Styresak. Emma Manin Styresak 071/13 O ISO Status for miljøarbeidet

Transkript

1 Styresak Går til: Foretak: Styremedlemmer Helse Stavanger HF Dato: Saksbehandler: Saken gjelder: Arkivsak 0 Emma Manin Styresak 071/13 O ISO Status for miljøarbeidet Bakgrunn: De regionale helseforetakene er av Helse- og omsorgsdepartementet bedt om å oppfylle de nasjonale miljø- og klimamålene. Arbeidet er organisert som et samarbeidsprosjekt mellom de regionale helseforetakene, ledet av Helse Vest RHF. Prosjektet har tatt utgangspunkt i de etablerte miljøtiltakene som ble kartlagt og anbefalt i rapporten fra 2008 samt en videreutvikling disse. I tillegg omhandler Sluttrapporten 1 de særskilte oppgavene som ble formidlet i foretaksprotokollene for I 2011 gikk prosjektet over i fase 2, og i Prosjektdirektivet for fase 2 2 fikk det nasjonale prosjektet et mål om at alle norske helseforetak skal sertifiseres i hht ISO innen utgangen av Med bakgrunn i dette har Helse Vest RHF satt følgende krav til helseforetakene: «Helseføretaka skal: halde seg orienterte om arbeidet i det nasjonale samarbeidsprosjektet og gjere seg kjende med dei leveransar som kjem ut av prosjektet delta i det nasjonale miljø- og klimaforumet med representant som er oppnemnd av helseføretaket 1 Sluttrapport en_ pdf 2 Prosjektdirektivet for fase 2 1

2 etablere miljøleiing og miljøstyringssystem med sikte på påfølgjande sertifisering av styringssystemet etter ISO standarden. Dette arbeidet skal følgje framdriftsplanen som blir satt av det nasjonale samarbeidsprosjektet og der målet er at slike system skal vere innført og sertifisert innan utgongen av 2014 følgje opp og sette i verk dei andre måla og tilrådde tiltak som er omhandla i sluttrapporten på områda innkjøp, bygg/eigedom og transport leggje til rette for klimavenlege løysingar og oppvarming i dialog med kommunane for å sjå på moglegheitene for å etablere fjernvarmeløysingar» Beskrivelse av miljøstyringssystemet I henhold til ISO 14001:2004 er hovedoppgavene for ledere som etablerer, iverksetter, vedlikeholder eller forbedrer et miljøstyringssystem, følgende: anerkjenne at miljøstyring er blant de høyest prioriterte oppgavene i organisasjonen, etablere og vedlikeholde kommunikasjon og konstruktive relasjoner med interne og eksterne berørte parter, identifisere miljøaspektene ved organisasjonens aktiviteter, produkter og tjenester, identifisere lovbestemte krav og andre krav som organisasjonen pålegger seg, som angår organisasjonens miljøaspekter, sikre at ledelsen og alle som arbeider for eller på vegne av organisasjonen, forplikter seg til å verne miljøet, med klar angivelse av plikt og ansvar, fremme miljøplanlegging gjennom hele produktets eller tjenestens livsløp, etablere en prosess for å oppnå miljømål og miljødelmål, fremskaffe egnede og tilstrekkelige ressurser, inklusive opplæring, for å tilfredsstille aktuelle lovbestemte krav og andre krav som organisasjonen pålegger seg, og for fortløpende å nå miljømål og miljødelmål, vurdere miljøprestasjon mot organisasjonens miljøpolitikk, miljømål og miljødelmål, og søke å oppnå forbedringer der det er aktuelt, etablere en styringsprosess for å revidere og gjennomgå miljøstyringssystemet, og å identifisere muligheter til forbedring av systemet og den resulterende miljøprestasjonen, og oppfordre kontraktspartnere og leverandører til å etablere et miljøstyringssystem Utdrag av ISO 14004:2004 «Miljøstyringssystemer Generelle retningslinjer om prinsipper, systemer og understøttende teknikker» Helse Stavanger HF er nå i sluttfasen av å bygge opp et miljøstyringssystem som tilfredsstiller kravene i ISO 14001:2004. Der det er mulig, innpasses rutiner for miljøstyring, inn i eksisterende rutiner ved sykehuset. Som eksempel kan nevnes HMS-runder, innkjøpsrutiner, ledelsens gjennomgang m.m. Administrerende direktør har det overordnede ansvaret for at Helse Stavanger HF har et miljøstyringssystem som tilfredsstiller kravene i ISO Prosjekt ISO v/prosjektleder har fra administrerende direktør fått ansvaret for å implementere systemet samt påse at dokumentene i miljøstyringssystemet er oppdaterte og at organisasjonen er informert om endringer. Linjeledelsen har ansvar for å oppdatere lokale rutiner. Systemet består av forskjellige faser som blir gjennomført hvert år. Resultat av prosessen skal være en kontinuerlig forbedring av miljøarbeidet (se figur). Det er gjennomført en planleggingsfase hvor miljøpolitikk og overordnede miljømål for hele Helse Stavanger HF er vedtatt.

3 Divisjonene skal deretter sette lokale miljømål som understøtter de overordnete miljømålene. Avdelingene følger opp med å sette miljømål basert på divisjonens mål. Deretter lages det handlingsplaner for å nå målene. Tiltak for å nå målene iverksettes og det gjennomføres kontroll og korrigerende tiltak. Måloppnåelsen må dokumenteres. Ledelsen går gjennom miljøarbeidet og systemet en gang i året og gjør endringer dersom det er behov for det. Miljøpolitikken er overordnet og gjelder for hele organisasjonen og dens medarbeidere. Miljøpolitikken ligger til grunn for alt det miljøarbeidet som utøves i Helse Stavanger HF. Den danner grunnlaget for miljømålene og handlingsplanene på foretaks, divisjon og avdelingsnivå. Miljøpolitikken skal kommuniseres ut til alle medarbeidere som arbeider i eller på vegne av Helse Stavanger HF. Status for arbeidet i Helse Stavanger HF Det er opprettet en prosjektorganisasjon som har som mål å besørge at Helse Stavanger blir sertifisert i hht ISO innen utgangen av Divisjonsdirektør Emma Manin er utpekt som ledelsens representant (ISO-krav) Spesialrådgiver Arne Ragård er utpekt som prosjektleder for «Prosjekt ISO 14001» Birte Helland er engasjert som miljørådgiver ut prosjektperioden. 4 delprosjekter er etablert og er godt i gang med sitt arbeid. Disse er: Delprosjekt Avfall Delprosjekt Transport Delprosjekt Bygg og miljø Delprosjekt innkjøp I tillegg deltar foretaket i et nasjonalt prøveprosjekt som har som mål å øke bruken av økologisk mat, ved norske sykehus, til minimum 15%. Bakgrunnen for at det nasjonale miljø- og klimaprosjektet har satt dette målet er regjeringens mål om 15% økologisk matproduksjon innen 2020 jfr. Melding til Stortinget 9 ( ) 3. Miljøpolitikk og miljømål: Administrerende direktør har besluttet følgende miljøpolitikk og miljømål for foretaket: 3 Melding til Stortinget 9 ( )

4 Følgende milepæler er gjennomført: Kommunikasjonsplan for prosjektet er utarbeidet Det er etablert rutine for ledelsens gjennomgang (ISO-krav) Kartlegging av foretakets miljøaspekter er gjennomført (ISO-krav) Miljøpolitikk er utarbeidet og vedtatt av LG-gruppen (ISO-krav) Klimaregnskap er utarbeidet for 2011 og 2012 (ISO-krav) Det er utarbeidet opplæringsplan (ISO-krav)

5 Beskrivelse av miljøstyringssystemet er utarbeidet og godkjent av LG-gruppen (ISO-krav) Det er vedtatt miljømål for perioden 2013 til 2016 på foretaksnivå (ISO-krav) Nødvendige rutiner og dokumentasjon er etablert(iso-krav) 3 års internrevisjonsplan er vedtatt (ISO-krav) Det er utpekt miljøkoordinatorer i alle divisjoner Opplæring og informasjon til ledelsen (nivå 1, 2 og 3) samt tillitsvalgte og vernetjenesten er gjennomført (ISO-krav) «Ledelsens gjennomgang» er gjennomført og dokumentert (ISO-krav) Statusanalyse Prosjektet valgte å gjennomføre statusanalyse av miljøstyringssystemet tidlig i prosessen. Dette ble valgt da en ønsket å få innspill til hvor prosjektet skulle sette inn ressursene fremover. Foretaket var innforstått med at miljøstyringssystemet ikke var ferdig, da analysen ble gjennomført. Det Norske Veritas Certification AS gjennomførte statusanalyse 23. april Statusanalysen påpekte 8 avvik og 13 forbedringsområder. Avvikene vil bli lukket høsten Statusanalysen avdekket i begrenset grad avvik sykehuset ikke selv var kjent med, men gav en god gjennomgang av revisjonsselskapets forventninger. Lukking av avvikene ligger allerede inne i prosjektets fremdriftsplan og medfører ikke forsinkelser i forhold til godkjent fremdrift. Statusanalysen følger vedlagt. Fremdrift høsten 2013 og våren 2014 Hovedoppgaven som prosjektet nå står ovenfor er å få implementert miljøstyringssystemet i organisasjonen. Dette vil ha hovedfokus de neste 12 månedene. Prosjektgruppen gjennomfører kvartalsvis ROS-analyse av prosjektet for å sikre at det holdes fokus på de risikoelementene som kan medføre at prosjektet ikke når sitt hovedmål. Det gjennomføres risikoreduserende tiltak der dette er nødvendig. Det skal etableres: Mål og handlingsplaner på divisjons- og avdelingsnivå Ferdigstille e-læringsprogrammet innen ytre miljø Gjennomføre internrevisjoner Sikre at innkjøpsrutiner som ivaretar ytre miljø og etisk handel Lukke avvik fra statusanalysen Utarbeide samsvarsvurdering Sertifisering I henhold til godkjent milepælsplan for prosjektet skal Det Norske Veritas Certification AS gjennomføre sertifisering i siste halvdel av august Bakgrunnen for at foretaket må vente så lenge er at miljøstyringssystemet må ha vært i drift en stund, samt at det må kunne gjennomføre internrevisjoner av systemet, gjøre «samsvarsvurdering» samt avholde en ledelsens gjennomgang av miljøstyringssystemet. En sertifiseringsprosess i august bør gi Helse Stavanger HF tilstrekkelig tid til å lukke avvik slik at foretaket tilfredsstiller kravene i ISO 14001:2004 innen Etter Helse Stavanger HF at er sertifisert vil sykehuset være gjenstand for årlige revisjoner fra akkreditert sertifiseringsfirma, med ny sertifisering hvert tredje år. Etter sertifisering legges prosjektet ned og miljøarbeidet videreføres i ordinær linjeorganisasjon.

6 Konklusjon «Prosjekt ISO 14001» drives frem i henhold til vedtatt fremdrift, som skal føre frem til ISO-sertifisering innen fristen satt av Helse- og Omsorgsdepartementet. Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering Vedlegg: Statusanalyse Klimaregnskap