Kom i gang med e-handel. Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014

Transkript

1 Kom i gang med e-handel Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014

2 Agenda Hva er e-handel Hvorfor e-handel

3 HVA ER E-HANDEL

4 Fra: Omfattende papirdokumentasjon i tilbud Til: Innsending av elektroniske dokumenter Til: Utveksling av strukturert informasjon mellom integrerte datasystemer Forutsetter: Forenkling, standardisering og digitalisering

5 Leverandør Kjøper «Det gode innkjøp» - handelsprosessen Før avtaleinngåelse Etter avtaleinngåelse Identifiser behovet Forberede konkurranse grunnlag Utlysing Evaluering Kontrakts inngåelse Ordre plassering Mottak Kontrakts styring/ betaling Kontroll Laste inn dokumenter Doffin Anbudskatalog Katalog Bestilling og ordre bekreftelse Pakk seddel Faktura og kreditnota Purring Hente konkurransegrunnlag Salg og markedsføring Tilbud Kontrakts inngåelse Ordre mottak Vare og tjeneste håndtering Faktura kontroll Oppfølging

6 Dette må gjøres Kunde og leverandør inngår samhandlingsavtale/rammeavtale Lenke Samhandlingsavtale Avtale sortiment Inngå avtale med meldingsdistributør (aksesspunkt) Test og produksjon

7 Katalog (elektronisk handelsformat - katalog)

8 Katalog

9 Lag en katalog i Excel Lenke til EHF Katalogverktøy

10 EHF Katalog: 1) Fyller inn de obligatoriske feltene samt de anbefalte: Katalognummer, katalognavn, språk, aksjonskode, dato, organisasjonsnummer kjøper og leverandør, varenummer kalt identifikator og artikkelnummer, Om pakningsenheten kan bestilles og hvilken bestillingsenhet varene har, prisen på varen eller tjenesten og i hvilken valuta, UNSPSC vareklassifiseringskode, produktnavn og beskrivelse av produktet. Dette for å gi en god innkjøpsopplevelse for dine kunder 2) «Knappen» lag EHF XML kode 3) Sendes ditt aksesspunkt.

11 Lag og sende en EHF Katalog Leverandør Difi Excel eller ERP system EHF Ehandelsplatformen ERP system Åpen markedsplass /nettbutikk Kjøper Aksesspunkt Melding om mottatt EHF katalog

12 Innhenting av varer og tjenester i leverandørs system For noen leverandører med enten et meget stort sortiment eller funksjonalitet der man konfigurerer produktet i leverandørs løsning kan det være mest hensiktsmessig å benytte en såkalt «punch out». Viktig at avtalepriser vises til kjøper i leverandørs system Kjøper Søker vare i innkjøpssystem Leverandør Klikker på lenke i innkjøpssystem for å logge automatisk på leverandørs system Automatisk pålogging Søker etter varer og legge i handlekurv Varene legger seg i innkjøpssystemet og kan sendes til godkjenning Klikker på knapper «Overfør handlekurv»

13 Ordre (elektronisk handelsformat ordre og ordrebekreftelse)

14 EHF Ordre 1. Kjøperne benytter leverandørens EHF katalog eller benytter punch out for å finne de varer og tjenester de trenger og legge disse i en handlekurv. 2. Handlekurven sendes til internt godkjenning. 3. Handlekurven(EHF filen) sendes fra bestillingssystem via aksesspunktet til leverandøren.

15 Lag og sende en ordre Kjøper Ehandelsplatformen Leverandør ERP system EHF ERP system Aksesspunkt

16 EHF ordrebekreftelse EHF ordrebekreftelse er en melding der leverandøren kan si fra til sin kunde elektronisk om leverandøren kan levere sine varer og tjenester med en gang eller om det er noe du må ettersende.

17 Lag og sende en ordrebekreftelse Leverandør Ehandelsplatformen Kjøper ERP system ERP system EHF Aksesspunkt

18 Formidlere av e-handelsdokumenter Aksesspunkt EHF Katalog EHF Ordre EHF Ordrebekreftelse EHF Pakkseddel Amesto x x x At Work Systems AS x x x Capgemini x x x Visma services x x Emetro x x x EVRY x x x Hatteland x x x Logiq x Netclient x x x Nets x x x OpusCapita x x x Zirius x x

19 Veileder for enklere innføring

20 Hva sier jeg til mine leverandører? Anskaffelser kun via e-handel: Krev e-handel i alle anskaffelser stor som små, varer og tjenester Vær lojal mot rammeavtaler Informere leverandører Send ut informasjon Oppdatere nettsider Fordeler: Bedre oversikt på avtaler og leveranser Færre feil og misforståelser Raskt og enkelt for begge parter

21 Konkurranse og kontraktstekst Lenke til konkurranse og kontraktstekst

22 Film Elektronisk samhandling

23 HVORFOR E-HANDEL?

24 Effektivisering Leverandør utvikling Ressursbruk Antall Kvalitet Effektiv forvaltning av samfunnets ressurser Nærings utvikling Bærekraftig utvikling Virksomhetens behov Samfunnets behov Forutsetninger Konsekvenser Vi effektiviserer når vi: Bruker mindre ressurser på samme antall tjenester og kvalitet. Øker antall tjenester med samme kvalitet og ressursbruk. Øker kvalitet med samme antall tjenester og ressursbruk. Ev. kombinasjoner

25 Hvem er opptatt av gevinstrealisering Politikere Adm. øverste ledelse IKT-avd. Mellom ledelsen Innbyggere Leverandører Forstå og beslutte Styre effektivt Samarbeide Fokusere på fag Få best mulig tjenestetilbud Ønske om at kommune lykkes Ønske om å forstå potensielle gevinster Ønsker kontroll på IKT prosjektene. Ønsker mer involvert fagside og at ansatte endrer praksis. Ønsker å bruke tiden sin på en fornuftig måte. Ønsker bedre tjenestetilbud Ønsker å spille kommunen god. Bli et godt case. Ønsker at beslutningsgrunnlag forklares pedagogisk Ønsker å kunne se tydelig mål i forkant. Ønsker at rådmann er involvert i aktiv gevinstoppfølg ning Ønsker å fokusere på sitt faglige ansvar. Ønsker at skattepenger forvaltes på en nyttig måte. Ønsker å jobbe for en profesjonell organisasjon. Ønsker å se synlige resultater innenfor valgperioden Ønsker å ha mulighet for enkelt å følge opp gevinster. Ønsker konsekvens kultur (kilde: Gevinstkokeboken, KommIT)

26 408 mrd. i offentlige innkjøp Besparelse på 6-13,5% milliarder pr. år

27 Hva kan vi bruke 24 mrd. på? Kilde: Geelmuyden Kiese

28 Hvor stor tror du effektivitetsgevinsten vil være for din virksomhet ved økt bruk av elektronisk handel? 68%

29 Elektronisk handelsprosess Kjøper Leverandør Katalog Ordre Ordrebekreftelse Pakkseddel Faktura

30 Hva kan DFØ bidra med? Informasjon til leverandører Informasjon til kunder Tekstforslag til informasjonsbrev Kravtektst til anbud Anbudsdokumenter til gjenbruk Tilgjengelig kontaktpunkt eller se

31 Nyttige adresser hos Difi Kontakt Difi på: eller Adresser: EHF diskusjon på LinkedIn

32 Takk for oppmerksomheten.

33 Film