Oslo universitetssykehus HF

Transkript

1 Oslo universitetssykehus HF Styresak Dato dok.: 29. september 2009 Dato møte: 8. oktober 2009 Saksbehandler: Prosjektdirektør IKT Vedlegg: Status og risikorapportering IKT SAK 138/2009 STATUS IKT I OSLO UNIVERSITETSSYKEHUS HF Bakgrunn Samordnet IKT i Oslo universitetssykehus er behandlet av styret den 29. januar 2009 sak 20/2009, 4. juni 2009 sak 88/2009 og den 25 juni 2009 sak 103/2009. Det ble i sak 20/2009 presentert en oversikt over IKT-utfordringene som er knyttet til etableringen av ett, integrert helseforetak samtidig som driftsrelaterte oppgaver og personell virksomhetsoverføres til Sykehuspartner. Sak 88/2009 gjennomgikk kritiske systemer og aktiviteter, og konkluderte med at innføring av felles klinisk informasjonsgrunnlag ikke kan skje før 1. juni Sak 103/2009 presenterte de viktigste tiltakene for innføring av felles klinisk informasjonsgrunnlag slik at integrasjonsprosessen kan gjennomføres i henhold til plan. Styret understreket at det er viktig å ha et felles klinisk informasjonsgrunnlag på plass senest til 1. juni Styret ga videre administrerende direktør fullmakt til å sende søknader om midler til å finansiere IKT-prosjekter i overensstemmelse med Helse Sør-Øst RHF sin IKT-strategi. Styret ba også administrerende direktør i dialog med Helse Sør- Øst RHF å klargjøre samlet behov for investeringsmidler innen IKT knyttet til gjennomføring av fusjonen og å sikre felles forståelse av ansvarsforhold og roller i videre arbeid knyttet til IKT-utvikling og IKT-investeringer. I denne saken presenteres de viktigste tiltakene som er gjennomført for å sikre at man opprettholder nødvendig fremdrift i fusjonen for å hente ut faglige og økonomiske gevinster av sammenslåingen.

2 Oslo universitetssykehus HF styresak 138/2009 Side 2 av 5 Organisering Alle IKT-relaterte aktiviteter knyttet til fusjonen er nå samlet i programmet SIO- Realisering. Arbeidet har to sentrale milepæler: a) 1. januar 2010 (Dag 1): Sikre at nødvendige systemer er på plass slik Oslo universitetssykehus HF kan drives som et ledelsesmessig og organisatorisk integrert foretak. En oversikt over hvilke områder og systemer dette gjelder gis nedenfor. Arbeidet er igangsatt og følger fremdriftsplanen b) 1. juni 2010 (Dag 2): Sikre at nødvendige systemer er på plass slik at Oslo universitetssykehus HF kan drives som ett funksjonelt integrert sykehus der pasientene behandles der det er mest hensiktsmessig og personale kan arbeide på tvers av tidligere lokalisasjoner. For å realisere Dag 2 må man ha et felles system for personaladministrasjon. Det løses i forbindelse med Dag 1. I tillegg må man ha et felles klinisk informasjonsgrunnlag. Gjennom arbeidet og forståelsen for at Oslo universitetssykehus håndterer om lag en million pasientkontakter per år, har man også sett at det er nødvendig med et mest mulig konsolidert pasientadministrativt system dersom man skal kunne realisere de ønskede faglige og økonomiske gevinster. Se sak 139/2009 Anskaffelse av felles PAS i Oslo universitetssykehus. Oslo universitetssykehus har etablert en samlet IKT-avdeling med ledere er innplassert i den overordnete strukturen. Foretaket har med det på plass en organisatorisk enhet med ansvar for å følge opp IKT-oppgavene i forbindelse med integrasjonsprosessen. Styring Programmet SIO-realisering ledes av IKT direktør i Oslo universitetssykehus. Programmet har en styringsgruppe sammensatt av representanter fra foretaket og regionen. Oslo universitetssykehus er blant annet representert fra klinikkene og ledelsen for Dag 1 og Dag 2-arbeidet. Samordning med programkontoret for integrasjon ivaretas ved ukentlig rapportering og ved at assisterende IKT direktør bruker 50 % av sin tid i Dag1 prosjektet. Styringsgruppen for SIO-realisering ledes av Oslo universitetssykehus og lederen for styringsgruppen rapporterer direkte til ledermøte i Oslo universitetssykehus. Det er også etablert ekstern kvalitetssikring av programmet som rapporterer direkte til administrerende direktør. Denne vil bli presentert i styremøte. Samarbeid På alle nivåer i programmet, fra styringsgruppen til de enkelte prosjekter, er det etablert formelt og godt fungerende samarbeid mellom representanter fra foretaket, regionen og Sykehuspartner.

3 Oslo universitetssykehus HF styresak 138/2009 Side 3 av 5 Overføringen til Sykehuspartner ble gjennomført 1. september. Det er på plass forpliktende ressurs- og leveranseavtaler for det videre arbeid. Gjenværende IKTmedarbeidere ved sykehuset er samlet i ny organisasjon. Økonomi I sak 103/2009 ble det presentert et estimert investeringsbehov på 172 millioner kroner for å realisere Dag 1 og Dag 2. Basert på mer detaljert gjennomgang er samlet behov oppjustert til ca 180 millioner kroner. Tallene er å betrakte som foreløpige ettersom de to største anskaffelsene (pasientadministrativt system og felles klinisk informasjonsgrunnlag) ikke er forhandlet/prissatt. Gjennom regionale bevilgninger og intern frigjøring av midler blant annet gjennom at omdisponering ved at øvrige IKT aktiviteter er frosset er nå Dag 1- aktiviteter fullfinansiert. For Dag 2-aktiviteter mangler bare endelig avklaring av nødvendig sikkerhetsarkitektur, estimert til 4,5 millioner kroner (se tabell). Helse Sør-Øst RHF har arbeider med en regional rammeavtale for dette området, tilpasset sykehusets behov, og det er gitt signaler om tildeling av regionale midler. Investeringsbehovet for felles klinisk arbeidsflate og pasientadministrativt system for 2010 er fortsatt ikke endelig avklart og regionale midler er ikke formelt tildelt. Aktiviteter fram mot Dag1 Investeringsbehov 2009 Investeringsbehov 2010 (foreløpige tall) Finansiering Status framdrift Basis infrastruktur 9 mill kr 0 Regionalt OK Sikkerhetsarkitektur 14,1 mill kr 0 Regionalt OK Enhetlig løsning for felles 1,5 mill kr 0 Lokalt OK budsjettering Midlertidig felles økonomiløsning 3 mill kr 0 Lokalt OK Felles HR-løsning 7 mill kr 0 Lokalt OK Første versjon av felles 3,3 mill kr 0 Lokalt OK løsning for virksomhetsstyring (LIS) Felles epost-løsning 6 mill kr 0 Lokalt OK Aktiviteter fram mot Dag2 Sikkerhetsarkitektur 0 4,5 mill kr Vil bli søkt Ikke startet om regionale midler Løsninger for å sikre brukere 3 mill kr 0 Lokalt OK av IT-systemer tilgang på tvers av organisatoriske grenser Konsolidert PAS-løsning 25 mill kr 50 mill kr Regionale midler er innvilget for Avventer formell bevilgning for Prosjekt under etablering Felles klinisk arbeidsflate 10 mill kr 42 mill kr Regionale midler er innvilget for Prosjekt under etablering

4 Oslo universitetssykehus HF styresak 138/2009 Side 4 av 5 SUM investeringsbehov 81,9 mill kr 96,5 mill kr Regionale midler 58,1 mill kr 96,5 mill kr Lokale midler 20,8 mill kr 0 Totalt 2009/2010 Avventer formell bevilgning for ,4 mill kr Framdrift For samtlige prioriterte tiltak er arbeidet i gang. Nødvendig arbeid for IKTinfrastruktur, budsjettering, økonomi og virksomhetsstyring fram mot 1.januar 2010 (Dag 1) er i henhold til plan. Arbeidet med å etablere en første versjon av et felles klinisk informasjonsgrunnlag per 1. juni 2010 (Dag 2) har også startet. Det arbeides med en regional anskaffelsesprosess som skal være ferdig til 15. desember Oslo universitetssykehus er involvert i arbeidet og vil når avtalen foreligger umiddelbart gjøre avrop på denne. Det er foreløpig ikke avdekket forhold som endrer leveransedatoen 1. juni Avtale om nytt pasientadministrativt system er planlagt inngått innen 15. november i år. Implementering av felles klinisk informasjonsgrunnlag og nytt pasientadministrativt system vil skje parallelt, og tett koordineringen mellom prosjektene blir helt avgjørende for en vellykket gjennomføring. Risiko Tiden fram til Dag 1 og Dag 2 er kort. Per nå er nødvendige beslutninger og tilsagn om finansiering truffet for å gjennomføre arbeidet frem mot Dag 1. Det er derfor akseptabel sikkerhet for at tekniske løsninger vil være i funksjon til Dag 1. Usikkerhet knyttet til Dag 2 er høyere da ikke alle beslutninger knyttet til pasientadministrativt system og felles klinisk informasjonsgrunnlag er gjort. Det er imidlertid en plan for fremdrift og gjennomføring av de gjenstående beslutninger som er slik at det er mulig å implementere systemene til Dag 2. For ytterligere å redusere risikoen er det opprettet en egen prosjektdirektør for IKT i sentral stab. Det er etablert rapportering som sikrer at arbeidet med IKT-løsninger er tilpasset sykehusets behov og koordinert med integrasjonsarbeidet. I tillegg er det etablert en uavhengig ekstern kvalitetssikring med direkte rapportering til administrerende direktør. Når systemene er anskaffet og implementering er iverksatt vil det i økende grad bli lagt vekt på organisasjons- og opplæringsaspektet parallelt med den tekniske prosessen. Når det gjelder nødvendig avklaring av roller og ansvar med Helse Sør-Øst og Sykehuspartner, arbeides det kontinuerlig med å tydeliggjøre ansvarsforholdet i pågående prosjekter. Oslo universitetssykehus oppfatter at det er økende regional forståelse for de spesielle utfordringer Oslo universitetssykehus står overfor, og en god og konstruktiv dialog for sammen å finne løsninger. Den samme forståelse finnes også hos Sykehuspartner, og gjennom formelle og uformelle samarbeidsfora ligger det per i dag til rette for sammen å løse de IKT utfordringene fusjonen byr på.

5 Oslo universitetssykehus HF styresak 138/2009 Side 5 av 5 Kompleksiteten i det samlede IKT bildet for Oslo universitetssykehus er fortsatt meget høy og det vil ha vesentlige konsekvenser for Oslo universitetssykehus sin evne til å hente faglige og økonomiske gevinster dersom planen om innføring av nødvendige felles IKT-systemer ikke lar seg gjennomføre som forutsatt. Forslag til vedtak Styret tar status for IKT i Oslo universitetssykehus til etterretning. Oslo, 29. september 2009 Siri Hatlen sign.