Bokføringsloven del II. Hilde Løseth Modell

Transkript

1 Bokføringsloven del II Hilde Løseth Modell

2 6 Dokumentasjon av regnskapssystem Loven stiller krav til dokumentasjon som beskriver kontrollmulighetene i regnskapet, samt hvordan systemgenererte poster kan etterprøves Hva skal dokumenteres? Beskrivelse av kontrollsporet for de forskjellige typer transaksjoner og andre disposisjoner Beskrivelse av hvordan systemgenererte poster kan etterprøves/kontrolleres, herunder faste data og koder. Hensikten er at man enkelt skal kunne forstå kontrollsporet fra dokumentasjonen, via spesifikasjonene og til pliktig regnskapsrapportering Forskriftkrav til dokumentasjon av elektroniske forsystem Kassasystem 5-6 Lønnssystem 2

3 10 Dokumentasjon av bokførte opplysninger Alle bokførte opplysninger skal være dokumentert Dokumentasjonen skal vise de bokførte opplysningenes berettigelse være korrekt og fullstendig ikke endres etter utstedelse være systematisert på en måte som gjør det mulig å kontrollere at den er fullstendig Krav om toveis kontrollspor for bokførte opplysninger fra dokumentasjon via spesifikasjoner frem til pliktig regnskapsrapportering, og motsatt. Det skilles mellom primærdokumentasjon og sekundærdokumentasjon 3

4 Dokumentasjon av salg av varer og tjenester Salgsdokumentets innhold Nummer (forhåndsnummerert eller maskintildelt, jf ) Dato for utstedelse av dokumentasjonen Angivelse av partene (både selger og kjøper, jf ) Ytelsens art og omfang Tidspunkt og sted for levering av ytelsen Vederlag og betalingsforfall Eventuell merverdiavgift (i NOK) og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert i lov eller forskrift 5-2 Utstedelse av salgsdokumentasjon Faktura skal utstedes av selger, med mindre annet er bestemt i lov eller forskrift Tidspunkt for utstedelse: Snarest mulig og senest en måned etter levering. 4

5 5-3 Dokumentasjon av kontantsalg Med kontantsalg mener salg der kjøpers betalingsforpliktelse overfor selger gjøres opp ved levering Krav til bruk av kassaapparat Kontantsalg skal registreres fortløpende på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system Bl.a. kassaprogramvare for PC Kontantsalget dokumenteres med nummererte summeringsstrimler (kassaruller) og dagsrapporter (zrapporter) som viser Dato Klokkeslett for hvert enkelt salg samt utkjøring av dagsrapporter Korreksjonsposter med beløp, årsak og antall korreksjoner Kassaapparatet skal kunne skrive ut kvittering til kunden 5

6 5-4 Unntak fra kravene om dokumentasjon av kontantsalg Unntatt kravet om kassaapparat i ambulerende eller sporadisk kontantsalg, som ikke overstiger 3G (folketrygdens grunnbeløp) i løpet av et år Kan i stedet dokumentere kontantsalg fortløpende i innbundet bok der sidene er forhåndsnummererte, eller ved gjenpart av daterte forhåndsnummererte salgsbilag/billetter Dokumentasjonen må vise inn- og utleverte kontanter Oppgjør skal telles og signeres av to personer 6

7 Særlig unntak for plikten til å ha kassaapparat Gjelder for kontantsalg som skjer utenfor virksomhet som er bokføringspliktig etter bokføringslovens 2, annet ledd I praksis ikke avgiftspliktig virksomhet F.eks. kontorkasse Så lenge omsetningen er under 3G I stedet skal bestemmelsene om dokumentasjon av kontantsalg iht. bokføringsforskriftens 5-4 følges 7

8 5-5 Dokumentasjon av kjøp I utgangspunktet samme krav som salgsdokumentasjon Ved uriktig eller ikke tilfredsstillende salgsdokumentasjon etter 5-1 må kjøper kreve ny salgsdokumentasjon. Dersom dette ikke lar seg gjøre, må kjøper kunne sannsynliggjøre at kjøpet er en reell utgift for kjøpers virksomhet 8

9 5-9 Reise- og oppholdsutgifter Det skal fremgå av dokumentasjonen hvem utgiftene omfatter hva formålet med reisen har vært hvilke arrangementer den reisende har deltatt på 5-10 Bevertningsutgifter Det skal fremgå av dokumentasjonen formål hvem bevertningen omfatter 9

10 11 Dokumentasjon av balansen Dokumentasjon av eiendeler, gjeld og egenkapital For alle balanseposter, med mindre de er ubetydelige Hva er ubetydelig? Ingen fasitsvar individuell vurdering 1

11 Eiendeler Anleggsmidler Anleggsregister Byr på utfordringer med å dokumentere alt som kommunen eier fra tidenes morgen Eiendomsregisteret (ekstern dokumentasjon) Nyanskaffelser Ved tilgang skal kjøpskontrakt ligge ved som dokumentasjon Skal det i drift eller investering? Vedlikehold (drift/påkostning (investering) Avgang Dokumenteres med salgskontrakt Bokført verdi på anleggsmidlet skal ut av balansen Nedskrivning av anleggsmidler? Dokumentasjon av grunnlaget for nedskrivning med begrunnelse, f.eks. bruksendring 1

12 Eiendeler Anleggsaksjer Tilgang/avgang Kjøpskontrakt Salgskontrakt Nedskrivningsplikt? Siste omsetningskurs Innhente regnskap og foreta en vurdering av selskapets finansielle situasjon Hvis forbigående verdifall, ingen nedskrivning Utlån Bekreftes med ekstern dokumentasjon/internt utlånssystem 1

13 Eiendeler Omløpsmidler Kundefordringer Avstemmes mot kundereskontroen Tapsavsetning? Gjennomgang av fordringsmassen og vurder fordringer med hensyn til tapsavsetning Størst risiko knyttet til gamle fordringer Vurderingen skal dokumenteres Oppstilling av fordringene med kommentarer 1

14 Eiendeler Omløpsaksjer VPS-oppgaver/børskurs Bankinnskudd Årsoppgave fra bank Åpne poster skal dokumenteres med avstemming som viser hvilke bilag og/eller inn-/utbetalinger som utgjør differansen Kassebeholdning Opptelling pr signert av den som foretok tellingen Dagsoppgjør der det er pliktig 1

15 Egenkapital og gjeld Egenkapital Egenkapitalkonti dokumenteres med eget avstemmingsskjema utviklet for kommuneregnskap Sammenfattende kontroller/kretsløpsavstemminger Investeringsfond/driftsfond Bundne/ubundne fond dokumenteres med grunnlaget for bokføringen Vedtak, budsjett og reglement 1

16 Egenkapital og gjeld Gjeld Langsiktig gjeld Pensjonsforpliktelse Ekstern bekreftelse, aktuarberegning Andre lån Ekstern bekreftelse fra bank/finansinstitusjon Avstemming av differanser 1

17 Egenkapital og gjeld Kortsiktig gjeld Leverandørgjeld Avstemming mot leverandørreskontro Ekstern bekreftelse fra leverandør (saldoforespørsel) som dokumenterer beløpene i reskontroen er den beste dokumentasjonen Skyldige offentlige avgifter Dokumenteres mot innsendte oppgaver MVA mot terminoppgaver Skattetrekk og AGA mot terminoppgaver og kvittering for innsendelse Annen kortsiktig gjeld Avstemmes mot grunnlaget for bokføringen 1