HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET

Transkript

1 HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET Sak 63/18 Helseplattformen orientering om status Saksbehandler Ansvarlig direktør Mads E. Berg Saksmappe 2018/7 Torbjørg Vanvik Dato for styremøte 21. juni 2018 Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering. SAKSUTREDNING: VEDLEGG OG ANDRE SAKSDOKUMENTER Nummererte vedlegg som følger saken Ingen Utrykte vedlegg i saksmappen IKT strategiplan Sak 82/12, nov 2012 IKT handlingsplan Sak 53/13 SAK 2014 Referat styringsgruppe e-helse Saksnummer 28/14 Sak 39/15 Orienteringssak vedrørende mobilisering av ressurser til anskaffelsesprogram ny PAS/EPJ Sak 53/15 Anskaffelsesprogram ny PAS/EPJ Sak 86/15 Anskaffelsesprogram ny PAS EPJ Sak108/15 Orienteringssaker, Vedlegg Helseplattformen Sak 16/16 Orienteringssaker, Vedlegg Helseplattformen Sak 55/16 Orienteringssaker, Vedlegg Kunngjøring anskaffelse Helseplattformen Sak 60/16 Helseplattformen Kunngjøring anskaffelse og Nasjonal forankring Sak 67/16 Orienteringssaker, Helseplattformen orientering om status og kunngjøring av prekvalifisering Sak 85/16 Orienteringssaker, Vedlegg - Helseplattformen orientering om status Sak 100/16 Helseplattformen orientering om status Sak 13/17 Helseplattformen orientering om status Sak 28/17 Helseplattformen orientering om status Sak 41/17 Helseplattformen orientering om status Sak 56/17 Helseplattformen orientering om status 1

2 Sak 68/17 Orienteringssaker Sak 79/17 Orienteringssaker Sak 91/17 Orienteringssaker Sak 100/17 Orienteringssaker Sak 16/18 Orienteringssaker Sak 38/18 Orienteringssaker Sak 49/18 Orienteringssaker GJELDENDE FORUTSETNINGER Ingen vedlegg. BAKGRUNN Det skal anskaffes og implementeres et nytt pasientadministrativt system (PAS) og ny elektronisk pasientjournal (EPJ) for Helse Midt-Norge. Til gjennomføring av dette er det etablert en programorganisasjon med navnet Helseplattformen. Programmet eies av Helse Midt-Norge og Trondheim kommune, og skal etablere en journalløsning for hele helsetjenesten, på tvers av tjenestenivå. Alle kommuner i Midt-Norge har signert opsjonsavtaler, og fastleger og andre private aktører vil få tilbud om å koble seg på løsningen når den blir innført. Dette er første gang i Norge at det etableres en journal som følger pasienten i alle møter med helsetjenesten. Midt-Norge er utpekt som regional utprøvingsarena for det nasjonale målbildet «Én innbygger én journal». Programmet har tett samarbeid med bl.a. Direktoratet for e-helse om en rekke tema av nasjonal interesse. Anskaffelsen gjennomføres som konkurransepreget dialog, med flere dialogrunder, evaluering og nedvalg av leverandører på fastsatte tidspunkt i løpet av anskaffelsesperioden. 2

3 STATUS FOR HELSEPLATTFORMEN Nedenfor gis det en kort oppsummering av aktiviteter siden styresaken 26. april 2018 og en status for anskaffelsesprosessen for øvrig. Hovedaktiviteter og fokusområder Status i anskaffelsen Den forrige evalueringsrunden ble ferdigstilt 17/1-18. Det var tre gjenstående tilbudte løsninger som ble evaluert og etter vedtak i programmets styrende organer ble ytterligere et nedvalg gjennomført. Resultatet be offentliggjort 18. januar hvor Cerner Norge AS og Epic Systems Corporation ble invitert til videre dialog. Konkurransegrunnlaget versjon 2.0 ble tilsendt leverandørene 17. januar og dialogrunde 2 ble gjennomført med leverandørene i uke Programorganisasjonen har den siste tiden hatt fokus på gjennomføring av dialogmøter og PoC (Proof of concept) med leverandørene. Det er gjennomført i overkant av 40 dialogmøter med hver av de gjenstående leverandørene. Hovedfokuset har vært å få på plass endelige avklaringer med leverandørene på funksjonelle og tekniske tema, samt fortsette diskusjonen rundt innførings-, risiko og prisrelaterte tema. I uke 22 konkluderte Cerner Norge AS med at de ikke vil levere endelig tilbud. Begrunnelse var at Cerner har gjort vurderinger og konkludert med at det forretningsmessige grunnlaget for Cerner ikke er tilstede for å møte spesifikke utviklingskrav fra Helseplattformen. På programmets nettsider er den offisielle begrunnelsen som ble gitt fra Cerner publisert. Programmet vurderer situasjonen slik at det er etablert et godt grunnlag for å sluttføre anskaffelsen av en helhetlig løsning. Det har i lang tid vært lagt plan for besøk hos begge leverandørers hovedkontor i USA, men nå ble naturlig nok hele reisen viet til besøk ved gjenstående leverandørs hovedkontor, inklusive drifts-, support og utviklingavdelinger, samt overordnet dialog/møter med global toppledelse. Programmet vil fremover ha fokus på å replanlegge sluttføringen av anskaffelsen med gjenstående leverandør og grunnlaget for slik sluttføring ble styrket gjennom møtene avholdt i uke 23. I starten av 2018 ble Programmet styrket av ytterligere deltakelse fra Trondheim kommune i programorganisasjonen, herunder flere representanter i programledelsen (programdirektør kommune, assisterende programdirektør, medisinsk fagsjef), samt personalressurser knyttet til økonomi og IKT. Det er videre gjennomført flere møter i Samarbeidsrådet for opsjonskommuner i løpet av våren, hvor det er drøftet hvordan Helseplattformen kan sikre en god deltakelse fra opsjonsaktørene i de kommende fasene. Helseplattformen er også i dialog med fastlegene og avtalespesialistene. Arbeidet overfor opsjonsaktørene vil bli betydelig styrket over sommerferien. For øvrig er Programmet i rute per dags dato både i forhold til tid, kostnader og fremdrift. Konkurransegrunnlag v.3.0 Konkurransegrunnlaget skal oppdateres gjennom dialogfasen og sendes til de leverandørene som til enhver tid er en del av konkurransen. Planen tilsier at leverandørene skal motta et komplett oppdatert konkurransegrunnlag ved slutten av dialogrunde 3 som grunnlag for prøvetilbud. Dette vil bli oversendt til gjenstående leverandør 20. juni. 3

4 Samarbeid om tema av nasjonal interesse I tråd med oppdraget om å være utprøvingsarena for Én innbygger én journal har Helseplattformen tett dialog med Direktoratet for e-helse om sentrale tema i anskaffelsen, spesielt med avhengigheter til nasjonale aktører og myndigheter. Samarbeidet er blant annet viktig for å sikre at Helseplattformen er godt koordinert med utviklingen av nasjonale tjenester, og vice versa, slik at potensialet som ligger i moderne journalløsninger kan realiseres. Tema med spesielt fokus er pasientportal, kodeverk og terminologi, legemiddelfeltet, prosess- og beslutningsstøtte, pasientrettet saksbehandling og nasjonal grunnmur. Forberedelse innføring Parallelt med anskaffelsen pågår det nå et intensivt arbeid med å planlegge interimsprosjekter for forberedelse til innføring, herunder «Teknisk innføring», «Felles forvaltning», «Standardisering og forberedende konfigurering», «Etablering sentralt innføringsprosjekt» og «Oppfølgning av opsjonsaktører». Arbeidet med teknisk innføring er intensivert da det foreligger en stram tidsplan å få på plass en driftsplattform, integrasjonsplattform/esb og en IAM-løsning (sikker løsning for identitets- og tilgangsstyring) for å møte de milepæler som fastsettes sammen med PAS/EPJ- leverandøren (se egen sak 59/18). Innføring av ny PAS/EPJ, teknisk plattform, integrasjonsløsning (ESB) og IAM vil kreve et betydelig ressursbehov fra HF- ene og Hemit i perioden Helseplattformen får i disse dager oppdaterte estimater fra leverandøren, og programmet vil i løpet av juni etablere en foreløpig totaloversikt over ressurser som trengs innenfor ulike områder som design/konfigurering av ny løsning, test, migrering av data, opplæring, forberedende aktiviteter i foretakene mv. Programmet har på basis av den foreløpige oversikten påstartet dialog med HFene om hvilket ressursuttak som må påregnes i perioden Estimatene vil på overordnet nivå si noe om hvor stor andel av ressursuttaket som kommer som forespørsel om frikjøp av fagressurser fra ulike profesjoner og andelen som HFene må legge inn i egne kostnadsbudsjetter. Det siste vil typisk være aktiviteter knyttet til HF-spesifikke aktiviteter som datavask før migrering/konvertering, opplæring og andre interne forberedelser før innføring av Helseplattformen. 4

5 Oppsummering Fremdrift Fremdriften i programmet er i henhold til vedtatte planer. Økonomi Programmets økonomi er innenfor de budsjetterte rammer. Risikostyring 1. Det er nødvendig å starte opp arbeidet med å etablere den tekniske plattformen for utviklings-/konfigureringsfasen. Parallelt må det avklares hvilke organisasjonsenheter som skal gis ansvaret for de ulike forvaltningsoppgaver tilknyttet løsningen når den er på plass. 2. Videre arbeid med oppstart innføringsaktiviteter spesifikt ovenfor HF og Trondheim kommune. 3. Finansiering for å sikre tilstrekkelig kommunal deltagelse ved utøvelse av kommunale opsjoner. Kommunikasjon og forankring Oppgradering av programmets nettsted har vært prioritert utover våren. Nettstedet blir navet i kommunikasjonsarbeidet framover. Informasjonsbehovet er nå større enn det som får plass på den eksisterende nettsida. Det nye, utvidede nettstedet ligger fortsatt på Helse Midt-Norges plattform, som er felles med alle helseforetakene og helsenorge.no. En egen kommunemodul er utarbeidet, og det blir også egne undersider for fastleger og avtalespesialister, for de enkelte helseforetak og for pasient/innbygger. Det anses som viktig at kommunikasjon om programmet framstår mest mulig enhetlig, spesielt i perioden fram mot kontraktsignering. En mer konkretisert kommunikasjonsplan for perioden fram til kontraktsignering er under utarbeidelse. Her er det lagt mer vekt på kommunikasjon med opsjonskommuner enn tidligere. Det er etablert faste møter mellom kommunikasjonsressursene i programmet og kommunikasjonsmedarbeiderne fra linjeorganisasjonene som samarbeider med lokale innføringsledere (Trondheim kommune, HNT, HMR og St.Olav). ADMINISTRERENDE DIREKTØRS OPPSUMMERING/ANBEFALING Administrerende direktør anbefaler at styret tar saken til orientering. Vedlegg og andre saksdokumenter: Ingen 5