Bærum kommune. Sluttrapport

Transkript

1 Bærum kommune Sluttrapport ELIN-K SAMSPILLKOMMUNE Bærum den

2 Innhold 1. Sammendrag Gjennomføring i henhold til prosjektplanen Målrealisering Prosjektorganisering Erfaringer som samspill kommune Viktige erfaringer Regnskap Avslutning... 6 Side 2 av 7

3 Sammendrag Forprosjektet i Bærum kommune er gjennomført som et delprosjekt i Prosjekt IKT-TILTAK , Pleie og omsorg. Hovedmål for forprosjektet har vært å beskrive og gjennomføre ulike aktiviteter som skal til for å komme i gang med elektronisk samhandling mellom Bærum kommune og fastleger, og å ta i bruk Elin-k løsninger. I og med at vi har et egenprodusert fagsystem, Helios, var utvikling av Helios i form av tilpasninger til Elin-k funksjonskrav en del av forprosjektet, likeså lage/implementere de ulike meldingene. Dette arbeidet er ennå ikke ferdig. Forprosjektet omfatter utarbeidelse av plan for et hovedprosjekt. Før hovedprosjektet starter, skal tilpasninger i Helios og meldingsimplementering testes og godkjennes av KITH. De fleste forberedelser er gjort innenfor forprosjektet. Bærum kommune var tilknyttet Norsk helsenett før forprosjektet startet. Vi har avtale om elektronisk meldingsutveksling med et legesenter med seks leger. 1. Gjennomføring i henhold til prosjektplanen Vi har avtale om elektronisk samhandling og bruk av Elin-k løsningene med ett legesenter. Retningslinjer for elektronisk samhandling og bruk av de ulike meldingene er tilpasset lokale forhold og avklart med legesenter. Vi vil kvalitetssikre retningslinjene i forbindelse med pilot Kommunen har system for både elektronisk og papirbasert avvikshåndtering. I tillegg er det etablert egne rutiner for avvikshåndtering i forbindelse med elektronisk meldingsutveksling. Det er laget plan med innhold og målgrupper for opplæring. Planene som skal gjennomføres i forbindelse med hovedprosjektet. Godkjenning av plan for hovedprosjekt er siste aktivitet i forprosjektet. Kopi sendes så snart planen er godkjent. Følgende er ikke gjennomført i henhold til prosjektplan: Tilpasninger av Helios til Elin-k funksjonskrav og meldingsimplementering er ikke ferdig innenfor tidsrammen i prosjektplanen. Mye er gjort i forhold til funksjonalitet for mottak av meldinger, håndtering av meldinger internt og adressering internt. Noen tilpasninger gjenstår. Applikasjonskvittering er på plass, og det er arbeidet med dialogmelding. Forsinkelsen ble meldt prosjektleder i april. Endelig uttesting, pilot og opplæring er derfor ennå ikke gjennomført. Brukerveiledning for sending og mottak av elektroniske meldinger i Helios håndbok er ikke utarbeidet. Dette gjøres når løsningen er testet og klargjort for full produksjon. Vi har ennå ikke etablert skriftlig avtale med legesenteret vi skal samhandle med. Side 3 av 7

4 2. Målrealisering Delmål i forprosjektet Delmål Kommentarer Status Prosjektbeskrivelse forprosjekt er ferdig og godkjent Plan er laget for tiltak i hovedprosjektet med formål å forankre elektronisk samhandling på alle nivå i organisasjonen Rutiner for avvikshåndtering utarbeidet Plan for opplæring og opplæringsinnhold i hovedprosjektet laget Retningslinjer for elektronisk samhandling med Elin-k meldingene er utarbeidet. Prosjektplan hovedprosjekt er ferdig, planen skal godkjennes Inngå skriftlig avtale om elektronisk samhandling med fastleger Nåværende avtale mellom fastleger i kommunen og Bærum kommune lar seg i følge kommuneoverlegen i Bærum ikke uten videre endre til å omfatte elektronisk samhandling. Det var lenge snakk om at en standard avtale skulle utarbeides da flere samspillkommuner etterspurte dette., vi var derfor avventende. Utkast til skriftlig avtale er laget. Vi ønsker å gjøre noen erfaringer før avtale Mål ikke nådd Helios ferdig tilpasset Elin-k funksjonskrav, Helios og meldingsimplementering testet, godkjent og klar til pilotering, etableres. Utviklingsarbeidet har tatt lenger tid enn beregnet. Forsinkelsen ble meldt til prosjektleder Elin-k i april. Vi har avtale med BKB-data om prioriteringer og framdrift mht meldinger som skal tas i bruk Mål ikke nådd Side 4 av 7

5 3. Prosjektorganisering Prosjektet har vært organisert i prosjektgruppe på tre personer pluss en styringsgruppe. Andre ressurspersoner har vært konsultert etter behov. Prosjektet har vært delprosjekt i et større IKT prosjekt i kommunen. Prosjektgruppa har hatt utskifting underveis, og nytt medlem kom inn ca midtveis. En fastlege med deltidsstilling som kommunelege, kom da inn i gruppa. Prosjektleder og det andre medlemmet av gruppa er sykepleiere og ansatt i hovedprosjektet vårt. Vi har gjennomført prosjektmøter regelmessig og hatt en viss arbeidsdeling. De fleste oppgavene har vært knyttet til prosjektleder som har vært fristilt i tilstrekkelig grad. Gjennomføringen av forprosjekt av dette omfang, kunne nok med fordel vært gjennomført utenfor rammene til et stort og omfattende hovedprosjekt slik vi har gjort. I ettertid kan en se at prosjektgruppa burde vært større og flere deler av tjenesten representert i forprosjektet. 4. Erfaringer som samspill kommune Kontaktopplysninger Bærum kommune har gode erfaringer med å være samspillkommune, med mulighet til å dra nytte av andres kompetanse og erfaringer og tanker rundt ulike utfordringer. Vi har hatt kontakt med tre andre samspillkommuner, og det har vært nyttig. Informasjon fra Elin-k Det har vært mye informasjon å forholde seg til, noe kunne med fordel ha kommet tidligere. Det hadde vært fint om mal sluttrapport og mal for hovedprosjektplan hadde kommet tidligere. En del informasjon som har blitt lovet, har kommet sent/vært forsinket. Nettverkssamlingene Har vært nyttige, den andre opplevdes nyttigere enn den første. Forventet å sitte igjen med mer info/kunnskap/avklaringer enn vi gjorde etter første samling: Litt stramt program ifht nettverksbygging over bare en dag. Noe av den informasjonen som kom på siste samling, kunne med fordel ha vært gitt på den første. Felles epostadresse Vi benyttet oss av denne, fikk svar på de fleste spørsmålene, og svarene vi fikk var grundige og nyttige. Telefonmøtene Har vært nyttige, og dette sammen med statusrapportering har vært ok i forhold til å ha fokus på framdrift.. 5. Viktige erfaringer Selv med en nøye gjennomarbeidet forprosjektplan, hvor en tror en ser omfanget og kompleksiteten i det en skal gjøre, dukker det opp mange utfordringer og spørsmål underveis.. Side 5 av 7

6 Det er krevende å være egenleverandør av et stort og komplisert fagsystem som Helios er, men det var vi forberedt på. Andre leverandører kom tidlig med i prosessen og utviklingsarbeidet. Denne prosessen har vi ikke deltatt i. Det har også vært krevende å skulle være prosjektleder for første gang, og prosjektleder har helt klart gjort nyttige erfaringer. Vi gikk ut med informasjon om prosjektet og forespørsel om å delta via kommuneoverlegen. Dette tror vi var fornuftig, og vi tror forankring i legegruppa er en forutsetning for videre framdrift. 6. Regnskap Det er ikke brukt midler til frikjøp av ansatte. Utgifter til frikjøp av ansatte vil påløpe i forbindelse med hovedprosjekt og budsjetteres. Frikjøp av legetimer har ikke vært nødvendig da møter o.a. har foregått i betalt arbeidstid. Vi beregner frikjøp av legetimer i forbindelse med testpilot og hovedprosjekt, og budsjetterer dette. Reiseutgifter, to personer på to nettverkssamlinger. Totalt påløpte kostnader til IKT utviklingsarbeidet blir først klar når arbeidet ferdig. Kostnadsplan Aktiviteter Budsjett Regnskap Prosjektledelse Delprosjektledelse IKT Anskaffe Elin-k løsninger Tilrettelegging/opplæring kommune Tilrettelegging/opplæring fastleger Reiser, overnatting, div. adm. utgifter Sum Avslutning Hovedprosjektets varighet er beregnet til 6 måneder med planlagt oppstart 1. oktober 2008 og skal være avsluttet i løpet av mars I hovedprosjektet gjennomfører vi pilot med meldingsutveksling mellom ett ambulerende tjenestested i Bærum kommune, tildelingskontoret i kommunen og et legesenter med 6 fastleger. Innføring av elektronisk samhandling mellom kommune og fastleger er prosjektorganisert tom Videre arbeid vil foregå i PLO driftsorganisasjon. Dette fordi hovedprosjektet som dette er en del av, avsluttes pr Videre framdrift etter at pilot er gjennomført Side 6 av 7

7 beskrives og anbefales i plan for hovedprosjekt. Anbefalt framdrift er delt i faser. Dette anses hensiktsmessig fordi kommunen er så stor. Side 7 av 7