HELSE MIDT-NORGE RHELSEFORETAK STYRET

Transkript

1 Org.nr HELSE MIDT-NORGE RHELSEFORETAK STYRET Styresak 0/7 Risikovurdering Gjennomføringsevne e-helseporteføljen Saksbehandler Ansvarlig direktør Saksmappe /7 Dag Hårstad/Åsmund Kjeldstad Lie Gunn Fredriksen Dato for styremøte Forslag til vedtak:. Styret konstaterer at det foreligger middels til høy risiko med gjennomføring av e- Helseporteføljen. Det er av vesentlig betydning at det holdes god oversikt over samtidig risiko på tvers av prosjekter og programmer.. Styret understreker betydningen av at administrerende direktør sikrer effekt av risikohåndtering av e-helseporteføljen.. Styret ber om en helhetlig oversikt over forventet uttak av personell til større planlagte aktiviteter og mottaksprosjekter i helseforetakene med risikovurdering og risikoreduserende tiltak i løpet av høsten 07. Stjørdal Stig A. Slørdahl Adm dir

2 Org.nr SAKSUTREDNING: SAKENS HENSIKT Styret i HMN har bedt om en vurdering av gjennomføringsevnen i e-helseporteføljen. Vedtatte prioritering av de fire store investeringene; Helseplattformen, nytt sykehus i Nordmøre og Romsdal (SNR), nytt logistikk- og økonomisystem for Helse Midt-Norge (HMN LØ) og nytt laboratoriedatasystem (HMN LAB) ligger til grunn. Hensikten med saken er å identifisere eventuelle risikoer knyttet til mengden vedtatte prosjekter, eventuell forsinkelse eller stans av andre prosjekter som isolert sett burde gjennomføres. HOVEDPUNKTER OG HELHETLIG DRØFTING Helse Midt-Norges styring av IKT området er regulert i egne dokumenter hvor eieravdelingen er ansvarlig eier. Prioriteringer og risikovurderinger gjøres både på enkeltprosjekter og på hele porteføljen av prosjekter. Porteføljekontoret er ansvarlig for gjennomføring av slik analyse årlig, og oftere ved behov. Styringsgruppe e-helse er ansvarlig for oppfølging av risikovurdering av e- Helseporteføljen, og har behandlet grunnlaget for denne saken i møte 9..7 Denne risikovurderingen er en oppdatering av tilsvarende vurdering fra juni 06. Vurderingen omfatter forhold som påvirker gjennomføringsevnen av e-helseporteføljen, frem til og med planlagt implementering av nytt Lab-system og oppstart innføringsfase for Helseplattformen (. kvartal 09). Gjennomføringsevnen vurderes her kun ut fra et ressursmessig perspektiv, fordi det er på dette området det er størst usikkerhet. Tekniske, sikkerhetsmessige og økonomiske aspekter vurderes i andre former. Det er krevende for helseforetakene å gi prioritet til prosjekter hvor operativt personell tas ut av helsetjenesteaktivitet i stort omfang, fordi det påvirker daglig drift og krav til aktivitet. I tillegg til å avgi operativt personell til selve prosjektgjennomføringen, må helseforetakene også bruke betydelige ressurser til egne mottaksprosjekt og gevinstrealisering for de store investeringene. Mottaksprosjektene ligger utenfor mandatet til styringsgruppe e-helse, og er det enkelte helseforetak sitt ansvar. Med flere store, samtidige prosjekter som krever uttak av operativt personell i prosjektfasene og i egne mottaksprosjekt, er det behov for en samlet oversikt som kan danne grunnlag for koordinerte prioriteringer mellom gjennomføring av store prosjekter, daglig drift, forsvarlig medvirkning og nødvendig kompetanseoppbygging for å realisere de store investeringene som gjøres de neste årene. Alle regionale IKT prosjekter, med unntak av Helseplattformen, styres som en helhetlig portefølje, e- Helseporteføljen. Styringsgruppe e-helse består av helseforetak-direktørene, Ledelsen i Hemit, Helseplattformen, økonomidirektør og deler av eieravdelingen fra HMN, representanter for Brukerutvalg og konserntillitsvalgte og er ansvarlig for helhetlig prioritering, oppfølging og risikostyring av e-helseporteføljen. SG e-helse rapporterer til administrerende direktør HMN.

3 Org.nr Grunnlaget for en slik samlet oversikt er ikke til stede før de første tilbudene mottas i HMN LAB og dialogen med leverandørene i Helseplattformen er mer konkret, og en mer ufyllende analyse vil kunne fremlegges høsten 07. Denne saken er derfor avgrenset til kjente faktorer i prosjektene/programmene knyttet til e-helseporteføljen. FUNN Hovedfunnene tilsier at det er middels til høy risiko forbundet med gjennomføringsevnen til e- Helseporteføljen. Med det innholdet som er kjent per i dag, er det mulig å opprettholde fremdrift på vedtatte prosjekter i analyseperioden (ut 09). IKT-gjennomføringsplan kan innebære økt aktivitet, bl.a. som følge av nasjonale krav og prioriteringer. Gjennomføringsevnen vurderes nøye før en anbefaling om eventuelt oppstart av nye prosjekter gis. Det er styringsgruppe e-helse som beslutter oppstart av alle nye prosjekter. Det er flere forhold som begrenser gjennomføringsevnen i e-helseporteføljen. For det første er de fire store (Helseplattformen, HMN LAB, HMN LØ og SNR) krevende program å gjennomføre i parallell. For det andre stilles det nye og økende krav til rapportering i oppdragsdokument som kan medføre behov for endringer i systemer. For det tredje gjør økte krav til Helseforetakene ift daglig drift og aktivitet det mer krevende å stille med ressurser til utviklingsarbeid i prosjekter og programmer. Det er knyttet størst risiko til følgende hendelser: Manglende tilgang til ressurser i Hemit Mangelfull tilgang til og involvering av ressurser i helseforetakene Risiko-nivået vurderes som ikke akseptabelt uten at det iverksettes ytterligere tiltak, samtidig med at eksisterende tiltak følges aktivt opp. Totalt er det identifisert nærmere 0 tiltak, hvorav de fem viktigste er: Streng prioritering av nye prosjekter. Minimere aktiviteten på systemer som skal fases ut Styrke kapasiteten på etterspurte ressurser Utarbeide en langtidsplan for uttak av ressurser i helseforetakene Vurdere redusert krav til produksjon og effektivisering ved helseforetakene i perioden med størst aktivitet i Helseplattformen og SNR. Dersom risikoreduserende tiltak samlet sett ikke gir tilfredsstillende restrisiko kan det være nødvendig å stoppe eller utsette allerede påbegynte prosjekter. Et slikt tiltak har betydelig ulempe i seg. IKT-gjennomføringsplan er fremdriftsplan for optimal gjennomføring av Helse Midt-Norges IKT strategi. IKT gjennomføringsplan besluttes av Styringsgruppe e-helse.

4 HENDELSER Org.nr Følgende hendelser ble identifisert og evaluert:. Manglende ressurser i Hemit (D). Mangelfull involvering og tilgang til helseforetak-ressurser (D). Manglende evne til å plassere og utøve eierskap til endringsprosesser i organisasjonen (C) - Gevinstrealisering 8. Prosjekter iverksettes utenfor vedtatte beslutningsstrukturer (D). Manglende koordinering mellom regionale programmer (C). Økt krav til deltakelse i nasjonale e-helsetiltak (B) 6. For stor andel innleie i prosjektene (B) 7. Pålegg fra nasjonale myndigheter (B) Matrisene under viser utviklingen i risiko over tid. Rest-risiko forutsetter at identifiserte tiltak gjennomføres. Juni 06 Nå-situasjon Estimert rest-risiko Svært Meget, Sannsynlig 6, Mindre 7 6, 7 8 6, 7,,, 8 Lite

5 Org.nr ADMINISTRERENDE DIREKTØRS ANBEFALING Administrerende direktør er fornøyd med et grundig risikovurderingsarbeid på e-helse porteføljen. Risikovurderingen tilsier at det er middels til høy risiko forbundet med gjennomføringsevnen. Det er nødvendig å gjennomføre identifiserte risikoreduserende tiltak fortløpende for å opprettholde fremdrift på vedtatte prosjekter i analyseperioden innenfor akseptabel risiko. Risikoprofilen er slik at man er avhengig av at risikoreduserende tiltak gir forventet effekt for at samlet risiko skal kunne være akseptabel. Det er derfor nødvendig med tett oppfølging av risikoeiere for å sikre effekt av risikohåndteringen og god oversikt over samtidig risiko på tvers av prosjekter og programmer i e-helseporteføljen. Administrerende direktør ser behovet for en mer omfattende prosess med helseforetakene for å etablere en helhetlig oversikt over forventet uttak av personell til større planlagte aktiviteter og mottaksprosjekter i helseforetakene for å kunne iverksette riktige tiltak på riktig tid på rett sted i organisasjonen. Mer kunnskap om forventet omfang av ressursuttak til implementering og gevinstrealisering i HMN LAB og Helseplattformen er tilgjengelig etter mottak av de første tilbudene/leverandørdialogen i løpet av høsten 07. Det vil da være grunnlag for mer detaljert koordinering av fremdriftsplaner og kritisk vurdering av behov for uttak av operativt personell i en planleggingshorisont ut 09. Denne oversikten kan også danne grunnlag for koordinerte prioriteringer mellom daglig drift, forsvarlig medvirkning og nødvendig kompetanseoppbygging for å realisere innføring og gevinstuttak av de store investeringene som gjøres de neste årene. Administrerende direktør vil derfor høsten 07 komme tilbake til styret med en helhetlig oversikt over forventet uttak av personell til større planlagte aktiviteter og mottaksprosjekter i helseforetakene med tilhørende risikovurdering og oversikt over risikoreduserende tiltak.