og som er innrettet slik at opplysningsplikten kan ivaretas? Bokføring ved bruk av regneark anses kun å være i samsvar med god bokføringsskikk for bokføringspliktige med færre enn 300 transaksjoner i året. C.2 Kan regnskapssystemet gjengi spesifikasjoner som nevnt under punkt B på papir? Dokumentasjon av regnskapssystemet C.3 Er regnskapssystemet enkelt, og kan transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner lett kontrolleres? Hvis nei - foreligger det dokumentasjon av regnskapssystemet som beskriver kontrollmulighet og hvordan systemgenererte poster kan etterprøves, herunder aktuelle koder og faste data? C.4 Foreligger det en lettfattelig systembeskrivelse av kassasystemets oppbygging og funksjoner? C.5 Foreligge det en lettfattelig beskrivelse av lønnssystemets oppbygging og funksjoner? C.6 Er dokumentasjonen av regnskapssystemet på norsk, svensk, dansk eller engelsk (dersom dispensasjon ikke er innvilget)? Kommentarer og områder til oppfølging punkt C: Bfl 4 nr 1 GBS 14 Bfl 6, Bfl 6, FOR FOR 5-6, 7. ledd Bfl 12 D. Bokføring og ajourhold Bokføring D.1 Er alle transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner bokført på en fullstendig måte i regnskapssystemet? D.2 Er alle bokførte opplysninger resultat av faktisk inntrufne hendelser eller regnskapsmessige vurderinger, og gjelder de den bokføringspliktige virksomheten? Bfl 4 nr 2 Bfl 4 nr 3 D.3 Er alle opplysninger bokført og spesifisert korrekt og nøyaktig? Bfl 4 nr 4 D.4 Bokføres alle opplysninger som er nødvendige for å kunne utarbeide spesifikasjoner som nevnt i punkt B, samt pliktig regnskapsrapportering som nevnt i punkt A.2? Bfl 7, D.5 Skjer bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger i samsvar med god bokføringsskikk? Bfl 4 nr 10 Side 8

10 Ajourhold D.6 Skjer bokføringen så ofte som virksomhetens og transaksjonenes art og omfang tilsier? Er bokføringen à jour minst innen fristene for pliktig regnskapsrapportering, og uansett ikke sjeldnere enn hver fjerde måned? Bokføringspliktige med færre enn 300 bilag i året behøver kun å ajourføre regnskapet senest innen fristene for pliktig regnskapsrapportering. D.7 Registreres kontanttransaksjoner daglig (i kassebok e.l.), med mindre det benyttes fast kasse? Dersom det benyttes fast kasse: Gjøres denne opp senest innen fristen for pliktig ajourføring av bokføringen, slik at betalingene blir bokført i riktig periode? Valuta D.8 Skjer bokføringen i norske kroner? Hvis nei se spørsmål D.9-D.11. Hvis ja gå til spørsmål D.12. D.9 Dersom bokføringen skjer i annen valuta enn norske kroner, er foretakets funksjonelle valuta valgt som bokføringsvaluta? Filialer i utlandet kan benytte egen funksjonell valuta. D.10 Dersom bokføringen skjer i annen valuta enn norske kroner, er beløp knyttet til merverdiavgift låst i norske kroner til kursen på fakturatidspunktet, beløp knyttet til lønn låst i norske kroner til kursen på utbetalingstidspunktet, og beløp knyttet til eiendeler og gjeld hvor skatteloven har egne vurderingsregler om valuta låst i norske kroner til transaksjonsdagens kurs? D.11 Dersom bokføringen skjer i annen valuta enn norske kroner, skjer omregning av andre beløp enn etter punkt D.10, som inngår i pliktig regnskapsrapportering, 16 til norske kroner minst en gang i året ved bruk av gjennomsnittskurser 17, og dokumenteres det hvordan omregningen har skjedd og hvilke kurser som er benyttet? Endring, sletting og retting D.12 Når bokførte opplysninger slettes innen fristene for ajourhold etter punkt D.6, fremgår slettingen av dokumentasjonen eller spesifikasjonen? D.13 Etter at fristene for ajourhold etter punkt D.6 er utløpt: Er retting av bokførte opplysninger kun gjennomført med nye, dokumenterte posteringer (ikke endring eller sletting av opprinnelige posteringer), og skjer slike korreksjoner ved at den opprinnelige posteringen i sin helhet reverseres? Bfl 4 nr 5 Bfl 7, FOR 4-1 Bfl 7, 3. ledd GBS 12 Bfl 8 FOR 4-2, FOR 4-2, FIN Bfl 8 FOR 4-2, 3. ledd SU FIN Bfl 9, Bfl 9, GBS 1 Mottatt kreditnota eller tilleggsfaktura kan bokføres på vanlig måte, uten reversering av opprinnelig postering. 16 Ved omregning for utarbeidelse av årsregnskapet skal regnskapsloven og god regnskapsskikk følges. 17 FOR 4-2 fjerde ledd krever at bokføringspliktige som ikke utarbeider balanse ved pliktig regnskapsrapportering til skattemyndighetene, likevel skal benytte kursen på transaksjonstidspunktet ved omregning til norske kroner. Dersom kursen i perioden ikke har hatt svingninger som avviker mer enn 5 % i forhold til den månedlige gjennomsnittskursen, kan likevel månedens offisielle gjennomsnittskurs benyttes. Store enkelttransaksjoner skal i alle tilfeller omregnes til transaksjonsdagens kurs. Side 9

11 D.14 Ved retting: Er det så langt det er praktisk mulig påført gjensidige referanser mellom den nye og den opprinnelige dokumentasjonen? Referansene kan eventuelt tas inn i de bokførte opplysningene, dersom dette er praktisk mulig. Kommentarer og områder til oppfølging punkt D: FOR 5-12 E. Dokumentasjon av bokførte opplysninger Generelt E.1 Er alle bokførte opplysninger dokumentert på en måte som viser deres berettigelse, og er dokumentasjonen utstedt med et korrekt og fullstendig innhold? E.2 Dokumentasjonen av bokførte opplysninger skal ikke endres etter utstedelse. Er dokumentasjonen sikret mot endringer 18? E.3 Dersom dokumentasjonen består av flere dokumenter; finnes det referanser fra primærdokumentene til øvrige dokumenter? E.4 Kan kontrollsporet lett følges fra dokumentasjon av bokførte opplysninger via spesifikasjoner frem til pliktig regnskapsrapportering? E.5 Er det på en lett kontrollerbar måte mulig med utgangspunkt i pliktig regnskapsrapportering å finne tilbake til dokumentasjonen for de enkelte bokførte opplysningene (via spesifikasjoner av pliktig regnskapsrappotering)? E.6 Er dokumentasjonen systematisert på en måte som gjør det mulig å kontrollere at den er fullstendig? Det forutsettes fortløpende bilagsnummerering for hver enkelt bokføringspliktig enhet (eventuelt per bilagstype). Bfl 4 nr 6 Bfl 10, Bfl 10, Bfl 10, Bfl 4 nr 7 Bfl 10, Bfl 4 nr 7 Bfl 10, Bfl 10, SU SU For eksempel gjennom å utarbeide dokumentasjonen i ikke direkte redigerbare formater, ikke for eksempel i e-post eller i en tekstbehandlings- eller regnearkfil. Side 10

12 Salgsdokumentasjon - innhold 19 E.7 Er salgsdokumentasjonen nummerert? Salgsdokumentasjonen skal være forhåndsnummerert på trykte blanketter 20, eller nummerert ved maskinelt tildelte nummer med en kontrollerbar sekvens, eller være merket på annen måte slik at fullstendig registrering av utfakturerte salg kan etterprøves på en enkel måte. Er salgsdokumentasjonen for hver enkelt bokføringspliktig enhet fortløpende nummerert? Har kjøpere som utsteder salgsdokumentasjon på vegne av selger etter punkt E.21 til E.25, i stedet for fortløpende nummerering av hver enkelt selgers salgsdokument eventuelt anført i salgsdokumentet hvor mye som er avregnet overfor vedkommende selger hittil i regnskapsåret? FOR 5-1-1, nr 1 FOR 5-1-3, 1. og FOR FOR 5-2-1, SU SU SU SU SU Ved innbytte hvor en part i handelen utsteder felles salgsdokument (se punkt E.20): Er eventuelt felles nummerserie benyttet? Har den som formidler varer eller tjenester, og som utferdiger salgsdokument for flere leverandører i ett salgsdokument (se punkt E.19), eventuelt benyttet felles nummerserie for disse salgsdokumentene? E.8 Inneholder salgsdokumentasjonen dato for utstedelse? FOR 5-1-1, E.9 Inneholder salgsdokumentasjonen kjøpers navn, og adresse eller organisasjonsnummer? Kravet kan fravikes ved kontantsalg fra detaljist, men ikke når kjøper er bokføringspliktig og varen eller tjenesten er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse, eller der betalingen skjer med kontanter for et beløp på kr eller mer inkl MVA 21 ). nr 1 FOR 5-1-1, nr 2 FOR 5-1-2, 1. og GBS 11 SU Ved salg til ledende ansatte (se punkt B.11) må den ansattes navn alltid fremgå av dokumentasjonen hos selger. E.10 Inneholder salgsdokumentasjonen selgers navn og organisasjonsnummer, eventuelt etterfulgt av bokstavene MVA dersom selger er registrert i merverdiavgiftsmanntallet? Dersom selger er registrert i merverdiavgiftsmanntallet ved representant: Har representanten påført sitt eget navn og adresse, samt den utenlandske næringsdrivendes organisasjonsnummer etterfulgt av bokstavene MVA? E.11 Inneholder salgsdokumentasjonen ytelsens art (hvilke varer og/eller tjenester som er levert) og omfang (antall, mengde mv)? FOR 5-1-1, nr 2 FOR 5-1-2, 3. ledd FOR 5-2-1, 4. ledd SU FOR 5-1-1, nr 3 19 Skattedirektoratet kan i særlige tilfeller gjøre ytterligere unntak fra kravene til salgsdokumentets innhold. Salgsdokumentet kan ikke endres av kjøper eller tredjepart som f.eks. formidler salgsdokumentet på egne av selger. 20 Med også den bokføringspliktiges navn og organisasjonsnummer påtrykt, for å entydig kunne identifisere blankettenes rettmessige utsteder. 21 Selger plikter i alle tilfelle å angi kjøper på dennes dokumentasjon dersom kjøper anmoder om dette. I slike tilfeller skal selger signere og stemple dokumentasjonen. Side 11

13 E.12 Inneholder salgsdokumentasjonen tidspunkt og sted for levering av ytelsen? Dette er ikke påkrevet når varen ekspederes gjennom speditør, ved postordre ol, og salgsdokumentet følger forsendelsen. E.13 Inneholder salgsdokumentasjonen vederlag og betalingsforfall? Avgiftspliktig og avgiftsfritt salg, samt salg som faller utenfor MVA-loven, skal fremgå hver for seg og summeres særskilt. Avgiftspliktig omsetning med forskjellige MVA-satser skal også fremgå hver for seg og summeres særskilt. E.14 Inneholder salgsdokumentasjonen eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert i lov eller forskrift? Merverdiavgift skal angis i norske kroner. FOR 5-1-1, nr 4 FOR FOR 5-1-1, nr 5 FOR FOR 5-1-1, nr 6 FOR 5-2-1, 4. ledd SU Dersom selger er registrert i merverdiavgiftsmanntallet ved representant: Har representanten påført salgsdokumentet merverdiavgift av vederlaget? E.15 Ved salg av beltemotorsykkel som nevnt i forskrift (nr 49) nr 2 om avgrensning av uttrykket personkjøretøyer 3, og tjenester til vedlikehold, reparasjon, påkostning og ombygning av slike samt varer ved utføring av slike tjenester; er beltemotorsykkelens kjennemerke angitt i salgsdokumentet? E.16 Er språket i salgsdokumentasjonen norsk, svensk, dansk eller engelsk? Hvis nei - er salgsdokumentasjonen supplert slik at den kan leses i Norge uten særlige språkkunnskaper eller tolk? Fjerntliggende språk (f.eks. med andre skrifttegn) kan ikke benyttes 22. Salgsdokumentasjon - utsteder E.17 Er salgsdokumentasjonen utstedt 23 av selger (dersom dispensasjon ikke er innvilget)? For generelle unntak se punkt E.18-E.25. Det er ikke i samsvar med de grunnleggende bokføringsprinsippene å oversende salgsdokumenter i direkte redigerbare formater, som for eksempel i en e-post eller som vedlegg i en tekstbehandlings- eller regnearkfil. E.18 Ved kjøp av varer eller tjenester fra ikke bokføringspliktig selger, hvor selger selv ikke utsteder salgsdokument: Har kjøper utstedt salgsdokumentasjon på vegne av selger? E.19 Ved salg av vare hvor det mottas innbytte (kjøp), og hvor ikke hver part utsteder selvstendige salgsdokumenter: Har en av partene i handelen utstedt felles salgsdokument? E.20 Har den som formidler varer eller tjenester eventuelt utferdiget salgsdokument for flere leverandører i ett salgsdokument? FOR Bfl 10 første ledd SU FOR 5-2-1, FOR 5-2-9, GBS 5 GBS 7 SU FOR 5-2-1, FOR 5-2-1, FOR Totalt vederlag per leverandør kan unnlates spesifisert. 22 Det vil være en mulighet å utstede salgsdokumentasjon med likelydende tekst på flere språk, hvorav ett er norsk (herunder samisk), svensk, dansk eller engelsk. 23 Skattedirektoratet legger til grunn at salgsdokumentet i utgangspunktet skal sendes kjøper uoppfordret. Side 12

14 E.21 Ved kjøp av varer eller tjenester fra foreninger og samvirkelag som hovedsakelig tilvirker eller forhandler produkter fra medlemmenes fiske, skogbruk eller gårdsbruk med binæringer, samt hagebruk, gartneri, husdyrhold og reindrift, og som foretar avregning ved alle sine kjøp av produkter fra medlemmer og ikke-medlemmer: Har kjøper utstedt salgsdokumentasjon på vegne av selger dersom selger selv ikke har gjort dette? E.22 Ved kjøp av varer eller tjenester fra andre tilvirkere eller forhandlere som kjøper opp produkter som nevnt i forrige punkt direkte fra produsent og som har tillatelse til å anføre avgift i salgsdokumentet etter 4 i forskrift (Nr. 26) 12. mars 1970 nr om avregning av inngående avgift for samvirkeforetak mv: Har kjøper utstedt salgsdokumentasjon på vegne av selger dersom selger selv ikke har gjort dette? E.23 Ved kjøp av varer eller tjenester fra husflidsutsalg som kjøper produkter fra hjemmeprodusenter av håndverks- og husflidsarbeid: Har kjøper utstedt salgsdokumentasjon på vegne av selger dersom selger selv ikke har gjort dette? E.24 Ved kjøp av varer eller tjenester fra andre forretninger som kjøper opp produkter som nevnt i annet punkt over og som har tillatelse til å anføre avgift i salgsdokumentet etter 1 i forskrift (Nr. 79) 17. oktober 1978 nr. 3 om avregning av inngående avgift overfor hjemmeprodusenter av håndverks- og husflidsarbeider: Har kjøper utstedt salgsdokumentasjon på vegne av selger dersom selger selv ikke har gjort dette? E.25 Dersom kjøper alene helt eller delvis beregner omfang, vekt, kvalitet eller lignende som grunnlag for utbetaling av provisjon eller annet vederlag til selgeren 24 : Har kjøper utstedt salgsdokumentasjon på vegne av selger? FOR 5-2-1, 3. ledd a) FOR 5-2-1, 3. ledd b) FOR 5-2-1, 3. ledd c) FOR 5-2-1, 3. ledd d) FOR 5-2-1, 3. ledd e) GBS 5 Salgsdokumentet skal utstedes av kjøper på grunnlag av en skriftlig, underskrevet avtale om dette. Avtalen skal oppbevares av både kjøper og selger (jf punkt G.2). Det skal fremgå av salgsdokumentet at det er utstedt av kjøper. Kjøperen skal dessuten oppbevare annen dokumentasjon som underbygger salgsdokumentets innhold i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt (jf punkt G.3). Kjøperen skal, ved jevnlig å ta utskrift fra Enhetsregisteret eller lignende, dokumentere om selgeren er registrert i merverdiavgiftsmanntallet Salgsdokumentasjon - tidspunkt for utstedelse E.26 Er salgsdokumentasjon utstedt snarest mulig og senest en måned etter levering? For generelle unntak se punkt E.27-E.32. E.27 Har MVA-pliktige selgere med årsoppgave eller årsterminoppgave etter mervediavgiftsloven 31 eller 31a utstedt salgsdokumentasjonen innenfor det kalenderår levering finner sted? E.28 Blir leveranser som faktureres månedlig fakturert innen 15 virkedager i måneden etter leveringsmåneden? E.29 Blir tjenester som leveres løpende fakturert senest en måned etter utløpet av den ordinære merverdiavgiftsterminen? FOR FOR FOR FOR Fakturering kan utsettes ytterligere for ubetydelige leveranser. 24 Dersom både kjøper og selger sitter med hele beregningsgrunnlaget, må det søkes om dispensasjon etter forskriften for at kjøper skal kunne utstede dokumentasjonen. Side 13

15 E.30 Blir tjenester som leveres basert på måling av faktisk forbruk (strøm, telefoni, royalty til forfattere o.l.) fakturert for perioder som ikke strekker seg lenger enn ett år av gangen? FOR GBS 7 Salgsdokumentet skal så vidt mulig utstedes innenfor det kalenderår levering finner sted. E.31 Blir tjenester som leveres etter anbud eller tilsvarende forhåndsavtalt pris fakturert i henhold til avtale mellom partene? Dersom avtalt fakturering avviker vesentlig fra reell fremdrift, må reell fremdrift legges til grunn for faktureringen. E.32 Blir salgsdokumentasjon for persontransport, servering, abonnementer, leier, avgifter og lignende utstedt før levering har funnet sted, begrenset til en periode på ett år? Salgsdokumentet skal så vidt mulig utstedes innenfor det kalenderår levering finner sted. For andre typer leveranser kan det ikke utstedes salgsdokumentasjon inklusive merverdiavgift før den avgiftspliktige varen eller tjenesten er levert (dersom dispensasjon ikke er innvilget). Kreditnota E.33 Når det faktisk utstedes nytt salgsdokument til erstatning for allerede avsendt salgsdokument (tidligere beløp faktureres på nytt, ikke kun endringsbeløpet), utstedes det også en kreditnota som reverserer opprinnelig salgsdokument i sin helhet? Særlig ved kontantsalg - kassaapparat E.34 Registreres kontantsalg fortløpende på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system (dersom dispensasjon ikke er innvilget)? For generelle unntak se punkt E.40 - E.46. E.35 Dokumenteres kontantsalget med daterte, nummererte kassaruller eller tilsvarende rapport, som angir klokkeslett for hvert enkelt salg? E.36 Foreligger det dokumentasjon av korreksjonsposter med angivelse av beløp, årsak og antall korreksjoner? E.37 Kan kassaapparatet skrive ut salgsdokumentasjon (kvittering) til kunden for hvert salg? FOR GBS 13 FOR FOR 5-2-9, GBS 13 SU SU SU FOR GBS 1 FOR 5-3-2,, FOR 5-4, 4. ledd GBS 2 SU SU SU FOR 5-3-2, SU FOR 5-3-2, FOR 5-3-2, Er beløpet som registreres lett synlig for kunden, med mindre det er vanskelig gjennomførbart? Skrives kvittering alltid ut når beløpet som registreres på kassaapparatet ikke er lett synlig for kunden? Side 14

16 E.38 Dokumenteres bokførte kontantsalg daglig med daterte nummererte «z-rapporter» eller tilsvarende rapporter over opplysninger som er registrert på kassaapparat, terminal eller likeverdig system? Skjer dette enten ved at opplysningene lagres i systemet, slik at rapportene til enhver tid kan skrives ut, eller ved at rapportene skrives ut ved daglig opptelling av kassabeholdning? FOR 5-3-3, GBS 12 SU SU Fremgår klokkeslett for utkjøring av rapportene? E.39 Sammenholdes dokumentasjon av kontantsalg daglig med opptelling av kassabeholdning? FOR 5-3-3, Dateres kassaoppgjøret, og fremgår det hvem som har foretatt opptelling av kassabeholdningen? Forklares eventuelle differanser? Særlig ved kontantsalg - unntak fra kravet til kassaapparat E.40 Dokumenteres inntekter fra gevinst- og underholdningsautomater med kopi av dokumentasjon av tømmingen av automaten og faktura/avregning fra automatens eier eller entreprenør? Inneholder dokumentasjonen minst inneholde de opplysninger som kreves i forskrift av nr 1128 om oppstilling av lotteriautomater? 25 E.41 Dokumenteres ambulerende og/eller sporadisk kontantsalg som eksklusive MVA ikke overstiger 3 ganger folketrygdens grunnbeløp i løpet av et regnskapsår, fortløpende i innbundet bok der sidene er forhåndsnummerert, eller ved gjenpart av daterte forhåndsnummererte salgsbilag (også forhåndsnummererte billetter) 26? Viser dokumentasjonen ut- og innleverte kontanter, og er oppgjørene tellet og signert av to personer? E.42 Dokumenteres oppsøkende salg til publikum på idrettsarrangementer, konserter og lignende ved at daglig salg fra hver enkelt selger registreres som ett beløp på kassaapparat? FOR FOR 5-4, ledd SU SU FOR 5-4, 3. ledd Det kan unnlates å skrive ut kvittering til kunden. Viser dokumentasjonen ut- og innleverte kontanter, og er oppgjørene tellet og signert av to personer? 25 Forskrift av nr 1128 om oppstilling av lotteriautomater ble opphevet med virkning fra Opphevelsen har sammenheng med at Norsk Tipping AS fra dette tidspunktet fikk monopol på å tilby pengespill på automater. Det benyttes ikke lenger kontanter ved slike spill, men elektroniske penger fra Norsk Tippings spillekort. De bokføringspliktige som har slike automater i sine lokaler, får provisjon avregnet fra Norsk Tipping, på samme måte som kommisjonærene for Norsk Tippings spill. Det legges til grunn at slike avregninger fra Norsk Tipping AS må oppfylle de generelle kravene til innhold i salgsdokument, og at bestemmelsen i FOR derfor ikke skal benyttes etter Bokføringsstandardstyret har foreslått for Finansdepartementet å oppheve bestemmelsen. 26 Det skal fremgå av salgsbilaget i hvilken grad det er gitt rabatt eller fribillett. Hvis rabatt eller fribillett er gitt på grunnlag av medlemskap eller lignende, skal det opplyses om dette. Side 15

17 E.43 Dokumenteres kontantsalg fra automater (sjokolade, aviser, brus, solsenger mv) ved at kontantbeholdningen telles og avstemmes mot automatens telleverk 27? GBS 3 SU Er oppgjøret datert, og fremgår det hvem som har foretatt oppgjøret? E.44 Ved utkjøring av varer mot kontant betaling, registreres salget fortløpende på kassaapparat eller lignende på forretningsstedet, samtidig med at den ferdige varen bringes ut av lokalet for levering? SU Skrives kvittering ut og bringes med til kunden? Er det etablert et system slik at det til enhver tid kan dokumenteres hvor stor del av det registrerte salget hvor kontantoppgjøret ennå ikke er lagt i kassen (for eksempel ved at ordresedler eller kjøresedler for utkjørte men ubetalte varer oppbevares separat)? E.45 Bli kontantsalg fra ubetjente salgssteder dokumentert med forhåndsnummererte konvolutter eller lignende, hvor den bokføringspliktiges navn og organisasjonsnummer fremgår, og hvor kunden minst må fylle ut hvilke varer/tjenester som er kjøpt, omfang, dato og hvilket beløp som er lagt i konvolutten 28, i innbundet bok hvor sidene er forhåndsnummererte (kun varesalg), og hvor det minst er rubrikker for vare og omfang, dato og vederlag, eller med kvantumsoversikter (kun varesalg) hvor det daglig dokumenteres hvilke varer som er lagt ut på salgsstedet og hvilke som er i behold ved dagens slutt, og hvor kontantsalget regnes ut basert på dette og avstemmes mot opptalt kontantbeholdning? Blir opptalt kontantbeholdning avstemt mot den dokumentasjonen som benyttes, blir oppgjøret datert og fremgår det hvem som har foretatt oppgjøret? E.46 Ved kontantsalg gjennom mellommann (formidler), dokumenteres salget med daterte forhåndsnummererte salgsbilag? Det kan benyttes en felles nummerserie for slike, forutsatt at mellommannen i sitt salgsdokument vedrørende provisjon, eller i vedlegg til dette, anfører grunnlaget for provisjonsavregningen, med henvisning til aktuelle salgsdokument. I tillegg skal det angis hvilket nummer den aktuelle provisjonsavregning utgjør for vedkommende mottaker (nr/år). Mellommannen må oppbevare kopi av salgsdokumentene som underlag for sin provisjonsavregning. Kjøpsdokumentasjon E.47 Er dokumentasjon av kjøp den salgsdokumentasjonen som selger har utstedt, og inneholder kjøpsdokumentasjonen de opplysninger som fremgår av punkt E.7-E.15? SU SU FOR 5-5, 1. og SU SU Dersom automaten ikke har telleverk, eller omsetningen ikke kan avstemmes mot påfylling av varer, kan automaten ikke benyttes. Ved utskiftning av automater må det velges løsninger som tilfredsstiller bokføringsforskriftens krav, så langt det tilbys slike løsninger. 28 Eventuelle konvolutter som ikke er benyttet på grunn av feilskrift eller lignende må også oppbevares, så langt disse er i behold på salgsstedet. Den bokføringspliktige bør ved oppslag eller lignende informere om at konvolutter ikke skal fjernes. Side 16

18 E.48 Er språket i kjøpsdokumentasjon fra norske leverandører norsk, svensk, dansk eller engelsk? SU Hvis nei - er kjøpsdokumentasjonen supplert av leverandøren slik at den kan leses i Norge uten særlige språkkunnskaper eller tolk? Fjerntliggende språk (f.eks. med andre skrifttegn) kan ikke benyttes 29. E.49 Dersom mottatt dokumentasjon fra selger er uriktig eller på annen måte ikke tilfredsstiller kravene i punkt E.47og E.48; har kjøper krevd ny salgsdokumentasjon, eventuelt kunnet sannsynliggjøre at kjøpet er en reell utgift for kjøpers virksomhet dersom ny salgsdokumentasjon ikke kan innhentes (med tilleggsdokumentasjon ol)? E.50 Dersom kjøper ikke er angitt på kjøpsdokumentasjonen (ved kontantkjøp fra detaljist når vederlaget er lavere enn kr inkl MVA); har den som har foretatt kjøpet påført formålet eller bruksområdet for varene og tjenestene, samt datert og signert dokumentasjonen? E.51 Ved kjøp som er lagt ut av en ansatt; har den ansatte utarbeidet og signert en datert oppstilling som viser hvilke kjøp som er foretatt og formålet eller bruksområdet for varene og tjenestene, samt lagt ved kassakvitteringer (ikke krav om motpartsangivelse på disse)? E.52 Ved import av varer, er innførsels-mva dokumentert med tolldeklarasjoner sammen med grunnlagsdokumenter (fakturakopier etc), samt eventuelle kontoutdrag fra tollkassereren dersom den bokføringspliktige har tollkreditt? Er dokumentasjonsdato i de bokførte opplysningene satt til tolldeklarasjonens dato, eventuelt til siste dato i den måneden som kontoutdraget vedrører (ved tollkreditt)? Lønnsdokumentasjon E.53 Foreligger dokumentasjon av lønn og andre oppgavepliktige ytelser, forskuddstrekk, og påleggstrekk, vist per motpart, med følgende opplysninger: fødselsnummer, navn, stilling, skattekommune, og tabellnummer og/eller den trekkprosent som står på skattekortet? E.54 Dersom skattekortet ikke er levert, og opplysninger som skal fremgå av skattekortet ikke på annen måte er kommet til arbeidsgiverens kunnskap; viser arbeidsgivers dokumentasjon navn og nummer på den kommunen hvor mottakeren av ytelsen (motparten) oppgir at vedkommende var bosatt 1. november i året før trekkåret? FOR 5-5, 5. ledd FOR 5-5, FOR 5-5, 3. og 4. ledd SU GBS 9 FOR 5-6, FOR 5-6, Dersom mottaker av ytelsen (motparten) er utenlandsk og ikke var bosatt i Norge 1. november i året før trekkåret; viser dokumentasjonen vise hvilken kommune vedkommende bosatte seg i ved ankomsten til Norge? 29 Det vil være en mulighet å utstede salgsdokumentasjon med likelydende tekst på flere språk, hvorav ett er norsk (herunder samisk), svensk, dansk eller engelsk. Side 17

19 E.55 Dersom arbeidsgiveren har mottatt pålegg om trekk i medhold av skattebetalingsloven, inneholder dokumentasjonen også opplysninger om: hvem som har utferdiget pålegget, når pålegget er mottatt, det beløp som skal dekkes ved trekket, inntektsåret som pålegget om trekk gjelder, og trekkprosenten eller det beløp som skal trekkes for hver utbetalingsperiode? E.56 For hver periode med pliktig regnskapsrapportering av forskuddstrekk og påleggstrekk; inneholder dokumentasjonen følgende opplysninger per motpart: dato for utbetaling av ytelser og om mulig det tidsrom ytelsen knytter seg til, brutto ytelse, hvis aktuelt med angivelse av antall godtgjorte timer, eventuelt tillegg for naturalytelser som det skal foretas trekk i, fradrag for pensjonsinnskudd, bidragstrekk og trekkfri fagforeningskontingent, trekkgrunnlaget, og størrelsen av det foretatte forskuddstrekk og påleggstrekk? E.57 For ansatte som helt eller delvis godtgjøres basert på antall arbeidede timer, er i tillegg følgende opplysninger dokumentert per motpart: dato for utført arbeid, antall timer den aktuelle dato, sum timer for den aktuelle perioden? E.58 Utstedes dokumentasjon av lønn mv senest på det tidspunkt det er anledning til å få de aktuelle ytelsene utbetalt? Uttaksdokumentasjon E.59 Inneholder dokumentasjon av uttak av eiendeler og tjenester fra den bokføringspliktiges virksomhet til bruk som gave til veldedige og allmennyttige institusjoner og organisasjoner, i tillegg til øvrige krav etter punkt E.7 - E.15, også virkelig verdi av eiendelen eller tjenesten, og eventuelle kostnadsrefusjoner mottatt fra institusjonen eller organisasjonen? FOR 5-6, 3. ledd FOR 5-6, 4. ledd FOR 5-6, 5. ledd FOR 5-6, 6. ledd FOR 5-7 Dersom virkelig verdi av eiendelen eller tjenesten overstiger 2 ganger folketrygdens grunnbeløp; er dokumentasjonen attestert av den bokføringspliktiges revisor? Dersom virksomheten ikke er revisjonspliktig, skal dokumentasjonen attesteres av styrets leder eller annet medlem av styret eller tilsvarende ledelsesorgan. E.60 Tilfredsstiller dokumentasjon av uttak til eiere, deltakere, eller anvendelse i egen virksomhet kravene til innhold i kontrollpunkt E.7-E.15 så langt de passer, og inneholder dokumentasjonen i tillegg virkelig verdi av eiendelen eller tjenesten? FOR 5-8 Ved anvendelse av varer og tjenester til reparasjon av brukte kjøretøyer etter merverdiavgiftsloven 16 første ledd nr 11, er det dokumentert på hvilket objekt varene og tjenestene er benyttet? Side 18

20 E.61 Er dokumentasjon av uttak utstedt snarest mulig etter uttakstidspunktet, og senest en måned etter at uttaket fant sted? SU Bokføringspliktige som leverer årsoppgave etter merverdiavgiftsloven 16-3 eller 16-4, kan likevel ikke utstede dokumentasjon senere enn det kalenderår uttaket fant sted. Dokumentasjon av reise- og oppholdsutgifter E.62 Fremgår det av dokumentasjon av reise- og oppholdsutgifter (reiseregning) hvem utgiftene omfatter, hva formålet med reisen har vært og hvilke arrangement den reisende har deltatt på? E.63 Har den ansatte vedlagt kvitteringer eller andre originabilag som dokumenterer utgiftene (ikke nødvendig for småutgifter som bompenger, parkering o.l.) 30? E.64 Er trekkfrie utgiftsgodtgjørelse til kost legitimert ved en fortløpende oppstilling (reiseregning) over hvordan arbeidstaker har innrettet seg under arbeidsoppholdet/tjenestereisen? Oppstillingen (reiseregningen) skal inneholde følgende opplysninger: arbeidstakers navn, adresse og underskrift, dato og klokkeslett for avreise/hjemkomst for hver yrkes- /tjenestereise eller pendlers reiser ved besøk i hjemmet, formålet med reisen, hvilke arrangement arbeidstakeren har deltatt på navn og adresse på overnattingssted/utleier, og ved flere overnattingssteder også dato for overnattingene, og type losji fordelt på hotell, pensjonat eller annet angitt. E.65 Er bilgodtgjørelse legitimert ved en fortløpende oppstilling (reiseregning) som utarbeides av arbeidstakeren? Reiseregningen må minst inneholde følgende opplysninger: arbeidstakers navn, adresse og underskrift, dato for avreise/hjemkomst for hver yrkes-/tjenestereise, formålet med reisen, hvilke arrangement arbeidstakeren har deltatt på, fremstilling av reiseruten med angivelse utgangs- og endepunkt, lokal kjøring på oppdragsstedet og årsaken til eventuelle omkjøringer, totalt utkjørt distanse beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller (eventuelt trip-teller) ved begynnelsen og slutten av hver yrkes-/tjenestereise, og navn på passasjer det kreves passasjertillegg for. FOR 5-9 Forskrift av nr , SU Forskrift av nr Forskrift av nr , 3. ledd Forskrift av nr , 6. ledd 30 For at utbetaling til dekning av reiseutgifter med fly eller jernbane på 1 klasse skal anses trekkfrie etter denne bestemmelse, må utgiftene legitimeres ved flybillettstamme eller 1 klasses jernbanebillett. For billettløse reiser må utgiftene legitimeres ved reisebeskrivelse fra reiseselskapet som gir opplysninger om foretatte reiser med angivelse av arbeidstakers navn og adresse, tid og sted for avreise og ankomst samt pris. Refusjon til dekning av utgifter ved kjøp av billettløse reiser i form av kort som gjelder et begrenset antall reiser må også legitimeres med faktura fra reiseselskapet. Refusjon til dekning av utgifter ved kjøp av billettløse flyreiser i form av kort som gjelder et ubegrenset antall reiser i et begrenset tidsrom, Travel Pass o.l. ordninger, skal anses trekkfrie når utgiftene legitimeres med faktura fra reiseselskapet og arbeidstaker også sender fortløpende reisebeskrivelser over alle foretatte reiser i det tidsrom kortet gjelder. Reisebeskrivelsen skal ha et tilsvarende innhold som etter annet punktum med unntak for opplysninger om pris. I andre tilfelle må utgiftene dokumenteres ved underskrevet reiseregning fra arbeidstakeren som angir hvilket kommunikasjonsmiddel som er nyttet og billettpris på strekningen. Side 19