HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET

Transkript

1 HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET Sak 67/16 Orienteringssaker Vedlegg Helseplattformen orientering om status og kunngjøring av prekvalifisering Saksbehandler Mads E. Berg Ansvarlig direktør Torbjørg Vanvik Saksmappe 15/638 Dato for styremøte 8. september 2016 Utrykte vedlegg i saksmappen IKT strategiplan Sak 82/12, nov 2012 IKT handlingsplan Sak 53/13 SAK 2014 Referat styringsgruppe e-helse Saksnummer 28/14 Sak 39/15 Orienteringssak vedrørende mobilisering av ressurser til anskaffelsesprogram ny PAS/EPJ Sak 53/15 Anskaffelsesprogram ny PAS/EPJ Sak 86/15 Anskaffelsesprogram ny PAS EPJ Sak108/15 Orienteringssaker, Vedlegg Helseplattformen Sak 16/16 Orienteringssaker, Vedlegg Helseplattformen Sak 55/16 Orienteringssaker, Vedlegg Kunngjøring anskaffelse Helseplattformen Sak 60/16 Helseplattformen Kunngjøring anskaffelse og Nasjonal forankring GJELDENDE FORUTSETNINGER 2012: Vedtak fattet av styret i Helse Midt-Norge RHF IKT-strategi Helse Midt-Norge Del I, Målsetninger. Hovedmålene er: Standardisering Informasjonsdeling gjennom hele pasientforløp Journalsystemer i strukturert form og med aktiv beslutningsstøtte til klinisk aktivitet Bedre ressursutnyttelse og pasientlogistikk, samt redusert pasienttransport Bedre prioriterings- og gjennomføringsevne «Styret ber administrerende direktør legge vekt på samhandling med kommunehelsetjenesten og fastlegene, samt andre offentlige og private aktører i det videre arbeidet. «Tiltaksområde 1 Pasientbehandling og samhandling: 1.1 Bytte ut elektronisk pasientjournal og pasientadministrativt system 1

2 2013: 1. Styret i Helse Midt-Norge RHF vedtar IKT-strategi Helse Midt-Norge Del II, Handlingsplan , og ber om at denne legges til grunn for videre arbeid med IKT i foretaksgruppen. 2. Styret ber administrerende direktør videreføre det forberedende arbeidet for utskifting av nåværende pasientadministrative system og journalsystem i foretaksgruppen. 2014: Styringsgruppe ehelse oversender saken til adm.dir. Helse Midt- Norge RHF med anbefaling om at det arbeides videre med planlegging av et prosjekt for realisering av alternativ 2 i programstyrets anbefaling; - Et helhetlig endringsprogram innen hele helsetjenesten i Midt- Norge på tvers av nivåene understøttet av ny felles systemløsning. 2015: Vedtak fra sak 53/15: 1. Styret i HMN RHF gir sin tilslutning til den beskrevne styringsmodellen og ber administrerende direktør om å utarbeide et eget mandat til styringsgruppen for styring av anskaffelsesprogrammet. Styret forutsetter å få seg forelagt forslag til endelig styringsmodell når samarbeidet med aktuelle kommuner er avklart. 2. Styret ber administrerende direktør om at anskaffelsesprogrammet mobiliserer ressurser innenfor tildelte rammer slik at det kan utarbeides et grunnlag for publisering av anskaffelsen som forelegges styret for vedtak i tråd med tidligere føringer gitt i IKT strategi (sak 82/12) og IKT Handlingsplan (sak 53/13). 3. Styret gir sin tilslutning til at det etableres et kvalitetssikringsregime med fire pilarer og ber om at det utarbeides en kvalitetssikringsplan med anbefalte revisjonspunkter for den eksterne kvalitetssikringen på sentrale milepæler/beslutningspunkter som forelegges styret til godkjenning. 2016: Helse- og omsorgsdepartementet iverksatte i februar 2016 en utredning knyttet til hvorvidt det pågående arbeidet med Helseplattformen kunne bli en del av det nasjonale arbeidet med «Én innbygger, én journal». Utredningen ble gjennomført av Direktoratet for e-helse og resulterte i at departementet i foretaksmøte onsdag 22. juni 2016 ga Helse Midt-Norge RHF følgende oppdrag: «Foretaksmøtet ber Helse Midt-Norge RHF om å: Gjennomføre programmet «Helseplattformen» som et regionalt utprøvingsprogram for det anbefalte nasjonale målbildet i «Én innbygger én journal» og et mulig startpunkt for en felles nasjonal løsning for kommunal helse- og omsorgstjeneste. Sikre nasjonal representasjon i programstyret for og i arbeidet med «Helseplattformen» Sikre samarbeid med og innflytelse fra det nasjonale utredningsarbeidet i regi av Direktoratet for e-helse Sikre en fremdriftsplan for Helseplattformen som ivaretar disse hensynene» 2

3 Sak 60/16 Helseplattformen Kunngjøring anskaffelse og Nasjonal forankring: Styret i HMN RHF tar saken til orientering Org.nr BAKGRUNN Det skal anskaffes og implementeres et nytt pasientadministrativt system (PAS) og ny elektronisk pasientjournal (EPJ) for Helse Midt-Norge. Til gjennomføring av dette er det etablert en programorganisasjon. Programorganisasjonen har fått navnet Helseplattformen. FAKTISKE OPPLYSNINGER Status for Helseplattformen: Nedenfor gis det en kort oppsummering av aktiviteter siden styresaken 27. juni 2016 og en status for anskaffelsesprosessen for øvrig. Hovedaktiviteter og fokusområder Programmet er i rute i henhold til fremdriftsplan og økonomiske rammer som tidligere er fremlagt for styret. Kunngjøring av anskaffelsen ble gjennomført 29. august Leverandørmarkedet inviteres med dette til å sende inn sine søknader om å bli prekvalifisert for deltakelse i anskaffelsens videre faser. Innsendelsesfrist er 17. oktober. Se egen del i saken Det er utarbeidet en første versjon av kravspesifikasjon for den løsningen som skal anskaffes. Denne vil utvikles videre og kvalitessikres internt i programmet, lokalt i helsetjenesten i Midt-Norge og iht. den nasjonale oppdraget. For øvrig pågår arbeidet med å utarbeide første versjon av konkurransegrunnlaget; som i tillegg til kravspesifikasjon vil inneholde alle bilag som skal inkluderes i valgt kontraksstandard for anskaffelsen. Det er som beskrevet ovenfor ønskelig å forankre kravspesifikasjonen i aktuelle linjeorganisasjoner for blant annet å følge opp den gode involveringen og forankringen i linjen som har vært gjennomført så langt. Det vil derfor i løpet av høsten gjennomføres en interaktiv utstilling av kravspesifikasjonen hvor ansatte i helseforetakene i Midt-Norge, Trondheim kommune og øvrige kommuner som deltok i workshops våren 2016 inviteres. Det vil også være aktuelt å invitere beslutningstakere fra kommuner og HMN på RHF og HF-nivå til en presentasjon av kravspesifikasjonen. I tråd med programmets nasjonale status, er det dialog med Direktoratet for e-helse for å planlegge nasjonal forankring av kravspesifikasjonen. Se egen del i saken. Risikostyring og kvalitetssikring Programmets ledergruppe og nøkkelpersoner i programmet arbeider jevnlig med oppdatering av programmets risiki og relevante tiltak. Ekstern kvalitetssikrer har i perioden hatt hovedfokus på gjennomgang og innspill til kunngjøringsdokumenter og nasjonal prosess. Det jobbes med en videre revisjons-/kvalitetssikringsplan for ekstern kvalitetssikrer som vil bli forelagt programstyret for beslutning. 3

4 Kommunikasjon og forankring Helseplattformen har tilsatt ny kommunikasjonssjef, Sigrun Berge Engen. Det arbeides for øvrig med å revidere kommunikasjon- og handlingsplan i tråd med følgene av nasjonal interesse ved at Helseplattformen ble utpekt som regionalt utprøvingsprogram. Sentrale tema innen kommunikasjonsarbeidet fremover er jevnlig informasjon til aktuelle linjeorganisasjoner og øvrige interessenter. Se for øvrig punkt over om kravsutstilling. Økonomi Programmets økonomi er i henhold til budsjetterte rammer. Fremdrift Fremdriften er er i tråd med planlagt revidert fremdriftsplan etter at programmet fikk det nasjonale oppdraget i juni Kunngjøring av konkurransen: I tråd med styrets vedtak fra juni iverksatte Helseplattformen kunngjøringen av konkurransens første fase, såkalt prekvalifisering, 29. august Dette markerer starten på den formelle anskaffelsesprosessen, som gjennomføres som konkurransepreget dialog. Kunngjøringsdokumentene ligger offentlig tilgjengelig i kunngjøringsdatabasene Doffin og TED. Som en del av prekvalifiseringen inviteres leverandørene til tilbudskonferanse 21. september. Formålet med arrangementet er å gjennomgå publiserte dokumenter og svare ut eventuelle spørsmål leverandørene har knyttet til dokumentene som er offentligjort. Prekvalifikasjon har søknadsfrist 17. oktober Helseplattformen vil deretter vurdere mottatte søknader, og planen er at de 5-7 leverandører som skal inviteres i den videre anskaffelsen er avklart til 15. desember Utsendelse av første versjon av konkurransegrunnlaget til disse og oppstart dialogfasen er ift fremdriftsplan 1. februar Revidert samarbeidsavtale med Trondheim kommune: Helse Midt-Norge RHF og Trondheim kommune er nå i sluttfasen av forhandlingene rundt en revidert samarbeidsavtale vedrørende Helseplattformen. Avtalen er planlagt lagt frem som orienteringssak i formannskapet i Trondheim kommune medio september. Nasjonal prosess: Etter at HMN mottok det nasjonale oppdraget i foretaksmøtet 22. juni 2016 har Helseplattformen gjennomført arbeidsmøter med Direktoratet for e-helse og øvrige sentrale interessenter for å planlegge videre samarbeid mellom Helseplattformen og det nasjonale prosjektet. Et sentralt ledd i dette er å gjennomføre en hensiktsmessig nasjonal involvering og forankring av kravspesifikasjon og øvrige relevante dokumenter, for å sikre at materiell fra Helseplattformens arbeid vil kunne komme eventuelle fremtidige anskaffelser i regi av det nasjonale prosjektet til gode. Involvering av ressurser fra kommuner og helseforetak utenfor Midt-Norge vil ha oppstart i september/oktober. Nasjonal involvering og forankring vil pågå frem til den nye løsningen i Midt-Norge er innført og erfaringer fra prosessen er blitt overført til det nasjonale prosjektet. 4

5 ADM. DIREKTØRS OPPSUMMERING/ANBEFALING Administrerende direktør anbefaler at styret tar saken til orientering. 5