Kontrolliste bokføringsloven.

Transkript

1 September 2008 Audit & Advisory Kontrolliste bokføringsloven. Ajourført pr

2 INNLEDNING Denne sjekklisten omfatter kravene i lov av nr 73 om bokføring, med forskrifter og god bokføringsskikk. Vi håper sjekklisten vil være et nyttig hjelpemiddel for å påse at gjeldende regler følges. Vi gjør likevel oppmerksom på at sjekklisten på flere områder ikke går ned på detaljnivå, og dermed ikke kan dekke enhver situasjon som vil kunne oppstå. Vi gjør også oppmerksom på at det er den bokføringspliktiges ansvar å sørge for at kravene i bokføringsloven med forskrifter og god bokføringsskikk tilfredsstilles. Bokføring Bokføring defineres som registrering i regnskapssystemet av transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner som direkte påvirker eiendeler, gjeld, egenkapital, inntekter eller kostnader. Bokføring kjennetegnes av at det posteres til debet og kredit med like store beløp. Bokføring knytter seg til registrering, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger. Lovutvalgets modell for bokføringsloven er som følger: Kilde: NOU 2002:20 side 38 Bokføringsloven, bokføringsforskriften og god bokføringsskikk Bokføringsloven med forskrifter og god bokføringsskikk regulerer hvordan bokføringen skal skje. Bokføringsloven inneholder generelle føringer for hvordan bokføringen skal innrettes, mens bokføringsforskriften går mer i detaljer på konkrete områder. Særlig gjelder dette kravene til dokumentasjon av bokførte opplysninger. Bokføringsloven 4 nr 10 krever at bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger skal skje i samsvar med god bokføringsskikk. Uttalelser om god bokføringsskikk utgis av Bokføringsstandardstyret i Norsk RegnskapsStiftelse, og må følges. I tillegg kommer Skattedirektoratet med uttalelser om forståelsen av bokføringsreglene, og disse tillegges også vekt som god bokføringsskikk. Skattedirektoratet er blant annet kontrollinstans i forhold til etterlevelse av bokføringsreglene, og er i tillegg gitt dispensasjonsmyndighet i de tilfeller hvor det er adgang til å søke om dispensasjon fra kravene i bokføringsloven og bokføringsforskriften. Side 1

3 Henvisninger og kilder Følgende forenklede henvisninger benyttes i kontrollisten: Bfl = Lov av nr 73 om bokføring Finnes på: Bff = Forskrift av nr 1558 om bokføring FInnes på: GBS = Uttalelse om god bokføringsskikk fra Bokføringsstandardstyret i Norsk RegnskapsStiftelse Finnes på: SU = Uttalelse fra Skattedirektoratet om forståelsen av bokføringsreglene FInnes på: Bruk av sjekklisten Følgende kan være nyttig å innhente før utfylling av sjekklisten, slik at arbeidet skal bli så effektivt som mulig: Nødvendig informasjon Innhentet? Ja Nei I/A Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering Eksempler på spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering for en periode Regnskapssystem Dokumentasjon av regnskapssystemet Beskrivelse av kassasystemets oppbygging og funksjoner Beskrivelse av lønnssystemets oppbygning og funksjoner Dokumentasjon av bokførte opplysninger Eksempler på salgsdokumentasjon ved kredittsalg (utgående faktura) Eksempler på kreditnotaer Eksempler på salgsdokumentasjon ved kontantsalg (summeringsstrimler eller lignende og dagsoppgjør) Eksempler på typisk kjøpsdokumentasjon ved kjøp både fra norske og utenlandske leverandører Eksempler på kjøpsdokumentasjon ved utlegg gjort av ansatte Eksempler på lønnsdokumentasjon for en lønnsperiode Eksempler på dokumentasjon ved uttak av eiendeler eller tjenester fra virksomheten Eksempler på reiseregninger Eksempler på dokumentasjon av bevertningsutgifter (representasjon) Eksempler på betalingsdokumentasjon (inn- og utbetalinger annet enn ved kontante kjøp og salg) Eksempler på dokumentasjon av andre regnskapsmessige disposisjoner (avsetninger, periodiseringer, verdsettelser, korreksjoner mv) Dokumentasjon av balansen Dokumentasjon av balansen ved utgangen av siste regnskapsår Særregler for enkelte næringer og bransjer Dokumentasjon av medgått tid (timelister) for en periode Dokumentasjon av timebestillinger for en periode I/A = ikke aktuelt Side 2

4 INNHOLD A. Bokføringsplikt og pliktig regnskapsrapportering...4 Bokføringsplikt...4 Pliktig regnskapsrapportering...4 B. Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering...4 Tidspunkt for utarbeidelse...4 Språk...5 Innhold i spesifikasjonene...5 C. Regnskapssystem...8 Regnskapssystemet...8 Dokumentasjon av regnskapssystemet...8 D. Bokføring og ajourhold...8 Bokføring...8 Ajourhold...8 Valuta...9 Endring, sletting og retting...9 E. Dokumentasjon av bokførte opplysninger...10 Generelt...10 Salgsdokumentasjon - innhold...10 Salgsdokumentasjon - utsteder...11 Salgsdokumentasjon - tidspunkt for utstedelse...12 Kreditnota...13 Særlig ved kontantsalg - kassaapparat...13 Særlig ved kontantsalg - unntak fra kravet til kassaapparat...14 Kjøpsdokumentasjon...15 Lønnsdokumentasjon...16 Uttaksdokumentasjon...17 Dokumentasjon av reise- og oppholdsutgifter...18 Dokumentasjon av bevertningsutgifter mv...18 Dokumentasjon av betalingstransaksjoner...18 Dokumentasjon av andre regnskapsmessige disposisjoner...19 F. Dokumentasjon av balansen...19 Generelt...19 Varelager...19 Bankinnskudd, lånegjeld, kontanter o.l Finansielle instrumenter...20 Avsetninger, nedskrivninger m.v G. Oppbevaring og tilgjengelighet...20 Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale...20 Oppbevaringstid...20 Oppbevaringssted...21 Sikring...21 Kontrollerbarhet og tilgjengelighet...21 H. Særregler for enkelte næringer og bransjer...22 Andre tjenesteytende næringer...22 Øvrige særregler...22 Side 3

5 Punkt Er følgende krav overholdt? Hjemmel Ja Nei I/A A. Bokføringsplikt og pliktig regnskapsrapportering Bokføringsplikt A.1 Har virksomheten plikt til å levere årsregnskap etter regnskapsloven, næringsoppgave etter ligningsloven og/eller omsetningsoppgave etter merverdiavgiftsloven? Hvis nei virksomheten har ikke bokføringsplikt etter bokføringsloven, og behøver ikke benytte denne sjekklisten 1. Pliktig regnskapsrapportering A.2 Har foretaket pliktig regnskapsrapportering fastsatt med hjemmel i regnskapsloven, merverdiavgiftsloven, ligningsloven, skattebetalingsloven, folketrygdloven, og/eller kredittilsynsloven? Bfl 2 Bfl 3 FOR 2-1 Grunnlaget for slik rapportering skal være i henhold til bokføringsloven med forskrifter og god bokføringsskikk. Kommentarer og områder til oppfølging punkt A: B. Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering Tidspunkt for utarbeidelse B.1 Utarbeides spesifikasjonene i punkt B.5 til B.11 for hver periode med pliktig regnskapsrapportering (se punkt A.2), og uansett ikke sjeldnere enn hver fjerde måned? Bokføringspliktige med færre enn 300 bilag i året behøver kun å utarbeide spesifikasjonene for hver periode med pliktig regnskapsrapportering. B.2 Utarbeides spesifikasjonene i punkt B.12 (spesifikasjon av merverdiavgift) og B.13 (spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser) for hver periode med pliktig regnskapsrapportering 2? Bfl 5, FOR 4-1 GBS 4 Bfl 5 GBS 4 1 Ligningskontoret, fylkesskattekontoret eller sentralskattekontoret kan i pålegge den som antas å drive næringsvirksomhet bokføringsplikt for den virksomhet som drives. Slikt pålegg kan begrenses til å gjelde enkelte bestemmelser i loven. Pålegget kan bare gis for to år av gangen. 2 Ved MVA-plikt utløser pliktig regnskapsrapportering i form av omsetningsoppgave plikt til ajourføring av alle bokførte opplysninger, samt utarbeidelse av samtlige spesifikasjoner. Lønnsoppgaveplikt isolert sett utløser kun plikt til utarbeidelse av spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser, og ajourføring av bokførte opplysninger som er nødvendige i den forbindelse. Side 4

6 Punkt Er følgende krav overholdt? Hjemmel Ja Nei I/A B.3 Er spesifikasjonene ferdig utarbeidet senest innen fristen for pliktig regnskapsrapportering (se punkt A.2), eventuelt innen to måneder etter utløp av hver firemåneders periode etter punkt B.1 3? Bokføringspliktige med færre enn 300 bilag i året behøver kun utarbeide spesifikasjonene innen fristene for pliktig regnskapsrapportering (se punkt A.2). Språk B.4 Er språket i spesifikasjonene norsk, svensk, dansk eller engelsk (dersom dispensasjon ikke er innvilget)? Innhold i spesifikasjonene B.5 Utarbeides bokføringsspesifikasjon? Alle bokførte opplysninger pr. periode, der alle poster skal fremgå i ordnet rekkefølge, med dokumentasjonsdato, dokumentasjonshenvisning (forutsettes fortløpende nummerering av bilag), tilordningskoder 4, og andre relevante behandlingskoder 5. Systemgenererte poster kan fremkomme som totaler dersom de er lett kontrollerbare. Ved kontantsalg: Fremkommer alle dagsoppgjørene etter punkt E.38 enkeltvis i bokføringsspesifikasjonen? 6 Bfl 7, FOR 4-1 GBS 4 GBS 14 Bfl 12 Bfl 5, nr 1 FOR 3-1, nr 1 GBS 12 SU SU Ved andre kontante inn- og utbetalinger: Fremkommer alle kontante inn- og utbetalinger enkeltvis i bokføringsspesifikasjonen? 7 B.6 Utarbeides kontospesifikasjon? Alle kontoer pr. periode, der det for hver konto skal angis kontokode, kontonavn, alle poster i ordnet rekkefølge med - dokumentasjonsdato, - dokumentasjonshenvisning, - andre relevante behandlingskoder, og inn- og utgående saldo. Bfl 5, nr 2 FOR 3-1, nr 2 GBS 12 Ved andre kontante inn- og utbetalinger enn kontantsalg i henhold til punkt E.38: Fremkommer alle kontante inn- og utbetalinger enkeltvis i kontospesifikasjonen? 3 Dersom bokføringen gjennomføres ved bruk av regneark (færre enn 300 bilag i året) må spesifikasjonene skrives ut på papir og signeres, jf GBS 14, og eventuelt skannes igjen for elektronisk oppbevaring. 4 Kontokoder, koder i kunde- og leverandørreskontro e.l. som viser bokføringen (hvor posten er ført debet/kredit). 5 Andre koder enn tilordningskoder, som er relevante for å utarbeide pliktig regnskapsrapportering og spesifikasjoner, f.eks. MVA-koder, koder for poster i næringsoppgaven m.v. Det kan søkes om dispensasjon fra kravet om å angi andre relevante behandlingskoder i bokføringsspesifikasjonen og kontospesifikasjonen. 6 Kan fremkomme i en egen rapport, for eksempel et regneark. Rapporten vil da bli en del av bokføringsspesifikasjonen og må inneholde dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning. Tilordningskoder og andre relevante behandlingskoder kan enten fremkomme i rapporten eller i selve bokføringsspesifikasjonen. 7 Det må benyttes en unik dokumentasjonshenvisning for hvert bilag. Dette er ikke til hinder for at spesifiseringen kan fremkomme i en egen rapport, for eksempel i en kassebok der kontrollsporet er ivaretatt. Rapporten vil da bli en del av bokføringsspesifikasjonen og kontospesifikasjonen for kasse, og må inneholde dokumentasjonsdato, dokumentasjonshenvisning, tilordningskoder og andre relevante behandlingskoder. Rapporten tilordnes et eget bilagsnummer, og det er tilstrekkelig at sum per konto fremgår av spesifikasjonene. Side 5

7 B.7 Utarbeides kundespesifikasjon? Alle transaksjoner med kunder pr. periode, der kundens kode og navn, alle poster i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og -henvisning, og inn- og utgående saldo skal fremgå. Bfl 5, nr 3 FOR 3-1, nr 3, 2. og 3. ledd Gjelder også kontante salg når varen eller tjenesten er beregnet for videresalg, eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse, eller vederlaget utgjør mer enn kr inkl MVA. 8 Bokføringspliktige som i hovedsak selger kontant, kan spesifisere slike salg ved fremleggelse av kopier av salgsdokumentasjonen ordnet pr. kunde. Ved formidling av varer og tjenester kan transaksjonene registreres i kunde- og leverandørspesifikasjonen på formidlers konto. B.8 Utarbeides leverandørspesifikasjon? Alle transaksjoner med leverandører pr. periode, der leverandørens kode, navn og organisasjonsnummer, alle poster i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og -henvisning, og inn- og utgående saldo skal fremgå. Gjelder også kontante salg når varen eller tjenesten er beregnet for videresalg, eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse, eller vederlaget utgjør mer enn kr inkl MVA. Bfl 5, nr 4 FOR 3-1, nr 4 og FOR 3-1, 2. og 3. ledd GBS 8 Ved formidling av varer og tjenester kan transaksjonene registreres i kunde- og leverandørspesifikasjonen på formidlers konto. Ved innbytte kan kjøpstransaksjonen spesifiseres i kundespesifikasjonen i stedet for i leverandørspesifikasjonen. Kjøp og salg må da vises hver for seg, og selgers organisasjonsnummer må eventuelt fremgå av kundespesifikasjonen. B.9 Utarbeides spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet? Alle uttak av eiendeler og tjenester spesifisert pr. eier, deltaker eller på egen virksomhet, i ordnet rekkefølge, til virkelig verdi, med dokumentasjonsdato, og dokumentasjonshenvisning. Bfl 5, nr 5 FOR 3-1, nr 5 8 Gjelder ikke ved kontantsalg til ansatte som benytter utleggsmodellen, se punkt E.51. Side 6

8 B.10 Utarbeides spesifikasjon av salg til eiere og deltakere i foretak med færre enn 10 eiere eller deltakere? 9 Alle salg av varer og tjenester spesifisert pr. eier eller deltaker, i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato, og dokumentasjonshenvisning. Dette gjelder selv om eiere eller deltakere opptrer som forbrukere. B.11 Utarbeides spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte? Alle salg av varer og tjenester til ledende ansatte spesifisert pr. ansatt, i ordnet rekkefølge, med dokumentasjonsdato, og dokumentasjonshenvisning. Dette gjelder selv om den ledende ansatte opptrer som forbruker. B.12 Utarbeides spesifikasjon av merverdiavgift? Utgående og inngående merverdiavgift og grunnlaget for beregning av avgiften spesifisert pr. periode, etter kontoene i regnskapssystemet. Bfl 5, nr 6 FOR 3-1, 1. ledd nr 6 Bfl 5, nr 7 FOR 3-1, nr 7 GBS 11 Bfl 5, nr 1 FOR 3-1, nr 8 GBS 9 Spesifikasjonen skal også vise avgiftsfri omsetning og uttak, samt omsetning og uttak som faller utenfor bestemmelsene i merverdiavgiftsloven. Utgående avgift skal kunne spesifiseres per transaksjon. Ved import av varer skal bokførte kjøp med innførsels-mva samt bokført innførsels-mva spesifiseres særskilt 10. B.13 Utarbeides spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser? Lønnsoppgavepliktige ytelser spesifisert pr. periode, etter kontoene i regnskapssystemet. Bfl 5, nr 2 FOR 3-1, nr 9 Arbeidsgiveravgiftspliktige ytelser skal kunne gjengis samlet per avgiftssats og kommune. Kommentarer og områder til oppfølging punkt B: 9 Kan løses ved å opprette egne koder i kundespesifikasjonen. 10 Kan løses enten ved bruk av rene konti for varekjøp fra utlandet og innførsels-mva, eller med egne MVA-koder for varekjøp fra utlandet og innførsels-mva. Side 7

9 C. Regnskapssystem Regnskapssystemet C.1 Foreligger det et ordentlig og oversiktlig regnskapssystem som muliggjør produksjon av pliktig regnskapsrapportering og spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering, og som er innrettet slik at opplysningsplikten kan ivaretas? Bokføring ved bruk av regneark anses kun å være god bokføringsskikk for bokføringspliktige med færre enn 300 transaksjoner i året. C.1 Kan regnskapssystemet gjengi spesifikasjoner som nevnt under punkt B på papir? Dokumentasjon av regnskapssystemet C.3 Er regnskapssystemet enkelt, og kan transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner lett kontrolleres? Hvis nei - foreligger det dokumentasjon av regnskapssystemet som beskriver kontrollmulighet og hvordan systemgenererte poster kan etterprøves, herunder aktuelle koder og faste data? C.4 Foreligger det en lettfattelig systembeskrivelse av kassasystemets oppbygging og funksjoner? C.5 Foreligge det en lettfattelig beskrivelse av lønnssystemets oppbygging og funksjoner? C.6 Er dokumentasjonen av regnskapssystemet på norsk, svensk, dansk eller engelsk (dersom dispensasjon ikke er innvilget)? Kommentarer og områder til oppfølging punkt C: Bfl 4 nr 1 GBS 14 Bfl 6, Bfl 6, FOR FOR 5-6, 7. ledd Bfl 12 D. Bokføring og ajourhold Bokføring D.1 Er alle transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner Bfl 4 nr 2 bokført på en fullstendig måte i regnskapssystemet? D.2 Er alle bokførte opplysninger resultat av faktisk inntrufne Bfl 4 nr 3 hendelser eller regnskapsmessige vurderinger, og gjelder de den bokføringspliktige virksomheten? D.3 Er alle opplysninger bokført og spesifisert korrekt og nøyaktig? Bfl 4 nr 4 D.4 Bokføres alle opplysninger som er nødvendige for å kunne utarbeide spesifikasjoner som nevnt i punkt B, samt pliktig Bfl 7, regnskapsrapportering som nevnt i punkt A.2? D.5 Skjer bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger i samsvar med god bokføringsskikk? Bfl 4 nr 10 Ajourhold D.6 Skjer bokføringen så ofte som virksomhetens og transaksjonenes art og omfang tilsier? Er bokføringen à jour minst innen fristene for pliktig regnskapsrapportering, og uansett ikke sjeldnere enn hver fjerde måned? Bokføringspliktige med færre enn 300 bilag i året behøver kun å ajourføre regnskapet senest innen fristene for pliktig regnskapsrapportering. Bfl 4 nr 5 Bfl 7, FOR 4-1 Side 8

10 D.7 Registreres kontanttransaksjoner daglig (i kassebok e.l.), med mindre det benyttes fast kasse? Dersom det benyttes fast kasse: Gjøres denne opp senest innen fristen for pliktig ajourføring av bokføringen slik at betalingene kan bli bokført i riktig periode? Valuta D.8 Skjer bokføringen i norske kroner? Hvis nei se spørsmål D.9-D.11. Hvis ja gå til spørsmål D.12. D.9 Dersom bokføringen skjer i annen valuta enn norske kroner, er foretakets funksjonelle valuta valgt som bokføringsvaluta? Filialer i utlandet kan benytte egen funksjonell valuta. D.10 Dersom bokføringen skjer i annen valuta enn norske kroner, er beløp knyttet til merverdiavgift låst i norske kroner til kursen på fakturatidspunktet, beløp knyttet til lønn låst i norske kroner til kursen på utbetalingstidspunktet, og beløp knyttet til eiendeler og gjeld hvor skatteloven har egne vurderingsregler om valuta låst i norske kroner til transaksjonsdagens kurs? D.11 Dersom bokføringen skjer i annen valuta enn norske kroner, skjer omregning av beløp som inngår i pliktig regnskapsrapportering til norske kroner minst en gang i året ved bruk av gjennomsnittskurser 11, og dokumenteres det hvordan omregningen har skjedd og hvilke kurser som er benyttet? Endring, sletting og retting D.12 Når bokførte opplysninger slettes innen fristene for ajourhold etter punkt D.6, fremgår dette av dokumentasjonen eller spesifikasjonen? D.13 Er retting av bokførte opplysninger etter at fristene for ajourhold etter punkt D.6 er utløpt kun gjennomført med nye, dokumenterte posteringer (ikke endring eller sletting av opprinnelige posteringer), og skjer slike korreksjoner ved at den opprinnelige posteringen i sin helhet reverseres? Mottatt kreditnota, tilleggsfaktura eller endret faktura kan bokføres på vanlig måte, uten reversering av opprinnelig postering. D.14 Er det så langt det er praktisk mulig påført gjensidige referanser mellom den nye og den opprinnelige dokumentasjonen? Bfl 7, 3. ledd GBS 12 Bfl 8 FOR 4-2, FOR 4-2, Bfl 8 FOR 4-2, 3. ledd SU Bfl 9, Bfl 9, GBS 1 FOR 5-12 Referansene kan eventuelt tas inn i de bokførte opplysningene, dersom dette er praktisk mulig. Kommentarer og områder til oppfølging punkt D: 11 FOR 4-2 fjerde ledd krever at bokføringspliktige som ikke utarbeider balanse ved pliktig regnskapsrapportering til skattemyndighetene, likevel skal benytte kursen på transaksjonstidspunktet ved omregning til norske kroner. Dersom kursen i perioden ikke har hatt svingninger som avviker mer enn 5 % i forhold til den månedlige gjennomsnittskursen, kan likevel månedens offisielle gjennomsnittskurs benyttes. Store enkelttransaksjoner skal i alle tilfeller omregnes til transaksjonsdagens kurs. Side 9

11 E. Dokumentasjon av bokførte opplysninger Generelt E.1 Er alle bokførte opplysninger dokumentert på en måte som viser deres berettigelse, og er dokumentasjonen utstedt med et korrekt og fullstendig innhold? E.2 Dokumentasjonen av bokførte opplysninger skal ikke endres etter utstedelse. Er dokumentasjonen sikret mot endringer? E.3 Dersom dokumentasjonen består av flere dokumenter; finnes det referanser fra primærdokumentene til øvrige dokumenter? E.4 Kan bokførte opplysninger lett følges fra dokumentasjon via spesifikasjoner frem til pliktig regnskapsrapportering? E.5 Er det på en lett kontrollerbar måte mulig med utgangspunkt i pliktig regnskapsrapportering å finne tilbake til dokumentasjonen for de enkelte bokførte opplysningene? E.6 Er dokumentasjonen systematisert på en måte som gjør det mulig å kontrollere at den er fullstendig? Det forutsettes fortløpende bilagsnummerering for hver enkelt bokføringspliktig enhet. Salgsdokumentasjon - innhold 12 E.7 Er salgsdokumentasjonen nummerert? Salgsdokumentasjonen skal være forhåndsnummerert på trykte blanketter eller ved maskinelt tildelte nummer med en kontrollerbar sekvens, eller være merket på annen måte slik at fullstendig registrering av utfakturerte salg kan etterprøves på en enkel måte. Det forutsettes fortløpende nummerering av salgsdokumentasjonen for hver enkelt bokføringspliktig enhet. Kjøpere som utsteder salgsdokumentasjon på vegne av selger etter 3. ledd (se punkt E.25), kan i stedet for fortløpende nummerering av hver enkelt selgers salgsdokument, anføre i salgsdokumentet hvor mye som er avregnet overfor vedkommende selger hittil i regnskapsåret. Bfl 4 nr 6 Bfl 10, Bfl 10, Bfl 10, Bfl 4 nr 7 Bfl 10, Bfl 4 nr 7 Bfl 10, Bfl 10, SU SU FOR 5-1-1, nr 1 FOR 5-1-3, 1. og FOR SU SU SU SU SU Ved innbytte hvor en part i handelen utsteder felles salgsdokument (se punkt E.20), kan felles nummerserie benyttes. Den som formidler varer eller tjenester kan utferdige salgsdokument for flere leverandører i ett salgsdokument (se punkt E.19), med felles nummerserie. E.8 Inneholder salgsdokumentasjonen dato for utstedelse? FOR 5-1-1, E.9 Inneholder salgsdokumentasjonen kjøpers navn, og adresse eller organisasjonsnummer? Kravet kan fravikes ved kontantsalg fra detaljist, men ikke når kjøper er bokføringspliktig og varen eller tjenesten er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse, eller der betalingen skjer med kontanter for et beløp på kr eller mer inkl MVA 13 ). Ved salg til ledende ansatte (se punkt B.21) må den ansattes navn alltid fremgå av dokumentasjonen hos selger. nr 1 FOR 5-1-1, nr 2 FOR 5-1-2, 1. og GBS 11 SU Skattedirektoratet kan i særlige tilfeller gjøre ytterligere unntak fra kravene til salgsdokumentets innhold. Salgsdokumentet kan ikke endres av kjøper eller tredjepart som f.eks. formidler salgsdokumentet på egne av selger. 13 Selger plikter i alle tilfelle å angi kjøper på dennes dokumentasjon dersom kjøper anmoder om dette. I slike tilfeller skal selger signere og stemple dokumentasjonen. Side 10

12 E.10 Inneholder salgsdokumentasjonen selgers navn og organisasjonsnummer, eventuelt etterfulgt av bokstavene MVA dersom selger er registrert i merverdiavgiftsmanntallet? Dersom selger er registrert i merverdiavgiftsmanntallet ved representant: Har representanten påført sitt eget navn og adresse, samt den utenlandske næringsdrivendes organisasjonsnummer etterfulgt av bokstavene MVA? FOR 5-1-1, nr 2 FOR 5-1-2, 3. ledd 4. ledd SU E.11 Inneholder salgsdokumentasjonen ytelsens art og omfang? FOR 5-1-1, nr 3 E.12 Inneholder salgsdokumentasjonen tidspunkt og sted for levering av ytelsen? Dette er ikke påkrevet når varen ekspederes gjennom speditør, ved postordre o.l., og salgsdokumentet følger forsendelsen. E.13 Inneholder salgsdokumentasjonen vederlag og betalingsforfall? Avgiftspliktig og avgiftsfritt salg, samt salg som faller utenfor MVA-loven, skal fremgå hver for seg og summeres særskilt. Avgiftspliktig omsetning med forskjellige MVA-satser skal også fremgå hver for seg og summeres særskilt. E.14 Inneholder salgsdokumentasjonen eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert i lov eller forskrift? Merverdiavgift skal angis i norske kroner. FOR 5-1-1, nr 4 FOR FOR 5-1-1, nr 5 FOR FOR 5-1-1, nr 6 4. ledd SU Dersom selger er registrert i merverdiavgiftsmanntallet ved representant: Har representanten påført salgsdokumentet merverdiavgift av vederlaget? E.15 Ved salg av beltemotorsykkel som nevnt i forskrift (nr 49) nr 2 om avgrensning av uttrykket personkjøretøyer 3, og tjenester til vedlikehold, reparasjon, påkostning og ombygning av slike samt varer ved utføring av slike tjenester; er beltemotorsykkelens kjennemerke angitt i salgsdokumentet? E.16 Er språket i salgsdokumentasjonen norsk, svensk, dansk eller engelsk? Hvis nei - er salgsdokumentasjonen supplert slik at den kan leses i Norge uten særlige språkkunnskaper eller tolk? Fjerntliggende språk (f.eks. med andre skrifttegn) kan ikke benyttes 14. Salgsdokumentasjon - utsteder E.17 Er salgsdokumentasjonen utstedt15 av selger (dersom dispensasjon ikke er innvilget)? For generelle unntak se punkt E.18-E.25. Det er ikke er i samsvar med de grunnleggende bokføringsprinsippene å oversende dokumentasjonen i direkte redigerbare formater, som for eksempel i en e-post eller som vedlegg i en tekstbehandlings- eller regnearkfil. E.18 Ved kjøp av varer eller tjenester fra ikke bokføringspliktig selger: Har kjøper utstedt salgsdokumentasjon på vegne av selger? FOR Bfl 10 første ledd SU FOR 5-2-9, GBS 5 GBS 7 SU Det vil være en mulighet å utstede salgsdokumentasjon med likelydende tekst på flere språk, hvorav ett er norsk (herunder samisk), svensk, dansk eller engelsk. 15 Skattedirektoratet legger til grunn at salgsdokumentet i utgangspunktet skal sendes kjøper uoppfordret. Side 11

13 E.19 Ved salg av vare hvor det mottas innbytte (kjøp); har en av partene i handelen utstedt felles salgsdokument? E.20 Har den som formidler varer eller tjenester utferdiget salgsdokument for flere leverandører i ett salgsdokument? Totalt vederlag per leverandør kan unnlates spesifisert. E.21 Ved kjøp av varer eller tjenester fra foreninger og samvirkelag som hovedsakelig tilvirker eller forhandler produkter fra medlemmenes fiske, skogbruk eller gårdsbruk med binæringer, samt hagebruk, gartneri, husdyrhold og reindrift, og som foretar avregning ved alle sine kjøp av produkter fra medlemmer og ikke-medlemmer: Har kjøper utstedt salgsdokumentasjon på vegne av selger? E.22 Ved kjøp av varer eller tjenester fra andre tilvirkere eller forhandlere som kjøper opp produkter som nevnt i forrige punkt direkte fra produsent og som har tillatelse til å anføre avgift i salgsdokumentet etter 4 i forskrift (Nr. 26) 12. mars 1970 nr om avregning av inngående avgift for samvirkeforetak mv: Har kjøper utstedt salgsdokumentasjon på vegne av selger? E.23 Ved kjøp av varer eller tjenester fra husflidsutsalg som kjøper produkter fra hjemmeprodusenter av håndverks- og husflidsarbeid: Har kjøper utstedt salgsdokumentasjon på vegne av selger? E.24 Ved kjøp av varer eller tjenester fra andre forretninger som kjøper opp produkter som nevnt i annet punkt over og som har tillatelse til å anføre avgift i salgsdokumentet etter 1 i forskrift (Nr. 79) 17. oktober 1978 nr. 3 om avregning av inngående avgift overfor hjemmeprodusenter av håndverks- og husflidsarbeider: Har kjøper utstedt salgsdokumentasjon på vegne av selger? E.25 Dersom kjøper helt eller delvis beregner omfang, vekt, kvalitet eller lignende som grunnlag for utbetaling av provisjon eller annet vederlag til selgeren: Har kjøper utstedt salgsdokumentasjon på vegne av selger? Salgsdokumentet skal utstedes av kjøper på grunnlag av en skriftlig, underskrevet avtale om dette. Avtalen skal oppbevares av både kjøper og selger (jf punkt G.2). Det skal fremgå av salgsdokumentet at det er utstedt av kjøper. Kjøperen skal dessuten oppbevare annen dokumentasjon som underbygger salgsdokumentets innhold i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt (jf punkt G.3). Kjøperen skal, ved jevnlig å ta utskrift fra Enhetsregisteret eller lignende, dokumentere om selgeren er registrert i merverdiavgiftsmanntallet Salgsdokumentasjon - tidspunkt for utstedelse E.26 Er salgsdokumentasjon utstedt snarest mulig og senest en måned etter levering? For generelle unntak se punkt E.27-E.32. E.27 Har MVA-pliktige selgere med årsoppgave eller årsterminoppgave etter mervediavgiftsloven 31 eller 31a utstedt salgsdokumentasjonen innenfor det kalenderår levering finner sted? E.28 Blir leveranser som faktureres månedlig fakturert innen 15 virkedager i måneden etter leveringsmåneden? FOR ledd a) 3. ledd b) 3. ledd c) 3. ledd d) 3. ledd e) FOR FOR FOR Side 12

14 E.29 Blir tjenester som leveres løpende fakturert senest en måned etter utløpet av den ordinære merverdiavgiftsterminen? Fakturering kan utsettes ytterligere for ubetydelige leveranser. E.30 Blir tjenester som leveres basert på måling av faktisk forbruk (strøm, telefoni, royalty til forfattere o.l.) fakturert for perioder som ikke strekker seg lenger enn ett år av gangen? Salgsdokumentet skal så vidt mulig utstedes innenfor det kalenderår levering finner sted. E.31 Blir tjenester som leveres etter anbud eller tilsvarende forhåndsavtalt pris fakturert i henhold til avtale mellom partene? Dersom avtalt fakturering avviker vesentlig fra reell fremdrift, må reell fremdrift legges til grunn for faktureringen. E.32 Blir salgsdokumentasjon for persontransport, servering, abonnementer, leier, avgifter og lignende utstedt før levering har funnet sted, begrenset til en periode på ett år? Salgsdokumentet skal så vidt mulig utstedes innenfor det kalenderår levering finner sted. For andre typer leveranser kan det ikke utstedes salgsdokumentasjon inklusive merverdiavgift før den avgiftspliktige varen eller tjenesten er levert (dersom dispensasjon ikke er innvilget). Kreditnota E.33 Når det faktisk utstedes nytt salgsdokument til erstatning for allerede avsendt salgsdokument (tidligere beløp faktureres på nytt, ikke kun endringsbeløpet), utstedes det også en kreditnota som reverserer opprinnelig salgsdokument i sin helhet? Særlig ved kontantsalg - kassaapparat E.34 Registreres kontantsalg fortløpende på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system (dersom dispensasjon ikke er innvilget)? For generelle unntak se punkt E.40 - E.46. E.35 Dokumenteres kontantsalget ved daterte, nummererte summeringsstrimler (kassaruller) eller tilsvarende rapport, som angir klokkeslett for hvert enkelt salg? E.36 Foreligger det dokumentasjon av korreksjonsposter med angivelse av beløp, årsak og antall korreksjoner? E.37 Kan kassaapparatet skrive ut salgsdokumentasjon (kvittering) til kunden for hvert salg, og er beløpet som registreres lett synlig for kunden? FOR FOR GBS 7 FOR GBS 13 FOR FOR 5-2-9, GBS 13 SU SU SU FOR GBS 1 FOR 5-3-2,, FOR 5-4, 4. ledd GBS 2 SU SU FOR 5-3-2, SU FOR 5-3-2, FOR 5-3-2, Skrives kvittering alltid ut når beløpet som registreres på kassaapparatet ikke er lett synlig for kunden? Side 13

15 E.38 Dokumenteres bokførte kontantsalg daglig med daterte nummererte summeringsstrimler («z-rapporter») eller tilsvarende rapporter over opplysninger som er registrert på kassaapparat, terminal eller likeverdig system? FOR 5-3-3, GBS 12 SU Skjer dette enten ved at opplysningene lagres i systemet, slik at rapportene til enhver tid kan skrives ut, eller ved at rapportene skrives ut ved daglig opptelling av kassabeholdning? Fremgår klokkeslett for utkjøring av rapportene? E.39 Sammenholdes dokumentasjon av kontantsalg daglig med opptelling av kassabeholdning? FOR 5-3-3, Dateres kassaoppgjøret, og fremgår det hvem som har foretatt opptelling av kassabeholdningen? Forklares eventuelle differanser? Særlig ved kontantsalg - unntak fra kravet til kassaapparat E.40 Dokumenteres inntekter fra gevinst- og underholdningsautomater med kopi av dokumentasjon av tømmingen av automaten og faktura/avregning fra automatens eier eller entreprenør? Inneholder dokumentasjonen minst inneholde de opplysninger som kreves i forskrift av nr 1128 om oppstilling av lotteriautomater? E.41 Dokumenteres ambulerende og/eller sporadisk kontantsalg som eksklusive MVA ikke overstiger 3 ganger folketrygdens grunnbeløp i løpet av et regnskapsår, fortløpende i innbundet bok der sidene er forhåndsnummerert, eller ved gjenpart av daterte forhåndsnummererte salgsbilag (også forhåndsnummererte billetter) 16? Viser dokumentasjonen ut- og innleverte kontanter, og er oppgjørene tellet og signert av to personer? E.42 Dokumenteres salg til publikum på idrettsarrangementer, konserter og lignende ved at daglig salg fra hver enkelt selger registreres som ett beløp på kassaapparat? FOR FOR 5-4, ledd SU SU FOR 5-4, 3. ledd Det kan unnlates å skrive ut kvittering til kunden. Viser dokumentasjonen ut- og innleverte kontanter, og er oppgjørene tellet og signert av to personer? E.43 Dokumenteres kontantsalg fra automater (sjokolade, aviser, brus, solsenger mv) ved at kontantbeholdningen telles og avstemmes mot automatens telleverk 17? GBS 3 SU Er oppgjøret skal datert, og fremgår det hvem som har foretatt oppgjøret? 16 Det skal fremgå av salgsbilaget i hvilken grad det er gitt rabatt eller fribillett. Hvis rabatt eller fribillett er gitt på grunnlag av medlemskap eller lignende, skal det opplyses om dette. 17 Dersom automaten ikke har telleverk, eller omsetningen ikke kan avstemmes mot påfylling av varer, kan automaten ikke benyttes. Ved utskiftning av automater må det velges løsninger som tilfredsstiller bokføringsforskriftens krav, så langt det tilbys slike løsninger. Side 14

16 E.44 Ved utkjøring av varer mot kontant betaling, registreres salget fortløpende på kassaapparat eller lignende på forretningsstedet, samtidig med at den ferdige varen bringes ut av lokalet for levering? SU Skrives kvittering ut og bringes med til kunden? Er det etablert et system slik at det til enhver tid kan dokumenteres hvor stor del av det registrerte salget hvor kontantoppgjøret ennå ikke er lagt i kassen (for eksempel ved at ordresedler eller kjøresedler for utkjørte men ubetalte varer oppbevares separat)? E.45 Bli kontantsalg fra ubetjente salgssteder dokumentert med forhåndsnummererte konvolutter eller lignende, hvor den bokføringspliktiges navn og organisasjonsnummer fremgår, og hvor kunden minst må fylle ut hvilke varer/tjenester som er kjøpt, omfang, dato og hvilket beløp som er lagt i konvolutten 18, i innbundet bok hvor sidene er forhåndsnummererte (kun varesalg), og hvor det minst er rubrikker for vare og omfang, dato og vederlag 19, eller med kvantumsoversikter (kun varesalg) hvor det daglig dokumenteres hvilke varer som er lagt ut på salgsstedet og hvilke som er i behold ved dagens slutt, og hvor kontantsalget regnes ut basert på dette og avstemmes mot opptalt kontantbeholdning? Blir opptalt kontantbeholdning avstemt mot den dokumentasjonen som benyttes, blir oppgjøret datert og fremgår det hvem som har foretatt oppgjøret? E.46 Ved kontantsalg gjennom mellommann (formidler), dokumenteres salget med daterte forhåndsnummererte salgsbilag? Det kan benyttes en felles nummerserie for slike, forutsatt at mellommannen i sitt salgsdokument vedrørende provisjon, eller i vedlegg til dette, anfører grunnlaget for provisjonsavregningen, med henvisning til aktuelle salgsdokument. I tillegg skal det angis hvilket nummer den aktuelle provisjonsavregning utgjør for vedkommende mottaker (nr/år). Mellommannen må oppbevare kopi av salgsdokumentene som underlag for sin provisjonsavregning. Kjøpsdokumentasjon E.47 Er dokumentasjon av kjøp den salgsdokumentasjonen som selger har utstedt, og inneholder kjøpsdokumentasjonen de opplysninger som fremgår av punkt E.7-E.15? SU SU FOR 5-5, 1. og SU SU Eventuelle konvolutter som ikke er benyttet pga. feilskrift eller lignende må også oppbevares, så langt disse er i behold på salgsstedet. Den bokføringspliktige bør ved oppslag eller lignende informere om at konvolutter ikke skal fjernes. 19 Det kan være praktisk å benytte en bok med gjennomslag, hvor den ene delen tas ut og benyttes i bokføringen, mens den andre delen forblir i boken. Side 15

17 E.48 Er språket i kjøpsdokumentasjon fra norske leverandører norsk, svensk, dansk eller engelsk? Hvis nei - er kjøpsdokumentasjonen supplert av leverandøren slik at den kan leses i Norge uten særlige språkkunnskaper eller tolk? Fjerntliggende språk (f.eks. med andre skrifttegn) kan ikke benyttes 20. E.49 Dersom mottatt dokumentasjon fra selger er uriktig eller på annen måte ikke tilfredsstiller kravene i punkt E.47og E.48; har kjøper krevd ny salgsdokumentasjon, eventuelt kunnet sannsynliggjøre at kjøpet er en reell utgift for kjøpers virksomhet dersom ny salgsdokumentasjon ikke kan innhentes (med tilleggsdokumentasjon o.l)? E.50 Dersom kjøper ikke er angitt på kjøpsdokumentasjonen (ved kontantkjøp fra detaljist når vederlaget er lavere enn kr inkl MVA); har den som har foretatt kjøpet påført formålet eller bruksområdet for varene og tjenestene, samt datert og signert dokumentasjonen? E.51 Ved kjøp som er lagt ut av en ansatt; har den ansatte utarbeidet og signert en datert oppstilling som viser hvilke kjøp som er foretatt og formålet eller bruksområdet for varene og tjenestene, samt lagt ved kassakvitteringer (ikke krav om motpartsangivelse på disse)? E.52 Ved import av varer, er innførsels-mva dokumentert med tolldeklarasjoner sammen med grunnlagsdokumenter (fakturakopier etc), samt eventuelle kontoutdrag fra tollkassereren dersom den bokføringspliktige har tollkreditt? Er dokumentasjonsdato i de bokførte opplysningene satt til tolldeklarasjonens dato, eventuelt til siste dato i den måneden som kontoutdraget vedrører (ved tollkreditt)? Lønnsdokumentasjon E.53 Foreligger dokumentasjon av lønn og andre oppgavepliktige ytelser, samt forskuddstrekk og påleggstrekk, vist pr. motpart, med følgende opplysninger: fødselsnummer, navn og stilling, skattekommune, og tabellnummer og/eller den trekkprosent som står på skattekortet? E.54 Dersom skattekortet ikke er levert, og opplysninger som skal fremgå av skattekortet ikke på annen måte er kommet til arbeidsgiverens kunnskap; viser arbeidsgivers dokumentasjon navn og nummer på den kommunen hvor mottakeren av ytelsen (motparten) oppgir at vedkommende var bosatt 1. november i året før trekkåret? SU FOR 5-5, 5. ledd FOR 5-5, FOR 5-5, 3. og 4. ledd SU GBS 9 FOR 5-6, FOR 5-6, Dersom mottaker av ytelsen (motparten) er utenlandsk og ikke var bosatt i Norge 1. november i året før trekkåret; viser dokumentasjonen vise hvilken kommune vedkommende bosatte seg i ved ankomsten til Norge? 20 Det vil være en mulighet å utstede salgsdokumentasjon med likelydende tekst på flere språk, hvorav ett er norsk (herunder samisk), svensk, dansk eller engelsk. Side 16

18 E.55 Dersom arbeidsgiveren har mottatt pålegg om trekk i medhold av skattebetalingslovens kapittel VI, inneholder dokumentasjonen også opplysninger om: hvem som har utferdiget pålegget, når pålegget er mottatt, det beløp som skal dekkes ved trekket, inntektsåret som pålegget om trekk gjelder, og trekkprosenten eller det beløp som skal trekkes for hver utbetalingsperiode? E.56 For hver periode med pliktig regnskapsrapportering av forskuddstrekk og påleggstrekk; inneholder dokumentasjonen følgende opplysninger pr. motpart: dato for utbetaling av ytelser og om mulig det tidsrom ytelsen knytter seg til, brutto ytelse, hvis aktuelt med angivelse av antall godtgjorte timer, eventuelt tillegg for naturalytelser som det skal foretas trekk i, fradrag for pensjonsinnskudd, bidragstrekk og trekkfri fagforeningskontingent, trekkgrunnlaget, og størrelsen av det foretatte forskuddstrekk og påleggstrekk? E.57 For ansatte som helt eller delvis godtgjøres basert på antall arbeidede timer, er i tillegg følgende opplysninger dokumentert pr. motpart: dato for utført arbeid, antall timer den aktuelle dato, sum timer for den aktuelle perioden? E.58 Utstedes dokumentasjon av lønn mv. senest på det tidspunkt det er anledning til å få de aktuelle ytelsene utbetalt? Uttaksdokumentasjon E.59 Inneholder dokumentasjon av uttak av eiendeler og tjenester fra den bokføringspliktiges virksomhet til bruk som gave til veldedige og allmennyttige institusjoner og organisasjoner i tillegg til øvrige krav etter punkt E.7 - E.15 også virkelig verdi av eiendelen eller tjenesten, og eventuelle kostnadsrefusjoner mottatt fra institusjonen eller organisasjonen? Dersom virkelig verdi av eiendelen eller tjenesten overstiger 2 ganger folketrygdens grunnbeløp; er dokumentasjonen attestert av den bokføringspliktiges revisor? Dersom virksomheten ikke er revisjonspliktig, skal dokumentasjonen attesteres av styrets leder eller annet medlem av styret eller tilsvarende ledelsesorgan. E.60 Tilfredsstiller dokumentasjon av uttak til eiere, deltakere, eller anvendelse i egen virksomhet kravene til innhold i kontrollpunkt E.7-E.15 så langt de passer, og inneholder dokumentasjonen i tillegg virkelig verdi av eiendelen eller tjenesten? FOR 5-6, 3. ledd FOR 5-6, 4. ledd FOR 5-6, 5. ledd FOR 5-6, 6. ledd FOR 5-7 FOR 5-8 Ved anvendelse av varer og tjenester til reparasjon av brukte kjøretøyer etter merverdiavgiftsloven 16 første ledd nr. 11, er det dokumentert på hvilket objekt varene og tjenestene er benyttet? Side 17

19 Dokumentasjon av reise- og oppholdsutgifter E.61 Fremgår det av dokumentasjon av reise- og oppholdsutgifter (reiseregning) hvem utgiftene omfatter, hva formålet med reisen har vært og hvilke arrangement den reisende har deltatt på? E.62 Har den ansatte vedlagt kvitteringer eller andre originabilag som dokumenterer utgiftene (ikke nødvendig for småutgifter som bompenger, parkering o.l.) 21? E.63 Er trekkfrie utgiftsgodtgjørelse til kost legitimert ved en fortløpende oppstilling (reiseregning) over hvordan arbeidstaker har innrettet seg under arbeidsoppholdet/tjenestereisen? Oppstillingen (reiseregningen) skal inneholde følgende opplysninger: arbeidstakers navn og adresse og underskrift, dato og klokkeslett for avreise/hjemkomst for hver yrkes- /tjenestereise eller pendlers reiser ved besøk i hjemmet, formålet med reisen, navn og adresse på overnattingssted/utleier, og ved flere overnattingssteder også dato for overnattingene (godtgjørelse som ikke overstiger Skattedirektoratets forskuddssats for hybel/brakke med kokemuligheter er i sin helhet fritatt for forskuddstrekk selv om navn og adresse på overnattingssted/utleier ikke oppgis), og type losji fordelt på hotell, pensjonat eller annet angitt. E.64 Er bilgodtgjørelse legitimert ved en fortløpende oppstilling (reiseregning) som utarbeides av arbeidstakeren? Reiseregningen må minst inneholde følgende opplysninger: arbeidstakers navn, adresse og underskrift, dato for avreise/hjemkomst for hver yrkes-/tjenestereise, formålet med reisen, fremstilling av reiseruten med angivelse av lokal kjøring på oppdragsstedet og årsaken til eventuelle omkjøringer, og totalt utkjørt distanse beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller (eventuelt trip-teller) ved begynnelsen og slutten av hver yrkes-/tjenestereise. Dokumentasjon av bevertningsutgifter mv E.65 Angir dokumentasjon av bevertningsutgifter formålet og hvem bevertningen omfatter? Dokumentasjon av betalingstransaksjoner E.66 Viser dokumentasjon av betalingstransaksjoner som ikke vedrører kontante kjøp og salg, betaler og mottaker av betalingen? 22 FOR 5-9 Forskrift av nr , SU Forskrift av nr Forskrift av nr , Forskrift av nr , 5. ledd FOR 5-10 FOR 5-11 SU For at utbetaling til dekning av reiseutgifter med fly eller jernbane på 1 klasse skal anses trekkfrie etter denne bestemmelse, må utgiftene legitimeres ved flybillettstamme eller 1 klasses jernbanebillett. For billettløse reiser må utgiftene legitimeres ved reisebeskrivelse fra reiseselskapet som gir opplysninger om foretatte reiser med angivelse av arbeidstakers navn og adresse, tid og sted for avreise og ankomst samt pris. Refusjon til dekning av utgifter ved kjøp av billettløse reiser i form av kort som gjelder et begrenset antall reiser må også legitimeres med faktura fra reiseselskapet. Refusjon til dekning av utgifter ved kjøp av billettløse flyreiser i form av kort som gjelder et ubegrenset antall reiser i et begrenset tidsrom, Travel Pass o.l. ordninger, skal anses trekkfrie når utgiftene legitimeres med faktura fra reiseselskapet og arbeidstaker også sender fortløpende reisebeskrivelser over alle foretatte reiser i det tidsrom kortet gjelder. Reisebeskrivelsen skal ha et tilsvarende innhold som etter annet punktum med unntak for opplysninger om pris. I andre tilfelle må utgiftene dokumenteres ved underskrevet reiseregning fra arbeidstakeren som angir hvilket kommunikasjonsmiddel som er nyttet og billettpris på strekningen. 22 Ved oppgjør av korttransaksjoner forutsettes det at dokumentasjonen også viser utbetalte beløp og hvilken dag/ dager dette gjelder. Side 18

20 Dokumentasjon av andre regnskapsmessige disposisjoner E.67 Viser dokumentasjon av andre regnskapsmessige disposisjoner årsaken til at disposisjonen gjennomføres og bokføres? E.68 Dersom disposisjonen er en korreksjon av en bokført opplysning; er det så langt det er praktisk mulig påført en gjensidig referanse mellom den nye og den opprinnelige dokumentasjonen? Kommentarer og områder til oppfølging punkt E: FOR 5-12 FOR 5-12 F. Dokumentasjon av balansen 23 Generelt F.1 Foreligger det dokumentasjon for alle balanseposter, med mindre de er ubetydelige? Varelager F.2 Foretar den bokføringspliktige varetelling ved regnskapsårets slutt? Bfl 11, FOR 6-1, Eventuelt kan den bokføringspliktige føre et betryggende lagerregnskap og foreta opptelling i løpet av året, forutsatt at tilgang og avgang fra opptellingstidspunktet til regnskapsårets slutt kan dokumenteres på tilfredsstillende måte. F.3 Inneholder dokumentasjonen av varelageret en spesifisert FOR 6-1, oppstilling over varens art, kvantum (med angivelse av måleenhet) og verdi for hver enkelt vare, samt en summeringskolonne for de spesifiserte verdiene, og fremgår beregningsmåten for de spesifiserte verdiene? F.4 Er verdi for hver enkelt vare etter første ledd beregnet til: FOR 6-1, anskaffelseskost, eller 3. ledd varens kalkulerte utsalgsverdi dersom varelagerets anskaffelseskost på tilfredsstillende måte kan beregnes på grunnlag av denne verdien? Det skal fremgå av dokumentasjonen hvordan anskaffelseskosten er beregnet. Varer som etter sin art er fritatt for merverdiavgift ved salg eller avgiftsberegnes med forskjellige satser, skal skilles ut og vises som egne grupper. Det samme gjelder varer med forskjellig bruttofortjeneste. F.5 Fremgår både den regnskapsmessige og den skattemessige FOR 6-1, verdien av varelageret av dokumentasjonen? 4. ledd F.6 Vises varer verdsatt til virkelig verdi som egen gruppe? FOR 6-1, 4. ledd F.7 Er dokumentasjonen ordentlig og oversiktlig? FOR 6-1, 5. ledd F.8 Dersom manuelle lister benyttes; er de nummerert før tellingen FOR 6-1, foretas? 5. ledd F.9 Er dokumentasjonen datert, og fremgår det hvem som har FOR 6-1, foretatt opptellingen? F.10 Oppbevares originale lister på papir som en del av dokumentasjonen? 5. ledd FOR 6-1, 5. ledd 23 Samme krav gjelder for balansen i næringsoppgaven for enhver som har plikt til å levere næringsoppgave etter ligningsloven. Side 19

21 Bankinnskudd, lånegjeld, kontanter o.l. F.11 Inneholder dokumentasjon av bankinnskudd og lånegjeld oppgaver fra finansinstitusjoner over mellomværende? F.12 Er kontantbeholdning tellet ved årets slutt, er opptellingen dokumentert, og fremgår det hvem som har foretatt den og på hvilket tidspunkt? Er eventuelle differanser forklart? F.13 Viser dokumentasjonen så vidt mulig både regnskapsmessige og skattemessige verdier? Finansielle instrumenter F.14 Dokumenteres finansielle instrumenter som er registrert i et verdipapirregister med beholdningsoppgaver fra registeret? F.15 Viser dokumentasjonen så vidt mulig både regnskapsmessige og skattemessige verdier? Avsetninger, nedskrivninger m.v. F.16 Omfatter dokumentasjon av poster som er verdsatt etter vurdering minst opplysninger om beregningsmetode og de forutsetninger som beregningen bygger på? FOR 6-2, FOR 6-2, FOR 6-2, 3. ledd FOR 6-3, FOR 6-3, FOR 6-4 Kommentarer og områder til oppfølging punkt F: G. Oppbevaring og tilgjengelighet Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale G.1 Oppbevares årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning, spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering, dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger, dokumentasjon av regnskapssystemet mv. og dokumentasjon av balansen, og nummererte brev fra revisor? G.2 Oppbevares avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler av mindre betydning, korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning, utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som foreligger på papir på leveringstidspunktet, og prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov eller forskrift? Oppbevaringstid G.3 Oppbevares regnskapsmateriale etter punkt G.1 i minimum ti år etter regnskapsårets slutt (dersom dispensasjon ikke er innvilget)? Oppbevares regnskapsdokumentasjon etter punkt G.2, dokumentasjon av antall arbeidede timer i henhold til punkt E.57, og dokumentasjon som underbygger salgsdokumentets innhold ved kjøpers fakturering på vegne av selger etter punkt E.25, i minst 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt (dersom dispensasjon ikke er innvilget)? Bfl 4 nr 8 Bfl 13, nr 1-4 Bfl 4 nr 8 Bfl 13, nr 5-8 GBS 6 Bfl 4 nr 8 Bfl 13, 2. og 5. ledd FOR 7-3, 3. ledd e) Side 20

22 Oppbevaringssted G.4 Oppbevares oppbevaringspliktig regnskapsmateriale i Norge (dersom dispensasjon ikke er innvilget)? Bokføringspliktige som driver virksomhet i utlandet kan oppbevare originalt regnskapsmateriale knyttet til denne virksomheten i dette land, dersom de er pliktige til det etter det aktuelle lands lovgivning. I slike tilfeller, kan regnskapsmateriale uten ubegrunnet opphold fremlegges for offentlig kontrollmyndighet i Norge i hele oppbevaringstiden? G.5 Overfører bokføringspliktige som fører regnskap i utlandet regnskapsmaterialet til oppbevaring i Norge innen en måned etter fastsetting av årsregnskapet og senest sju måneder etter regnskapsårets slutt (dersom dispensasjon ikke er innvilget)? Sikring G.6 Oppbevares oppbevaringspliktig regnskapsmateriale ordnet og betryggende sikret mot ødeleggelse/sletting, tap og endring? G.7 Oppbevares regnskapsmateriale og regnskapsdata på et medium som opprettholder lesekvaliteten i hele oppbevaringsperioden? G.8 Foreligger det en sikkerhetskopi av elektronisk regnskapsmateriale, og oppbevares sikkerhetskopien adskilt fra originalen 24? Kontrollerbarhet og tilgjengelighet G.9 Kan regnskapsmaterialet fremlegges for offentlig kontrollmyndighet i hele oppbevaringstiden i en form som muliggjør etterkontroll? G.10 Kan regnskapsmaterialet skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden? G.11 Er bokførte opplysninger som i utgangspunktet var tilgjengelig elektronisk fortsatt tilgjengelig elektronisk i minst tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt (dersom dispensasjon ikke er innvilget) 25? Unntak for bokføringspliktige som har mindre enn 5 millioner kroner i omsetning eksklusive merverdiavgift. Bfl 13, FOR 7-4 FOR 7-4 Bfl 13, 5. ledd Bfl 4 nr 9 Bfl 13, 3. ledd SU Bfl 4 nr 8 Bfl 13, 4. ledd FOR 7-1 FOR 7-2 GBS 12 Bfl 13, 3. ledd Bfl 13, 4. ledd Bfl 13, 2. og 5. ledd FOR 7-3, GBS 14 Bokføringspliktige med færre enn 300 bilag som benytter regneark i bokføringen behøver ikke holde regnearket tilgjengelig etter denne bestemmelsen. Kommentarer og områder til oppfølging punkt G: 24 Kravet gjelder også for bokførte opplysninger som i utgangspunktet var tilgjengelig elektronisk, og som fortsatt må holdes tilgjengelig elektronisk i minst tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt, jf punkt G Når en bokføringspliktig virksomhet avvikles, skal bokførte opplysninger være tilgjengelig elektronisk i minst 6 måneder etter at virksomheten er avviklet. Side 21

23 H. Særregler for enkelte næringer og bransjer Andre tjenesteytende næringer H.1 Dokumenterer bokføringspliktige som utfører tjenester hvor vederlaget er basert på tidsforbruk for hver eier og ansatt utførte timer, spesifisert pr. dag fordelt på intern tid og på de enkelte kunder/oppdrag? FOR GBS 10 SU SU Bestemmelsene gjelder også i tilfeller hvor det er avtalt fast pris, men ikke eiere og ansatte som kun utfører interne administrative oppgaver. Bestemmelsen gjelder også tjenester som utføres ovenfor annet selskap i samme konsern. Bokføringspliktige virksomheter som utfører tjenester hvor vederlaget er basert på tidsforbruk samtidig som virksomheten er basert på timebestilling, er kun forpliktet til å følge reglene om dokumentasjon av timebestillinger etter punkt H.2. H.2 Dokumenterer bokføringspliktige som utfører tjenester etter timebestilling timebestillinger, inklusive tidspunkt for utførelsen av tjenesten og kundens navn? Det skal fremgå av dokumentasjonen hvilke timer som ikke er gjennomført. Dersom en avbestilt time erstattes av en ny bestilling, skal den nye bestillingen fremgå av dokumentasjonen og den tidligere bestillingen kan fjernes. H.3 Oppbevares dokumentasjonen i H.1 i minst tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt, og dokumentasjon i H.2 i minst ti år etter regnskapsårets slutt? Øvrige særregler H.4 Dersom den bokføringspliktige tilhører en av de følgende næringer, tilfredsstilles da særreglene i bokføringsforskriftens kapittel 8? Bygge- og anleggsvirksomhet Taxinæring Hårpleie, frisørvirksomhet og skjønnhetspleie Serveringssteder Hoteller m.v. Stats- og bygdeallmenninger Utenlandske selskaper og personer som driver virksomhet på norsk sokkel, unntatt petroleumsutvinning og rørledningstransport Petroleumsutvinning og rørledningstransport Videreforhandlere av brukte varer, kunstverk, samleobjekter eller antikviteter Bokføringspliktige veldedige og allmennyttige institusjoner og organisasjoner Kommentarer og områder til oppfølging punkt H: FOR GBS 2 GBS 12 FOR FOR 8-1 FOR 8-2 FOR 8-3 FOR 8-5 FOR 8-6 FOR 8-7 FOR 8-8 FOR 8-9 FOR 8-10 FOR 8-11 Side 22