Utvalgte temaer i bokføring

Transkript

1 Utvalgte temaer i bokføring

2 Kursinnhold Grunnleggende bokføringsteori, med fokus på de utfordrende områdene Hva er poenget med bokføringsloven Hvordan må en faktura være for å tilfredsstille de formelle kravene Eksempler på typiske mangler vi kommer borti Nye tjenester som Uber, Airbnb, etc. Særregler for utvalgte bransjer

3 Grunnleggende teori

4 BFL 4 nr. 3. Grunnlaget [ ]Bokførte opplysninger skal være resultat av faktisk inntrufne hendelser eller regnskapsmessige vurderinger og skal gjelde den bokføringspliktige virksomheten. Det er jo selvsagt at bokføring skal gjøres på bakgrunn av faktisk inntrufne hendelser eller regnskapsmessige vurderinger, samt at det skal gjelde den bokføringspliktige virksomheten Hva hvis vi mottar en faktura stilet til feil selskap f.eks. et annet konsernselskap Kreditnota + ny faktura? Kostnadsføre og fakturere på nytt som omsetning? Viderefakturere?

5 BFL 4 nr. 4 og 5. Nøyaktig og à jour Nr. 4: [ ] Nøyaktighet: Opplysninger skal bokføres og spesifiseres korrekt og nøyaktig. Vesentlighet? Kunden sier: dette skal føres slik Nr. 5: [ ] Ajourhold: Opplysninger skal bokføres og spesifiseres så ofte som opplysningenes karakter og den bokføringspliktige virksomhetens art og omfang tilsier. Minst hver fjerde måned (unntak < 600 transaksjoner. Hva er en transaksjon?) Aksjeloven Daglig leders plikter overfor styret

6 BFL 4 nr. 6. Berettigelse Dokumentasjon av bokførte opplysninger: Bokførte opplysninger skal være dokumentert på en måte som viser deres berettigelse. 6

7 Dokumentering av berettigelsen «Konsulenttjenester», «Varer», og lignende Utfordrende. Dette er tekst som er så generell at det ikke dokumenterer fakturaens berettigelse Det kan like gjerne være bestikkelser eller lignende «Konsulenttjenester i henhold til avtale» eller «i henhold til vedlegg» og lignende Det er supert så lenge vi har avtalen eller vedlegget Avtaler vil ofte være sekundærdokumentasjon, men i tilfeller der det er påkrevet å ha avtalen for å dokumentere berettigelsen primærdokumentasjon Det er fort gjort å tenke at så lenge vi har fått faktura er det greit. Men er den spesifisert godt nok? 7

8 BFF Salgsdokumentets innhold Dokumentasjon av salg av varer og tjenester skal minst inneholde: 1. Nummer og dokumentasjonsdato, 2. angivelse av partene, 3. ytelsens art og omfang, 4. tidspunkt og sted for levering av ytelsen, 5. vederlag og betalingsforfall, og 6. eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert i lov eller forskrift. Merverdiavgift skal angis i norske kroner. 7. Hvis kjøper skal beregne og betale merverdiavgift etter merverdiavgiftsloven 11-1 annet eller tredje ledd, skal salgsdokumentet merkes: «Omvendt avgiftsplikt Merverdiavgift ikke beregnet». Dokumentasjonsdato er dato for utstedelse 8 av dokumentet med mindre annet følger av denne forskrift.

9 BFF Angivelse av partene Kjøpers navn Kjøpers adresse eller organisasjonsnummer Selgers navn og organisasjonsnummer Bokstavene «MVA», hvis registrert i Merverdiavgiftsregisteret AS/ASA/NUF: «Foretaksregisteret» I tillegg skal hovedkontorets adresse fremgå av salgsdokumentet

10 BFF Nummerering Salgsdokument skal være forhåndsnummerert på trykte blanketter eller ved maskinelt tildelte nummer med en kontrollerbar sekvens, eller være merket på annen måte slik at fullstendig registrering av utfakturerte salg kan etterprøves på en enkel måte.

11

12 Er fakturaen OK? Mange organisasjoner er ikke bokføringspliktige. Da er det vanskelig å «ta» fakturautsteder på noe Hvorfor er dette eksempel på det motsatte? BFL 2 annet ledd: bokføringsplikt dersom det er mva-pliktig Automatisk eller forhåndsnummerert nummerering mangler Dukker av og til opp fakturaer som åpenbart er fra Excel eller Word Kan vi bokføre? Problematikk rundt hvitvaskingsloven?

13 Tidspunkt for utstedelse BFF Salgsdokument skal utstedes snarest mulig og senest en måned etter levering[ ] Dokumentasjon av uttak skal utstedes snarest mulig etter uttakstidspunktet og senest innen femten virkedager i måneden etter at uttaket fant sted. [ ] BFF Salgsdokument som utstedes innen de femten første virkedager i måneden, kan angi siste dato i foregående måned som dokumentasjonsdato, forutsatt at varen eller tjenesten er levert på dette tidspunktet. Bestemmelsen gjelder tilsvarende [ ] for uttak. Ved utleie av fast eiendom hvor det utstedes salgsdokumenter på papir for flere perioder på samme tidspunkt, kan dokumentasjonsdato settes lik forfallsdato. BFF For tjenester som leveres basert på måling av faktisk forbruk (strøm, telefoni og lignende), kan det utstedes salgsdokument for lengre perioder, begrenset til en periode på ett år.

14 Tidspunkt for utstedelse La oss si at dagens dato er 15. oktober. Så dukker denne fakturen opp 102 Bokstavene MVA mangler. Vi slår opp på brreg.no og virksomheten er registrert i avgiftsregisteret. Problem? Hva skjer dersom virksomheten blir utmeldt fra avgiftsregisteret mellom 15. oktober og 28. oktober?

15 Andre krav ( 5-1-1a og følgende) 5-1-1a: Språk 5-1-4: leveringstidspunkt skal fremkomme 5-1-5:spesifikasjon av avgiftshåndteringen til 5-1-7: særbestemmelser for formidling, løpende ytelser, medlemskontingenter og salg av beltemotorsykkel Kapittel 5-3: kontantsalg

16 Hva med kjøpsdokumentet Finnes det tilsvarende krav for kjøpsdokumenter? BFF Kjøpsdokumentet skal være salgsdokumentet selger har utstedt, og skal inneholde de opplysningene som fremgår av delkapittel 5-1 og 5-3-2a.

17 Transaksjoner med private/ikke bokføringspliktige Dersom den bokføringspliktige er selgeren Utsted faktura på vanlig måte Dersom den bokføringspliktige kjøper en vare fra en ikke bokføringspliktig Kan være lurt at den bokføringspliktige utarbeider en kontrakt som inneholder nødvendige opplysninger om kjøper/selger, spesifikasjoner, etc. Selv om selger i dette tilfelle ikke har noen spesielle krav som må følges vedrørende salgsdokumentasjonen, har kjøper det vedrørende kjøpsdokumentasjonen Kjøper har lov å utstede salgsdokumentasjon på vegne av selgeren (jf. BFF første ledd)

18 Uber, Airbnb, etc. Er det hindringer i veien for bruk av Uber, Airbnb og lignende tjenester på tjenestereise? Hovedsakelig relevant i forbindelse med kostnadsrefusjoner til ansatte Er det relevant om leverandøren har nødvendige løyver, leverer korrekt regnskap, avgiftsoppgaver, etc.? Ingen regler som tilsier at virksomheten må undersøke dette Den bokføringspliktige må derfor vurdere om bokføringsforskriftens spesifikasjonskrav er oppfylt

19 Uber, Airbnb, etc. Krav i bokføringsforskriften Fakturanummer og dato Angivelse av partene (selger og kjøper) Egne regler for kontantsalg. Slår inn i de tilfellene hvor betaling gjøres ved levering av tjenesten Ytelsens art og omfang Tidspunkt og sted for levering av ytelsen Vederlag og betalingsforfall Spesifikasjon av merverdiavgift og evt. andre avgifter. Husk i de tilfellene også bokstavene «MVA» etter org.nr. Dersom dette er oppfylt tilfredsstilles spesifikasjonskravene, og beløpet kan refunderes trekkfritt til den ansatte

20 Uber, Airbnb, etc. Ikke tilfredsstillende spesifiserte kostnader kan fortsatt refunderes, men da gjelder ikke reglene om trekkfri refusjon (med andre ord: skattepliktig for den ansatte) Airbnb skal ha ganske gode kvitteringer, som tilfredsstiller kravene Ubers kvitteringer er mer mangelfulle Det er mindre strenge krav for kostnader i utlandet, og det vil ofte være enklere å få slike kostnader skattefritt Må fremgå hva som er kjøpt, fra hvem det er kjøpt og betalt beløp. For å kunne kreve mva-fradrag må mva være spesifisert. Det er det sjeldent

21 Kjøper utsteder salgsdokument Ser av og til at kjøper utsteder salgsdokumentet ved å lage en kreditnota Ikke lov. BFF 5-2-1: Salgsdokumentet skal utstedes av selger, med mindre annet er bestemt i lov eller forskrift. Enkelte unntak gjør at kjøper kan utstede salgsdokumentet Merk at fakturaen skal fremstå som å komme fra kjøper. Hvor mange regnskapssystemer støtter denne funksjonaliteten?

22 Pliktige spesifikasjoner BFL 5: For hver periode med pliktig regnskapsrapportering, og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned, skal den bokføringspliktige være i stand til å kunne utarbeide[ ] Det betyr at vi enten må låse perioden i regnskapssystemet, og det må være mulig å ta ut spesifikasjonene i etterkant, eller vi må ta ut spesifikasjonene, f.eks. til PDF Merk! I mange regnskapssystemer er det for mange som har tilgang til å åpne stengte perioder. Da må spesifikasjonene tas ut til f.eks. PDF

23 Tilleggsbestemmelser og særkrav

24 Dokumentasjon av medgått tid BFF Gjelder bokføringspliktige som utfører tjenester hvor vederlaget er basert på tidsforbruk Utførte timer skal dokumenteres. Frist: utløpet av etterfølgende måned Fordeles på intern tid og den enkelte kunde/det enkelte oppdrag Merk! Gjelder også der det avtales annet oppgjør enn medgått tid (f.eks. enhetspris eller fastpris) Enkelte unntak Ubetydelig omfang av slike tjenester (må dokumenteres) Eiere/ansatte med utelukkende interne arb.oppgaver Administrative enheter i konsern, etc. med vederlag basert på kostnadsfordeling (da må dette dokumenteres i stedet)

25 Dokumentasjon av timebestillinger BFF Gjelder bokføringspliktige som utfører tjenester etter timebestilling Plikt til å dokumentere bestilte timer Tidspunkt for utførelse Kundens navn, Hvem som skal utføre tjenesten Dokumentere hvilke timer som ikke er gjennomført Timer som erstattes med en ny bestilling kan fjernes fra bestillingsoversikten Bestemmelsen gjelder også for timer som ikke er forhåndsbestilte (drop in-timer)

26 Timelister i.f.m. lønn BFF 5-6 femte ledd: For ansatte som helt eller delvis godtgjøres basert på antall arbeidede timer, skal i tillegg følgende opplysninger være dokumentert pr. motpart: a) dato for utført arbeid b) antall timer den aktuelle dato c) sum timer for den aktuelle perioden. Hva sier dette? Blir du helt eller delvis lønnet på bakgrunn av timer (altså timelønn) skal det føres timeliste Hva med fastlønnede? Med overtid?

27 Bokføringsforskriften kap. 8 Bygge og anleggsvirksomhet (kap. 8-1) Taxinæring (kap. 8-2) Frisørvirksomhet og skjønnhetspleie (kap. 8-3) Serveringssteder (kap. 8-5) Hoteller mv. (kap. 8-6) Stats- og bygdeallmenninger (kap. 8-7) Utenlandske selskaper og personer som driver virksomhet på norsk sokkel unntatt petroleumsvirksomhet og rørledningstransport (kap. 8-8)

28 Bokføringsforskriften kap. 8 Petroleum og rørledningstransport (kap. 8-9) Videreforhandlere av brukte varer, kunstverk, samleobjekter eller antikviteter (kap. 8-10) Bokføringspliktige veldedige og allmennyttige institusjoner og organisasjoner (kap. 8-11) Bilverksteder og bilpleie (kap. 8-12) Finansvirksomhet (kap. 8-13) Forsikringsselskaper og pensjonsforetak (kap. 8-14)

29 Kap. 8-1 Bygg og anlegg [ ] gjelder den som utfører arbeid for egen eller andres regning innen bygge- og anleggsvirksomhet og verftsindustri (BFF 8-1-1) Det er krav om føring av timelister i henhold til BFF (tilsvarende tidligere gjennomgåtte BFF 5-14) Det skal faktureres i samsvar med arbeidets fremdrift, senest en måned etter alminnelig oppgavetermin (BFF 8-1-2a) Tilbakeholdt beløp kan likevel faktureres i.f.m. avslutningsfakturaen Dersom det ikke foretas delbetalinger: senest en måned etter at arbeidet er fullført

30 Kap. 8-1 Bygg og anlegg Prosjektregnskap (BFF til 8-1-4) Gjelder der anbudspris eller anslått omsetningsverdi overstiger kr eks. mva. (grensen endres til 5 G?) Skal inneholde prosjektkode, oppdragsgiver navn og adresse (evt. org.nr.), oppdragets art, oppdragets oppstart og opphør, alle direkte kostnader og alle inntekter Kostnader spesifiseres minst på lønn, materiell, underentreprenører og andre direkte kostnader Prosjektkoden skal fremgå for hver enkelt post i bokføringsspesifikasjonen og kontospesifikasjonen [ ] Hva betyr dette? Kan vi ha prosjektregnskapet i Excel? Side- eller underordnet spesifikasjon?

31 Kap. 8-1 Bygg og anlegg Oppbevaringstid 10 år (BFF 8-1-5) Selve prosjektregnskapet, anbud/kalkyler, tegninger, kontrakter, timelister, ordrelister) Originale timelister på papir 3 år og 6 måneder (originalen kan skannes for elektronisk oppbevaring). Finnes unntak

32 Kap. 8-2 Taxinæring BFF Bokføringspliktige som driver taxinæring skal registrere kontantomsetningen ved bruk av taksameter. BFF sier at de som driver taxinæring skal dokumentere kontantomsetning ved bruk av skiftlapper Detaljerte krav om innholdet i skiftlappene Merk at skiftlappene skal skrives ut og signeres fortløpende av skiftet sjåfør Må signaturen være fysisk på papir? Skatteetaten kom med en prinsipputtalelse «Dokumentasjon av kontantsalg drosjenæringen» at elektronisk signatur er OK (jf. esignaturloven 6)

33 Kap. 8-3 Frisør og skjønnhetspleie BFF og 8-3-2: spesifikasjon av omsetning/uttak, varekjøp og varebeholdning skal spesifiseres basert på varegrupper: Salgsvarer / behandlingsvarer Frisører: hårklipp / annen behandling Spesifikasjon per ansatt i «z-rapporten» BFF Det skal utarbeides oversikt over de til enhver tid gjeldende priser. Det skal likeledes utarbeides oversikt over hvilke priser som brukes ved uttak til eiere og ansatte. Prisoversiktene skal dateres og signeres av den som har ansvaret for å fastsette prisene. I tillegg til de krav som stilles til registrering av timebestillinger i 5-15 i denne forskriften, skal det registreres behandlingstype. BFF 8-3-4: krav til personalliste

34 Kap. 8-5 Serveringssteder BFF 8-5-6: personallisteplikt. Gjelder alle serveringssteder. Øvrige krav gjelder virksomheter som selger alkohol 8-5-2: omsetning/uttak/varelager skal spesifiseres på mat, øl, vin, brennevin, rusbrus/cider, mineralvann, annen drikke, tobakk og andre varer. Videre skal det spesifiseres på garderobeinntekter, cover charge og spilleinntekter og 8-5-5: egne regler for dokumentasjon av inngangspenger/garderobe og priser

35 Kap. 8-5 Serveringssteder BFF 8-5-3: Salg av mat og drikke skal registreres fortløpende på kassaapparat. Med andre ord må salgene slås inn på kassa selv om betaling først skjer når kunden forlater stedet. Man kan registrere salg på et bordnummer e.l. og kvittering tas ut ved betaling, eller Salget registreres løpende med samtidig utskrift av kvittering BFF Det skal utarbeides oversikt over de til enhver tid gjeldende priser. I den grad trykte menyer brukes, skal disse dokumentere prisene. Det skal likeledes utarbeides oversikt over hvilke priser som brukes ved uttak til eiere, ansatte, artister og gjester. Prisoversiktene skal dateres og signeres av den som har ansvaret for å fastsette prisene. Merk også GBS 17 Tidspunkt for dagsoppgjør for serveringssteder

36 Kap. 8-6 Hoteller mv. Gjelder bokføringspliktige som driver romutleie i hotellvirksomhet mv., jf. mva-forskriften til BFF Bokføringen skal innrettes slik at transaksjoner knyttet til helpensjon, halvpensjon og overnatting med frokost kan spesifiseres hver for seg. BFF For hver rapportperiode skal fordeling av pensjonspriser mellom omsetning som avgiftsberegnes med de ulike satsene eller som er unntatt merverdiavgiftsloven etter merverdiavgiftsloven kapittel 3, spesifiseres. BFF Benyttes kalkyle som grunnlag ved fordelingen av bruttopensjonsprisen, skal kalkylen oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt. Det samme gjelder for kalkyle over frokostverdien.

37 Kap. 8-7 Stats- og bygdealmenning BFF Stats- og bygdeallmenninger skal bokføre alle leveranser, utbetalt utbytte samt bidrag fra allmenningen slik at opplysningene kan spesifiseres for hver enkelt bruksberettiget. Av dokumentasjonen skal det fremgå hvilke kvanta som er levert. Videre skal fremgå både verdi beregnet etter vanlige priser ved detaljomsetning i åpent marked, og den betaling som den bruksberettigede har erlagt for leveranser av tømmer, ved, skurlast, høvellast, torv mv. Når den bruksberettigede har fått utvist tømmer og ved på rot, skal virkets antatte rotverdi ved salg i åpent marked anføres. Når det utbetales utbytte eller bidrag, skal det anføres hvor mye av det utbetalte som tidligere er skattlagt på allmenningens hånd.

38 Kap. 8-8 Utenlandske selskap på sokkelen, uten utvinning Gjelder virksomhet som er skattepliktig etter petroleumsskatteloven, med unntak av skattepliktige etter petroleumsskatteloven 3 og 5. Videre gjelder den bokføringspliktige som nevnt i bokføringsloven 2, jf. regnskapsloven 1-2 første ledd nr. 13, som ikke har varig tilknytning til riket. Omhandler krav til spesifikasjon om transaksjoner med foretak med interessefellesskap eller innrapportering av kontrakter med utenlandske oppdrags- og arbeidstakere Omhandler også krav til dokumentasjon av fordeling av indirekte kostnader og fordelingsnøkler, inkludert forklaring på anvendte fordelingsprinsipper

39 Kap. 8-9 Utenlandske selskap på sokkelen som driver utvinning Gjelder virksomhet som driver utvinning av undersjøiske petroleumsforekomster eller rørledningstransport i de områder som er nevnt i petroleumsskatteloven 1 BFF Ved bokføring av salg og uttak av petroleum skal både fakturerte eller avregnede priser og fastsatte normpriser registreres. BFF omhandler krav til dokumentasjon av salg/uttak av petroleum

40 Kap Videreforhandling Gjelder virksomhet som driver virksomhet omfattet av mval 4-5, 4-6 og 4-10 om videresalg og uttak av brukte varer mv. BFF til omhandler en rekke krav til spesifikasjon og dokumentasjon av kjøp og salg BFF omhandler en del bokføringsmessige krav (kontobruk og bruk av hjelpebøker)

41 Kap veldedige og allmennyttige institusjoner Gjelder virksomhet som omfattes av mval 3-12 første ledd bokstav b om varer til betydelig overpris. BFF Ved salg av varer til betydelig overpris etter merverdiavgiftsforskriften skal inntakskost dokumenteres ved salgsdokument, erklæring fra giver eller lignende.

42 Kap Bilverksteder og -pleie BFF stiller krav til føring og oppbevaring av personalliste for bokføringspliktige som driver bilverksteder eller bilpleievirksomhet

43 Kap Finansvirksomhet Gjelder banker, kredittforetak, finansieringsforetak, verdipapirfond, verdipapirforetak og verdipapirfondenes forvaltningsselskaper BFF omhandler bruk av sluttsedler og kontoutskrifter som salgsdokument BFF omhandler bruk av fagsystem for utarbeidelse av kunde- og leverandørspesifikasjoner

44 Kap Forsikringsselskaper og pensjonsforetak BFF omhandler bruk av polisedokumenter som salgsdokument BFF omhandler bruk av fagsystem for utarbeidelse av kunde- og leverandørspesifikasjoner