A3 Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap / A3.16 Helhetlig virksomhetsstyring A Kontinuerlig forbedring inkludert gevinstrealisering

Transkript

1 Mandat for initiativ Tilhører prosjekt: A3 Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap / A3.16 Helhetlig virksomhetsstyring Navn på initiativ: A Kontinuerlig forbedring inkludert gevinstrealisering Leder for initiativ: Utfylt av (navn og rolle i programmet): Godkjent av Prosjekteier (dato): Valgt organisering av initiativ: Kristine Knutsen Magnar Benjaminson (oppdragansvarlig A og 6) Roger Nodeland (oppdragsansvarlig A3.16.5) Kristine Knutsen (delprosjektleder og oppdragsansvarlig for A og 7) Oppdrag Bakgrunnen for initiativet: I Overordnet politisk styringsdokument for etableringen av nye Kristiansand er det målsettinger om at den nye kommunen skal «Være pådriver for at interne arbeidsprosesser automatiseres når det kan gi økonomiske og kvalitetsmessige gevinster». «Sikre at det utarbeides konkrete og målbare gevinstrealiseringsplaner for nye Kristiansand». Kontinuerlig forbedring er et sentralt område for å lykkes med å hente ut gevinster. Ikke bare i arbeidet med kommunesammenslåingen, men det bør også være en naturlig del av organisasjonskulturen i Nye Kristisand. Kontinuerlig forbedring handler helt enkelt om at vi i alle prosesser skal spørre oss hva vi kan gjøre bedre eller smartere, og hvordan vi kan lære av de feilene vi gjør. Når vi bruker begrepet kontinuerlig forbedring, understreker dette at forbedringsarbeidet er en kontinuerlig prosess som aldri tar slutt. Kontinuerlig forbedring, herunder gevinstrealisering, er et sentralt element i flere deler av virksomhetsstyringen. Det er derfor behov for å samle arbeidet i et eget oppdrag. Slik at området er koordinert i både programmet og den nye organisasjonen. I første omgang er det arbeidet med gevinstplaner i programmet for etablering av Nye Kristiansand som må vies størst oppmerksomhet. Det er også en klar bestilling fra det politiske styringsdokumentet: «Forventninger til effekter innarbeides i prosjektplaner og konkretiseres i gevinstplaner for hvert av de administrative prosjektene. Dette blir tatt med som grunnlagsmateriale for utarbeidelse av første handlingsprogram og økonomiplan for den nye kommunen, inkludert forslag til hvordan effektene skal måles og rapporteres på.» Oppdraget må derfor først prioritere å etablere et rammeverk og gi opplæring og bistand omkring utarbeidelse av gevinstplaner for prosjektene i nye Kristiansand. I denne delen av oppdraget avgrenses gevinstkartleggingen til gevinster som er et direkte resultat av tiltak i prosjektene. Vi må være bevisst på at selve realiseringen av gevinster oftest skjer etter prosjektslutt. Derfor er det viktig at det også etableres et rammeverk, verktøy og opplæring som også retter seg mot ulike ledernivå i

2 den kommende organisasjonen. Slik at gevinstrealiseringsarbeid ikke kun var noe som ble gjort i programarbeidet. Oppdraget skal også utforme en generell nullpunktsanalyse med relevante indikatorer som kan danne grunnlag for måling av gevinster som ikke er direkte sporbare til spesifikke prosjekter eller initiativ. Eksempelvis nye Kristiansands samlede utvikling i antall årsverk, lønnsutvikling, tjenesteproduksjon og kvalitet.

3 1) Effektmål Effektmål beskriver en ønsket fremtidig situasjon som skal oppnås ved å gjennomføre initiativet. Er det noen av effektmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 1 Se mandat for A3.16 Helhetlig virksomhetsstyring. 2) Resultatmål Resultatmål beskriver hva et prosjekt eller tiltak skal oppnå og er knyttet til resultatene og leveransene fra arbeidet. Er det noen av resultatmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 2 Prosjektledere i programmet har enkle verktøy og tilstrekkelig kunnskap til å utarbeide gevinstplaner i sine prosjekter. Nye Kristiansand har retningslinjer og verktøy for å måle og rapportere på planlagte gevinster. Fremtidig ledelse og relevante ressurser innenfor de ulike kommunalområdene i nye Kristiansand har tilstrekkelig kunnskap til å arbeide med gevinstrealisering. Nullpunktsanalyse per 2019 for de tre kommunene. 2.1 Omfang Hvilke leveranser/sluttprodukter skal initiativet levere? Oppdraget skal levere: Opplæring og malverk for prosjektledere og relevante ressurser i programmet for nye Kristiansand i utarbeidelse av gevinstplan basert på en tilpasset og forenklet versjon av Direktoratet for økonomistyring (DFØ) sin veileder, KS sin Kokebok for gevinstrealisering og Prosjektportalen. «Gevinstteam» som kan bistå prosjekter i arbeidet med gevinstplaner (prosjektene er ansvarlig for utarbeidelse av gevinstplaner). Verktøy for måling og oppfølging av gevinster etter endt prosjekt. (i samarbeid med oppdrag for system for virksomhetsstyring (Corporater)). Overordnet informasjon omkring gevinstrealisering (organisering av arbeidet, forventninger mm.) i utvidet ledermøte (eller annet passende forum) i løpet av andre halvår «Gevinstteam» som kan bistå fremtidig ledelse og relevante ressurser i arbeidet med oppfølging av gevinstplaner. Nullpunktsanalyse for de tre kommunene som fokuserer på overordnede gevinster som følge av sammenslåingen. Danner grunnlaget for å måle kostnadsutvikling innenfor tjenestene målt opp mot produksjon og kvalitet, samt målinger knyttet til ressursbruk innen administrasjon. 2.2 Avgrensning og relevante forhold Hvilke leveranser/sluttprodukter skal initiativet levere? 1 Oppdraget vil i liten grad prioritere utarbeidelse og implementering av kontinuerlig forbedring i nye Kristiansand. Det begrunnes med behovet for å fokusere på gevinstarbeidet i prosjektene. 2 Oppdraget har ikke ansvar for utarbeidelse av gevinstplaner og gevinstrealisering, dette hviler på prosjekteier og gevinsteier. 1 Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda

4 3 Ved etablering av «Gevinstteam» er det behov for tydelig forventningsavklaring knyttet til hvilke oppgaver og ansvar teamet, prosjektene og fremtidig ledelse har. 4 Kontinuerlig forbedring og gevinstrealisering er begrep som er relevant for flere områder enn virksomhetsstyring. Underveis i arbeidet er det derfor viktig å foreta avgrensninger og koordinering overfor tilgrensende aktiviteter i de øvrige stabsområdene.

5 2.3 Tidsrammer Senest dato for oppstart: Senest dato for avslutning: Viktige datoer Begrunnelse: Begrunnelse: Milepæler Milepæler beskriver hva som forventes oppnådd på et gitt tidspunkt. Milepæler skal gi oversikt over arbeidet som skal gjøres og kontroll over når arbeidet skal være ferdig. De vil danne et grunnlag for å avsette og forplikte ressurser, og gjøre det lettere å lage en arbeidsfordeling og gi medarbeiderne konkrete oppgaver som de skal følge opp. Milepælene skal hjelpe prosjektleder og personen som leder initiativet til å sikre fremdrift. Legg til flere rader dersom delprosjektet har flere enn to milepæler. Mandat til behandling i prosjektrådet Mandat til behandling i programledelsen Prosjekteier godkjenner mandat Umiddelbart etter programledelsens godkjenning. Etablere gevinstteam Erfaringsutveksling med andre kommuner (Asker, Stavanger m.fl.) Opplæring av prosjektledere/- medarbeidere, inkl. verktøy (gevinstplanlegging) Verktøy for måling og rapportering av gevinster er etablert (Corporater) Snarlig Innen Innen

6 2.4 Kostnader og budsjett Hvilke kostnader vil påløpe i arbeidet? Hvordan skal dette finansieres og hva er budsjettrammene? Budsjett: Beskrivelse Budsjett eks. mva Kurs/opplæring av nøkkelpersonell ,- Erfaringsutveksling/referansebesøk ,- Sum ,- Finansiering: Kommentar: Samtlige kostnader i delprosjekt A3.16 med tilhørende oppdrag dekkes i sin helhet av Kristiansand kommune. Oppdraget har ingen direkte nødvendige kostnader. For å sikre at kommunen får etablert et fagmiljø anbefales det likevel kursing av nøkkelpersonell, samt mulighet for å besøke andre kommuner for erfaringsutveksling. 3. Risikostyring Det skal vurderes om det skal gjennomføres en risikoanalyse for initiativet. Sett et X for det alternativet som gjelder og skriv en kort kommentar om hvorfor det skal gjennomføres eller ikke. Skal det utarbeides en risikoanalyse for prosjektet? Ja Kommentar til svaret: Nei x Det utarbeides felles ROS-analyse for delprosjektet A3.16 Helhetlig virksomhetsstyring

7 5 Avhengigheter Beskriv hvilke avhengigheter som påvirker dette initiativet og hvilke andre delprosjekter/oppdrag/leveranser som er avhengig at dette initiativet og dets leveranser. Avhengigheter omfatter tilgang til ressurser/kompetanse, interne og eksterne leveranser, endringer i rammebetingelser, tilgang til data, innkjøp etc. Hvilke avhengigheter påvirker dette initiativet? Hvilke andre er avhengig av dette initiativet og dets leveranser? Overordnet policy-dokument (A3.16.1) Prosjektene i programmet for etablering av nye Kristiansand System for virksomhetsstyring (Corporater)(A3.16.5) 6 Interessenter Nevn de antatt viktigste interne og eksterne interessentene for initiativet. Det utarbeides felles/overordnet interessent-oversikt for delprosjekt A3.16 Helhetlig virksomhetsstyring. 7 Organisering og roller 6.1 Ressursbehov Hvilken rolle vil ressursen ha i initiativet, hvilken rolle har ressursen i sitt «vanlige virke», i hvilket omfang (i %, i timer eller lignende) skal denne ressursen bistå i initiativet og navn på ressursen. Rolle i delprosjektet Rolle i «vanlig virke» Omfang Navn Oppdragsdeltaker Ca 20 % Kristine Knutsen Oppdragsdeltaker Ca 20 % Roger Nodeland Oppdragsdeltaker Ca 10 % Uavklart. Vil forespørre aktuelle kandidater. Ressurs til «gevinstteam» Inntil 50 timer Uavklart. Vil forespørre aktuelle kandidater. Ressurs til «gevinstteam» Inntil 50 timer Uavklart. Vil forespørre aktuelle kandidater. Ressurs til «gevinstteam» Inntil 50 timer Uavklart. Vil forespørre aktuelle kandidater. 6.2 Tillitsvalgte Det skal vurderes om tillitsvalgte skal være deltagere i prosjektet. Sett et X for alternativet som gjelder for dette delprosjektet og skriv en kort kommentar om hvorfor de tillitsvalgte skal være med alternativt ikke være med i arbeidet. Ja Skal det involveres tillitsvalgte i arbeidet? Nei Kommentar til svaret: Uavklart. Venter tilbakemelding fra Nina Hauge. 6.2 Brukere Det skal vurderes om brukere skal være deltagere/involveres i initiativet. Sett et X for alternativet som gjelder og skriv en kort kommentar om hvorfor brukerne skal være med alternativt ikke være med i arbeidet. Skal det involveres brukere i arbeidet?

8 Kommentar til svaret: Ja Nei Ikke relevant for dette oppdraget. x