Oslo universitetssykehus HF

Transkript

1 Oslo universitetssykehus HF Styresak Dato dok.: 28. mai 2009 Dato møte: 4. juni 2009 Saksbehandler Administrerende direktør SAK 84/2009 STATUS SAMMENSLÅINGSAKTIVITETER Tidsplan Programmets og prosjektenes fremdriftsplaner og målsetninger har tatt utgangspunkt i de justerte og konkretiserte milepælene iht. styrevedtak 66/2009 ved Oslo universitetssykehus. De sentrale milepælene er satt til: 25/5 Beslutningsunderlag for organisering på nivå 2 20/6 Innspill til organisering på nivå 3 10/9 Beslutningsunderlag for helhetlig organisering. Helhetsvurderingen er at programmet og prosjektene ligger an til å levere iht. planen. Leveranse 25. mai Organisasjonsprosjektene (P1/P2/P3/P4/P7/P8 og delprosjektet Rusbehandling og Psykisk helsevern) har arbeidet intensivt med ferdigstilling av leveransene til 25. mai og har koordinert sine innspill til overordnet organisering av Oslo universitetssykehus på nivå 2. Leveransene fra alle prosjektene ble levert i henhold til plan. Leveransene ble presentert for prosjektets styringsgruppe 26. Mai. Styringsgruppen tok prosjektenes leveranse til etterretning og bekreftet at de var levert i henhold til de respektive prosjektenes mandat. Prosjektenes leveranser vil bli gjort tilgjengelig på internett. Prosjektenes leveranser utgjør sentrale deler av beslutningsunderlaget til styresaken om overordnet organisering av Oslo universitetssykehus som presenteres for styret i styremøtet 4. juni.

2 Oslo universitetssykehus HF styresak 84/2009 Side 2 av 5 Status øvrige prosjekter Prosjektet P5 Samlokalisering av klinisk virksomhet på kort sikt har presentert en rapport om fremdriftsplan og områder som skal vurderes som en del av arbeidet til styringsgruppen, og har begynt arbeidet med å etablere tilhørende arbeidsgrupper. Prosjektet P6 Areal er etter plan grunnet behov for ny prosjektleder, prosjektgruppen har valgt en intern midlertidig prosjektleder for å sikre fremdrift i mellomtiden. Prosjektet P9 Gevinstrealisering arbeider med konkretisering av mal for innmelding av gevinstrealiseringstiltak fra de andre prosjektgruppene og vil jobbe tett med prosjektene for å samle innspill til gevinstrealiseringspotensialet ved Oslo universitetssykehus. Prosjektene P10 Økonomi og P12 Kommunikasjon er i gang med sitt arbeid og ligger an til å levere iht. sine mandater. Prosjekt P11 HR har ferdigstilt omstilingshåndboken iht. mandatet og denne leveransen vil bli lagt frem for ledelsen i Oslo universitetssykehus. Det tiltenkte prosjektet P13 IKT vil ikke bli startet opp da det er besluttet at sentrale IKT oppgaver vil bli håndtert i linje eller gjennom SIO prosjektet under Helse Sør-Øst. Hovedrisikoer og identifiserte tiltak per 20. mai 2009 Programmets samlede risikobilde vurderes gult men det er flere enkeltstående risikoelementer som er røde. Disse følges opp fortløpende. Det er identifisert flere risikoelementer som er relatert til korte tidsfrister og høy arbeidsbelastning på prosjektmedarbeiderne. Det er iverksatt tiltak, både knyttet til generell kommunikasjon og begrensning av prosjektarbeidet ift. hva som er beskrevet i mandatene, samt stram prosjektstyring for å adressere disse risikoene. Risikoelement Beskrivelse Tiltak Korte frister Samhandling Korte tidsfrister kan påvirke kvaliteten på leveransen. Risiko for at arbeidsgruppenes forslag i for liten grad drøftes/forankres i hele prosjektgruppen. Prosjektene må avstemmes fortløpende og underlagsmateriale deles slik at andre prosjekter kan komme opp med gode og relevante løsninger. Stram prosjektstyring, møteplan og etablerte arbeidsgrupper. Strengere prioritering innenfor mandatet. Vurdere nøye hva som skal inngå i de ulike leveranser (20. juni og 10. september). Koordineringsmøter mellom P1, P2, P3, P4, P7,P8 og delprosjekt rusbehandling og psykisk helsevern. P6 prioriterer forslag fra P1 og P2 i starten.

3 Oslo universitetssykehus HF styresak 84/2009 Side 3 av 5 Risikoelement Beskrivelse Tiltak Kommunikasjon og forankring Prosjektledelse i P6 IKT Økonomisystem Visjon og kjerneverdier er ikke klart innen juni Risiko for at prosjektgruppens forslag blir for dårlig forankret i organisasjonen. Prosjektet er uten prosjektleder. Det er viktig at oppstart blir så snart som mulig ettersom det er avhengigheter både til og fra P6 med flere av de andre prosjektene. De fleste prosjektene er avhengig av forskjellige IKT-løsninger og en felles infrastruktur. Dagens løsninger er til dels meget forskjellige og forventningene til felles løsninger medfører risiko både med hensyn til økonomi og menneskelig ressurser. Begrenset med investeringsmidler mht å gjennomføre nødvendige ombygginger og IKT investeringer. Det foreligger ikke et fungerende bestillings og leveringsapparat, siste frist for å levere dette er 1/9/2009. Sent vedtak om iverksettelse av felles teknisk oppstartsløsning rapportering. Herunder ligger avklaring av finansiering for tilpasning av LISløsning og evt. grunnsystemer. Anbudsforhold kan vanskeliggjøre bruk av Web Plan som budsjetteringsverktøy vs Excel. Utarbeidelse av kommunikasjonsstrategiske grep avhenger av visjon og kjerneverdier. Kommunikasjonsplan utvikles. Dialogmøter planlegges. Dialog mellom HF-ledelsen og de forventet mest berørte ledere? Prosjektgruppen har valgt en midlertidig intern prosjektleder for å sikre fremdrift. Organisering av IKT arbeidet gjøres i samarbeid med SIO prosjektet. IKT behov må identifiseres og formidles til SIO prosjektet slik at kortsiktige løsninger kan identifiseres. Prosjektleder for SIO prosjektet deltar på koordineringsmøtene med prosjektlederne for å koordinere IKT behov. SIO prosjektet har fått bevilget IKT ressurser til spesifikke prosjekter. Begrensninger hva angår omstillings- /investeringsmidler samt IKT midler generelt fordrer en prioritert gjennomføring basert på grundig kvantitative og kvalitative vurderinger. Skaffe avklaring av bestillings- og implementeringsorganisasjonen innen Oslo universitetssykehus. Behandling i tre prosjektmøter med relativt kort mellomrom for både å kunne avklare tekniske behov og finansiering. En ny innkjøpsfaglig/juridisk vurdering tyder på at Webplan kan brukes dersom man aksepterer begrenset budsjett og ergo begrenset verktøytilpasning og antall lisenser. Bidra til at visjon og verdier utarbeides raskt. Overordnet tidsplan 25. mai leveransene er levert iht. mandatene og prosjektgruppene fokuserer nå på leveransene til 20. juni, samt på beslutningsgrunnlaget for helhetlig organisering til 10. september. Programledelsen vil gjennomgå mandatene til de respektive prosjektene med prosjektenes ledere for å sikre omforente forventinger til leveransene 20. juni. Milepælene er illustrert i figuren under.

4 Oslo universitetssykehus HF styresak 84/2009 Side 4 av 5 Planen forutsetter at hoveddelen av ferieavviklingen for prosjektets medlemmer er mulig å gjennomføre i juli måned og at arbeidet i prosjektene gjenopptas senest 15. august. Forslag til vedtak 1. Styret tar status sammenslåingsaktiviteter til orientering og er svært tilfreds med at prosjektene som hadde leveranser 25. mai har levert i henhold til plan og i tråd med sine respektive mandater. 2. Styret ønsker å takke for det sterke engasjement og medvirking ansatte, tillitsvalgte og ledelse ved Oslo universitetssykehus har lagt ned i integrasjonsarbeidet generelt og i forbindelse med leveransene 25. mai spesielt. Oslo, 28. mai 2009 Erik Omland sign.

5 Oslo universitetssykehus HF styresak 84/2009 Side 5 av 5