EN HISTORIE OM EFFEKTIVE FELLESTJENESTER. Gøril Aune avdelingsdirektør

Transkript

1 EN HISTORIE OM EFFEKTIVE FELLESTJENESTER Gøril Aune avdelingsdirektør

2 Agenda Kort om DFØ Fra desentraliserte til sentraliserte tjenester Muligheter og fremtidsutsikter

3 DFØs oppdrag Visjon Effektiv ressursbruk i staten Mål God styring i statlige er Hensiktsmessige fellesløsninger i staten DFØs tjenester gir synergier og stordriftsfordeler

4 DFØs organisering direktør kommunikasjonsenheten strategi- og fellestjenesteavdelingen regnskapsavdelingen lønnsavdelingen forvaltnings- og analyseavdelingen plan og styring stab stab regelverk personal og organisasjonsutvikling kundesenter kundesenter statlig regnskapsføring administrasjon og anskaffelser fagstøtte firmaforvaltning konsernsystemer informasjonsteknologi fakturabehandling e-handel lønnsdata styring regnskapsbehandling lønnskjøring utredning og analyse fakturamottak applikasjonsforvaltning applikasjonsforvaltning departementsfellesskapet (fra 1. juli) departementsfellesskapet (fra 1. juli)

5 DFØs hovedprosesser Strategi, styring og ledelse Forvalte økonomiregelverket, utredningsinstruks og SØA Utvikle regelverkene Behandle henvendelser Forvalte konsernkontoordningen Utvikle faglig standpunkt Levere fellesløsninger til statlige er Levere lønnstjenester Levere regnskapstjenester Bygge kompetanse i statlige er Levere analyser og utredninger Levere veiledere Formidle kompetanse Levere statsregnskapet Drive fagnettverk Støtteprosesser og felles rammeverk Administrasjon Kundekommunikasjon Prosjektstyring Prosesstyring IT-styring Tjenesteutvikling

6 Lønn og regnskap i staten uten DFØ Investeringer Tilpasninger Drift Vedlikehold Oppdateringer

7 Lønn og regnskap i staten med DFØ

8 Kunder - størst og minst Største kunder målt i ansatte Politiet: Skatteetaten: 6170 Kriminalomsorgen: 4819 Bufetat: 4421 Minste kunder målt i ansatte Riksmekleren: 2 Nasjonalt inst. for menneskerettigheter: 3 Svalbard kirke: 3 Arbeidsretten: 4

9 DFØs transaksjonsvolumer 86 prosent av statlige er får økonomitjenester fra DFØ, varierende omfang av leveransene lønns- og trekkoppgaver fakturaer via fakturamottak 45 milliarder kroner utbetalt via lønnssystemet 507 milliarder kroner utbetalt via økonomisystemet Informasjonsutveksling med ene masterdata Avvikstoleranse: null intern saksflyt, godkjenningsrutiner mv. rett beløp - til rett tid - til rett mottager, ikke data på avveie

10 Regnskapstjenestene Økonomisystem Innkjøpssystem Fakturahåndtering med elektronisk fakturaflyt Budsjett Bilagsføring Rapportering til statsregnskapet, RR Prosjekt Økonomiinfo

11 Fra desentraliserte til sentraliserte tjenester

12 Lokal nærhet er ikke lenger viktig

13 Gevinstene vi så for oss Lik praksis i hele organisasjonen beste praksis Robust organisasjon Spesialisering som gir: o effektiv ressursbruk o utviklingskraft o bedre arbeidsprosesser Fremtidig fleksibilitet Lavere driftskostnader Lavere reiseutgifter

14 Så var det bare å gjøre det da

15 Ny prosessorientert organisasjon Regnskapsavdelingen før omorganiseringen direktør Regnskapsavdelingen etter omorganiseringen direktør stab seksjon Stavanger seksjon Hamar seksjon Kristiansand seksjon Tromsø stab kundesenter fakturamottak fakturabehandling e-handel regnskapsbehandling seksjon Trondheim fagstøtte applikasjonsforvaltning Seksjon for elektronisk fakturabehandling applikasjonsforvaltning departementsfellesskapet (fra 1. juli)

16 Kontinuerlig forbedring

17 Kontinuerlig forbedring

18 Enorme muligheter

19 Nytt verktøy for økonomistyring Enkelt og intuitivt verktøy for god økonomistyring Dashboard som viser status på økonomi pr forrige periode også nøkkeltall Indikatorer varsler avvik - indikerer hvor det kan være behov for å analysere regnskapet nærmere Stor interesse hos DFØs regnskapskunder om å ta løsningen i bruk

20 Videreutvikling: knytte tidsbruk mot aktivitet produkt- og tjenesterapporter timer kostnader Hva koster det vi produserer? Økonomimodell

21 Robotprogramvare Målsetning: Redusere manuell ressursbruk og heve kvaliteten og sporbarhet på prosessen Spesielt utviklet for å automatisere repeterbare og rutinepregede oppgaver med høyt volum Forprosjekt med oppsett for deler av tre prosesser: Avstemming to prosesser Inngående faktura

22 Nye muligheter med digitalisering Digitalisering av bilag Funksjonalitet for elektronisk attestasjon og godkjenning Elektronisk dokumentarkiv Øke andelen elektroniske faktura (EHF) Kontakt med de største leverandørene Dialog med våre kunder Veileder leverandører til å kunne sende EHF Besøkt 12 byer sammen Difi aktivering Innholdsvalidering Rapport til alle leverandører som leverer EHF til noen og papir til andre

23 Gjøre det enklere for kundene DFØ-app dette er starten Hva kommer? Leders innkurv Attestasjon og godkjenning av faktura

24 Hvordan lykkes med fellestjenester? Håndtere kundehenvendelser Brukergrensesnitt Kompetansebygging Dokumentere prosesser Kontinuerlig forbedring og forenkling Rutiner på plass Rapportering og overvåking

25