Mandat. Regionalt program for Velferdsteknologi

Transkript

1 Mandat Regionalt program for Velferdsteknologi

2 Innhold 1 Innledning/bakgrunn 3 2 Nåsituasjon 3 3 Mål og rammer 4 4 Omfang og avgrensning 4 5Organisering 5 6 Ressursbruk 6 7 Beslutningspunkter og oppfølging 6 8 Risikoanalyse og kvalitetssikring 6 9 Tidsplan og milepæler 6 10 Budsjett og finansiering 7

3 1 Innledning/bakgrunn Velferdsteknologi handler om å finne løsninger for hvordan folk kan få bo lengre i sitt eget hjem og samtidig være trygge på at de får den hjelpen de trenger. Det handler om hvordan en 11- åring med kronisk sykdom kan bli med på leirskole og samtidig være sikret riktig medisinering. Det handler om hvordan personalet i hjemmetjenesten og på institusjonene kan bruke mer tid på den enkelte og mindre tid på infrastruktur. Velferdsteknologi handler ikke om tekniske løsninger, men om hvordan vi kan bruke teknologi til å gi enda bedre trygghet og omsorg til brukerne samtidig som behov og krav blir større og mer krevende å levere. I januar 2015 avsluttet Kongsbergregionen sitt forprosjekt for velferdsteknologi. Forprosjektet har etablert og driftssatt noen velferdsteknologiske piloter i alle kommunene. Det vises til sluttrapport fra Forprosjektet for detaljert oversikt og erfaring med disse pilotene. I sluttrapporten konkluderes det med at kommunene i Kongsbergregionen bør samarbeide videre om en koordinert satsning på velferdsteknologi. Videre ble det besluttet å utarbeide et program for velferdsteknologi i Kongsbergregionen. Programmet går over fire løp der tjenesteinnovasjon og gevinstrealisering ligger som en overbygning i hele prosjektet. Videre skal programmet teste piloter iht behovasanalysen, iverksette nødvendige kompetansetiltak og gjøre nødvendige anskaffelser for infrastrukturen som kreves for de løsninger programmet iverksetter. 2 Nåsituasjon Velferdsteknologi tas i stadig økende grad i bruk i Kongbergregionen. Kommunene har alle i lang tid hatt trygghetsalarmer i drift, både analoge og digitale, men sensorer til disse er i varierende omfang i bruk. Det er en økende bevissthet rundt bruk av velferdsteknologi på institusjoner etter forprosjektet «Digitalt nattilsyn». Kongsbergregionen har gjennom en forstudie og et prosjekt i velferdsteknologi, gitt økt bevisstgjøring i kommunene i bruk av velferdsteknologi. Prosjektene har bidratt til samhandling mellom kommunene, og økt oppfattelsen på nytteverdien i bruk av velferdsteknologi. Erfaringer fra prosjektene viser at mange ansatte opplever velferdsteknologi som vanskelig å forstå, vanskelig å engasjere seg, noe som er forbeholdt de få og som ikke omhandler dem. Piloter har vært et virkemiddel for å støtte opp under kommunenes behov for skrittvise implementeringer av utstyr. Nåsituasjonen tilsier at det er nødvendig å ta samarbeidet i regionen videre, men dette må være realistisk og ta utgangspunkt i den enkelte kommunens behov. Dagens praksis må videreutvikles og forbedres. Det ligger store gevinster i bruk av velferdsteknologi, men det krever omlegging av tjenestene og nytenkning. Økt effektivitet i tjenesteytingen, bidrar til bedre ressursutnyttelse og ivaretagelse av brukerne. Ansatte kan benytte tiden mer effektivt og bistå brukerne på en annen måte enn i dag. Implementering av velferdsteknologi i Kongsbergregionen vil være resurskrevende for alle kommunene, og bør gå over en lang periode. Tjenesteinnovasjon og kompetansehevning må stå i fokus. IKT-struktur, rammeavtaler, opplæringsplaner og utstyr må på plass. Prosjektene viser at det ikke finnes gode arenaer for utveksling av kunnskap og erfaringer i

4 kommunene, noe som er elt essensielt for å videreutvikle tjenestetilbud og kompetanse. Dette fordrer tett og systematisk samarbeid kommunene imellom, samt internt mellom tjenestene i den enkelte kommune. 3 Mål og rammer Mål: Programmet skal avklare behov hos brukere av velferdstjenester i Kongsbergregionen, teste og finne løsninger på disse behovene som fungerer positivt for brukeren og den som leverer velferdstjenesten. Sammen med de lokale Helse- og omsorgssjefene skal programmet gjennomføre nødvendige organisasjonstiltak som samordner tiltakene med de konkrete arbeidsoppgavene. Programmet skal som eget prosjekt anskaffe og etablerer digitalt alarmmottak og bytte ut og implementere digitale trygghetsalarmer. Det ligger i prosjektet å vurdere om en alarmsentral skal være for Kongsbergregionens kommuner alene, i samarbeid med andre regioner eller om programmet skal bidra i etableringen av en nasjonal alarmsentral. Programmet skal avklare kompetansebehov og iverksette nødvendige kompetansetiltak i alle ledd i de berørte organisasjonene. Rammer: Programmets varighet er satt til med et samlet budsjett på kr ,-. Programmet dekkes av eksterne midler. Anskaffelse av digitale trygghetsalarmer dekkes av den enkelte kommunes budsjett. 4 Omfang og avgrensning Programmet skal bidra til at kommunene i de neste 3 årene kommer betydelig lengre i forhold til å ha tatt i bruk velferdsteknologi på en hensiktsmessig måte og gjennom dette sikre at alle kommunene i regionen innen 2020 har tatt i bruk velferdsteknologi som en integrert del i sine tjenester. Programmet skal også bistå kommunene i å gjennomføre en nødvendig utskifting av dagens analoge trygghetsalarmer med tilhørende mottak og legge tilrette for at kommunene i regionen kan etablere samarbeid om et felles alarmmottak for velferdsteknologi dersom dette blir ønskelig. Programmet skal i tillegg bistå de kommunale helse- og omsorgstjenestene i å gjennomføre tjenesteinnovasjon og gevinstrealisering knyttet til implementering av velferdsteknologiske løsninger. Skissen nedenfor viser at programmet søkes gjennomført via 4 ulike prosjektløp/delprosjekter. Det er viktig at disse løpene blir koordinert på en helhetlig og hensiktsmessig måte.

5 Programmet skal gjennomføres innen økonomiske rammer nærmere beskrevet i kapittel Organisering Programmet skal organiseres og gjennomføres i henhold til PLP (ProsjektLederProsessen). Eierskapet til programmet ligger hos de deltakende kommunene som A-eiere. Ansvarsforholdene i programmet ivaretas slik: Oppdragsgiver: Kommunene i Kongsbergregionen Programansvarlig (PA): Daglig leder i Kongsbergregionen Styringsgruppe: Rådmannsutvalget Programkoordinator (PK): Programansvarlig oppnevner prosjektleder i samråd med styringsgruppa. Det oppnevnes tre prosjektledere i 20% stillinger med ansvar for gjennomføringen av løp 2,3 og 4 (se punkt 4). Disse rapporterer til prosjektkoordinator. Prosjektgruppe: Helse- og omsorgsnettverket samt representanter fra berørte arbeidstakerorganisasjoner, utgjør prosjektgruppa.

6 6 Ressursbruk Programmet organiseres med en prosjektkoordinator (100%), tre frikjøpte prosjektledere (20%) og tekniker (30%). Ytterligere kostnadsposter i programmet vil være: Drift av pilotløsninger Prosjektkostnader (husleie, bevertning mm) Utvikling elæring Ytterligere kompetansetiltak Anskaffelse, implementering og drift av alarmmottak Egeninnsats i organisering, opplæring og deltakelse. Kommunene må selv påregne utgifter ved bytte av trygghetsalarmer. Se budsjett kap Beslutningspunkter og oppfølging Det foreslås følgende beslutningspunkter i programperioden: 1. Beslutning om programmets mandat, innhold og finansiering Beslutning om felles strategi for velferdsteknologi Beslutning om revidert budsjett for 2016 og Beslutning om fremtidig organisering av alarmmottak Beslutning om anskaffelse av infrastruktur / digitalt alarmmottak Beslutning om programmets avslutning Prosjektet følges opp i forhold til ordinære prosjektoppfølgingsrutiner jfr. PLP. 8 Risikoanalyse og kvalitetssikring Det er identifisert følgende kritiske suksessfaktorer: 1. Manglende resurs og kompetanse knyttet til prosjektledelse i prosjektperioden. 2. Kommunene bidrar ikke med tilstrekkelig ressurser/kompetanse. 3. Manglende kobling til eventuelle planlagte/iverksatte lokale aktiviteter i kommunene.

7 4. Manglende samarbeid mellom prosjektet, Kongsbergregionen og eksterne aktører. 5. Leverandørmarkedet trenger tid på å tilpasse seg ny nasjonal standard i velferdsteknologi. 6. Endrende betingelser underveis i prosjektet. Det anbefales at de kritiske suksessfaktorene følge opp: 1. Frikjøp av ressurser med riktig kompetanse knytte til prosjektledelse. Evt. lyse ut eksternt. 2. Forankring og forpliktelse gjennom vedtak i rådmannsutvalget og helsenettverket. Kommunene må forplikte seg til å stille med medlemmer i arbeidsgruppene. 3. God informasjon lokalt i hver kommune om hensikten med prosjektet. 4. Tett kobling og oppfølging mellom Kongsbergregionen, kommunene og eksterne aktører. 5. Prosjektet må fortløpende holde seg oppdatert og følge utviklingen i markedet. 6. Utarbeide klare tidsplaner for gjennomføring av milepæler og fortløpende vurdere prioritering av disse. Nummeringen henviser til de angitte kritiske suksessfaktorene overfor. Uforutsette forhold vil kunne medføre at man må forlenge prosjektperioden. 9 Tidsplan og milepæler Som beskrevet tidligere foreslås programmet organisert i 4 ulike prosjektløp/delprosjekter. En tidlig aktivitet i etableringen av programmet vil være å utarbeide mer detaljerte tidsplaner og milepæler. Foreløpig kan man se for seg disse slik:

8 10 Budsjett og finansiering Følgende kostnader legges til grunn for prosjektets finansieringsbehov: Program Velferdsteknologi kostnader Totalt Programkoordinator i 100 % stilling (9 mnd i 2015 deretter 12 mnd) Frikjøp prosjektledere for hvert løp (20 % pr. Løp I 9 mnd i deretter 12 mnd) FriKjøp tekniker i 30 % stilling i 12 mnd Drift pilotløsninger Prosesskostnader (husleie, bevertning mm) Utvikling elæring kommunikasjonsrådgivning Utvikling elæring videoproduksjon/annet Kjøpte tjenester div. Rådgivning Kompetansetiltak Anskaffelse implementering og drift av alarmmottak Bytte dagens trygghetsalarmer Dekkes av kommunale budsjetter Totalt Etableringen av programmet forutsetter at ovennevnte kostnader blir finansiert gjennom eksterne midler. Det bemerkes at størrelsen på tilgjengelig midler vil kunne påvirke hvilke aktiviteter som blir gjennomført når. Det bemerkes at man uavhengig av ekstern finansiering kan videreføre noe samarbeid i 2015 om de pilotene som allerede er etablert. Dette dekkes via ubrukte midler fra forprosjektet og omhandler frikjøp av prosjektleder i 20 % og tekniker i 20 %. Dette vil imidlertid være en minimumsløsning som ikke realisere de mål for programmet som er beskrevet i kapittel 3 Mål og rammer. Kommunene vil i tillegg bidra med betydelig egeninnsats knyttet til deltakelse i programmet og delprosjektene.