Felles. Telefonistrategi

Transkript

1 Kongsbergregionen - Felles Telefonistrategi side 1 av 5 Felles Telefonistrategi Utkast til godkjenning i rådmannsutvalget

2 Kongsbergregionen - Felles Telefonistrategi side 2 av 5 1 Bakgrunn Kommunene i Kongsbergregionen etablerte i 2005 en felles regional estrategi for å samarbeide om planlegging og bruk av IKT-løsninger og annen relevant teknologi knyttet til området «digital forvaltning». I 2007 etablerte man et regionalt IKT-program for å utvide samarbeidet - herunder å etablere et høyhastighetsnett mellom rådhusene i regionen og andre felles IKT-løsninger. Gjennom etableringen av et permanent samarbeid om IKT strategi- og utvikling SuksIT fra har kommunene formalisert samarbeidet om digital forvaltning ytterligere. I løpet av høsten 2010 skal SuksIT foreslå en ny regional estrategi kalt «Kongsbergregionen ekommune » med tilhørende årlig tiltaksplan. Vinteren 2010 gjennomførte kommunene en forstudie for å kartlegge potensielle samarbeidsgevinster knyttet til et mulig telefonisamarbeid i regionen. På bakgrunn av anbefalingene fra forstudien, vedtok rådmansutvalget å etablere et forprosjekt for å forberede og etablere konkrete samarbeidstiltak innen telefoni-området, hvor et av disse tiltakene var etablering av en felles telefonistrategi. Den felles telefonistrategien vil - fordi telefoni er en del av «digital forvaltning»- inngå som en delplan av «Kongsbergregionen ekommune ». Det er viktig at begge disse strategidokumentene evalueres og rulleres samtidig, slik at tiltakene i beskrevet i årlig handlingsplan knyttet til Kongsbergregionens ekommune koordineres i henhold til gjeldende prioriteringer og status i Kongsbergregionens telefonisamarbeid. 2 Formål med strategien Telefonistrategiens hovedformål er å sikre at kommunene i Kongsbergregionen gjennom en koordinert satsning på telefoni etablerer gode og moderne telefonitjenester i regionen. Strategien skal også bidra til at kommunene kan realisere gevinster knyttet til dette området som f.eks. mer effektiv forvaltning, bedre tjenester og frigjøring av ressurser til tjenesteytende virksomhet. 3 Omfang for strategien Telefonistrategien skal dekke alle deler av kommunens virksomhets- og tjenesteområder innen telefoni. Noen områder skal prioriteres i perioden. Dette er behandlet i avsnitt 5. Prioriteringer. 4 Konkrete mål i strategien Telefonistrategien skal bidra til at: Kommunene skal aktivt benytte moderne telefoni- og kommunikasjonsteknologi for å effektivisere forvaltningen og yte gode tjenester til innbyggere og næringsliv Løsningene skal kontinuerlig videreutvikles i takt med teknologisk utvikling og behov Ved anskaffelser skal løsninger og tjenester som til enhver tid er mest kostnadseffektive velges Telefonløsningene skal i den grad det er hensiktsmessig samordnes med kommunenes datasystemer Kommunenes telefonløsninger skal driftes på en kostnadseffektiv måte Kommunene skal samlet inneha tilgjengelig kompetanse til daglig drift og videreutvikling av sine telefoniløsninger Nedenfor er det beskrevet ytterligere konkrete mål og strategier for 8 utvalgte målområder. Det vises til eget statusdokument for beskrivelse av dagens status knyttet til de samme målområdene. 4.1 Fasttelefoni Mål Kommunene skal benytte telefonisystemer og -tjenester som gir optimal tilgjengelighet og funksjonalitet for brukerne. Teknisk utstyr skal samordnes og ha nødvendig design og kapasitet for å utføre de oppgavene som kommunene har

3 Kongsbergregionen - Felles Telefonistrategi side 3 av 5 behov for. IP-telefoni er prioritert telefoniløsning for regionen. Løsningene skal kunne integreres med datasystemene i den grad det er hensiktsmessig. Løsningene skal designes på en mest mulig kostnadseffektiv måte for regionen samlet. Løsningene skal kunne driftes og vedlikeholdes på en kostnadseffektiv måte Strategi Kommunene skal innen utløpet av 2012 inngå felles avtaler med leverandører om tjenester og utstyr der dette er hensiktsmessig. Kommunenes telefonsentraler skal ytterligere samordnes på en så kostnadseffektiv måte som mulig. Dette for å redusere kostnader til lisenser og vedlikehold. Satsingen på IP-telefoni skal videreføres. Dette omfatter både telefoni mellom kommunene og internt i hver kommune. Infrastruktur og programvare for telefoni skal samordnes mellom kommunene for å utnyttes best mulig. Utbygging av trådløse soner i kommunale bygg skal vurderes for å sikre bærenett for trådløse IP-telefoner og mobiltelefoner med WLAN-støtte. Telefonisystemene skal i så stor grad som mulig være integrert med kommunenes øvrige datasystemer. Kritiske telefonitjenester skal søkes lagt utenfor kommunens nett og infrastruktur. Tilfredsstillende krav til beredskap og sikkerhet skal bygges inn i løsninger og infrastruktur. 4.2 Mobiltelefoni Mål Kommunene skal benytte mobilsystemer og -tjenester som gir optimal tilgjengelighet og funksjonalitet for brukerne. Teknisk utstyr skal samordnes og ha nødvendig funksjonalitet og kapasitet for å utføre de oppgavene som kommunene har behov for. Løsningene skal kunne integreres med datasystemene i den grad det er hensiktsmessig. Løsningene skal kunne driftes og vedlikeholdes på en kostnadseffektiv måte. Kommunene skal i størst mulig grad ha felles reglementer og tildelingskriterier Strategi Kommunens mobiltelefoniløsninger skal fortløpende videreutvikles og standardiseres. Kommunene skal innen utløpet av 2012 inngå felles avtaler med leverandører av tjenester og utstyr. I den grad det er hensiktsmessig for brukerstøtte, sikkerhet, service og forutsigbarhet skal modeller og utstyr standardiseres. Mobile telefoniløsninger over trådløse soner (WLAN) skal videreutvikles i takt med tilgjengelig teknologi og kostnadseffektivitet. Mobiltelefoner og utstyr skal eies og administreres av kommunene. Det skal benyttes sentraliserte systemer for å administrere og drifte de mobile løsningene. 4.3 Telefonistøttesystem Mål Kommunenes telefoniløsninger skal utnyttes på best mulig måte ved at verdiøkende tilleggstjenester og integrasjon med datasystemene tas i bruk. Telefoniløsningene skal administreres på mest mulig kostnadseffektiv måte Strategi Det skal benyttes støttesystemer for å øke verdien av kommunenes telefoniløsninger og gi utvidet funksjonalitet for brukerne og IKT-tjenesten. Støttesystemene skal benytte moderne teknologi, og skal ha den kapasitet og funksjonalitet som det til enhver tid er behov for.

4 Kongsbergregionen - Felles Telefonistrategi side 4 av Drift Mål Drift av telefonisystemene skal skje på mest mulig kostnadseffektiv måte. Det er ønskelig med en felles leverandør av drift for de kommunene som inngår i driftssamarbeidet Strategi Det skal benyttes sentraliserte driftsløsninger for å oppnå så effektiv drift som mulig. Kommunene skal benytte felles serviceavtaler med leverandører for drift og vedlikehold. 4.5 Kompetanse Mål Brukere skal inneha nødvendig kompetanse for å benytte kommunens telefonisystemer på best mulig måte. IKTpersonellet skal ha kompetanse til å drifte og videreutvikle løsningene Strategi Kompetansen hos kommunalt ansatte skal videreutvikles. Telefoni skal innarbeides i kommunenes kompetanseplaner, og det skal gjennomføres planmessig opplæring. Det skal benyttes systemer for å fange opp behov og gjennomføring av aktuelle kurs. IKT-tjenesten i regionen skal samlet sett besitte nødvendig IKT-teknisk telefonikompetanse for å ivareta den delen av den samlede driften kommunene og regionen selv skal ivareta. IKT-tjenesten i regionen skal samlet sett besitte den nødvendige bestillerkompetansen for innkjøp og videreutvikling av telefoniløsningene. Det skal gjennomføres planmessig videreutdanning av kommunenes IKT-personell. Utvidet kompetanse på telefonisentral og støttesystem skal fortsatt kjøpes eksternt. 4.6 Avtaler med leverandører Mål Innkjøp av varer og tjenester innen telefoni skal skje på best økonomisk fordelaktige måte for kommunene. Lovlighet i forhold til lover og regler skal ivaretas Strategi Prinsippet med felles avtaler med leverandører skal videreføres. Telefoni- og innkjøpkoordinator for regionen skal benyttes for å sikre at gjeldene lover og regelverk følges, og for at inngåtte avtaler benyttes på best mulig måte. 4.7 Regionalt samarbeid Mål Kommunene i regionen skal samarbeide på alle områder hvor det anses gunstig, praktisk og økonomisk Strategi Kommunene skal fortsette dagens samarbeid for å dra nytte av storkunde- og stordriftsfordelen. Kommunene skal fortsatt ha fokus på å søke eksterne midler for å få kostnadseffektive løsninger.

5 Kongsbergregionen - Felles Telefonistrategi side 5 av Standardisering Mål Sammensetning av leverandører og modeller skal være optimal for bruk, videreutvikling, drift og kompetanse Strategi Kommunene skal fortsette standardiseringen av telefoniløsninger, utstyr og sentraler. Standardisering skal gjennomføres ved innkjøp av mobiler i den grad et er hensiktsmessig for effektiv drift. Det skal benyttes modeller som støttes av kommunenes administrasjonssystemer for telefoni og andre aktuelle fagsystemer. Telefonikoordinator samordner standardiseringen av modeller. 5 Prioriteringer Kommunenes overordnede prioriteringer for telefoni i planperioden er: Uthevede linjer markerer tiltak som er under arbeid ( ) Multiadressenett (opprinnelsesmarkering) Telefonløsning Hjartdal Telefonikoordinator Regional løsning telefonistøttesystem Samordning av telefonsentraler, felles pool for linjer og løsninger for redundans Felles profnettavtale Felles avtaler for drift og vedlikehold Nødvendig standardisering av utstyr og programvare Oppstart av administrasjonssystem for mobiltelefoni (Device Management) Integrasjon mellom støttesystemer for telefoni og kommunenes datasystemer Utbygging av IP-telefoni der det er hensiktsmessig Bruk av trådløse soner for mobil og IP-telefon Effektiv drift og brukerstøtte Kompetanseheving for brukere og IKT-personell Revisjon og historie: Rev Dato Endringsansvarlig Kommentar