Prosjekt E-skjema fase 3. Kundeinformasjon

Transkript

1 Prosjekt E-skjema fase 3 Kundeinformasjon Direktoratet for økonomistyring Side 1

2 Agenda Bakgrunn En løsning for eksterne Gevinster Løsningen i hovedtrekk Krav og kostnader Informasjon og utrulling Løsningen i bilder Side 2

3 Bakgrunn På nett med innbyggerne Forenkle prosesser og rutiner ved digitalisering Side 3

4 Digitaliseringsprogrammet Regjeringens visjon er at: den statlige forvaltningen så langt det er mulig, skal være tilgjengelig på nett nettbaserte tjenester skal være hovedregelen for forvaltningens kommunikasjon med innbyggere og næringsliv en digital forvaltning skal gi bedre tjenester digitalisering av forvaltningen skal bidra til å frigjøre ressurser til områder hvor behovet er stort Regjeringen har som ambisjon at Norge skal ligge i front internasjonalt i å utvikle en digital forvaltning. Side 4

5 Elektronisk løsning for eksterne DFØ tilbyr en løsning der eksterne selv kan registrere reiseregninger honorarer egne data se lønns- og reiseslipp DFØ anslår ca eksterne brukere fordelt på 240 kunder Side 5

6 Hvem er ekstern? En ekstern er en person som ikke er ansatt i virksomheten. Det er personer som har utført et oppdrag for virksomheten, eller skal ha refundert reiseutlegg. Side 6

7 Forenkle prosesser og rutiner Arbeidsprosess nå Skjema fylles ut Attestasjon/ anvisning på papir Saksbehandler registrerer i SAP Utbetaling Arbeidsprosess med digitalisering Ekstern registrerer i SAP-portal Elektronisk godkjenning Utbetaling Side 7

8 E-skjema gir nye muligheter Effektiv ressursbruk Elektronisk sporbarhet Bedre kvalitet Raskere håndtering Ingen dobbeltregistrering Direktoratet for økonomistyring Side 8

9 Gevinster for eksterne Tilgjengelighet Registrere kravet når man ønsker, hvor man ønsker Kvalitet Konsistensregler ivaretar gjeldende regelverk Oversikt Kan følge opp status på egne krav Sjekke lønnsslipper digitalt Omløpshastighet Raskere utbetaling Side 9

10 Gevinster for virksomheten Kvalitet Digitale løsninger gir færre feilkilder Oversikt Full oversikt over prosessen, fra registrering til utbetaling Omløpshastighet Saker tas unna raskere; kortere tid fra oppdrag til postering i regnskapet Redusert ressursbruk Færre manuelle bilag som skal punches i SAP/sendes til DFØ/behandles via hurtigregistrering Side 10

11 Gevinster DFØ Kvalitet Oversikt Omløpshastighet Redusert ressursbruk Færre manuelle bilag Mindre papirarbeid Bidra til digitalisering av offentlig sektor Side 11

12 Mindre papirarkiv Fysiske bilag kan kastes så snart de er scannet og sikkerhetskopiert Bokføringsforskriften 7-2 regulerer dette; tatt inn i Økonomireglementet : Det skal foreligge en sikkerhetskopi av bokførte opplysninger og regnskapsmateriale som oppbevares elektronisk. Sikkerhetskopien skal oppbevares atskilt fra originalen. Dersom regnskapsmateriale er erstattet ved overføring av regnskapsinformasjon til elektronisk medium, skal originalt regnskapsmateriale oppbevares til det er tatt sikkerhetskopi av det elektroniske regnskapsmaterialet. Side 12

13 Løsningen i hovedtrekk Selvbetjeningsløsning for eksterne (ikke ansatte) Løsning for ansatte finnes allerede i SAP Portal Pålogging over internett Tillater pålogging hjemmefra Pålogging via ID-porten Ingen nye brukernavn/passord En tilpasset versjon av SAP Portal for ansatte Kjent teknologi og funksjonalitet, men tilpasset til de eksternes behov Side 13

14 Tilkobling fra Internett Innlogging: Adressen vil distribueres på følgende vis: Link mottatt på e-post fra oppdragsgiver Link som oppdragsgiver legger ut på sin nettside Link på DFØs kundenett Side 14

15 Pålogging Ekstern logger seg på ved hjelp av ID-porten. ID-porten tilbyr følgende påloggingsmuligheter: MinID utstedes via DIFI med kode fra SMS eller kodebrev BankID med kodebrikke fra banken din Buypass med smartkort (for eksempel tippekort) og kortleser Commfides elektronisk ID med USB-pinne Side 15

16 Selvbetjeningsløsning for eksterne Eksterne vil få tilgang til en tilpasset versjon av SAP Portal Tilgang til online brukerdokumentasjon i løsningen Side 16

17 Tilbakemeldinger fra pilotbrukere Stort sett utelukkende positive reaksjoner Enkel innlogging Enkelt å registrere Mindre rot med papirer Raskere å registrere Kortere saksbehandler tid Stabilt Noen forslag til forbedringer Vi jobber aktivt for å gjøre sluttbrukeropplevelsen så god som mulig! Side 17

18 Kriterier for bruk Standard arbeidsflyt må være på plass (eller tas i bruk ifm. implementering) Eksterne må være fordelt på avdelinger Arbeidsflyt følger samme prinsipper som eksisterende e- skjema og reiser Benytte eksisterende e- skjemaløsning for ansatte (eller ta dette i bruk samtidig) Side 18

19 Definisjoner av roller og arbeidsflyt 2 samleroller Godkjenner 1 (saksbehandler) kontrollerer/godkjenner reise og e-skjema Godkjenner 2 (leder) godkjenner reise og e-skjema Standard arbeidsflyt Reise og e-skjema arbeidsflyt går fra ekstern til godkjenner 1 for kontroll, deretter til godkjenner 2 for godkjenning Side 19

20 Arbeidsflyt i selvbetjeningsportal Selvbetjeningsportal for eksterne Ekstern Saksbehandler Leder DFØ Retur ved feil Retur ved feil Registrere krav i selvbetjeningsportal Bilag leveres Kontroll av registrering og bilag Godkjenning Bistand ved feil Lønnssystem (SAP) Oppdatert Side 20

21 Dokumentasjon Brukerdokumentasjon ligger tilgjengelig på kundenett: aspx Også tilgjengelig i selvbetjeningsportalen Samme som for ansatte Det blir utviklet videoveiledninger for de eksterne DFØ utvikler også nødvendig prosjektdokumentasjon, dokumentasjon for saksbehandlere og kommer med forslag til administrative rutiner Side 21

22 Kostnader Følger samme lisensregime som ellers Investering + kvartalsvis driftskostnad Eksterne brukere Investering dekkes av DFØ (kr 176,42) Kostnad pr. bruker pr. kvartal = kr 15,28 Godkjennere Fortrinnsvis gjenbruk av eksisterende godkjennerstruktur Godkjenner 1 = Fagbrukerlisens Godkjenner 2 =Koordinator/lederlisens Side 22

23 Utrullingsplan Løsningen er klar for levering fra 1. mai 2014 Utrulling til kunder foregår i 2014 Inngår som en av våre standardtjenester DFØ anbefaler å ta i bruk e-skjema for ansatte samtidig Side 23

24 Videre informasjon Det vil bli avholdt felles informasjonsmøter i Oslo, Trondheim, Stavanger, Hamar, m.m. Implementeringsansvarlige/kundebehandlere er behjelpelige med å veilede virksomheter som ønsker å ta i bruk løsningen Det vil være mulig å avtale videomøter for kunder som ikke kan delta på fellesmøter Potensielle kunder kan finne ytterlige informasjon på kundenettet, inklusive nødvendige sjekklister og annen dokumentasjon aspx Side 24

25 Informasjonsmøte i Oslo Første møte er allerede berammet: Oslo, 6. mai 2014, kl. 09:00-11:30 Sentralt i Oslo Agenda Overordnet presentasjon Gjennomgang av løsningen, inkl. demo Diskusjon rundt hensiktsmessige rutiner, organisering av eksterne og arbeidsflytoppsett Tid til spørsmål og svar Fra DFØ kommer prosjektledere og medarbeidere, samt implementeringsansvarlige Side 25

26 Implementering og oppfølging Funksjonalitet for e-skjema eksterne bestilles på Solman Bestillingen må inneholde: oversikt over hvilke eksterne som skal benytte løsningen oversikt over hvor de eksterne tilhører organisatorisk godkjennermatrise Lokale implementeringsansvarlige/ kundebehandlere følger opp virksomheter som ønsker å ta i bruk løsningen Side 26

27 Løsningen i bilder Direktoratet for økonomistyring Side 27

28 Nettadresse for innlogging Følgende adresse benyttes for innlogging: Side 28

29 Innlogging ID-porten Benytter eksisterende og godt kjent løsning Side 29

30 Eksempel MinID Personnummer Passord Kode Side 30

31 Forside Tilpasset for eksterne Uaktuell funksjonalitet er fjernet Side 31

32 Dagsreise innenlands Tilpasset skjema for eksterne Ca. 80% av reisene dekkes av dette skjemaet Side 32

33 Honorarer Lønnarter som skal utbetales på bonuslønn Kan legge til vedlegg (pdf-format) Side 33

34 Personlig profil Oppdatere ting som adresse, bankkontonummer, e-post og telefon Side 34

35 Innkurv Honorarskjema eller reiser som returneres for korrigering havner her Melding om nye oppgaver kommer på e-post Side 35

36 Ønsker du å se mer? Løsningen vil bli mer inngående presentert på informasjonsmøtene Ta kontakt med DFØ din lokale kundebehandler Gå inn på portalen og meld deg på informasjonsmøte Side 36