Vedlegg 1. Arbeidsbeskrivelse

Transkript

1 Avtalevilkår for levering av regnskapstjenester OVS Vedlegg 1 Arbeidsbeskrivelse

2 1. GENERELT Dette dokument gir en beskrivelse av de krav som stilles til leverandøren av regnskapstjenester. Avtalen omfatter alle aktiviteter som naturlig tilhører leveransen, og skal anses som inkludert i leverandørens arbeidsomfang, selv om dette ikke fremkommer av dette vedleggs kravpunkter eller i andre deler av avtalen. Arbeidsbeskrivelsen skal inngå som vedlegg til kontrakten mellom Oslo Vognselskap AS (oppdragsgiver) og leverandør av regnskapstjenester. Arbeidsbeskrivelsen skal fylles ut av leverandør og inngå i tilbudet. Til hvert fagområde/oppgave i denne arbeidsbeskrivelsen, skal leverandør gi en beskrivelse av hvilken arbeidsmetode/ -metodikk, som leverandør vil benytte til å utføre de oppgavene som er spesifisert, samt beskrivelse av planlagt leveranse. Som en del av dette, må leverandør beskrive sine interne rutiner og kvalitetssikring av leveransen. 2. KRAV TIL KOMPETANSE OG ERFARING Leverandør skal beskrive relevant kompetanse og tilgjengelig kapasitet innen alle forespurte oppgaver. Leverandør skal gi en beskrivelse av relevant erfaring som dekker alle fagområder. Det skal oppgis 3 konkrete referanseprosjekter med kostnadsramme og kontaktpersoner (oppdragsgiver og person). 3. RESSURSER HOS LEVERANDØREN MED TILGJENGELIGHET OG RESPONSTID Leverandør skal beskrive tilbudt nøkkelpersonell, fagområde som den enkelte skal dekke i oppdraget samt vedlegge CV. I tillegg skal leverandør beskrive tilgjengelighet på nøkkelpersonell og support av leveransen. 4. BESKRIVELSE AV ARBEIDET 4.1. Arbeidets innhold Arbeidet består i å utføre lønns- og regnskapstjenester for oppdragsgiver slik det fremkommer av dette vedlegg A og avtalen for øvrig. Det skal legges stor vekt på nøyaktighet, kvalitet og fleksibilitet for å møte oppdragsgiverens behov for lønns- og regnskapstjenester med høy kvalitet. Det forutsettes at leverandøren har sitt eget elektroniske lønns- og regnskapssystem. Oppdragsgiver må gis nødvendig tilgang og opplæring i dette systemet. Systemet må være slik utformet at oppdragsgiver kan utføre følgende arbeidsoppgaver: Skanning av leverandørfakturaer Behandling av leverandørfakturaer Godkjenning av utbetalinger ved elektronisk remittering Side 2 av 5

3 Utfylling og registrering av reiseregninger Oppslag i og utskrift av rapporter fra regnskapssystemet 4.2. Rutiner og kommunikasjon A 3.2 Leverandør skal forut for oppstart utarbeide rutiner for gjennomføring av forpliktelsene i avtalen, inklusive kommunikasjon med oppdragsgiver og beskrivelse av grensesnitt mellom partene Behandling av inngående fakturaer Med fakturaer i dette kapitlet skal forstås leverandørfakturaer samt kostnadssiden av terminforretninger og renteswapper. Oppdragsgiver vil selv skanne bilag (gjelder også terminforretninger og renteswapper) samt attestere og godkjenne fakturaer. Tiden som avsettes til attestering må være på minimum en uke. A 3.3 Leverandør har ansvar for at inngående fakturaer raskt blir distribuert v.h.a. elektronisk fakturabehandling for attestasjon og betalt til rett tid. Leverandør skal fortløpende: Foreslå kontering og foreta utsendelse for attestasjon av alle nye inngående fakturaer Utarbeide remitteringsfiler for alle attesterte og godkjente fakturaer som er nye og fremsende disse til oppdragsgiver, slik at denne kan godkjenne utbetalingene ved elektronisk remittering Sende remitteringsfiler som er godkjent til banken og hente inn betalte filer til regnskapet Det må være mulig elektronisk å parkere fakturaer inntil kreditnota kommer 4.4. Fakturering Med fakturaer i dette kapitlet skal forstås kundefakturaer samt inntektssiden av terminforretninger og renteswapper A 3.4 Leverandør har ansvar for fakturering og oppfølging av kundereskontro. Leverandør skal: Legge til rette for bruk av OCR Side 3 av 5

4 Ha mulighetene til å hente OCR-filer fra Oppdragsgivers bankforbindelse Foreta produksjon og utsendelse av fakturaer iht. tilsendt fakturagrunnlag en gang pr. mnd. Oppdragsgiver skal holdes oppdatert med kopi av alle fakturaer Administrere rutiner for purring og inkasso to ganger pr. mnd, og renteoppfølging hvert kvartal 4.5. Bokføring, avstemming og rapportering A 3.5 Leverandør har ansvar for å være à jour med bokføringen slik at rapporter kan hentes ut på kort varsel. Leverandør skal hver måned: Registrere bilag Foreta avstemming av balanse- og resultatkonti Månedsavslutning, herunder hente inn informasjon for å bokføre avsetninger, avskrivninger og periodiseringer Lage regnskapsrapporter Leverandør skal annenhver måned: Foreta avstemming, rapportering og betaling av mva til myndighetene iht. fastsatte frister Leverandør skal sørge for at månedsavslutning er ferdig og regnskapsrapporter oversendt Oppdragsgiver senest den 15. i påfølgende måned 4.6. Lønn Oppdragsgiver skal informere om nyansatte og personell som slutter, kontonummer for mottak av lønn mv hos den enkelte ansatte, levere skattekort, varsle om endringer i lønn, skattetrekk. A 3.6 Leverandør har ansvar for at korrekt lønn blir utbetalt til rett tid, og at frister for rapportering og betaling til myndighetene blir overholdt. Leverandør skal foreta: Beregning og utbetaling av lønn iht. tariff, skattelov, trygdelov og ferielov Overføre skattetrekk og AGA til egen skattetrekkskonto Ajourhold av AA-registeret Ajourhold av pensjonsordning Avstemming og oppfølging av refusjoner Avstemming og rapportering av AGA og skattetrekk Side 4 av 5

5 Avstemming og rapportering av fagforeningstrekk, påleggstrekk etc. Utarbeidelse av lønn- og trekkoppgaver 4.7. Årsoppgjør Kravreferanse A 3.7 Krav Leverandør har ansvar for at frister i forhold til ligningsmyndigheter og Brønnøysundregistrene blir overholdt. Leverandør skal: Foreta årsavslutning av regnskapet Gjennomføre årsoppgjør Utarbeide ligningspapirer Sørge for at revisjon blir gjennomført og stille regnskapsmateriale og annen relevant informasjon til disposisjon for revisor Sende årsoppgjør til Brønnøysund 4.8. Arkivering Kravreferanse A 3.8 Krav Leverandør har ansvar for å arkivere bilag og lister i papirversjon iht. regnskapsloven for inneværende og foregående år. Leverandøren skal oversende tidligere års bilag og lister i papirversjon iht. regnskapsloven (som ikke er omfattet av kravet i avsnittet over) til oppdragsgiver innen 2 måneder etter påbegynt nytt år. Side 5 av 5