Prosjektmandat Hovedprosjekt. Digital kompetanse (Satsningsområde 2 i Regional Digitaliseringsstrategi for )

Transkript

1 Prosjektmandat Hovedprosjekt Digital kompetanse (Satsningsområde 2 i Regional Digitaliseringsstrategi for )

2 Prosjektmandat Hovedprosjekt «Digital kompetanse » side 2 av 6 Innhold 1 Innledning/bakgrunn Nåsituasjon Mål Omfang og avgrensning Organisering Ressursbruk Beslutningspunkter og oppfølging Risikoanalyse og kvalitetssikring Tidsplan og milepæler Budsjett og finansiering...6

3 Prosjektmandat Hovedprosjekt «Digital kompetanse » side 3 av 6 1 Innledning/bakgrunn Kommunene vedtok våren 2015 ny regional digitaliseringsstrategi for perioden I strategiens innledning står følgende: «Digitalisering gir mulighet for bedre og mer effektive offentlige tjenester. Innbyggere og næringsliv har høye forventninger til gode kommunale digitale tjenester. Slike digitale tjenester kan være alt fra enkle selvbetjeningsløsninger til mer omfattende og kritiske løsninger innen helse og omsorg som f.eks. trygghetsog overvåkingsteknologi. Ansatte i kommunene har også forventninger til gode digitale verktøy for å kunne jobbe så effektivt og smart som mulig. Digital kommunikasjon skal være den primære kanalen for dialog mellom innbyggere og regionens kommuner, og mellom næringsliv og regionens kommuner. Kommunene skal i størst mulig grad benytte digital kommunikasjon i dialog med andre offentlige instanser». Strategien inneholder en rekke målsetninger for 9 ulike satsningsområder hvorav satsningsområde 3 heter «Kompetanse». I strategien står følgende beskrevet for dette området: «Kompetanse er viktig for utvikling av moderne digital forvaltning. Bruk av IKT krever ny kompetanse på alle nivå i kommunene. Politisk og administrativ ledelse trenger kompetanse for å kunne ta gode strategiske valg. De ansattes kompetanse i bruk av IKT er avgjørende for utvikling av en moderne digital forvaltning. Kommunene skal være krevende kunder i sine anskaffelser og har dermed også behov for god bestillerkompetanse. I september 2015 vedtok rådmannsutvalget SuksIT's forslag til tiltaksplan for kommunens digitaliseringssamarbeid for perioden Tiltaksplanen beskriver forslag til årlige tiltak for denne perioden og skal revideres årlig i forbindelse med Kongsbergregionens budsjettarbeid. I tiltaksplanen beskrives følgende knyttet til satsningsområde 3 Kompetanse: «For å sikre at tiltakene som iverksettes på dette området ikke blir spredte og tilfeldige, ønskes det etablert et nytt hovedprosjekt «Digital Kompetanse » som skal identifisere og realisere tiltak for å å sikre at målene beskrevet for dette område i digitaliseringsstrategien blir nådd i løpet av perioden». 2 Nåsituasjon Status/kommentar vedr. måloppnåelse pr. September 2015 (ref. Kapittel 3 Mål): Erfaringer og resultater fra kartlegging av kompetanse i kommunene høsten 2014 viser at det er behov for å øke kompetansen om IKT og digitalisering på de fleste nivåer i alle kommunene. Kommunene i regionen har etablert et regionalt Kompetansenettverk og prosjektet «Kompetanseregionen». Det er viktig at økt satsning på kompetanse om IKT og digitalisering koordineres med relevante aktiviteter/satsninger i nevnte nettverk og prosjekt.

4 Prosjektmandat Hovedprosjekt «Digital kompetanse » side 4 av 6 3 Mål Hovedmålet med å gjennomføre hovedprosjektet vil være å bidra til at vedtatte mål for Satsningsområde 3. «Kompetanse» i Regional Digitaliseringsstrategi nås i løpet av Disse målene er: 1. Kommunene har kompetanse til å iverksette endringsprosesser og involvere de rette aktørene basert på tjenestenes behov 2. Kommunene har kompetanse til å utnytte anskaffelsesprosessen som et strategisk virkemiddel for å fremme innovasjon 3. Kommunene har ansatte som har tilstrekkelig kompetanse til å bruke aktuelle IKT-løsninger 4. Kommunene har ansatte som kan gi innbyggere og næringsliv støtte og veiledning i bruk av de digitale løsningene 5. Kommunene har kompetanse om lovpålagte krav til personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet blant sine ansatte I tillegg skal prosjektet bidra til at følgende 2 av 6 mål beskrevet i satsningsområde 2. Strategisk ledelse og IKT kan nås: 1. Kommunene har ledere som ser sammenheng mellom tjenesteproduksjon og teknologibruk og bruker dette i sin tjenesteutvikling 4. Politisk og administrativ ledelse har forståelse for at gevinstene ved innføring av IKT ikke kan realiseres umiddelbart. De 7 målene over skal danne utgangspunkt for en felles opplæringsplan for kommunene i regionen. 4 Omfang og avgrensning Hovedprosjektet skal i strategiperioden identifisere og gjennomføre tiltak som sikrer oppnåelse av målene som er beskrevet i kapittel 3 i dette dokumentet. Hovedprosjektet skal ikke omfatte aktiviteter som krever investeringer det ikke er tatt høyde for i kommunenes budsjetter for Hovedprosjektet skal levere innspill til rullering av årlig tiltaksplan for 2017 og 2018 for satsningsområde «Kompetanse». Innspillene skal behandles av SuksIT og vedtas av rådmannsutvalget. 5 Organisering Hovedprosjektet skal organiseres og gjennomføres i henhold til PLP (ProsjektLederProsessen). Eierskapet til prosjektet ligger hos de deltakende kommunene som A-eiere. Ansvarsforholdene i prosjektet ivaretas slik:

5 Prosjektmandat Hovedprosjekt «Digital kompetanse » side 5 av 6 Oppdragsgiver: Kommunene i Kongsbergregionen Prosjektansvarlig (PA): Daglig leder for Kongsbergregionen Styringsgruppe: SuksIT i Kongsbergregionen Prosjektleder (PL): Prosjektansvarlig oppnevner prosjektleder i samråd med styringsgruppa Prosjektgruppe: Bemannes med dedikerte personressurser fra kommunene Hovedprosjektet skal samarbeide med det regionale prosjektet «Kompetanseregionen» og det regionale kompetansenettverket. 6 Ressursbruk For å kunne gjennomføre hovedprosjektet må det påregnes egeninnsats fra kommunene og fra sekretariatet i Kongsbergregionen. Aktuelle kostnadsposter i dette arbeidet vil være: Prosjektledelse Egeninnsats fra kommunene Eventuell innleid ekstern kompetanse/eksterne tjenester 7 Beslutningspunkter og oppfølging Det foreslås følgende beslutningspunkter i hovedprosjektet: 1. Beslutning om hovedprosjektets mandat, innhold og finansiering Beslutning om hovedprosjektets tiltaksplan for 2017/ Beslutning om rullering av hovedprosjektets tiltaksplan for Beslutning om hovedprosjektets avslutning Hvert punkt behandles av Rådmannsutvalget. 8 Risikoanalyse og kvalitetssikring Det er identifisert følgende kritiske suksessfaktorer: 1. Manglende ressurs knyttet til prosjektledelse i prosjektperioden 2. Kommunene bidrar ikke med tilstrekkelig ressurser/kompetanse 3. Manglende koordinering til kommunenes eget opplæringsarbeid De anbefales at de kritiske suksessfaktorene følges opp slik: 1. Frikjøpe prosjektledelse / innleie av ekstern prosjektleder 2. Forankring og forpliktelse gjennom vedtak i rådmannsutvalget 3. God informasjon om prosjektet til ledere og ansatte i kommunene og til det regionale kompetansenettverket

6 Prosjektmandat Hovedprosjekt «Digital kompetanse » side 6 av 6 Nummereringen henviser til de angitte kritiske suksessfaktorene overfor. Uforutsette forhold vil kunne medføre at man må forlenge prosjektperioden eller at angitte mål ikke kan nås. 9 Tidsplan og milepæler Det overlates til prosjektgruppe for hovedprosjektet å utarbeide en detaljert prosjektplan for perioden Følgende milepæler skal legges til grunn for planen: 10 Budsjett og finansiering I vedtatte tiltaksplan for digitaliseringssamarbeidet av september 2015 er årlig budsjett for perioden slik: Den regionale tiltaksplanen skal rulleres årlig, og som det beskrives i kapittel 7. Beslutningspunkter og oppfølging, skal hovedprosjektet levere innspill til årlig rullering. Dette kan medføre at budsjett for 2017 og 2018 kan bli noe endret. Hovedprosjektet finansieres gjennom kommunale bidrag. Hovedprosjektet skal likevel i hele perioden ha oversikt over relevante tilskuddsmidler som lyses ut og søke på slike for å finansiere eventuelle investeringstiltak. Denne oppgaven skal koordineres med regional søknadskoordinatorressurs. SuksIT oktober 2015