EBIR Prosjektdefinisjon

Transkript

1 Versjon 0.1 Avslutning og overlevering til linjen Dato: Prosjektleder / assisterende prosjektleder Marit Nielsen/ Alexander Løberg GODKJENNING Rolle Navn Dato Signatur Prosjekteier, EBIR Gøran Eriksen

2 Innholdsfortegnelse: EBIR Prosjektdefinisjon 1 INNLEDING SAMMENDRAG HENSIKT / FORMÅL FORUTSETNINGER MANDAT / AVGRENSNINGER Avgrensninger GJENNOMFØRINGSMODELL OVERORDNET FREMDRIFTSPLAN STYRINGSFORM Rapportering AKTIVITETSPLAN OMFANG FREMDRIFTSPLAN RESSURSBEHOV KRAV TIL DRIFTSORGANISASJON RISIKOVURDERING... 8 Side 2 av 8

3 VERSJONSHISTORIKK Ver Dato Init Endring MN Opprettet dokument MN/AL Oppdatert innhold DISTRIBUSJONSLISTE: Rolle Prosjekteier, EBIR Prosjektleder, EBIR Styringsgruppe Navn Gøran Eriksen Marit Nielsen Diverse Side 3 av 8

4 1 Innleding 1.1 Sammendrag Dette dokumentet beskriver planlagt gjennomføring av delprosjektet Avslutning og overlevering til linjen. Dokumentet beskriver delprosjektets hensikt, forutsetninger, mandat, gjennomføringsmodell, fremdriftsplan, ressursbehov og risikoanalyse. Dokumentet kan sees på som en prosjektavtale mellom prosjekteier og prosjektledelse 1.2 Hensikt / formål Delprosjektets overordnede mål er å sikre avslutning av EBIR prosjektet og bærekraftig overlevering til linjen på forretningssiden. Med bærekraftig overlevering menes at aktiviteter som er utført av prosjektet enten skal være avsluttet eller at de skal være ivaretatt av personer i linjen som har de rette forutsetninger, dvs kunnskap, kompetanse og beslutningsmyndighet til å kunne gjennomføre oppgavene. 1.3 Forutsetninger Følgende forutsetninger er lagt til grunn for prosjektgjennomføringen: Prosjektet må ha tilstrekkelig støtte fra linjen til å gjennomføre aktivitetene 1.4 Mandat / avgrensninger Prosjektets mandat er: Identifisere dagens situasjon relatert til drift av elektronisk billettering, herunder oversikt over oppgaver som pt ivaretas av prosjektorganisasjonen (forretningssiden) Beskrive ønsket mål for drift av elektronisk billettering (forretningssiden) Utarbeide en handlingsplan for å lukke gap mellom dagens situasjon og ønsket situasjon Gjennomføre nødvendige aktiviteter, herunder dokumentering av nødvendige prosesser/rutiner Dokumentere oversikt over behov for videre utvikling / forbedringspotensial. Oversikten skal legges ved sluttrapport for EBIR Utarbeide sluttrapport for EBIR og avslutte prosjektet Avgrensninger Leveranser fra øvrige delprosjekter oppsummeres i sluttdokumentasjon, men overleveringsaktiviteter for øvrige delprosjekter fortsetter som planlagt i parallell med avslutning av hovedprosjektet. Dersom det skjer endringer slik at et eller flere delprosjekt ikke er ferdigstilt før forventet avslutning av hovedprosjektet er det opp til prosjekteier å vurdere om delprosjektet skal fortsette under en annen styringsform eller om hovedprosjektet skal fortsette inntil alle delprosjekter er levert. Dette kan være relevant for internettprosjektet. Prosjektet omfatter ikke gjennomgang av mottaktsituasjonen på IT-driftsiden Det er ikke i prosjektets omfang å støtte enhetene etter produksjonssetting. Det overleveres til driftsorganisasjon. Det er ikke i prosjektets omfang å løse tekniske utfordringer ved elektronisk billettering Side 4 av 8

5 2 Gjennomføringsmodell 2.1 Overordnet fremdriftsplan Stegvis avslutning av EBIR Etablering av delprosjekt Mai Kartlegging av nåsituasjon (oppgaver, ressurser, kompetanse) Medio Juni Beskrivelse av forventet målsituasjon (oppgaver, ressurser, kompetanse) Ultimo Juni Etablering av plan for å lukke gap SG møte Juni Gjennomføre tiltak November Lukke prosjektet Desember Etablering av mandat og tidsplan Identifisering av ressurser Gjennomføre workshops med berørte deler i linjen Dokumentere og forankre nå - situasjon Gjennomføre workshops med berørte deler i linjen Dokumentere ønsket målsituasjon (inkl behov for rutiner og prosesser) Utarbeide og forankre plan for å lukke gap Forankre i SG møte før sommeren Gjennomføre planlagte tiltak Inkluderer også listen med uavklarte punkter (tidsbruk kan justeres når vi ser omfang) Utarbeide sluttrapport Forankre i SG møte Lukke prosjektet Prosess for avslutning av delprosjekter fortsetter i parallell Avslutte delprosjekt bærbare salgs- og kontrollenheter Avslutte delprosjekt salgs- og servicepunkter Avslutte delprosjekt automatisk påfylling Avslutte delprosjekt internettløsning Avslutte delprosjekt opplæring og kommunikasjon Figur 2.1: Overordnet fremdriftsplan 2.2 Styringsform Prosjektet gjennomføres under ledelse av prosjektleder og assisterende prosjektleder som arbeider ut fra definerte aktivitetsplaner, ressursplaner og budsjetter. Prosjektet vil styres på fremdrift og definerte milepæler Rapportering Prosjektet skal rapportere ukentlig i fast statusrapport mal og status kommuniseres hver uke på delprosjektledermøtet.. All annen statusrapportering dokumenteres i MS Word. I tillegg kan detaljerte nøkkeltall rapporteres i MS Excel hvor dette finnes hensiktsmessig. MS Project benyttes for prosjektoppfølging. 3 Aktivitetsplan Detaljert aktivitetsplan med leveranser for prosjektet er etablert i MS Excel. Tabellen under lister hovedaktivitetene i prosjektet med tilhørende leveranser og milepæls-ider. Side 5 av 8

6 Aktivitet Administrasjon/Oppfølging Løpende prosjektledelse Planlegging, analyse og design EBIR Prosjektdefinisjon Overordnet beskrivelse Planlegge prosjektet og sikre fremdrift, herunder utarbeidelse og oppdateringer av prosjektplaner i MS Project Følge opp rutiner, prosjektstandarder og metodikk Utarbeide og rapportere status til prosjektledelsen Følge opp aksjonspunkter og beslutte behandlinger av disse Håndtere endringer i prosjektet Sikre forankring mot styringsgruppen og organisasjonen Vurdere og rapportere risiko, og iverksette og følge opp tiltak Planlagte leveranser / milepæler Oppstartsgodkjenning Presentasjoner til styringsgruppen Status til prosjektledelsen Risikomatrise Etablering Spesifisering av prosjektet Ressursplan Fremdriftsplan Prosjektdefinisjon AS-IS analyse Workshops med relevante prosesser i Ruter Dokumentering av allerede gjennomførte aktiviteter Detaljere alle aktiviteter som EBIR skal/kan overføre AS-IS dokument TO-BE analyse Workshops med relevante prosesser i Ruter TO-BE dokument Plan for å lukke gap Analyse gap og utarbeide plan for lukking Handlingsplan Sign off Godkjenning av handlingsplan i SG møte Beslutningsunderlag til SG Utvikling og test n/a n/a Utrulling og overføring til driftsorganisasjonen Gjennomføre handlingsplan Gjennomføre aktiviteter i handlingsplanen Avslutte EBIR Utarbeide sluttrapport Sluttrapport Tabell 3.1: Aktivitetsplan Utkvittert liste over aktiviteter Dokumentering av forslag til forbedringer og utestående punkter Side 6 av 8

7 4 Omfang Tabellen under viser estimert omfang i timer per hovedaktivitet for prosjektet. ID Task Name Work 1 Løpende prosjektledelse 30 t 2 Beskrivelse av nå situasjonen t 3 Beskrivelse av ønsket situasjon t 4 Etablering av handlingsplan 40 t 5 Gjennomføre aktiviteter i handlingsplan Tbd 6 Utarbeide sluttrapporter 40 t Tabell 4.1: Estimert omfang 5 Fremdriftsplan Ukentlig rapportering av fremdrift vil gjøres mot detaljerte milepæler i prosjektet. Tabellen under viser de viktigste milepælene. ID Milepælbeskrivelse Dato MP01 Når prosjektdefinisjon er godkjent MP02 Når dagens situasjon er kartlagt (opplæringsbehov/ressursbehov) MP03 Når målbilde for drift (forretningssiden) er kartlagt MP04 Når tiltak for å dekke gap er identifisert MP05 Når handlingsplan er godkjent i styringsgruppen MP06 Når alle identifiserte aktiviteter er gjennomført MP07 Når rapport over forbedringspotensial og utestående punkter er utarbeidet MP08 Når sluttrapport er godkjent av styringsgruppen og EBIR lukkes SG møte / Tabell 5.2: Milepæler 6 Ressursbehov Tabellen under viser estimert omfang, ansvarsforhold og roller per ressurs for gjennomføring av prosjektet. Rollebeskrivelse Hovedaktiviteter Hvem Periode/omfang Styringsgruppe Godkjenne prosjektdefinisjon, herunder mandat, omfang og organisering Styre retningslinjene og rammene som prosjektledelsen skal jobbe innenfor Godkjenne prosjektets hovedleveranser Bernt Reitan Jensen Gøran Eriksen Christine Bøgh Holtan Rune Pedersen Tore Kåss Marit Leite Side 7 av 8

8 Rollebeskrivelse Hovedaktiviteter Hvem Periode/omfang Anders Finckenhagen Prosjektleder Delprosjektleder Prosjektdeltager Fastsette prosjektets mål og mandat Tildele prosjektet nødvendige ressurser Godkjenne resultatene fra prosjektet Delta på faglige prinsippdiskusjoner og ta endelige beslutninger/innstillinger Planlegge prosjektet og sikre fremdrift, herunder utarbeidelse av overordnede prosjektplaner Definere prosjektomfang, estimert timeforbruk og tidsrammer Håndtere og løse problemer som oppstår innenfor rammer gitt av prosjekteier Følge opp fremdrift mot overordnet plan ukentlig Overordnet oppfølging av aksjonspunkter og beslutte behandlinger av disse Koordinering mot øvrige prosjekter Bistå i gjennomføring av workshops Bistå med dokumentasjon Marit Nielsen Utføres av prosjektleder og assisterende prosjektleder Merethe Haugane Margrete Lien Tabell 6.1: Ressursbehov 7 Krav til driftsorganisasjon Delprosjektet forutsetter at en driftsorganisasjon i Ruter tar hånd om følgende aktiviteter etter produksjonssetting: - Alle aktiviteter relatert til elektronisk billettering i Ruter Delprosjektet består i å lage og gjennomføre en egen plan for overlevering av EBIR til driftsorganisasjonen. Den vil beskrive aktiviteter som må gjennomføres i en driftssituasjon. 8 Risikovurdering Tabellen nedenfor viser en foreløpig risikovurdering for prosjektet. Prosjektet vil løpende vurdere og rapportere risiko, samt iverksette og følge opp tiltak. Dato reg Risiko Konsekvens beskrivelse Konsekvens Sannsynlighet H M L H M L Tiltak Ansvarlig Overlevering av EBIR til utvikling og forvaltning Omfang endres underveis Aktiviteten tar lengre tid x x Detaljere prosjektdefinisjon MN Tabell 10.1: Risikomatrise Side 8 av 8