Anskaffelse og implementering av verktøy for virksomhetsstyring - Stortingets administrasjon

Transkript

1 Anskaffelse og implementering av verktøy for virksomhetsstyring - Stortingets administrasjon Møte i virksomhetsstyringsnettverket Side 1

2 Disposisjon Informasjon om Stortingets administrasjon Bakgrunn for og gjennomføring av anskaffelsen Erfaringer Design og implementering av system for virksomhetsstyring Erfaringer Side 2

3 Nøkkeltall/informasjon om Stortingets administrasjon 2015 Budsjett 2015 Utgifter: mill. kr (per ) Post mill kr Post mill kr 70-poster -193 mill kr Inntekter: 12 mill. kr. Antall ansatte: ca 480 (I tillegg kommer 169 stortingsrepresentanter og ca 160 politisk ansatte) Styrende dokumenter Mottar ikke tildelingsbrev Har en virksomhetsstrategi med hovedmål og 11+7 delmål Har 3 områdestrategier (HR, IT og Kommunikasjon) Side 3

4 Organisasjonskart Side 4

5 BAKGRUNN FOR OG GJENNOMFØRING AV ANSKAFFELSEN (FØRSTE FASE) Side 5

6 Bakgrunn for prosjektet Beslutning om å anskaffe system tatt i 2011/2012, men iverksetting utsatt Ny direktør 2012 og innføring av Statens økonomiregelverk fra Mangel på helhetlig system for plan og rapportering Side 6

7 Hva var det vi skulle ha? Tilfredsstille kravene i ØR I praksis: Mest oppgavefokus Alle nivåer Tilgang til HR-styringsdata Bemanning Sykefravær Overtid Avtaleverktøy Oversikt over avtaler Anmodning om anskaffelse Verktøy for innkjøpsansvarlige Relevante systemer for datafangst (ved oppstart): Agresso økonomi (DFØ) Agresso HR Wintid Side 7

8 Gjennomføring - oppstart og kravspesifikasjon Seksjon for økonomi og styring fikk ansvaret for anskaffelsen Mai 2014: Hadde referansebesøk fra 2 leverandører Høsten 2014 Utarbeidelse av kravspesifikasjon Veldig detaljerte, spesifikke krav Bistand fra ekstern konsulent Avklart anskaffelsesprosedyre: Åpen anbudskonkurranse Fokus ved implementering: erstatte eksisterende «system» og «nivå» for virksomhetsstyring Tilbudsfrist 8.12: 3 tilbud kom inn Side 8

9 Valg av leverandør Evaluering. Grunnleggende kriterier: Brukskvalitet Funksjonalitet Praktisk presentasjonsoppgave Planlegging Styring Rapportering Vekting: Kvalitet 60 % (Funksjonelle + tekniske krav) Leveringsevne 15 % Pris 25% Side 9

10 Erfaringer fase 1 Hva var det lureste vi gjorde i denne fasen? Ekstern konsulent med erfaring fra tidligere anskaffelse Klare på valgkriterier Leverandørene presenterte konkrete oppgaver Klare på ambisjonsnivået Hva burde vi gjort annerledes Mer samarbeid med brukerne om prioritert funksjonalitet Satt av enda lenger tid på kravspesifikasjon Mer tid til begrepsavklaringer og definisjoner Side 10

11 DESIGN OG IMPLEMENTERING (ANDRE FASE) Side 11

12 Designfasen Februar: Oppstartsmøte med leverandør Grunnstruktur Utgangspunkt: Eksisterende virksomhetsplan (i Excel) Kunnskapen fra presentasjonscaset Iverksetting til rapportering per 1. tertial 2016 Arbeidet tett sammen med konsulenten fra leverandøren Mye diskusjon om begreper og begrepsbruk Prosjektgruppe: Seksjon for økonomi og styring (og innkjøp) Referansegruppe: koordinatorer Side 12

13 Implementering Løsningen skulle låses over påske for testing Eksisterende virksomhetsplaner ble importert 2-delt opplæring Medio april: Generelt om virksomhetsstyring Felles begrepsapparat Primo mai: Opplæring i systemet 90 brukere på 1 uke Løsningen ble brukt til rapporteringen per 1. tertial Side 13

14 Avtaleverktøyet Eksisterende avtaleoversikt importert Bygget en ny løsning for oss basert på eksisterende funksjonalitet Integrasjon med ephorte (Saksbehandling) Alle kontraktsdokumentasjon ligger her Nytt fra høst 2015 Integrasjon mot Agresso slik at avtaler får påløpt verdi Alle anmodninger om anskaffelser gjøres i Styringsportalen Også oppfølgingen fra seksjon for innkjøp Side 14

15 Erfaringer fase 2 Hva var det lureste vi gjorde i denne fasen? Brukte mye tid på begrepsavklaringer Riktig tidspunkt for opplæring Satte av tid til å jobbe tett med leverandøren Hva burde vi gjort annerledes Flere med administratorkompetanse Tettere involvering av sluttbrukere Satt stopper for funksjonalitet tidligere, for liten tid til testing For lite fokus på at dette er et organisasjonsutviklingsprosjekt endringsledelse Bedre administratordokumentasjon Side 15

16 Whats next? Har nå implementert budsjetteringsløsningen Driftsbudsjett fra 2016 Hele prosessen fra Prop 1 S for 2017 Utvidet bruk av HR Rekruttering Vernerunder HMS Utvidet prosjektfunksjonalitet Datakvalitet og Konsolidering! Side 16

17 Skjermbilde: Forside Side 17

18 Skjermbilde: Strategien Side 18

19 Skjermbilde: et prosjekt Side 19