Prosjekt videreutvikling av regnskap og rapporter Ingvill Weider, Seniorrådgiver og prosjektleder

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Prosjekt videreutvikling av regnskap og rapporter Ingvill Weider, Seniorrådgiver og prosjektleder"

Brit Frantzen
8 år siden
Visninger:

1 Prosjekt videreutvikling av regnskap og rapporter 2015 Ingvill Weider, Seniorrådgiver og prosjektleder

2 Samfunnsoppdrag Som statens ekspertorgan skal DFØ, med utgangspunkt i regelverket for økonomistyring, legge til rette for god styring i staten. DFØs unike rolle er å ivareta statens behov for en helhetlig tilnærming på området.

3 Én visjon Effektiv ressursbruk i staten To hovedmål Hensiktsmessige fellesløsninger i staten God styring i statlige virksomheter Tre delmål DFØs kompetanseoverføring representerer beste praksis innenfor styring og samfunnsøkonomisk analyse DFØs fellestjenester er korrekte, rettidige og nyttige DFØs tjenester gir synergier og stordriftsfordeler

4 Hovedområder Forvalte økonomiregelverket Utvikle metode og formidle kompetanse Statlige virksomheter FIN DFØ Forvalte statsregnskapet og konsernkontoordningen Tilby regnskapstjenester Kunder Tilby lønnstjenester Side 4

5 Økonomistyring for ledere Ledertilpassede økonomirapporter og nøkkeltall på web

Standardisering Månedsverk Ajourholdt regnskap SAP Kontoplan og -streng FORUTSETNINGER for full nytte av løsningen har riktig og ajourholdt regnskapsinformasjon

6 Standardisering Månedsverk Ajourholdt regnskap SAP Kontoplan og -streng FORUTSETNINGER for full nytte av løsningen har riktig og ajourholdt regnskapsinformasjon budsjetterer i Agresso Planlegger følger DFØs veiledende - føringskontoplan (4-siffer) - konteringsstreng SRS Riktig informasjon til rett tid Relevant beslutningsgrunnlag Side 6

7 Økonomistyring for ledere Web-basert rapporteringsverktøy Veiledningsnotat Kurs

8 Fjellinstituttet Virksomhetscase Side 8

9 Innlogging Nytt bilde Side 9

10 Standard rapporter og nøkkeltall Informasjonssider menyfelt Økonomirapporter brutto SRS SRS Nøkkeltall Side 10

11 Virksomhetslederens mange spørsmål Hva er totale kostnader og inntekter for perioden? Avvik fra budsjett? Bruker vi ressursene effektivt? Avvik fra fjoråret? Hvilken utvikling forventer vi fremover (prognose)? Oppnår vi fastsatte mål og resultatkrav? Er det uventede forskjeller mellom egne enheter?

12 Resultatrapport Økonomisk status per november 2014 Koststed Prosjekt Formål Side 12

13 Resultatrapport - grafisk per koststed Side 13

14 Resultatrapport - kostnadsfordeling Side 14

15 Hvorfor er lønnskostnaden lavere enn budsjettert? Hvor mye utgjør lønn av totale driftskostnader? Hva koster et månedsverk? Hvor mye overtid har vi? Er det store forskjeller mellom ulike enheter? Hvordan ligger vi an i forhold til andre? Hva er forholdet mellom bruk av egne ansatte, konsulenter og vikarer?

16 Lønnsandel av driftskostnader Menyfelt Økonomirapporter brutto SRS SRS Nøkkeltall Side 16

17 Lønnsandel av driftskostnader Lønnsandel av driftskostnader = Lønn og sosiale kostnader Sum driftskostnader X 100 Side 17

18 Lønnsandel av driftskostnader per koststed Side 18

19 Økning Lønnsandel av driftskostnader Nøkkeltall analyse og tiltak Mulige årsaker til endring i nøkkeltallet Økte lønnskostnader Mer overtid i perioden? Høyere sykefravær? Har sosiale kostnader økt? Gjennomsnittlig lønn økt? Er lønnsutviklingen høyere enn konsumprisindeksen? Reduserte øvrige driftskostnader Mindre bruk av konsulenter og vikarer? Færre kurs og seminarer? Mindre forbruk i perioden? Reduserte lønnskostnader Mindre overtid? Lavere sykefravær? Er sosiale kostnader redusert? Gjennomsnittlig lønn redusert? Er lønnsutviklingen lavere enn konsumprisindeksen Økte øvrige driftskostnader Mer bruk av konsulenter og vikarer? Flere kurs og seminarer? Mer forbruk i perioden? Reduksjon Behov for tiltak? Dersom analyse viser at det er behov for endring av nøkkeltallet, bør virksomheten vurdere tiltak for å påvirke ønsket utvikling. Valg av tiltak avhenger av tidsperspektiv og ønsket resultat. Tiltak på kort sikt kan være å påvirke de mest variable driftskostnadene, som for eksempel kostnader knyttet til overtid, reise, sykefravær, bruk av midlertidig ansatte med mer. På lengre sikt kan det vurderes tiltak for å påvirke driftskostnader som i større grad anses som faste, for eksempel husleie. Side 19

20 Lønnskostnad per månedsverk/ årsverk Menyfelt Økonomirapporter brutto SRS SRS Nøkkeltall Side 20

21 Hva er et månedsverk og årsverk? DFØs definisjon Månedsverk Antall timer per måned SAP IT0007 Alt fravær 1 dag ekskl. ferie og avspas. Sum månedsverk Årsverk. Sum måneds-verk Antall måneder Antall årsverk Side 21

22 Lønnskostnad per månedsverk Menyfelt Lønnskostnad per månedsverk = Lønn og sosiale kostnader Antall månedsverk Side 22

23 Lønnskostnad per månedsverk Menyfelt Side 23

24 Overtidsandel Menyfelt Økonomirapporter brutto SRS SRS Nøkkeltall Side 24

25 Overtidsandel - per koststed Overtidsandel = Overtidskostnad Lønn og sosiale kostnader X 100 Side 25

26 Konsulentandel Menyfelt Økonomirapporter SRS Nøkkeltall Side 26

27 Konsulentandel av driftskostnader Utklipp fra resultatrapport Konsulentandel av driftskostnader = Kostnader til fremmede tjenester Sum driftskostnader 100 * Konto 674 Innleid personell fra vikarbyrå o.l. er trukket ut Side 27

28 Konsulentandel Speedometer Barometeret viser hvordan nøkkeltallet ligger an i forhold til budsjett (forbruk). Inntil 95 % av budsjett Mellom 95 % og 105 % av budsjett Over 105 % av budsjett Side 28

29 Hvordan er våre innkjøpsrutiner? Har vi gode nok betingelser? Hvilke leverandører kjøper vi mest fra? Gjør vi innkjøpene våre i tråd med Lov om offentlig anskaffelser? Overholdes rammeavtalene?

30 Innkjøp fra leverandører Menyfelt Økonomirapporter brutto SRS SRS Nøkkeltall Side 30

31 Innkjøp fra leverandører Fordeling Side 31

32 Standard rapporter og nøkkeltall Informasjonssider menyfelt Økonomirapporter brutto SRS SRS Nøkkeltall Side 32

33 Nøkkeltall til årsrapporten del II Årsrapport I. Leders beretning II. Introduksjon til virksomheten og hovedtall III. Årets aktiviteter og resultater IV. Styring og kontroll i virksomheten V. Vurdering av framtidsutsikter VI. Årsregnskap Driftskostnader Lønnsandel av driftskostnader Lønnskostnader pr årsverk

34 DFØs aktivitetsregistrering Få bedre oversikt over hva du bruker tiden på

35 Registrering av timer Registrering portal Registrering APP

36 Rapporter i SAP

37 Rapporter i prosjektmodul og hovedbok

38 Avsluttende ord

39 Fornyet verktøykasse Et godt styringsverktøy Muliggjør sammenligning Mange bruksområder Bedre kontroll Et godt beslutningsgrunnlag

40 Økonomistyring for ledere Ved spørsmål, kontakt prosjektet på

41 Takk for oppmerksomheten!

Like dokumenter

Ny løsning for presentasjon av økonomirapporter og nøkkeltall

Ny løsning for presentasjon av økonomirapporter og nøkkeltall Ingvill Weider Kundeforum 2014 Side 1 Fjelltilsynet Virksomhetscase Side 2 Ledertilpasset styringsinformasjon Månedsverk Ajourholdt regnskap