Samordning av IKT i Kongsbergregionen Program IKT - Plan for prosjektperioden

Transkript

1 Tittel: Samordning av IKT i Kongsbergregionen Program IKT - Plan for prosjektperioden Side 1 av 11

2 Innholdsfortegnelse 1 BAKGRUNN HENSIKT PLAN FOR PROSJEKTPERIODEN PROSJEKT IKT S&U PROSJEKT IKT DRIFT EVALUERING AV PROGRAM IKT ETABLERING AV ENDELIG ORGANISASJON ORGANISERING RESSURSER PERSONELLRESSURSER FINANSIELLE BEHOV...11 Vedlegg: Side 2 av 11

3 Liste over figurer FIGUR 1 PROGRAM IKTS HOVEDPROSJEKTER OG -AKTIVITETER I PROSJEKTPERIODEN... 4 FIGUR 2 PLAN FOR GJENNOMFØRING AV PROSJEKT IKT S&U... 5 FIGUR 3 PLAN FOR GJENNOMFØRING AV PROSJEKT IKT DRIFT... 6 FIGUR 4 EVALUERINGER I PROSJEKTPERIODEN... 8 FIGUR 5 PRINSIPIELL ORGANISERING I PROSJEKTPERIODEN... 9 Liste over tabeller TABELL 1 BESKRIVELSE AV AKTIVITETER I PROSJEKT IKT S&U... 5 TABELL 2 BESKRIVELSE AV AKTIVITETER I PROSJEKT IKT DRIFT... 7 TABELL 3 RESSURSMATRISE, ANSLÅTT BEHOV FOR ÅRSVERK...11 TABELL 4 ESTIMERTE FINANSIELLE BEHOV...11 Side 3 av 11

4 Samordning av IKT i Kongsbergregionen Program IKT plan for prosjektperioden 1 Bakgrunn Kongsbergregionen har utviklet en e-strategi som er vedtatt av kommunene i regionen. I den sammenheng ble det sommeren og høsten 2006 gjennomført to forprosjekter som anbefalte etableringen av en felles IKT Strategi- og utviklingsenhet og et felles IKT driftselement. Forprosjektets anbefalinger har vært gjennom en beslutningsprosess både i Rådmannsutvalget og i Regionrådet. I den sammenheng ble det gjennomført en høringsrunde hos arbeidstakerorganisasjonene. Behandlingen av høringsinnspillene har resultert i en mer stegvis tilnærming til samordningen med fokus på etableringen av en prosjektperiode varende fra sommeren 2007 til vinteren Gjennom prosjektperioden skal det gjennomføres en gradvis tilnærming til den foreslåtte løsningen fra forprosjektene. I prosjektperioden vil de ikke bli gjort noen formelle organisatoriske endringer som medfører at berørte medarbeideres ansettelsesforhold endres. Hensikten med prosjektperioden er å prøve ut de tiltakene som er foreslått i forprosjektene, skape rom for evaluering og dermed redusere usikkerheten i forhold til en fullstendig implementering gjennomført over et kortere tidsrom. Prosjektperioden skal ved oppstart ha som mål å etablere de tiltakene som ble anbefalt i forprosjektene. Dette skal imidlertid ikke forhindre at det etter hvert som erfaringer blir gjort i løpet av prosjektperioden, kan være aktuelt å justere målsettingene noe. 2 Hensikt Dette dokumentet beskriver planen for gjennomføring av prosjektperioden og har til hensikt å være et styringsdokument for de som leder og deltar i aktivitetene som gjennomføres. 3 Plan for prosjektperioden De aktivitetene som gjennomføres i prosjektperioden har fått navnet Program IKT. Program IKT er delt i to prosjekter; Prosjekt IKT S&U og Prosjekt IKT Drift. I tillegg er det planlagt evaluering som gjennomføres ved jevne mellomrom i prosjektperioden. Programmet avsluttes med en forventet beslutningsprosess som ender i en varig struktur. Programmets hovedaktiviteter er presentert i figur 1. Task Name Program IKT Prosjekt IKT S&U Prosjekt IKT Drift Evaluering av Program IKT Etablering av varig struktur Qtr 3 Qtr 4 Qtr 1 Qtr 2 Qtr 3 Qtr 4 Qtr 1 Qtr 2 Qtr 3 Qtr 4 Qtr 1 Qtr 2 Qtr 3 Figur 1 Program IKTs hovedprosjekter og -aktiviteter i prosjektperioden I det etterfølgende er det gitt en presentasjon av prosjektene og aktiviteter. Side 4 av 11

5 3.1 Prosjekt IKT S&U Prosjekt IKT S&U har som mål å etablere en felles IKT-strategisk ledelse for prosjektperioden. Organisasjonen kalles IKT Strategi- og utviklingsenhet eller IKT S&U. Organisasjonen etableres som en prosjektorganisasjon i prosjektperioden. Personellet i organisasjonen rekrutteres fra kommunene basert på en samarbeidsavtale som etableres innledningsvis i prosjektet. Unntaket er lederen som er planlagt ansatt i sekretariatet i Kongsbergregionen i en prosjektstilling. IKT S&U vil i prosjektperioden ha to oppgaver. For det første skal IKT S&U utøve den daglige ledelse av Program IKT i prosjektperioden. For det andre skal IKT S&U gradvis gjennomføre oppgaver slik det er skissert i forprosjektets rapport fra Forprosjekt IKT Strategiog utviklingsorganisasjon. Prosjekt IKT S&Us aktiviteter er gjengitt i figur 2. Task Name Prosjekt IKT S&U Etablering og oppstart av prosjekt IKT S&U Utarbeide og inngå forpliktende samarbeidsavtaler for kommunene i prosjektperioden Forberede Prosjekt IKT Drift Utarbeide tjenestekatalog, SLA m.m. Utarbeide plan for harmonisering av løsninger/fagsystemer i prosjektperioden IKT S&U prosjektdrift Delprosjekt Etablere felles infrastruktur Forespørsel Kartlegge eksisterende infrastruktur herunder markedsundersøkelse Budsjettinspill Utarbeide forespørsel Utsendelse av forespørsel Tilbud Tilbudsfrist Evaluering av tilbud Valg av tilbud Etablering av felles infrastruktur Felles infrastruktur etablert Qtr 3 Qtr 4 Qtr 1 Qtr 2 Qtr 3 Qtr 4 Qtr 1 Qtr 2 Qtr 3 Qtr 4 Qtr Figur 2 Plan for gjennomføring av prosjekt IKT S&U I tabellen under er de enkelte aktivitetene beskrevet nærmere. Tabell 1 Beskrivelse av aktiviteter i prosjekt IKT S&U Aktivitet Tidsrom Hensikt Kommunikasjon Beslutningsmyndighet Etablering og oppstart av Prosjekt IKT S&U Etablere felles IKTstrategisk ledelse for prosjektperioden Ansette prosjektleder (prosjektstilling) Fortløpende kommunikasjon og involvering av ansatte innenfor IKTområdet Programansvarlig (Regionkoordinator) Etablere samarbeidsavtaler med kommunene Etablere hjemmel og forpliktelse fra kommunene knyttet til ressurser Klarlegge roller og ansvar Informasjon til involverte om hvilke avtaler som er inngått og hva de innebærer Rådmennene er gitt myndighet til å forplikte kommunene Forberede prosjekt IKT Drift Utarbeide rammer og forutsetninger for etableringen av felles IKT Drift i prosjektperioden Involvere og informere berørte medarbeidere, fagorganisasjoner og brukerrepresentanter styringsgruppe (Rådmannsutvalget) Side 5 av 11

6 Aktivitet Tidsrom Hensikt Kommunikasjon Beslutningsmyndighet Utarbeide tjenestekatalog og tjenestenivåavtaler Utarbeide plan for harmonisering av løsninger/fagsystemer i prosjektperioden IKT S&U Prosjektdrift (Oppgaver, medarbeidere og ressurser overføres gradvis til IKT S&U prosjektorganisasjon) Delprosjekt Etablere felles infrastruktur (se under) Kartlegge og regulere hvilke tjenester og hvilken tjenestekvalitet som skal tilbys kommunene Tilrettelegge for samarbeid om tjenester og felles opplæring Stegvist samordne IKT virksomheten i Kongsbergregionen Oppnå gevinster Sikre et høyhastighets og kapasitetsmessig samband mellom kommunene som skaper forutsetning for rasjonell IKT Drift og framtidig samarbeid om tjenesteyting Involvere brukermiljø (kommunene) operativt. Samarbeid med prosjekt IKT Drift. Fagmiljøene involveres. Koordinering med prosjekt IKT Drift Informere og koordinere med brukermiljø. Involvere IKTmedarbeidere og fagorganisasjonene. Styringsgruppe Styringsgruppe rådmennene. Må finansieres av kommunene og besluttes følgelig der. Delprosjekt Etablere felles infrastruktur har til hensikt å etablere en sambandsinfrastruktur som gjør det mulig å effektivisere IKT-driften. Sambandet skal gjøre det mulig å overføre informasjon og data som på sikt gjør det mulig å fjerndrifte IKT infrastrukturens ulike applikasjoner og systemer. Dette skal bl.a. åpne muligheten for etablering av døgndrift og sentralisering av deler av serverparken. Delprosjektets aktiviteter tar utgangspunkt i at det gjennomføres en tradisjonell anskaffelse der det vil være behov for å utvikle en forespørsel med etterfølgende tilbudsevaluering og igangsettelse. Det understrekes at det på nåværende tidspunkt er usikkerhet knyttet til hvilken anskaffelsesstrategi som bør ligge til grunn for gjennomføringen av dette prosjektet. Det forutsettes derfor at dette avklares tidlig i dette delprosjektet. 3.2 Prosjekt IKT Drift Prosjekt IKT Drift har som mål å gradvis samordne driften av IKT i Kongsbergregionens kommuner. Hensikten er å gjøre seg organisatoriske og IKT driftsmessige erfaringer i forhold til hvordan IKT driften kan samles permanent ved prosjektperiodens slutt. Det antas å være avgjørende at det synliggjøres gevinster av en samordning relativt tidlig i prosjektperioden. Prosjekt IKT Drifts aktiviteter er vist i figur 3. Task Name Prosjekt IKT Drift Qtr 1 Qtr 2 Qtr 3 Qtr 4 Qtr 1 Qtr 2 Qtr 3 Qtr 4 Qtr 1 Etablering og oppstart av prosjekt IKT Drift Utarbeide tjenestekatalog, tjenestenivåavtaler mm Utarbeide plan for harmonisering/felles drift/tekniske løsninger/arkitektur i prosjektperioden IKT prosjektdrift (planlegging og gjennomføring). Ansvar for oppgaver, styringsrett for medarbeiderne og ressurser overføres fra kommunene til prosjektet Figur 3 Plan for gjennomføring av prosjekt IKT Drift Side 6 av 11

7 I tabellen under er prosjektets enkeltaktiviteter beskrevet nærmere. Tabell 2 Beskrivelse av aktiviteter i prosjekt IKT Drift Aktivitet Tidsrom Hensikt Kommunikasjon Beslutningsmyndighet Etablering og oppstart av Prosjekt IKT Drift Etablere prosjektledelse av prosjekt IKT Drift i prosjektperioden Ansette prosjektleder (prosjektstilling) Fortløpende kommunikasjon og involvering av ansatte innenfor IKTområdet Programansvarlig (Regionkoordinator) Utarbeide tjenestekatalog og tjenestenivåavtaler Kartlegge og regulere hvilke tjenester og hvilken tjenestekvalitet som skal tilbys kommunene Involvere brukermiljø (kommunene) operativt. Samarbeid med prosjekt IKT S&U. Styringsgruppe Utarbeide plan for harmonisering av løsninger/fagsystemer i prosjektperioden Tilrettelegge for samarbeid om tjenester og felles opplæring Fagmiljøene involveres. Koordinering med prosjekt IKT S&U Styringsgruppe IKT Drift Prosjektdrift (Oppgaver, medarbeidere og ressurser overføres gradvis til IKT Drift prosjektorganisasjon) Stegvist samordning av driften av IKT i Kongsbergregionen Utvikle driftsrelaterte prosesser (ITILbaserte) Informere og koordinere med IKT S&U. Involvere IKTmedarbeidere og fagorganisasjonene. rådmennene. Oppnå gevinster 3.3 Evaluering av Program IKT I prosjektperioden vil det være viktig å redusere usikkerhet gjennom en stegvis tilnærming mot det som er antatt å være sluttmålet. For å kunne håndtere denne og gi mulighet for kursensring er det planlagt tre evalueringsfaser med tilhørende beslutningspunkter i løpet av prosjektperioden. Evalueringsfasene har til hensikt å gi kommunene mulighet til å 1) avslutte samarbeidet, 2) endre kurs og mål for samarbeidet eller 3) fortsette som planlagt. Ut over disse planlagte aktivitetene forutsettes det at det er en tett dialog og informasjonsutveksling mellom Program IKT og andre interessenter. Se for øvrig kapittel 4 for nærmere detaljer om hvordan dette er tenkt organisert. Ansvaret for å initiere relevante aktiviteter knyttet til evaluering er lagt til prosjekt IKT S&U. Evalueringen er delt i aktiviteter som vist i figur 4. Side 7 av 11

8 Task Name Evaluering av Program IKT Evaluering 1 Systematisk gjennomgang av erfaringer Anbefaling om videre framdrift Beslutning om videre framdrift Evaluering 2 Systematisk gjennomgang av erfaringer Anbefaling om videre framdrift Beslutning om videre framdrift Sluttevaluering Qtr 1 Qtr 2 Qtr 3 Qtr 4 Qtr 1 Qtr 2 Qtr 3 Qtr 4 Qtr Figur 4 Evalueringer i prosjektperioden Som det går fram av planen er første evaluering lagt til januar/februar Hensikten er i første rekke å gjennomføre en avsjekk i forhold til hvorvidt kommunene er tilstrekkelig dedikerte til å stille ressurser tilgjengelig for å kunne gjennomføre de aktivitetene som er forutsatt. Samtidig får de involverte (IKT medarbeidere i kommunene, fagorganisasjonene og brukerrepresentanter) mulighet til å komme med kommentarer til aktivitetene som er gjennomført så langt. Den andre evalueringen er lagt i januar/februar Det er da gått et halvt år siden prosjektorganisasjonene er satt i drift og de første erfaringene av drifting skulle være mulig å trekke. Avslutningsvis i prosjektperioden gjennomføres det en evaluering med den hensikt å legge fram et endelig beslutningsunderlag for en permanent organisering av IKT i Kongsbergregionen. 3.4 Etablering av endelig organisasjon Mot slutten av prosjektperioden skal det som del av prosjektene IKT S&U og Drift gjennomføres en evaluering der det basert på de erfaringer som er gjort under prosjektperioden, skal vurderes og anbefales hvordan en endelig organisasjon bør se ut og hvilket ansvar den skal ha. Det forutsettes at anbefalingene ligger klare innen prosjektperiodens slutt 1.februar Det forutsettes videre at det i kjølevannet av en slik anbefaling blir nødvendig med en beslutningsprosess som involverer alle kommunene. Det synes realistisk at en endelig organisasjon vil være på plass fra 1.august Side 8 av 11

9 4 Organisering I figur 5 er en skisse over hvordan organiseringen av Program IKT er tenkt i prosjektperioden. Regionråd Fagorganisasjonene Rådmannsutvalg (Styringsgruppe) Kommunene (Brukerne) Regional koordinator Prosjekt IKT S&U Involveres/ informeres (Referansegruppe) IKT-personell fra kommunene Prosjekt IKT Drift Prosjektrapportering Informasjon og involvering Operative linjer Representanter fra kommunene (Brukerne) Figur 5 Prinsipiell organisering i prosjektperioden Figuren tar utgangspunkt i at de rent prosjektmessige rapporteringslinjene går til Regional koordinator som innehar rollen som Programansvarlig. De operative linjene går fra kommunene (i brukerrollen) til prosjekt IKT S&U og videre ned til prosjekt IKT Drift 1. Det understrekes at den operative aksen i organisasjonsskissen vil bli etablert gradvis etter hvert som prosjektene IKT S&U og IKT Drift får tilstrekkelig kapasitet. I prosjektperioden vil det være spesielt viktig å involvere og informere ulike interessenter. Det skal etableres en referansegruppe bestående av de relevante interessentene. Både prosjekt IKT S&U og IKT Drift har frittstående ansvar for å etablere slike prosesser også ut over det som er skissert i prosjektplanen. 1 Dette er i samsvar med de prinsipielle operative linjene som ble beskrevet i forprosjektene. Side 9 av 11

10 5 Ressurser For å kunne gjennomføre de presenterte aktiviteten vil det være avgjørende at det stilles tilstrekkelige ressurser tilgjengelig. 5.1 Personellressurser Det vil bli tilsatt en prosjektleder for prosjekt IKT S&U snarest mulig. Prosjektlederen vil tilsettes i en prosjektstilling og ha sin formelle tilknytning til sekretariatet i Kongsbergregionen. Vedkommende vil ovenfor Regionkoordinatoren også ivareta den daglige ledelsen av Program IKT og er således ansvarlig for at dette blir gjennomført i h t intensjonen. I løpet av høsten vil det bli tilsatt en prosjektleder for prosjekt IKT Drift. Prosjektlederen vil tilsettes i en prosjektstilling og ha sin formelle tilknytning til sekretariatet i Kongsbergregionen. Innad i Program IKT vil prosjektleder IKT Drift rapportere til prosjektleder IKT S&U. Utover de nevnte tilsettingene er intensjonen at kommunene stiller personellressurser til disposisjon innen IKT området i de to prosjektene. For å skape størst mulig forankring og eierskap til de prosjektene og deres resultater bør eksterne prosjektbistand benyttes på en nøktern måte. Av aktiviteter som kan synes hensiktsmessig å benytte ekstern prosjektbistand er: Noe starthjelp i forhold til å utarbeide samarbeidsavtaler mellom kommunene Støtte i utarbeidelse av tjenestekataloger og tjenestenivåavtaler (SLA) Kartlegging av eksisterende infrastruktur, utarbeidelse av forespørsel, evaluering av tilbud i forbindelse med etableringen av felles infrastruktur Støtte i forbindelse med gjennomføring av evalueringsprosessene Eventuelt støtte til implementering av relevante prosesser (ITIL-implementering) i prosjekt IKT Drift Alle de ovennevnte aktivitetene er tidsbegrenset og mer eller mindre noe man gjennomfører en gang. I tabell 3 er det presentert et forslag til en ressursmatrise som viser pådraget av ressurser i prosjektperioden. Det er naturlig nok stor usikkerhet knyttet til estimatene som er gjort. Kritisk vil være kommunenes vilje til å avgi ressurser til de ulike prosjektgruppene samt den kompetanse disse personene har med seg inn i prosjektet. Dette må tilpasses etter hvert. Side 10 av 11

11 Tabell 3 Ressursmatrise, anslått behov for årsverk 2007, 2.halvår , 1.halvår Prosjekt IKT S&U Prosjektleder Prosjektleder Prosjektleder Prosjektleder Representant fra hver kommune 2 Representant fra hver kommune Representant fra hver kommune Representant fra hver kommune prosjektbistand ifm tjenestekatalog og SLA 3 (400 timer) prosjektbistand til evaluering og andre oppdukkende oppgaver (300 timer) Delprosjekt Etablere felles infrastruktur (underlagt prosjekt IKT S&U) Delprosjektleder Representasjon fra kommunene prosjektbistand (300 timer) Delprosjektleder Representasjon fra kommunene prosjektbistand (300 timer) Prosjekt IKT Drift Prosjektleder personer i prosjektgruppe prosjektbistand ifm implementering av prosesser (400 timer) Prosjektleder personer i prosjektgruppe prosjektbistand ifm implementering av prosesser (300 timer) Prosjektleder personer i prosjektgruppe 5.2 Finansielle behov I tabell 4 er det gitt en oversikt over estimerte finansielle behov i prosjektperioden. Som forutsetning for dette estimatet er det lagt at prosjektperioden og dermed også behovet for finansiering avsluttes 1.februar Hvorvidt den midlertidige organisasjonen forutsettes å vare noe tid før den endelige organisasjonen etableres slik som antydet i prosjektplanen, vil finansielle behov økes noe. Det er verdt å merke seg at finansielle behov knyttet til etablering av felles infrastruktur ikke er tatt med her. Dette behovet forutsettes å være klart i løpet av høsten 2007 da dette prosjekteres. Tabell 4 Estimerte finansielle behov Prosjektarbeid Prosjektledelse IKT S&U kr kr kr kr Prosjektledelse IKT Drift kr kr kr Prosjektbistand kr kr kr kr Sum kr kr kr kr Det foreslås at disse personene arbeider både for den kommune de tilhører og prosjekt IKT S&U. Dette innebærer at dette ikke skal forstås som at ressursen blir borte fra kommunene, men gradvis arbeider mer og mer ut fra et regionperspektiv. 3 Støtter både prosjekt IKT S&U og IKT Drift 4 Se fotnote 2 Side 11 av 11