Møtereferat. Agenda. Oppdateringer fra Trude

Transkript

1 Møtereferat Sak: Sentral prosjektledelse Hålogalandsprosjektet Dato: 23.august 2006 Referent: Trud Berg Trude Grønlund, leder Fra sentral Inger Johanne Sivertsen prosjektledel Max jensen se: Elin Gullhav Trud Berg Forfall: Anne May Knudsen er på ferie Assosierte Tove Skjelvik medlemmer Konsulenter Mai-Liss Larsen, PWC Neste møte: 5. september etter lunsj, Harstad Agenda 1. Presentasjon av alle i prosjektledelsen 2. Oppdatering fra Trude hva skjer 3. Overordnet gjennomgang av mandatene uklarheter? 4. Prosjektledelsens ansvar og arbeidsformer, herunder bl.a.: Hvordan jobber vi sammen? Hvordan sikrer vi informasjonsflyten i prosjektledelsen? Prosjektets legitimitet Budsjett for prosjektet 5. Hvordan jobbe med og for delprosjektene ift styring og sikring at delprosjektene leverer etter mandat og tidsplan. Møte med delprosjektlederne uke 35 Oppstartsmøter delprosjektene uke 36 Innhold i disse 6. Sekretariat for delprosjektene Hvem og hvordan? 7. Kort gjennomgang av malverket så langt innspill 8. Svartjenesten på plass fra 1. september 9. Beredskapsplan for oppbemanning av prosjektet dersom noe skulle flyte Bestilling fra ledergruppen i Helse Nord RHF 10. Forholdet til tillitsvalgte Oppdateringer fra Trude Følgende områder ble diskutert:

2 Rolleavklaringer mellom prosjektet og løpende oppdrag i linjen i Hålogalandssykehuset Prosjektledelsen er skeptisk til de signaler vi mottar på at Hålogalandssykehuset anser at økonomiske utfordringer skal løses i dette prosjektet. Der er viktig at vedtatt innsparingstiltak blir iverksatt som forutsatt. Forholdet til PwC-rapportene utarbeidet for Hålogalandssykehuset HF 2005/2006 Prosjektledelsen anser at PwC-rapportengir viktig informasjon og data vi har bruk for og ønsker at disse rapportene skal ligge til grunn for den videre utredningen. Diskusjon omkring mandatene Hovedmandat Hovedmandatet bør bli tydeligere på økonomiske føringer for 2007, og krav om ballanse per Dette bør inn i hovedmandat og delmandat, og bidra til at prosjektets fokus også blir på økonomiske innsparinger. Bør operasjonalisere innen hvilke prosjekter økonomisk inntjening skal innhentes, samt hvilke økonomiske størrelser det er snakk om. Alle prosjekter Ventetider Sentral prosjektledelse samler denne type data for alle delprosjektene. Kravspesifikasjon utarbeides av Mai Liss, Trud og Elin. Bestilling av dette går til SKDE. Reiseutgifter tillitsvalgte gjennomgå hva som er regler for reiseutgifter/tapt arbeidsfortjeneste for de tillitsvalgte. Max ser på dette. Må også synliggjøre utgiftene ute på foretakene. Viktig at tillitsvalgtes reiser synliggjøres i budsjettet. Somatikk/medisinsk service Mandat pkt 1 innhenting av data Diskusjon rundt kompetanseprofil, som må favne spesialister/ikke spesialister, type spesialister, funksjonsspesifikt. Innleie av personell hensiktsmessig å inkludere årsak til innleie i de data vi skal innhente. Ventetider skal være gjennomsnittlig ventetid Beredskap aktiv/passiv Mai Liss har oversikt over hvordan dette skal kartlegges Mandat pkt 2 utrede ulike alternativer Tydelig på at vi må kartlegge de ulike ordningene for avtalespesialister. Gjelder særlig der avtalespesialister har sin virksomhet inne på foretakenes område. Alternativene må ha sitt utgangspunkt i strategisk plan (plan og melding), samt ulike handlingsplaner. Det lages informasjonsmappe på F-området med det vi alle bør være kjent med av bakgrunnsmateriale. Mandat pkt 4 Anbefale løsning Ved store endringer må dette behandles først i styret, så i foretaksmøtet. Legg inn tid til drøfting og informasjon.

3 Prehospitale tjenester Leveranse for dette prosjektet: Skal alt leveres til første styremøte, eller skal prosjektet deles noe opp, med orienteringssak i oktober, og at delprosjektgruppa jobber videre frem mot endelig vedtak senere i høst. Dette må avklares med Lars og styringsgruppa innen 4. september. Pkt 3 alternative løsninger Sak : Legges i underlagsmappe. Antall AMK-sentraler: Ønsker at styringsgruppen skal presisere at det skal være én sentral og at det er tidsperspektivet som skal utredes. Delprosjekt RUS Ingen innspill. Psykisk helsevern Utredningen for dette gjelder Harstad/Narvik/UNN, der Stokmarknes ikke er inkludert. Slagrehabilitering Analyse av pasientstrømmer må ligge til grunn for denne utredningen. Dette er allerede utredet i tidligere arbeid i HHF. Prosjektet skal se på det faglige tilbudet innen slagrehabilitering som gis i regionen. Fellesfunksjoner De som er overført fra Stokmarknes til Nordlandssykehuset, men knyttet til områder som favnes av dette prosjektet, skal være en del av den videre utredningen. De som arbeider med dimensjonering av fellesfunksjoner ved Nordlandssykehuset skal rapportere inn i dette prosjektet. Delprosjekt IKT Det skal stå sykehus og ikke foretak i dette mandatet Skille mellom alternativer på kort og lang sikt. Bestillerenheten må være representert i denne prosjektgruppen. Dette må diskuteres med styringsgruppen. Hvordan jobber vi sammen i prosjektledelsen Vi møtes fysisk hver mandag. Her skal minimum følgende momenter diskuteres. Fremdrift Bistand og diskusjon oss mellom Informasjon om hva som har skjedd siden sist Informasjon om delprosjektene fra maler som leveres fra delprosjektene hver fredag Hva med de som evt. ikke leverer? Få ut frustrasjoner Vi møtes i utgangspunktet i Bodø, men i praksis vil en god del av møtene foregå i Harstad.

4 4. september fellessamling alle prosjektene Følgende områder skal gjennomgås: Gjennomgang av mandatet Fasegjennomgang I møtet må alle delprosjektmedlemmene forplikte seg til mandatet og til det arbeidet som skal gjennomføres. Alle må være beredt til å oppfylle mandat med tidsfrister. Møteplan alle delprosjekter bør ha ca 5 prosjektmøter Gjennomgang av maler for prosjektstyring Vår rolle: delprosjektlederne er ansvarlig overfor sentral prosjektledelse, den enkelte ansvarlige fra prosjektledelsen er pådriver/støttespiller i prosessen. Vi må bidra til at prosessen i gruppa glir godt, og gi innspill dersom gruppa går inn i tunge diskusjoner. Bistå at tidsrammer for møter holder, og vi kan bistå med diskret overstyring dersom noe ikke går veien. Samme gjelder for totale tidsstyring, ikke bare for dette møtet. Ift de tillitsvalgte: Det er viktig at vi understreker at de tillitsvalgte/vernetjenesten er fullverdige medlemmer av delprosjektgruppene og må bidra på samme vis som øvrige medlemmer. Oppgavefordeling: Det er nytt oppsett for sentral prosjektledelses ansvarsfordeling for prosjektene, siden ansvarsfordelingen var litt skjevfordelt ift muligheten til å følge opp. Vi har også laget forslag til sekretariat for hvert delprosjekt. Oppgavefordelingen finnes i eget dokument. Maler Det utarbeides maler innen følgende områder: Programstyringsmaler Prosjektstyringsmaler Maler for nåsituasjonsanalyse Rapportmaler Styringsmaler skal presenteres 4. september. Maler for nåsituasjonsanalyse ferdigstilles slik at de kan diskuteres 5. september. Sendes ut til delprosjektene 6. september. Svartjenesten/mailadresser Vi er veldig fornøyd med oppsett for svartjenesten. Fordeling av ansvar for halogaland@helse-nord.no er som følger: Kliniske spørsmål: Trude/Inger Johanne Organisering stab: Trud Prosjekt: Trud Informasjon: Anne May Trud er ansvarlig for å vurdere om noe skal journalføres.

5 Øvrige områder Styringsgruppepapirene til 2. oktober sendes ut torsdagen før. Informasjonsplikten overfor tillitsvalgte dette må diskuteres den 5. september (møte med tillitsvalgte) Diskutere plikter/rettigheter og krav om drøfting den 5. september Beredskapsplan Vi er bedt av ledermøtet i Helse Nord RHF å etablere en beredskapsplan. Vår beredskap er som følger: A. Om vi ikke får skrevet raskt nok Tiltak: 1. Elin Gullhav går inn i prosjektet 100 %. 2. Andre rådgivere i Helse Nord RHF tiltrer prosjektet. 3. Vi henstiller om mer ressurser fra foretakene. B. Vi mottar ikke bestilt bakgrunnsmateriale/det tar for lang tid 1. Ledelsen sender mail om at alle har plikt til å levere. Eivind, Knut, Harald/Jorunn tar dette i ledergruppen, og Lars kan gjøre dette i direktørmøtet. 2. Elin sjekker fortløpende hva av tall og materiale vi kan ta ut sentralt. C. Delprosjektgruppene krangler 1. Instruere delprosjektgruppen på at dersom gruppearbeidet ødelegges av massiv krangling, legger vi ned gruppene og skriver selv