Videreutvikling på lønnsområdet

Transkript

1 Videreutvikling på lønnsområdet Kundeforum Senter for statlig økonomistyring Side 1

2 Innhold Statens fellestjeneste for lønnsog personaladministrasjon Kundeinvolvering Endringsønsker Utviklingsprosjekter Andre prioriteringsområder 2011 Side 2

3 Statens fellestjeneste for lønns- og personaladministrasjon Senter for statlig økonomistyring Side 3

4 SSØ forvalter statens fellestjenester innenfor lønns- og personaladministrasjon Hva innebærer valg av standardsystem for en fellesløsning? SSØs konsept Tjenestene bygger på en fellesløsning for statlige virksomheter Løsningen ivaretar det generelle statlige regelverket Standardiserte rutiner og system Kjerneprosessene er like Beskrive hva fellesløsningen innebærer SAP standard Tilpasninger innenfor standarden Tilpasninger for flest mulig kunder Avvik fra standard konsekvenser Side 4

5 Videreutvikling av statens fellestjeneste for lønns- og personaladministrasjon SSØs tjenesteutvikling bygger på en standard fellesløsning for staten Større utviklingsprosjekter Oppgradering av kjernesystem og portal (2010) Refusjoner fra NAV Effektivisering av manuelle arbeidsprosesser (Elektronisk datafangst) Ny integrasjonsløsning (SAP PI) Regelverksendringer Systemvedlikehold Endringsønsker fra kundene Side 5

6 Kundeinvolvering Senter for statlig økonomistyring Side 6

7 Kundeinvolvering i tjenesteutviklingen Dagens arenaer for kundeinvolvering Årlig kundemøte Kundeforum Kundeundersøkelsen Piloter Forprosjekter Endringsønsker Side 7

8 Kundeinvolvering i tjenesteutviklingen SSØs strategi for kundeinvolvering vil være at: Vi har en kanal for å motta endringsønsker Vi videreutvikler våre rutiner for behandling og kvalitetssikring av ønskene som kommer inn Vi gir tydelige tilbakemeldinger til kundene om våre prioriteringer Side 8

9 Endringsønsker Senter for statlig økonomistyring Side 9

10 Håndtering av endringsønsker (1) Kunden melder inn problemstillinger i lønnssystemet gjennom brukerstøttesystemet Solution Manager (SOLMAN) SSØ går gjennom alle innkommende problemstillinger og vurderer om det er en feil i løsningen eller om det er et reelt endringsønske Problemstillinger som klassifiseres som feil i løsningen løses som løpende vedlikehold Godkjent/klassifisert endringsønske betyr kun at SSØ ikke anser dette som en feil Side 10

11 Håndtering av endringsønsker (2) SSØ prioriterer endringsønskene med bakgrunn i blant annet følgende kriterier: Innenfor SSØs strategi Endrer/endrer ikke SAP standard Gjelder mange eller få kunder Ressurstilgang Utviklingskostnader Side 11

12 Håndtering av endringsønsker (3) Endringsønskene har veldig ulik karakter og dette kan ha betydning for prioriteringen Basert på ressurser og utviklingskostnader vil vi stå overfor noen valg og vurderinger med hensyn til endringsønskenes kompleksitet Mange små/enkle endringsønsker Få store/komplekse endringsønsker Kan løses ved interne ressurser Krever ekstern kompetanse må kjøpes Side 12

13 Endringsønsker (1) Oppgradering av kjernesystemet (ERP 6.0) og portal i startet ny prosess Endringsønsker per Totalt 373 endringsønsker Beslutning blant annet basert på endringssignaler Prosjekt styringsinformasjon Prosjekt bedre brukergrensesnitt i portal Side 13

14 Endringsønsker (2) Informasjon om de prioriteringene som er gjort vil bli sendt kundene Opp mot 10 % av endringsønskene forventes realisert i 2011 Side 14

15 Utviklingsprosjekter Senter for statlig økonomistyring Side 15

16 Utviklingsprosjekter Styringsinformasjon Bedre brukergrensesnitt i portal Elektronisk datafangst Refusjoner fra NAV Elektroniske lønnsslipper eksterne Elektronisk lønns- og trekkoppgave Side 16

17 Styringsinformasjon Senter for statlig økonomistyring Side 17

18 Styringsinformasjon Det er viktig at styringsinformasjon som hentes ut fra lønnssystemet er korrekt, rettidig og nyttig fordi: Det er statens fellestjeneste for lønns- og personaladministrasjon 78,5 % av statlige virksomheter har et kundeforhold til SSØ Uttak av styringsinformasjon fra lønnssystemet gir derfor mulighet for standardisert rapportering og sammenligninger Side 18

19 Prosjekt styringsinformasjon Prosjektet tar for seg: rapportområder som er identifisert for standardisering gjennom et forprosjekt enkelte eksisterende rapporter vil bli forbedret som følge av innmeldte endringsønsker Side 19

20 Bedre brukergrensesnitt i portal Senter for statlig økonomistyring Side 20

21 Prosjekt bedre brukergrensesnitt i portal Prosjektet har planlagt oppstart høsten 2011 Prosjektet skal prioritere endringsønsker knyttet til brukergrensesnitt i portalen Prosjektet vurderer også endringsønsker innmeldt etter oppgraderingen til portal våren 2010 Formålet er bedre brukervennlighet i portalen innenfor SAP standard Side 21

22 Refusjoner fra NAV Senter for statlig økonomistyring Side 22

23 Refusjoner fra NAV Automatisert løsning integrert i lønnssystemet Løsningen gjelder refusjon av forskuddsbetalte sykepenger, omsorgspenger, pleiepenger, opplæringspenger, svangerskapspenger og foreldrepenger Systemløsningen vil være lik for alle tjenestemodeller Basis- og delservicekunder tilbys systemtilgang og systemstøtte Side 23

24 Refusjoner fra NAV - status Utført: Automatisert innlesing av K27-rapporten fra NAV Automatisert innlesing av betalingsfil fra bank Innlesing til regnskapsprogram Gjenstående: Beregningsprogrammet fungerer bra med unntak av ansatte med gradert sykemelding og delvis foreldrepermisjon Ny avstemmingsrapport i lønnssystemet utvikles av leverandør Side 24

25 Elektronisk datafangst Senter for statlig økonomistyring Side 25

26 Elektronisk datafangst Bakgrunn Samfunnsøkonomisk analyse som fundament Midler besluttet høsten 2009 Avgrenset til lønnsprosesser To brukergrupper Ansatte hos SSØs kunder Eksterne hos SSØs kunder Betydelige effekter Ressursbruk Prosesseffektivitet Kvalitet Side 26

27 Registrering av lønnsdata dagens løsning For det meste papirblanketter og manuelt arbeid Dobbeltregistrering først hos kunde og deretter hos SSØ Mye tid benyttes på korrigering av feil Kunde SSØ Ansatt Saksbehandler Kundebehandler Krav Blankett Manuell registrering Lønnssystem Side 27

28 Ønsket situasjon Ansatt Elektronisk skjema Kontroll Elektronisk skjema Arbeidsflyt Lønnssystem Saksbehandler Data registreres kun èn gang E-skjema kan gå i arbeidsflyt som vil gi raskere prosess Mindre tid brukes på registrering og kontroll Kvaliteten øker Side 28

29 Elektroniske lønnsslipper for eksterne m fl Senter for statlig økonomistyring Side 29

30 Elektronisk lønnsslipp for eksterne m fl Forprosjekt gjennomført i 2010 Hovedmål: Å tilby elektronisk lønnsslipp utenfor portalen, som alternativ til utsending per post Aktuelle målgrupper: Innleide konsulenter, kandidater etter intervju, meddommere, intervjuere, fratrådte, permisjoner Prosjekt 2012 Side 30

31 Elektronisk lønnsslipp for eksterne m fl Dagens situasjon SSØ Produsere fil Kontroll Trykking, produksjon og utsendelse Sortere og poste Mottaker Ønsket situasjon SSØ Produsere fil Kontroll Godkjenne og sende til elektronisk løsning Mottaker Side 31

32 Elektronisk lønnsslipp for eksterne m fl Moderne og miljøvennlig løsning for staten Raskere og bedre tilgjengelighet til lønns- og reiseslipper samt elektronisk lagring Kostnadsbesparende for kunden og staten totalt allerede fra år 0 (implementeringstidspunktet) Side 32

33 Elektronisk lønns- og trekkoppgave for ansatte med portal Senter for statlig økonomistyring Side 33

34 Lønns- og trekkoppgave for ansatte med portal Dagens situasjon SSØ Produsere fil Kontroll Trykking, produksjon og utsendelse Sortere og fordele Ønsket situasjon SSØ Produsere fil Kontroll Godkjenne og sende til elektronisk løsning Side 34

35 Lønns- og trekkoppgave for ansatte med portal Tilby en innovativ og moderne løsning for LTO En miljøvennlig løsning ved reduksjon av mengde produsert papir Bidrag til visjonen Effektiv ressursbruk i Staten Side 35

36 Andre prioriteringsområder Senter for statlig økonomistyring Side 36

37 Myndighetsrapportering - status SST Oppdatert løsning fra leverandør til innrapportering i mars i år. Noen feil må rettes før rapportering i oktober. SPK Oppdatert løsning fra leverandør. SSØ har testet for alle feil. Arbeidsavklaringspenger vil bli innarbeidet. Side 37

38 Takk for oppmerksomheten! Senter for statlig økonomistyring Side 38