Regnskapet i skyen. Data ut av Norge? Hans Christian Ellefsen, NARF Statsautorisert revisor, CISA, CRISC

Transkript

1 Regnskapet i skyen Data ut av Norge? Hans Christian Ellefsen, NARF Statsautorisert revisor, CISA, CRISC

2 Noen relevante grunnprinsipper i bokføringsloven Funksjonalitet som minimumskrav uansett klient/tjener- eller skyløsning Lesekvalitet skal opprettholdes over tid (lagringsmedium) Regnskapsmaterialet skal på en forsvarlig måte sikres mot urettmessig endring, sletting eller tap (integritet av data) Sikkerhetskopi må gjøres så ofte som virksomhetens art tilsier det (og testes) Oppbevaring i Norge som hovedregel, men med noen få unntak Materialet skal være ordnet og være betryggende sikret (systematikk og struktur) Tilgjengelig i lesbar form, og skal kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden (ikke proprietære løsninger) Bokførte opplysninger som i utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk, skal være tilgjengelig elektronisk i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt Bokføringspliktige skal gi offentlige kontrollmyndigheter nødvendig bistand til innsyn i regnskapssystemet og regnskapsmaterialet og stille til disposisjon utstyr og programvare for dette -> Må sjekkes ut med skyleverandør

3 Loven henger ikke alltid med på teknologisk utvikling Bokføringsregelverket er relativt moderne i form, kontrolletatene er ofte flinke til å tilpasse seg, men nyere teknologi krever at lovgiver tenker på: andre måter å kontrollere og få innsyn at utenlandske aktører faktisk kan være flinkere enn norske Ironi leverandører.. Lovverket som regulerer regnskap/bokføring inkluderer blant annet: Bokføringsloven (BFL) Bokføringsforskriften (BFF) Norske bokføringsstandarder (NBS) God bokføringsskikk (GBS) God regnskapsføringsskikk (GRFS) når regnskapet føres av eksterne Uttalelser SKD Særlover

4 Hva har lovgivere gjort bra hittil! Begrepene «original» og «kopi» er borte Digital kopi ble litt rart. Alle muligheter til å overføre regnskapsmateriale på nytt oppbevaringsmedium, i annen form, men med uendret innhold Muliggjør blant annet speiling av harddisker og omlegging/bytte av systemer Oppbevaring elektronisk er snart hovedregel (og foretrukket av myndighetene) Krav til papirdokumentasjon er så godt som borte Selskapet kan oppbevare grunnlagsdata, og trenger derfor ikke å produsere og lagre periodiske regnskapsrapporter Krav om systemdokumentasjon er endret til et betinget krav om dokumentasjon av kontrollspor Standard dataformat for import og eksport av regnskapsdata i prosess hos SKD/NARF IT-forum Innsendelse av årsregnskapet er ikke tillatt på papir lenger Akseptere at «shit happens» i den digitale verden; gjør du ditt beste og innenfor god skikk, er det bra nok.

5 Hvorfor henger lovene etter på noen områder? En del av årsaken ligger i en vesentlig feilantagelse Eksempel: Beslagsrett i regnskapsmateriale! Bokføringspliktige kan oppbevare elektronisk regnskapsmateriale i et annet EØS-land (i dag: Norden) dersom avtale eller overenskomst med det aktuelle landet sikrer norske skatte- og avgiftsmyndigheter tilfredsstillende adgang til regnskapsinformasjonen for kontrollformål i oppbevaringstiden, og slik oppbevaring ikke vil være til hinder for effektiv norsk politietterforskning. nrk.no Lime-saken

6 Praktiske utfordringer ved beslag Hva de tror de møter Hva de faktisk møter!

7 Geografiske begrensninger

8 Hva bør regelverket så fokusere på? De som lager lover og regler må slippe tanken om at fysisk oppbevaringssted er viktig. (BFL/BFF) De må også gi opp tanken på at regnskapsfører som outsourcer drift av regnskapssystemer til skyleverandører må ha «kontroll over» sin partner. Da faller litt av poenget med skytjenester bort. (GRFS) Personopplysninger i regnskapsmateriale må vurderes nærmere Sentrale stikkord er derfor: Tilgjengelighet i Norge er avgjørende, også utskriftsmulighet. Integritet av data Konfidensialitet

9 Utfordringer for regnskapsprodusentene med skyløsninger Avtalen med en norsk leverandør er kanskje ikke en avtale med en norsk leverandør Hvor er dataene dine egentlig? Hvem er underleverandør, og kan jeg stole på disse? Skyleverandøren vil kunne bekrefte at «alt» sikkerhetskopieres og de har erfaring med tilbakelegging Godt nok? Eller teste spesifikt for deg? Hvordan kan jeg oppbevare regnskapsmaterialet i 5 år og være sikker på å få de «ut» ved et bokettersyn? Bakoverkompatibilitet ved utvikling av skytjenesten Tilgang til data og utskriftsmulighet Hva hvis jeg bytter skyleverandør eller kunden avvikler virksomheten? Leselisens i oppbevaringsperioden på 5 år? Overføre til annet system? Printe ut alt? Standard dataformat vil bli obligatorisk i Norge, men kan mangle i utenlandske tjenester Har jeg garantier på dette gjennom avtalen med min skyleverandør?

10 Hva gjør vi? Påvirker lovgivere og etater Eksempelvis Oppbevaringstid (Vunnet) Krav til originalt papirbilag fjernes (Vunnet) Oppbevaringssted (I arbeid) Oppbevaring av pliktig materiale i Altinn.no for mindre virksomheter (I arbeid) Skriver bokføringsstandarder og uttalelser som fortolker loven i tråd med teknologisk utvikling Samtaler med systemleverandører om tilpasning til lovverket Hovedserver i Irland, speil i Norden Er bruk av lokal aktør et markedsfortrinn?

11 Takk for oppmerksomheten!