Innkalling til møte i SuksIT

Transkript

1 1 Innkalling til møte i SuksIT Sted: Kongsberg, Krona møterom Styggemann Dato: Tidsramme: Deltagere: Merknad Kongsberg Tore Sand-Hanssen Forfall Tinn Finn-Arild Bystrøm Notodden Vigdis Bergestig Rollag Else Berit Grette Flesberg Jon Gjæver Pedersen Hjartdal Oddvar Nygård Nore og Uvdal Anne Rudi K-IKT Oddvar Kaasa Kongsbergregionen Britt Inger Kolset Sak 33/16 Godkjenning av referat fra møtet Referatet ble godkjent. Sak 34/16 Status fra K-IKT Daglig leder i K-IKT Oddvar Kaasa orienterte om de viktigste aktivitetene i K-IKT for tiden. Noen stikkord fra gjennomgangen: Ny driftspartner: Overgang til ny driftspartner er startet og man forventer å være i regulær driftssituasjon med Atea i løpet av desember. Ifb med overgangen skal K-IKT skal overta ansvar for drift av en større del av infrastrukturen som tidligere driftspartner har hatt ansvar for før. Fast-track for Office 365: Snart starter jobben med å flytte ca epost-kontoer opp i skyen. K-IKT sender ut informasjon til brukerne som får denne epost-klienten. Selve migreringsjobben er ikke så komplisert, men det er

2 2 informasjonsjobben ut mot brukerne som er mest ressurskrevende for K-IKT. Det er ikke åpnet for mer enn mail-klienten i Office 365 enda, som f.eks. Word/Excel/Powerpoint, men dette blir en strategisk beslutning som må tas etterhvert. K-IKT vil gjennomføre et sikkerhetsprosjekt i 2017 som innebærer at man også må se på hvor applikasjoner/data skal hentes/lagres fra. Sak 35/16 Kåring av beste digitaliseringstips Sekretariatet har gått gjennom innkomne forslag og nominert 3 tips av totalt 12 innkomne tips. Disse ble vurdert. Enstemmig vinner av beste digitaliseringstips 2016 ble tips nr 4. Britt Inger sjekker muligheten av å få realisert ideen, og avventer kunngjøring av vinner inntil dette er litt nærmere avklart. Sak 36/16 Nye anskaffelser 2017 RMU godkjente SuksIT s forslag til tiltaksplan 30. september. I forslaget er det for område 10 Digital Administrasjon foreslått anskaffelse av nye løsninger for avtaleforvaltning og økonomianalyse. I tiltaksplanen står: «Det gjøres oppmerksom på at selv om RMU vedtar samlet budsjett for dette satsningsområdet innebærer dette ikke uten videre at disse løsningene skal anskaffes for alle kommuner. I forkant av eventuelle anskaffelser skal SuksIT gjennomføre nødvendige forberedelsesaktiviteter og legge fram en anbefaling for RMU som beslutter om man skal inngå kontrakt/gjennomføre en anskaffelse eller ikke. Anbefalingen skal inneholde en kost/nytte-vurdering, forslag til valg av leverandør/løsning, forslag til kostnadsfordeling og overordnet plan for implementering». SuksIT diskuterte og avklarte videre prosess. Regional anskaffelseskoordinator Petter deltok i møtet og orienterte om at endringer i anskaffelsesregeleverket vil medføre at kommunene også må anskaffe og ta i bruk et elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy. Dette er beskrevet i mandat til prosjekt ehandel se sak 41/16. SuksIT drøfter hvor ansvaret for en slik anskaffelse skal ligge, herunder om det vil være naturlig at denne oppgaven koordineres med planlagt anskaffelse av avtaleforvaltningssystem.

3 3 Følgende aktiviteter knyttet til anskaffelse av ovennevnte løsninger ble besluttet slik: Konkurransegjennomføringsverktøy: SuksIT tar ansvar for å forberede anskaffelse av konkurransegjennomføringsverktøy. Petter lager utkast til behovsbeskrivelse som distribueres SuksIT innen Avtaleforvaltning: Britt Inger utarbeider utkast til elektronisk spørreskjema som sendes kommunene slik at man kan gjøre en enkel kartlegging av antall og type avtaler som er inngått i kommunene, og som det kan være hensiktsmessig å administrere i et slikt system. Vi har fokus på å kartlegge avtaler og ikke eiendeler i denne fasen. SuksIT gir tilbakemelding på spørsmålene, og tar ansvar for utsendelse av skjemaet til riktige personer i egen kommune når skjemaet er ferdig. Dette gjøres etter avtale med egen rådmann. Kartleggingen må være gjennomført senest Oddvar N, Finn Arild og Vigdis utarbeider utkast til behovsspesifikasjon som distribueres SuksIT innen Økonomianalyse: Anne, Tore og Else Berit utarbeider utkast til behovsspesifikasjon for økonomianalyse som distribueres SuksIT innen SuksIT kvalitetssikrer innholdet i de 3 ovennevnte behovsspesifikasjonene i neste møte og beslutter videre prosess med mål om å legge fram eventuelle kontraktsforslag m/ kost-nytte vurderinger og implementeringsplaner til RMU mai Sak 37/16 Arkitektur og standardisering Prosjekt arkitektur og standardisering gjennomførte en workshop 18. oktober med deltakere både fra SuksIT og sekretariatet. De som deltok i workshopen deler sine erfaringer fra samlingen og ev. tanker gjort i ettertid slik at vi ta disse med oss i videre arbeid. SuksIT besluttet i forrige møte at ansvaret for å implementere IDM (enhetlig brukerhåndtering) i alle kommunene ble tillagt prosjekt Arkitektur og standardisering. Det gis også informasjon om status i dette arbeidet i dagens møte. SuksIT anbefaler at det etableres et regionalt fagnettverk innenfor tekniske tjenester for å sette på kartet og følge opp felles digitaliseringsutfordringer (og gjerne andre felles utfordringer) innen dette tjenesteområdet. Britt Inger følger opp dette med daglig leder i Kongsbergregionen.

4 4 Prosjekt Arkitektur jobber videre med liste over IKT-løsninger og kommer tilbake med forslag om ytterligere konsolidering av løsninger. Prosjektet utfordrer også leverandører av løsninger ift til kartlegging av type informasjon som er lagret i løsningene. Sak 38/16 Status regionale digitaliseringsprosjekter Det ble gitt kort status fra følgende felles digitaliseringsprosjekter: Sak/Arkiv v/ Anne Digital kompetanse v/ Margrethe Velferdsteknologi v/ Britt Inger Oppvekst v/ Britt Inger Digital dialog og digitale plan og byggesaksprosesser Sak 39/16 Noark-kjerne i sikker sone Kongsberg kommune kartlegger gevinstpotensialet knyttet til arkivering av saker i sikker sone. Det ble gitt en kort orientering om dette av prosjektleder for sak/arkiv. Sak 40/16 Prosjektmandat digitale løsninger i oppvekst (vedlegg) I tiltaksplanen for digitalisering har SuksIT anbefalt og rådmannsutvalget vedtatt å anskaffe og implementere nye digitale løsninger i oppvekstsektoren. Sekretariatet har utarbeidet forslag til prosjektmandat som med dette legges fram for SuksIT for vurdering. Mandatet behandles også av det regionale oppvekstnettverket og legges fram for rådmannsutvalget for godkjenning. Det gis også en kort orientering om status i dette prosjektet SuksIT tilsluttet seg mandatet

5 5 Sak 41/16 Prosjektmandat ehandel I tiltaksplanen for digitalisering har SuksIT anbefalt og rådmannsutvalget vedtatt å gjennomføre felles prosjekt som skal bidra til økt bruk av ehandel i kommunene. Prosjektleder for prosjekt tjenestesamarbeid økonomi og HRM har utarbeidet utkast til prosjektmandat som legges fram for SuksIT til vurdering. Mandatet ferdigstilles av prosjektgruppa 11. november og legges fram for rådmannsutvalget for godkjenning. Innspill fra Vigdis til side 6 i mandatet spilles videre til Halvor SuksIT tilsluttet seg mandatet Sak 42/16 Digitaliseringskonferansen 2017 RMU besluttet i forrige møte at neste års digitaliseringskonferanse for ledere gjennomføres 30. mai. SuksIT inviteres til å komme med innspill til programmet. Innspill fremkommet i dagens møte tas med inn i videre planleggingsarbeid Det gis orientering om programarbeidet på neste SuksIT-møte 18. januar 2017 Sak 43/16 Telefonsamarbeid RMU besluttet i møte å igangsette et samarbeidsprosjekt for å sikre at kommunene har realisert/realiserer alle gevinster i felles telefoniløsning. Prosjektet legger fram en beskrivelse av status og eventuelt anbefalinger til konkrete tiltak i løpet av mars Britt Inger gir en kort orientering om videre prosess. Sak 44/16 Eventuelt Det ble ikke behandlet noen saker under Eventuelt. Kongsberg, Britt Inger Kolset Koordinator SuksIT