A3 Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap / A3.16 Helhetlig virksomhetsstyring A Overordnet policy for helhetlig virksomhetsstyring

Transkript

1 Mandat for initiativ Tilhører prosjekt: A3 Virksomhetsstyring, økonomi og eierskap / A3.16 Helhetlig virksomhetsstyring Navn på initiativ: A for helhetlig virksomhetsstyring Leder for initiativ: Utfylt av (navn og rolle i programmet): Godkjent av Prosjekteier (dato): Valgt organisering av initiativ: Kristine Knutsen Magnar Benjaminson (oppdragsansvarlig for A og 6) Roger Nodeland (oppdragsansvarlig for A3.16.5) Kristine Knutsen (delprosjektleder og oppdragsansvarlig for A og 7) Oppdrag Bakgrunnen for initiativet: Viser til «Bakgrunn for initiativ» for A3.16 Helhetlig virksomhetsstyring. Når det skal arbeides helhetlig med virksomhetsstyring for nye Kristiansand, bør kommunen ha et policy-dokument. Policyen skal beskrive hvilke prinsipper organisasjonen har for virksomhetsstyring, og skal følges av ledere på alle nivå i organisasjonen. Det finnes ulike definisjoner og en rekke tilnærminger på hva virksomhetsstyring er. Det er hensiktsmessig at nye Kristiansand definerer hva begrepet og området er for deres virksomhet. Herunder etablerer et overordnet styrende dokument som beskriver styring og ledelse i nye Kristiansand. I sitt dokument for styring og ledelse definerer Asker kommune virksomhetsstyring som: «Virksomhetsstyring favner all ledelsesmessig aktivitet, styring og kontroll som skal bidra til å iverksette politiske vedtak, prioriteringer og mål, og å skape best mulige resultater og kvalitet i tjenestene. Virksomhetsstyringen omfatter begge fullmaktsnivåene og skal sikre at styringen skjer likt og samordnet mellom og innen tjenesteområdene» Deler av definisjonen er hentet fra andre og den går igjen i en rekke styrende dokumenter hos andre offentlige virksomheter. Den er samtidig beskrivende og dekkende for hvilken tilnærming nye Kristiansand kan ha til området. Endelig definisjon som nye Kristiansand skal benytte er noe programledelsen må ta stilling til. Oppdraget som arbeider med overordnet policy har ansvar for å arbeide frem et forslag. I praksis er virksomhetsstyring en operasjonalisering av ulike styringsverktøy (eks. strategi, budsjett, resultatstyring, risikostyring m.m.) og omfatter med andre ord den totale styringen av en virksomhet - altså summen av de styringsverktøy og strukturer som virksomheten består av.

2 1) Effektmål Effektmål beskriver en ønsket fremtidig situasjon som skal oppnås ved å gjennomføre initiativet. Er det noen av effektmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 1 Se mandat for A3.16 Helhetlig virksomhetsstyring. 2) Resultatmål Resultatmål beskriver hva et prosjekt eller tiltak skal oppnå og er knyttet til resultatene og leveransene fra arbeidet. Er det noen av resultatmålene som støtter opp under de vedtatte målene eler andre føringer/vedtak? 2 -dokument som beskriver helhetlig virksomhetsstyring i nye Kristiansand kommune. 2.1 Omfang Hvilke leveranser/sluttprodukter skal initiativet levere? Dokumentet bør inneholde overordnet beskrivelse av: - Ledelse - Plan- og styringssystemet - Internkontroll - Årshjulet - FoUI - Denne listen er ikke uttømmende. Den nye organisasjonen er ikke på etablert pt, og det kan tilkomme innspill og ideer som gjør at innholdet i policyen bør justeres underveis. Referansedokument: Askers tilsvarende dokument: «Ledelse og styring i Asker kommune» (2015). Det arbeides i programmet for nye Asker med en ny og oppdatert versjon av dokumentet. Oppdraget er i dialog med Asker. Revidert versjon for nye Asker vil være tilgjengelig før sommeren Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda Overordnet styringsdokument vedtatt av fellesnemda

3 2.2 Tidsrammer Viktige datoer Senest dato for oppstart: Begrunnelse: Senest dato for avslutning: Begrunnelse: Policy må være klar til utvidet ledermøte 31.oktober Milepæler Milepæler beskriver hva som forventes oppnådd på et gitt tidspunkt. Milepæler skal gi oversikt over arbeidet som skal gjøres og kontroll over når arbeidet skal være ferdig. De vil danne et grunnlag for å avsette og forplikte ressurser, og gjøre det lettere å lage en arbeidsfordeling og gi medarbeiderne konkrete oppgaver som de skal følge opp. Milepælene skal hjelpe prosjektleder og personen som leder initiativet til å sikre fremdrift. Legg til flere rader dersom delprosjektet har flere enn to milepæler. Mandat til behandling i prosjektrådet Mandat til behandling i programledelsen Prosjekteier godkjenner mandat Førsteutkast av overordnet policy ferdig Umiddelbart etter programledelsens godkjenning til behandling i prosjektrådet. til behandling i programledelsen. til politisk orientering, evt behandling. klar til bruk. August/september Nøyaktig dato vil bli fastsatt. August/september Nøyaktig dato vil bli fastsatt. August/september Nøyaktig dato vil bli fastsatt

4 2.3 Kostnader og budsjett Hvilke kostnader vil påløpe i arbeidet? Hvordan skal dette finansieres og hva er budsjettrammene? Budsjett: Finansiering: Kommentar: Designbyrå for visuell utforming av policy: ca kr. Samtlige kostnader i delprosjekt A3.16 med tilhørende oppdrag dekkes i sin helhet av Kristiansand kommune. Innhold vil leveres av ulike oppdrag i delprosjektet, av ledelsens arbeid med organisasjonskultur (PwC, kulturkartlegging) og oppdragsgruppens arbeid. Det vil imidlertid være behov for ekstern bistand til den visuelle utformingen av sluttproduktet. 3) Risikostyring Det skal vurderes om det skal gjennomføres en risikoanalyse for initiativet. Sett et X for det alternativet som gjelder og skriv en kort kommentar om hvorfor det skal gjennomføres eller ikke. Skal det utarbeides en risikoanalyse for prosjektet? Ja Nei x Kommentar til svaret: Det utarbeides felles ROS-analyse for delprosjektet A3.16 Helhetlig virksomhetsstyring.

5 4) Avhengigheter Beskriv hvilke avhengigheter som påvirker dette initiativet og hvilke andre delprosjekter/oppdrag/leveranser som er avhengig at dette initiativet og dets leveranser. Avhengigheter omfatter tilgang til ressurser/kompetanse, interne og eksterne leveranser, endringer i rammebetingelser, tilgang til data, innkjøp etc. Hvilke avhengigheter påvirker dette initiativet? Dokumentet vil bygge mye på «Overordnet politisk styringsdokument for etableringen av nye Kristiansand», men vil i praksis ha en kobling til alle andre prosjekter som sier noe om styring og ledelse (eks. arbeidsgiverpolitisk plattform) Samtlige andre oppdrag i delprosjekt A3.16 Helhetlig virksomhetsstyring Tidspunkt for lederopplæring i nye Kristiansand. Samspillet med lederopplæring. Ledelsens arbeid med organisasjonskultur. Hvilke andre er avhengig av dette initiativet og dets leveranser? Lederopplæringen Opplæring generelt 5) Interessenter Nevn de antatt viktigste interne og eksterne interessentene for initiativet. Det utarbeides felles/overordnet interessent-oversikt for delprosjekt A3.16 Helhetlig virksomhetsstyring. 6) Organisering og roller Den overordnede policyen for helhetlig virksomhetsstyring i nye Kristiansand kommune vil være et sentralt ledelses- og styringsdokument. Det er dermed behov for å ha en dialog med ledergruppen i den nye kommunen underveis, for å avklare forventninger og behov om hva et slikt dokument bør inneholde og hvordan det bør utformes. Dette vil skje både i forkant og i etterkant av at mandatet er godkjent. Det er et særlig behov for å avklare hvilke forventninger ledergruppen har til ledelsesaspektet i det overordnede styringsdokumentet.

6 6.1 Ressursbehov Hvilken rolle vil ressursen ha i initiativet, hvilken rolle har ressursen i sitt «vanlige virke», i hvilket omfang (i %, i timer eller lignende) skal denne ressursen bistå i initiativet og navn på ressursen. Rolle i delprosjektet Rolle i «vanlig virke» Omfang Navn Oppdragsansvarlig Innkjøpsrådgiver, Ca 20% Kristine Knutsen Økonomienheten Roger Nodeland Økonomienheten Oppdragsdeltaker Rådgiver HMS og Magnar Benjaminson Kvalitet, Org.dir stab Randi Bentsen Økonomienheten Samhandling og Uavklart. Utnevnes av direktør for området. innovasjon Organisasjon, Uavklart. Utnevnes av direktør for området. personal og stab Referansegruppe - Ledergruppen 6.2 Tillitsvalgte Det skal vurderes om tillitsvalgte skal være deltagere i prosjektet. Sett et X for alternativet som gjelder for dette delprosjektet og skriv en kort kommentar om hvorfor de tillitsvalgte skal være med alternativt ikke være med i arbeidet. Ja Skal det involveres tillitsvalgte i arbeidet? Nei Kommentar til svaret: Uavklart. Venter tilbakemelding fra Nina Hauge. 6.2 Brukere Det skal vurderes om brukere skal være deltagere/involveres i initiativet. Sett et X for alternativet som gjelder og skriv en kort kommentar om hvorfor brukerne skal være med alternativt ikke være med i arbeidet. Kommentar til svaret: Ja Skal det involveres brukere i arbeidet? Nei Ikke relevant for dette oppdraget. x