VEDLEGG 1 TERTIALRAPPORT DIGITAL FORNYING - for bedre pasientsikkerhet og kvalitet-

Transkript

1 Digital fornying VEDLEGG 1 TERTIALRAPPORT DIGITAL FORNYING - for bedre pasientsikkerhet og kvalitet-

2 1. Program Digital fornying Helse Sør-Øst RHF har etablert programmet Digital fornying, som skal sikre at regionen oppnår målsetningene for fornying, standardisering og fellesregionale prosesser og teknologiske løsninger. Gjennom dette skal Digital fornying også styrke pasientsikkerhet og kvalitet. Programmet er et organisasjonsutviklingsprogram som skal understøttes av felles virksomhetsprosesser og standardiserte teknologiske løsninger. Digital fornying omfatter følgende seks strategiske programmer: Virksomhetsstyring Regional klinisk dokumentas dokumentasjon Laboratoriedatasystem Regional RIS/PACS Digital samhandling Figur 1 De strategiske programmene Infrastrukturmodernisering 2. Etablering av fornyingsstyret Digital fornying ledes av fornyingsstyret, som rapporterer til administrerende direktør i Helse Sør-Øst RHF. Fornyingsstyrets hovedmål er å styre gjennomføringen av de regionale standardiseringsprogrammene som definert i IKT-strategi og handlingsplan , samt tilse at det realiseres nytteeffekter i helseforetakene som følge av innføring av de regionale standardene. Fornyingsstyret består av administrerende direktører i samtlige helseforetak, ledere fra Helse Sør-Øst RHF, direktør Sykehuspartner og konserntillitsvalgte. Fornyingsstyret ble oppnevnt og etablert i mars 2013, og har hittil i 2013 blitt avholdt fire møter. Det er planlagt ytterligere fire møter høsten Figur 2 Styringslinje Digital fornying 3. Etablering av fornyingsstyrets programkontor Fornyingsstyrets programkontor i avdeling for Teknologi og ehelse er sekretariat og saksforberedende til fornyingsstyret, og ble operativt i april Viseadministrerende direktør i Helse Sør-Øst RHF er øverste ansvarlig for programkontorets leveranser og innstiller til fornyingsstyret. Fornyingsstyrets programkontor skal tilrettelegge for at fornyingsstyret kan styre og følge opp programmene, og for at fornyingsstyret fatter de 2

3 nødvendige vedtak i styringen av programmene. Fornyingsstyrets programkontor skal sikre at beslutninger i fornyingsstyret blir etterlevd i programmene, bistå programmene med metodikk, sikre enhetlige planer og rapporter, styre risiko og kvalitet i programmene og sikre konsistent bruk av de regionale virkemidlene. Det gjennomføres løpende ekstern kvalitetssikring av arbeidet og leveransene knyttet til Digital fornying og i fornyingsstyrets programkontor. Eksterne kvalitetssikrere har vurdert gjennomføringsplanen, gitt innspill til videre arbeid med planen, og vil gi sin vurdering av leveransene knyttet til hovedmilepælene fremover. 4. Programmenes styrer og mandater Programstyrer Fornyingsstyret har oppnevnt representanter til programstyrene til de seks regionale standardiseringsprogrammene på bakgrunn av intervjuprosesser. Programstyrene er sammensatt med representanter fra helseforetakene innen kliniske prosesser/fagpersoner, Sykehuspartner og/eller helseforetak som er ledende innen IKT, Helse Sør-Øst RHF, konserntillitsvalgte og eksterne representanter (gjelder ikke alle programmer). Sammensetningen av programstyrene skal være slik at de representerer en kompetanse, tyngde og tilnærming som gjør dem i stand til å utføre sitt ansvar og rolle på en optimal måte for hele regionen. Under følger en oversikt over programstyreledere i de strategiske programmene: Program Programstyreleder Helseforetak Infrastrukturmodernisering Cato Rindal, IKT direktør Sykehuspartner Regional klinisk dokumentasjon Cathrine Lofthus, viseadministrerende direktør Oslo universitetssykehus Ett regionalt RIS/PACS Toril Kolås, fagdirektør Sykehuset Innlandet Ett felles regionalt Tore Krogstad, klinikkdirektør Sykehuset Østfold laboratoriedatasystem Digital samhandling Stein Vaaler, viseadministrerende direktør Akershus universitetssykehus Virksomhetsstyring Hanne Gaaserød, økonomidirektør Helse Sør-Øst RHF Tabell 1 Programstyreledere Programmenes mandater Programmandatet er fornyingsstyrets oppdrag til programstyret, og beskriver hva programmet skal levere. De eksisterende programmandatene har blitt revidert, og det har blitt utarbeidet en felles mal som inneholder standardtekst som skal fremkomme i alle programmandatene, samt retningslinjer for programspesifikk tekst. Alle de seks strategiske programmene har nå programmandater som er vedtatt i fornyingsstyret. 3

4 5. Gjennomføringsplan Gjennomføringsplanen har vært en av de mest sentrale leveransene i første tertial Leveransen svarer ut styresak Gjennomføringsplanen har som formål å sikre at programmenes planer er koordinerte og gjennomførbare, og bidrar til å realisere Helse Sør-Østs overordnede strategiske mål. Gjennomføringsplanen skal være et beslutningsgrunnlag for å prioritere prosjekter og implementeringsrekkefølge for helseforetak i prosjektporteføljen, både innbyrdes og på tvers av programmene. Gjennomføringsplanen skal dessuten gi grunnlag for å kunne vurdere konsekvenser for programmene ved potensielle endringer i regionens behov, innenfor tilgjengelige økonomiske rammer gitt i årlige budsjettildelinger og estimert i økonomisk langtidsplan. Gjennomføringsplanen ble godkjent av fornyingsstyret 6. mai Denne gir en første helhetlig sammenstilling og beskrivelse av de regionale, strategiske programmenes eksisterende planer innenfor dimensjonene tid, økonomi, ressurser, avhengigheter og risiko. I tråd med revidering av budsjettet for 2013, er det nødvendig å gjøre endringer i programmenes tidsplaner, med formål å oppnå revidert budsjett for Gjennomføringsplanen inneholder derfor også et vedtatt revidert budsjett samt reviderte fremdriftsplaner. Gjennomføringsplanen inkluderer også en vurdering av de mest overordnede avhengighetene mellom programmene, som til en viss grad vil styre rekkefølge for gjennomføring av prosjekter. I tillegg er det foretatt en vurdering av Sykehuspartners ressurssituasjon, samt en overordnet risikovurdering. Se punkt 8 for status på risikovurderingen. Se vedlegg 2 for hele gjennomføringsplanen. Figur 3 Sammensetning gjennomføringsplan, også kalt «masterplan» 6. Status på fremdrift i programmene Under følger overordnet presentasjon og status for fremdrift for de seks strategiske programmene. Status på fremdrift bygger på statusrapportering til fornyingsstyret 4. juni 2013: 4

5 Figur 5 Overordnet status for programmene (1/2) Figur 6 Overordnet status for programmene (2/2) 5

6 Programmene rapporterer månedlig på status og figur 7 oppsummerer status pr program. Figur 7 Statusrapportering pr 15.mai 2013 (økonomi 30.april 2013) Overordnet: Digital fornying er nå i en fase hvor programmene jobber med å tilpasse seg vedtatt gjennomføringsplan og refordelte budsjetter. Dette fremkommer både av prognoser og generell status. Fremdrift: Fem programmer melder en fremdrift i henhold til plan eller mindre kritiske avvik. Infrastrukturmoderniserings program IKT-plattforms programstyre behandlet i april en revidert plan for omlegging Sykehuset Østfold. Programkontoret for digital fornying vil gjennomføre en total gjennomgang av program IKT-plattform sine leveranser til Sykehuset Østfold med mål om å avklare hvordan vi sikrer nødvendige leveranser til Sykehuset Østfold. Det vil gjennomføres en ekstern kvalitetssikring av hele programmet. Økonomi: Samlet forbruk per april har vært på 270 MNOK, som utgjør 25 prosent av samlet revidert budsjett for Programmene melder en fremdrift i henhold til plan eller mindre kritiske avvik. Prognosen er over revidert budsjett fra gjennomføringsplan. Alle programmer har iverksatt tiltak for å redusere prognosene. Infrastruktur-modernisering-IKT-plattform behandlet revidert plan i programstyret 23.mai 2013, og avvik mellom prognose og budsjett er sterkt redusert. For program virksomhetsstyring vises det til egen styresak i Helse Sør-Øst RHF og prosess relatert til finansiering ERP. Risiko: Program IKT-plattform melder en rød risiko om at helseforetakene ønsker ytterligere tjenester enn det som tilbys gjennom standard plattform, samt lokale tilpasninger. Ressurser: Programmene melder en ressurssituasjonen til å være på plan eller ha mindre kritiske avvik. 6

7 7. Økonomi Budsjettramme Digital fornying er for 2013 tildelt en budsjettramme på 778 millioner kroner i investeringsmidler og 215 millioner kroner i driftsmidler. Programmenes opprinnelige planer for 2013 gir betydelige prognoseavvik i forhold til budsjettet. Det er derfor utarbeidet et forslag til en omprioritering av midlene for 2013, som ble godkjent av fornyingsstyret 6. mai 2013 som en del av gjennomføringsplanen: Program Revidert budsjett Investering Drift Infrastrukturmodernisering Regional klinisk dokumentasjon Ett regionalt RIS/PACS 36 9 Ett felles laboratoriedatasystem 53 9 Digital samhandling regionalt og nasjonalt Virksomhetsstyring og økonomi IKT Sykehuset Østfold Kalnes Sum Digital fornying Tabell 2 Refordelt budsjett pr program for 2013 Tabell 3 og 4 oppsummerer forbruk og revidert budsjett. Samlet forbruk per 30. april har vært på 270 millioner kroner, som utgjør 25 prosent av samlet revidert budsjett for Alle programmene har i mai 2013 jobbet med tiltak for å redusere prognosene, da samlet prognose per april 2013 var over revidert budsjett. Programmene melder følgende for investeringer: Tall i TNOK Program Spesifisering av programmet Forbruk Hiå Revidert budsjett* Forbruk i % av revidert budsjett* Teknisk framskrivning Infrastrukturmodernisering Program IKT-plattform % Regional klinisk dokumentasjon Hele programmet % Ett regionalt RIS/PACS --- « % Ett felles laboratoriedatasystem --- « % Digital samhandling Meldingsløftet % Virksomhetsstyring Økonomi- og logistikkløsning % Datavarehus og rapporteringsløsning % IKT SØK Prosjekt IKT SØK % SUM % **Teknisk framskriving gir en indikasjon på hvor investeringene til programmene vil ende ved årsslutt, gitt samme aktivitetsnivå. Tabell 3 Investeringer

8 Programmene melder følgende for drift: Tall i TNOK Program Programnavn Forbruk Hiå Revidert budsjett* Forbruk i % av revidert budsjett* Teknisk framskrivning Infrastrukturmodernisering Program IKT-plattform % Regional klinisk dokumentasjon Hele programmet % Ett regionalt RIS/PACS --- « % Ett felles laboratoriedatasystem --- « % Digital samhandling Meldingsløftet % Virksomhetsstyring Økonomi- og logistikkløsning % Datavarehus og rapporteringsløsning % 0 IKT SØK Prosjekt IKT SØK % SUM % *Revidert budsjett*: budsjett og tilleggsliste fra Masterplan v1.0 **Teknisk framskriving gir en indikasjon på hvor investeringene til programmene vil ende ved årsslutt, gitt samme aktivitetsnivå. Tabell 4 Drift Risiko Figur 9 Overordnet risikovurdering Det er gjennomført en risikovurdering fokusert på gjennomføringsrisiko. Figuren ovenfor illustrerer hovedrisikoene. Risikovurderingen konkluderer med at den fremtidige risiko forutsetter fokus på å gjennomføre pågående og etablere nye tiltak for å redusere den samlede risikoen. 8

9 Tiltak for å redusere risiko knyttet til ressurser: Tydeliggjøre prioritering mellom prosjektene Videreutvikling av fornyingsstyrets programportefølje for å sikre en økt sammenheng mellom planer og kapasitet Sykehuspartner gjennomfører pågående og nye tiltak for å øke kapasiteten Sikre en samlet oversikt over helseforetakenes ressurser (behov og kapasitet) Tiltak for å redusere risiko knyttet til standardisering: Tydeligere krav til standardisering Utvikle og benytte forvaltningsregime for å understøtte standardisering Følge opp prosesser i Helse- og omsorgsdepartementet for endring i regelverk Per 15. mai melder fem av programmene risiko iht plan eller mindre kritiske avvik. IKTplattform melder en rød risiko ettersom helseforetakene ønsker flere tjenester enn det som tilbys gjennom standard plattform, samt lokale tilpasninger. Det er etablert en egen tiltaksplan for å håndtere dette. 9