Helhetlig system for planlegging, budsjettering og rapportering. Marianne Nordby Fålun Statsbygg

Transkript

1 Helhetlig system for planlegging, budsjettering og rapportering Marianne Nordby Fålun Statsbygg

2 Virksomhetsstyring i Statsbygg - Hva skal «styres»? Forvalter for 600 eiendommer (2350 bygg) i inn- og utland leieinntekter på ca. 3,5 mrd. kroner Byggherre for 160 byggeprosjekter Årlig investeringsportefølje på ca. 3-4 mrd. Rådgivning og utvikling 830 ansatte lokalisert over hele landet Ambassaden i Berlin. Arkitekt: Snøhetta Foto: Jaro Hollan

3 En vei å gå

4 «vi har bygget stein på stein» Adm. dir. Øivind Christoffersen ved utdeling av Bedre stat-prisen 2012

5 Utfordringer vi stod ovenfor Behov for at den daglige aktiviteten kobles tettere mot de overordnede målene fra departementet Behov for å styrke beslutningsgrunnlaget og sikre god styring på operativt nivå

6 På jakt etter den røde tråden - tildelingsbrevet God informasjons - sikkerhet Øke antall lærlinger Prosjektene blir gjennomfør innen fastsatte øk. rammer til avtalt tid Utføre oppgaver i tråd med etiske retningslinjer Inkluderende arbeidsliv

7

8 Prop 1 S og tildelingsbrev Eiendomsforvaltningen er effektiv Statsbyggs 4-årige mål og hovedstrategi Vi leverer til avtalt tid, kostnad og kvalitet Årlig virksomhetsplan med resultatkrav Driftskostnad pr kvm Driftskostnad pr pr kvm kvm skal skal i i snitt snitt <116 <116 kr kr skal i snitt <116 kr Årlig arbeidsplan med tiltak for å nå resultatkravene Drift Driftskostnad av eiendommene pr kvm knyttes skal i sammen snitt <116 i et kr felles IKT-nett

9 «God informasjonssikkerhet» Revisjon iht ISO «Inkluderende arbeidsliv» - 8 på arbeidsutprøving

10 Risikoanalyse for å sette riktige resultatkrav Rapportering og evaluering Ledelsens gjennomgang Figur: Statsbyggs identifiserte risikoer Risikoanalyse VP med resultatkrav (kvalitative og kvantitative) S a n n s y n l i g h e t Svært stor Stor Moderat Liten Meget Liten 1-c, 1-e, 2-f 1-a, 4-a 3-b 1-b, 3-d 2-a, 2-b, 2-c, 3-c, 4-b, 4-c, 5-b, 5-c 4-d 2-e 2-d, 3-a Ubetydelig Lav Moderat Alvorlig Svært alvorlig 5-a 1-d Risiko Kritisk Høy Moderat Lav Konsekvens Arbeidsplan med tiltak

11 Utfordring : Styrke beslutningsgrunnlaget og sikre god styring på operativt nivå Lite tilgjengelig styringsinformasjon Utdatert styringsinformasjon Usikkerhet om innholdet i rapportene Tunge budsjett- og rapporteringsprosesser Utfordringer med datakvalitet i kildesystemene Vanskelig å sammenstille informasjon fra kildesystemer

12 Vi besluttet å starte et virksomhetsstyringsprosjekt. som hadde følgende mål: Tilgang til elektronisk styringsinformasjon på en brukervennlig måte - vi etablerte et datavarehus Tilgang på styringsinformasjon som er pålitelig, oppdatert og gjenkjennbar over tid - vi anskaffet et rapporteringsverktøy Tilpassede rapporter med mulighet til å kombinere ulike nøkkeltall - vi anskaffet et budsjettverktøy

13 Kildesystem Datavarehusløsning Rapporterings -løsning (BI) Styringsprosesser Overvåkning Agresso Oracle Artemis ETL Datavarehusdatabase Metalag, sluttbrukerlag Rapportering Dataanalyse Interne arbeids og Interne beslutningsprosesser arbeids og beslutningsprosesser Propman Budsjettdata 1)Budsjettgrunnlag fra Datavarehus 2)Budsjettgrunnlag fra andre kilder Budsjettløsning (Planning) Bruk av systemet i budsjettprosessen Budsjettprosesser

14 Målbilde for brukergrensesnitt FRAMSIDEN: Brukerens perspektiv på Informasjonen BAKSIDEN: Systemer og teknologi for å PRODUSERE informasjonen

15 Målbilde for rapportering og analyse Eksempler på bruk

16

17

18 Rapporter med fleksibilitet

19

20

21 Budsjettprosessen skulle forbedres Budsjettgrunnlaget hentes fra kildesystemene Informasjon fra datavarehuset benyttes for å simulere budsjettet Alle jobber i samme budsjettversjon Versjonshåndtering ettersom budsjettprosessen skrider frem Mulighet for å legge inn kommentarer på budsjettpostene

22 Budsjettverktøy med kontrollmuligheter

23 Husleieinntektene

24 Lønnskostnadene

25 Konsolidering av budsjett

26 Prognoser for bedre planlegging

27 Forankring og organisering Sluttbrukere er involvert fra første stund Brukervennlighet et «must» Tett samarbeid med IKT og leverandør Gode informasjonskanaler

28 Hva har vi oppnådd så langt? En struktur som hjelper oss å koble aktiviteten nærmere målene gitt fra departementet Styringsinformasjon er mer tilgjengelig Kvaliteten på styringsinformasjon og budsjett er betydelig hevet Vi har etablert felles begrepsapparat Frigjøring av tid