Møte med Prioriteringsrådet

Transkript

1 Møte med Prioriteringsrådet Gardermoen/Oslo 16. februar Direktoratet for økonomistyring Side 1

2 Status og videre planer for kundedialog Dagens mønster slik DFØ ser det - faste kvartalsvise møter mellom Prioriteringsrådet og DFØ - møtene avholdes i DFØs lokaler i Karl Johansgt. Oslo - agenda sendes ut fra DFØ en uke i forkant etter innspill fra Prioriteringsrådet - kan erstatte Samarbeidsavtalen? Planlegges forbedringer? - Representasjon fra DFØ, minimum : Avdelingsdirektør lønn, Seksjonssjef DFØ Kristiansand, Representant applikasjonsseksjon i Oslo Side 2

3 Prioriteringer lønnsavd Kostnadseffektive lønns- og regnskapstjenester med riktig kvalitet, funksjonalitet og brukervennlighet 2. Videreutvikle tjenestene Styringsinformasjon bedre og mer! Brukervennlighet enklere å bruke 3. Vekst Ikke miste eksisterende Eksisterende på flere tjenester Nye kunder

4 Prosjekter som pågår på lønnsområdet - STATUS E-skjema fase II Betydelige effekter Ressursbruk Prosesseffektivitet Kvalitet Løsning klar for utrulling i løpet av 2012 Styringsinformasjon Basert på mottatte endringsønsker fra våre kunder Forbedres og videreutvikles 8 av dagens rapporter. Løpende lansering via kundenotater (sep.-nov. 2011) Refusjoner fra NAV Syke -, pleie- og foreldrepenger DFØ avdekket sammen med pilotkunder i 2010/2011 feil i SAP HR sin løsning Feilene er utbedret, og en forbedret løsning for pilotkundene ble tatt inn i produksjonssystemet 21. november 2011 Testing hos pilotkundene viser at løsningen fungerer som forventet og er nå tilgjengelig og klar for utrulling Utvikling av nye rapporter etter at vi sammen med FAD har fått autorative definisjoner på plass. (1. halvår 2012) Side 4

5 Prosjekter som pågår - mer om styringsinformasjon DFØ har tatt initiativet til et samarbeid med FAD Målsettingen er å sammen kunne komme frem til klare, entydige og autorative definisjoner for å sikre bedre styring samt konsistent rapportering og statistikk i staten Våre kunder ønsker tilgang til nye rapporter for å bedre intern styring og imøtekomme statlige rapporteringskrav: Årsverk Turnover Lønnsglidning Side 5

6 Prosjekter som har planlagt oppstart i 2012 Større funksjonell oppgradering av SAP HR, (EHP5) Fases inn i produksjonssystemet mars Forbedring av brukergrensesnittet Ny funksjonalitet i portalen / selvbetjeningsløsningen Gjennomgang av grunnstrukturer og produksjonsmiljø Grunnoppsettet er fra 2002/2003 Vi ønsker på flere områder å legge oss tettere opp til «SAP standard» Innarbeide større fleksibilitet for å kunne håndtere strukturelle endringer i statsforvaltningen E-skjema fase III Betydelige effekter Løsning for «eksterne», altså de som ikke benytter selvbetjeningsportalen Utrede mulighetene for å kunne benytte Altinn Løsningen vil også kunne gi elektronisk lønnsslipp til «eksterne» Konseptutredning 1. halvår 2012 Prosjektoppstart høsten 2012 Side 6

7 Prosjekt som har planlagt oppstart i Aktivitetsregistrering Forstudie gjennomført: Vil kunne gi stordriftsfordeler Mest hensiktsmessige realisering vil være i statens fellestjenester for lønns- og personaladministrasjon Prosjektoppstart høsten 2012 evt. vinter 2013 Side 7

8 Prosjekter som pågår på lønnsområdet - STATUS Refusjoner fra NAV Syke -, pleie- og foreldrepenger DFØ avdekket sammen med pilotkunder i 2010/2011 feil i SAP HR sin løsning Feilene er utbedret, og en forbedret løsning for pilotkundene ble tatt inn i produksjonssystemet 21. november 2011 Testing hos pilotkundene viser at løsningen fungerer som forventet og er nå tilgjengelig og klar for utrulling Side 8

9 Plan for utrulling (1) Tilbud om implementering til brutto- og nettobudsjetterte virksomheter uten SRS i løpet av 2012 Pilotkundene prioriteres (pulje 0) Tilbud til virksomheter med SRS og periodisert virksomhetsregnskap i løpet av høsten 2012 Nye pilotkunder skal teste SRS-løsning «over sommeren» Noen kunder må vente til 2013, de fleste av disse produksjonssettes Side 9

10 Plan for utrulling (2) DFØ kontorsted Kunder uten SRS Kunder med SRS Vente til 2013 Kan ikke benytte løsningen Sum lønnskunder LA-DRA LA-HAM LA-KRS LA-STA LA-TRO LA-TRH SUM Side 10

11 Prosjektstatus v. Åse Olimb E-skjema Styringsinformasjon Side 11

12 Status prosjekt Styringsinformasjon Utbedring og utvikling av styringsinformasjon på lønnsområdet er et av DFØs satsningsområder i Forbedring av styringsinformasjon på lønnsområdet er basert på endringsønsker og fra DFØs kartleggingsarbeid Rapportene vil bli tilgjengelig i lønnssystemet, og lanseringene formidles gjennom kundenotat Styringsinformasjon Vi arbeider i tillegg med utvikling av nye rapporter. Mer informasjon vil bli gitt når vi har fått nødvendige avklaringer og definisjoner på plass og rapportene er ferdig utviklet Side 12

13 Status prosjekt Styringsinformasjon Eksisterende rapporter 8 rapporter for videreutvikling Nye rapporter 8 områder til vurdering Liste over opprykk Lønnsglidning Lokale lønnsforhandl. Lønnsoversikt Likestilling Årsverk Syke fraværsrapp. Lønnartoversikt Norges Statskalender Turnover Reiseinfoset AdHoc Bonuskontroll Utdanning Kostnader v/ lønnsoppgjør Kontr pensj.giv. variable tillegg Historikk på kostnadssted Side 13

14 Status prosjekt Styringsinformasjon Liste over opprykk Utvikling av eksisterende rapporter Lokale lønns- forhandl. Lønnsoversikt Syke fraværs- rapp. Lønnartoversikt Reiseinfoset AdHoc Bonuskontroll Kontr pensj.giv. variable tillegg

15 Status prosjekt Styringsinformasjon Kundenotat 49/2011 Kundenotat 03/2012 Kundenotat 42/2011 Kundenotat 46/2011 Kundenotat 33/2011 Kundenotat 40/2011 Side 15

16 Status prosjekt Styringsinformasjon Lønnsglidning Nye rapportområder til vurdering Likestilling Årsverk Norges Statskalender Turnover Utdanning Kostnader v/ lønnsoppgjør Historikk på kostnadssted

17 Status prosjekt Styringsinformasjon YHR_OPPRYKK Lønnsglidning YHR_PA_ANS_LONN Årsverk YHR_LAOVERSIKT Turnover YHR_BONUSKONTROLL Kostnader v/lønnsoppgjør YHR_PENSJ_VAR_TILL Historikk på kostnadssted Ad Hoc Z_OPAL_REISE Utdanning YHR_SYKEFRAVRAP YHR_LOKALE_FORHANDL Norges Statskalender Likestilling (nasjonalitet)

18 Status prosjekt E-skjema E-skjema en framtidsrettet elektronisk løsning for registrering og dokumentasjon av lønnsdata E-skjema E-skjema skal erstatte papirbaserte blanketter og andre skjemaer Flere elektroniske arbeidsprosesser og mer automatisering antas å gi effektiviseringsgevinster både for kundene og DFØ Resultatet blir mer effektiv ressursbruk i staten 18

19 Status prosjekt E-skjema Formål unngå dobbeltregistrering av lønnsdata redusere risikoen for feilregistrering unngå tidsbruk på å korrigere feil 19

20 Status prosjekt E-skjema Registrering av lønnsdata - mer effektivt og med høyere kvalitet Data registreres kun èn gang Elektronisk saksbehandling Bedre kontroll over arbeidsprosessen Økt datakvalitet 20

21 Status prosjekt E-skjema E-skjema - for hvilke lønnsdata? Skjemaer som i dag er tilgjengelige er: Variabel lønn Andre utbetalinger Ekstra skattetrekk Variabel lønn E-skjema Parallelt utvikler DFØ flere e- skjemaer og disse gjøres tilgjengelige etter hvert som de ferdigstilles. Ekstra skattetrekk Andre utbetalinger Side 21

22 Status prosjekt E-skjema Fra blankett til elektronisk skjema et eksempel på utvalg av skjema

23 Status prosjekt E-skjema

24 Status prosjekt E-skjema Full rulle med e-skjema i 2012! E-skjema - for hvem? DFØs fullservicekunder tar i disse dager i bruk de nye e-skjemaene Implementeringsplan for våre fullservicekunder I alt 100 virksomheter Pr. utgangen av februar 2012 har 23 virksomheter tatt i bruk e-skjema, dvs 68 virksomheter gjenstår Ikke implementert 75 % Implem entert 25 % 24

25 E-skjema skal tilbys også del- og basiskunder etter hvert, men vi trenger mer erfaring først. Hva kan DFØ tilby dere? Invitasjon til samarbeid med en virksomhet som ønsker å ta i bruk e-skjema i portalen nå! Effektmål Mindre bruk av tid på korreksjoner Mer effektiv ressursbruk

26 EHP v. Nils Rydland Direktoratet for økonomistyring Side 26

27 Oversikt Ansatt selvbetjening: 3 forskjellige måter å navigere: Oversikt Katalog Indeks Mest brukt Rask tilgang til mest brukte applikasjoner Side 27

28 Persontilpassing Mulighet for sluttbrukere å endre skjermbildet selv Eksempel: fraværssøknad enten under eller ved siden av kalender. Side 28

29 Personlig profil Egne data Mindre klikk Alt tilgjenglig på et bilde. Enklere å navigere Side 29

30 Personlig profil - Egne data Slutt med «process roadmap» Knapper istedenfor Side 30

31 Registrer arbeidstid Mindre klikk: en knapp for å kontrollere og en knapp for å lagre på samme bilde Mer info i kalender: Fullstendige dager, Helgedager Dagsperspektiv / dagensdato som default Fravær integrert på tidregistreringsskjema (både fravær postert og i arbeidsflyt) Side 31

32 Fraværssøknad Slutt med «prosess» roadmap. Kontroller og Lagre knapper istedenfor. Kalender Helgedager markert Fridager markert ifht arbeidsplanregel (IT0007) Klikk på kalender for å hente riktig dato Side 32

33 Side 33

34 Innkurv Filtrering og søk muligheter Side 34

35 Massegodkjenning av fravær Ny innkurv spesifikk for godkjenning av fravær. Mulighet for å behandle flere søknader samtidig. Side 35

36 Registrering av reiseregning I reise kommer det kun to endringer for de ansatte i forbindelse med oppgraderingen. Ansatte må selv endre kostnadstilordning i de tilfeller der den skal endres. Dette er en stor endring som det er svært viktig å informere om. For utgiftsbilag fjernes feltene antall og kostnad. Det vil si at dersom man har flere like bilag registreres dette ved å kopiere, slik at man får flere like linjer. Side 36

37 Endre kostnadstilordning på reise Side 37

38 Registrere utgiftsbilag på reise Felt for antall og kostnad er fjernet. For registrering av flere like bilag kan man bruke knappen «Kopier» Side 38

39 Godkjenning av reiseregninger Godkjenner kan ikke lenger endre kostnadstilordning på reisen. Godkjenner 1 har samme kontrollfunksjon som tidligere, men i stedet for å endre kostnadstilordning må reisen returneres til den ansatte som endrer dette selv. Side 39

40 Håndtering av endringsønsker Fra UH sektor : Ønske fra DFØ om en vei inn, en siling fra sektoren Fra DFØ : Forslag om et rådgivende «brukerråd» i prioriteringsprosessen. Vil dette være ønskelig fra UH sektorens side? Side 40

41 192 endringsønsker fra UH sektoren v. Kirsti Nessjøen Direktoratet for økonomistyring Side 41

42 Endringsønsker totalt i DFØ Innsendte ønsker (antall i desember) 192 Feilsendt, vanlig brukerstøtte 71 Avslått og avvist 38 Gjennomførte 28 Løses i andre prosjekter 24 Vurdert av Lønnsavdelingen 31 Sendt til gjennomføring 15 Side 42

43 Prosjekt «Endringsønsker 2012» Automatisering av lønnsprosessen Reiser Egen reisekonto Forbedret rapport kostnadskontroll Rapporter Arbeidsflyt, lønnsopplysninger, timer, tid-saldi Tilgang til rapporter for fullservice Forbedret rapport stillingskategori Automatisk oppdatering kjernesystem portal Like personopplysninger i systemene Brukergrensesnitt i kjernesystemet Nytt mappekort PPOME Endre registreringsbilde - tid Side 43

44 Innsendte fra UH sektoren Lønn utbet til feil bankkonto K810INMU K810INMU FI på 2. halvår K810_LP2 FI/CO 1 Bekreftet av fagansvarlig Frankeringsstempel på lønnsslipp K810RALU K810RALU K810_LP2 K810_LP2 Lønn 1 Bekreftet av fagansvarlig Stopp på bruk av egenmelding (ønsker automatikk) 2460LAL 2460LAL 2460_LP2 2460_LP2 Tid 1 Bekreftet av fagansvarlig Gjennomført Uaktuelle Vurderes sammen med UH Avvist Fraværsmeldinger- epostmelding ønskes 2090GRBY 2090GRBY 2090_LP2 2090_LP2 Arbeidsflyt 2 Gjennomført Rapport - informasjon ansatte 2000LIRI 2000LIRI 2000_LP2 2000_LP2 Lønn 2 Gjennomført Automatiske varsler - endringsønske 2250KIST 2250KIST 2250_LP2 2250_LP2 Org/pers 2 Gjennomført SAP-portalen Betaling 2300AST 2300AST 2300_LP2 2300_LP2 Portal 2 Gjennomført Kvoter tjenestefri senior deltidsansatte K810-INMU K810INMU K810_LP2 K810_LP2 Tid 2 Gjennomført sykedager rapport i MSS 2470ABB 2470ABB 2470_LP2 2470_LP2 Tid 2 Gjennomført Lønnart :Diverse trekk 2300AST 2300AST 2300_LP2 2300_LP2 Lønn 4 Avvises som endringsønske Registrering av sidegjøremål 2300TBH 2300TBH 2300_LP2 2300_LP2 Org/pers 4 Avvises som endringsønske Utpl. på stillingskat. i YHR_LONNSOVERSI K810INMU K810INMU K810_LP2 K810_LP2 Org/pers 4 Avvises som endringsønske Flere felt ut på YHR_UTVALGSINNHOLD K810INMU K810INMU K810_LP2 K810_LP2 Org/pers 4 Avvises som endringsønske Brukeradministrasjon - SAP-portalen 2300TBH 2300TBH 2300_LP2 2300_LP2 Autorisasjoner 5 Avvises (uaktuell å gjennomføre slik det er foreslått) Endringsønske, nye brukere i portalen 2460ABEB 2460ABEB 2460_LP2 2460_LP2 Autorisasjoner 5 Avvises (uaktuell å gjennomføre slik det er foreslått) Driftsmeldinger ved nedetid 2300TBH 2300TBH 2300_LP2 2300_LP2 Portal 5 Avvises (uaktuell å gjennomføre slik det er foreslått) SAP-portalen, kompensasjonstillegg 2300BMO 2300BMO 2300_LP2 2300_LP2 Reise 5 Avvises (uaktuell å gjennomføre slik det er foreslått) FORSLAG FORBEDRING SKJEMA 2480KEHA 2-ELNI 2480_LP2 LP2 9 Uaktuell Ekstra skatte trekk 2470MMO 2470MMO 2470_LP2 2470_LP2 9 Uaktuell Forslag endring lønnskjema 2480KEHA 2480KEHA 2480_LP2 2480_LP2 9 Uaktuell Side 44

45 7 gjennomført Fraværsmeldinger - epostmelding ønskes Rapport utvidet med mer informasjon om ansatte Automatiske varsler SAP-portalen tekst - bruttolønn Kvoter tjenestefri senior deltidsansatte Sykedager rapport i lederselvbetjening SAP-portalen, kompensasjonstillegg

46 3 uaktuelle FORSLAG FORBEDRING SKJEMA Blankett ikke SAP endringsønske Ekstra skatte trekk Feilregistrering hos bruker Forslag endring lønnsskjema Ikke fulgt opp automatisk lukket

47 8 avvises Frankeringsstempel på lønnsslipp Lønnslipper blir etter hvert elektroniske Utplukk på stillingskategori i rapporten YHR_LONNSOVERSI Løsning finnes i systemet ved å lage en visningsvariant Stopp på bruk av egenmelding Rapporter dekker behov Lønnart diverse trekk ønsker overstyre tekst Kunstforening og annet Brukeradministrasjon - SAP-portalen God ide, men komplisert teknisk og sikkerhetsmessig Nye brukere i portalen Også en god ide ikke gjennomførbar Driftsmeldinger ved nedetid Komplisert teknisk og ansvarsmessig Lønn utbet til feil bankkonto Marginal problemstilling. Problemstillingen og opprettingsmåte beskrives i brukerdokumentasjonen

48 2 vurderes sammen med UH Flere felter i rapporten YHR_UTVALGSNNHOLD IT laget UH-sektoren Kostnadssted IT0001 Kjønn fra IT0002 Dellønns% fra IT0008 Registrering av sidegjøremål IT9023 Utvidelse av eksisterende kundebestilt løsning

49 Endringsønsker forts fagområde/stilling (felles seminar) v. Prioriteringsrådet tidsregistrering faglige v. Nils Rydland brukeradministrasjon v. Prioriteringsrådet korttranser ifm. Reisereging v. Nils Rydland Side 49

50 Segment- og supplerende tjenester v. Nils Rydland Segmenttilpassede tjenester (dvs. bruk av moduler i SAP HR som er utenfor DFØ sin strategi) - DFØ sitt syn på hvorfor ikke forsøket som ble gjort i samarbeid med SKD og Difi ble videreført - DFØ sitt syn på samarbeidsmodellen de ser for seg i et slikt tilfelle (ansvar og rolle fordeling ifm. drift, forvaltning og brukerstøtte) Supplerende tjenester (dvs. når funksjonaliteten i SAP HR suppleres med tjenester fra andre leverandører) - arbeides det med noen tjenester som skal "støttes"? - status på integrasjon (som vil være svært viktig i en slik sammenheng) Side 50

51 Kompetanseløsning samarbeids-prosjekt mellom DIFI og SE Bakgrunn SE, UD og DIFI kontaktet DFØ vurdere mulighetene for felles løsning med å sette opp en kompetanseløsning i vår SAP løsning. Et testoppsett ble gjort delvis i vår løsning, delvis på annen SAPinstallasjon. Oppsettet var ikke fullstendig. En vurdering ble gjort i 2. kvartal Side 51

52 Kompetanseløsning, samarbeidsprosjekt mellom DIFI, SE og DFØ Situasjonsbeskrivelse på beslutningstidspunkt Prosjektet hadde siste frist for å gå i produksjon Prosjektet var etter vår mening uklart beskrevet og det forelå ingen kravspesifikasjon for de tilpassinger som måtte gjøres i vår løsning. DFØ hadde ikke tilgjengelige personell (3 årsverk estimert) og heller ikke tilgjengelig prosjektsystem (1 mill. estimert i lisenskostnad). DFØ var ikke villig å starte prosjektet før ansvarlige personer var på plass i DFØ. Finansiering av prosjektsystem og personell kom aldri på plass. DFØ var/er innstilt på at det trolig skal på plass en form for integrasjon mellom det systemet som måtte bli valgt og vår løsning. Side 52

53 Kompetanseløsning, samarbeidsprosjekt mellom DIFI, SE og DFØ DFØs vurdering i ettertid Det er synd, både for DFØs kunder og for DFØ at det ikke ble en felles kompetanseløsning i det felles L&P-systemet vi allerede har. Integrasjon mellom SAP og et eget system for kompetanse er en oppgave DFØ er innstilt på å få på plass. På dette området ser ikke DFØ for seg noe samarbeid ut over overføring av data fra SAP til det kompetansesystem det er snakk om. Drift, forvaltning og brukerstøtte etc vil være utenfor DFØ. Generelt må dette vurderes fra sak til sak. I den kompetanseløsningen som ble vurdert satt opp i vårt system ville drift og forvaltning blitt dekket av DFØ. Ekstra kostnader for DFØ ble beregnet. Brukerstøtte var vanskeligere å lande og her var det fortsatt gråsoner da samarbeidet med DFØ stoppet opp. Side 53

54 Status på integrasjonsprosjektet DFØ besluttet i 2009 å benytte PI som integrasjonsmotor mellom DFØs applikasjoner og eksterne systemer. Fase 1 av prosjektet ble gjennomført i Alle filer til og fra bank går i dag gjennom PI. Antall filer pr måned: Fase 2 ble etablert i 2011 Side 54

55 Status på integrasjonsprosjektet Innhold i fase 2 av prosjektet 1. Implementere webservices som kan automatisere innlesing av tiddata fra eksterne tidapplikasjoner til SAP HR. Møter med de aktuelle leverandører pågår. 2. Utarbeide og anbefale en konseptuell løsning for tilgjengeliggjøring av data fra SAP HR (og Agresso). Denne er under evaluering hos RA-APP og LA-APP. a) Basert på konseptuell løsning, er det laget prototype som man har enhetstestet og stresstestet med gode resultater. b) Løsning er basert på at DFØ tilgjengeliggjør webservices som kunder kan benytte for å hente pakker med data fra SAP HR (stort sett infotyper) til eksterne systemer. Både a) og b) er avhengig av at DFØ har på plass en løsning for meldingssikkerhet, planlagt implementert i løpet av Side 55