Referat samarbeidsråd opsjonskommuner

Transkript

1 Referat samarbeidsråd opsjonskommuner Sted: Ranheimsveien 10 Dato og Tid: , kl Hovedtema: Samarbeidsråd for opsjonskommuner Til stede: Helge Garåsen, kommunaldirektør for Helse- og velferd Arne Ingebrigtsen, rådmann Kristiansund kommune (lync) Arne Sverre Dahl, rådmann Molde kommune Evelyn Haram Larsen, prosjektleder SSIKT Hareid kommune Karl Audun Fagerli, rådmann Lierne kommune Ragnhild Holmberg Aunsmo, kommunelege Levanger kommune Snorre Glørstad, rådmann Ørland kommune Bjørn Buan, leder SiO Orkanger kommune Ole Gunnar Kjøsnes, daglig leder KS Sør-Trøndelag Forfall: Torunn Austheim, rådmann Steinkjer kommune Bernt Tennestrand, rådmann Røros kommune Til stede fra Helseplattformen: Torbjørg Vanvik, programdirektør Klara Borgen, ass. programdirektør kommune Tor Erling Evjen, programleder kommune Tor Stokke, Helseplattformens jurist Marianne Wethe Koch, referent

2 Side 2 av 8 Saksliste Saksnummer Sak Type sak Sak 01/17 Orientering om status fra programdirektør Orientering Sak 02/17 Konstituering av samarbeidsrådet og gjennomgang av mandat Beslutning Sak 03/17 Gjennomgang av konkurransegrunnlag Orientering Sak 04/17 Nytt utkast til samarbeidsavtale Beslutning Sak 05/17 Forslag til møteplan for 2017 Beslutning Saksnr. Sak 02/17 Sak 02/17 Sak 04/17 Vedlegg og andre saksdokumenter Endelig utkast mandat samarbeidsråd for opsjonskommuner Samarbeidsavtale TK og HMN signert inkl vedlegg Fullmakt og samarbeidsavtale kommuner i Helseregion Midt Norge 2

3 Side 3 av 8 Møtereferat Sak 01/17 Orientering om status fra programdirektør Type sak: Orientering Protokoll Programdirektøren orienterte om Helseplattformen. Under gjennomgang av ulike økonomiske utfordringer i prosjektet og presiserte programdirektøren at fremdriftsplanen for prosjektet er kvalitetssikret, både internt og eksternt. Samarbeidsrådet kommenterte at det er viktig å måle nytten av prosjektet opp mot kostnadene. De la derfor vekt på at det er viktig å få tidlig innsikt i nytteverdien av prosjektet og at det utarbeides materiell som de kan benytte i ulike sammenhenger. De økonomiske utfordringene knyttet til at prosjektet i Midt-Norge er «first mover» ble også diskutert. Programdirektøren informerte om at det er dialog med HOD om utfordringene knyttet til at det vil komme en del felleskostnader som verken HMN RHF eller Trondheim Kommune kan finansiere på vegne av andre aktører. Samarbeidsrådet presiserte videre viktigheten av å holde god fremdrift i prosjektet, da flere kommunesammenslåinger vil kunne realiseres i perioden fra 2019 og utover. Vedtak Samarbeidsrådet for opsjonskommuner i Midt-Norge tar saken til orientering Sak 02/17 Konstituering av samarbeidsrådet og gjennomgang av mandat Type sak: Beslutning Protokoll 3

4 Side 4 av 8 Formålet med dette rådet er å få kommunene sine innspill inn i prosjektet gjennom hele prosessen. Samarbeidsrådet skal fungere som et rådgivende organ for prosjektledelsen i Helseplattformen, og i 2019, når løsningen er valgt, vil hver enkelt kommune ta stilling til om dette er en løsning de ønsker å kjøpe. Mandatet ble gjennomgått i møtet, og følgene kommentarer på punkene i mandatet ble notert: 1. Samarbeidsrådet skal sikre kontinuerlig involvering og forankring i alle opsjonskommunene i Midt-Norge Det kommer tydelig frem i dette punktet at samarbeidsrådet har et omfattende og stort ansvar. Samarbeidsrådet er positive til rådets funksjon, og anser etableringen av rådet som svært nyttig for Helseplattformen. Gode oppsummeringer fra samarbeidsrådsmøtene er viktig for å kunne dele nødvendig informasjon med ulike interessenter i etterkant av møtene. Viktig å være tydelige på samarbeidsrådet kun er et råd, og medlemmene dermed ikke er ansvarlige for videre forankring i kommunene. En slik forankring skal skje gjennom KS. Det er imidlertid ansett som medlemmenes oppgave å snakke med sine respektive kommuner og nabokommuner, orientere om Helseplattformen i regionrådene og ta med tilbakemeldinger tilbake til rådet. Det er sentralt at Helseplattformen er en fast orienteringssak i rådmannsutvalgene. Det er generelt sett stor støtte av prosjektet blant ledelsen i de ulike kommunene, og det er bred tillitt til jobben Trondheim kommune gjør på vegne av de øvrige kommunene i Midt-Norge. Trondheim kommune vil gjerne få innspill fra de andre kommunene på hvilken informasjon som ønskes delt, og på hvilket format. Endring av punkt: - Stryke ordet «kontinuerlig» 2. Samarbeidsrådet skal være programledelsens medvirkende organ i spørsmål som er av betydning for utforming av kommunenes opsjoner på Løsningen Samarbeidsrådet uttrykte at de ønsker å få tilgang til viktige dokumenter i prosjektet. Kommunene må involveres i prosjektet på en god måte for å sikre ønsket nivå på forankring. 4

5 Side 5 av 8 Viktig å involvere fagfolk fra kommunene i tillegg til rådmenn. 3. Samarbeidsrådet skal sikre at innspill fra opsjonskommunene vurderes i programorganisasjonen Ingen spesielle kommentarer. 4. Programorganisasjonen skal konsultere samarbeidsrådet i forbindelse med utarbeidelse av saker til programstyret med unntak av saker som av konkurransemessige hensyn må unntas offentlighet. Sakene som rådet ikke vil bli konsultert på er kun noen få deler av evalueringen som er spesielt sensitiv. Det ble stilt spørsmål om hvordan dette punktet skal opprettholdes når programstyremøter avholdes oftere enn samarbeidsrådsmøter. Det må avklares hvor tungt rådet skal involveres. Den foreslåtte møtefrekvensen er tilpasset milepælsplanen som er lagt. Det er viktig at samarbeidsrådsmøtene er i forkant av de største milepælene i prosjektet. Det ble videre presisert at rådet må kunne kommunisere med Helseplattformen om viktige saker dukker opp mellom de planlagte møtene. Prosjektet vil mest sannsynlig avvike i mindre eller større grad fra planen, så forståelse for at rådet ønsker å være involvert og ha en antenne ute for når de burde bli konsultert av Helseplattformen er viktig. I slike situasjoner kan Lync-møter være et godt alternativ. Endring av punkt: - Legge til «av særlig kommunal interesse» 5. Trondheim kommune og Samarbeidsrådet skal ha egne møter der det er behov for kommuneinterne avklaringer mht organisatoriske forhold til utvikling og drift av Helsplattformen Endring av punkt: - Punktum etter «avklaringer». Vedtak Samarbeidsrådet for opsjonskommuner i Midt-Norge godkjenner mandatet for samarbeidsrådet med de endringer som ble gjort i møtet. 5

6 Side 6 av 8 Samarbeidsrådet for opsjonskommuner i Midt-Norge vedtar konstituering av samarbeidsrådet med forbehold om innarbeidelse av forslagene på endring punktene og utfylling av navn på «observatør fra KS» Arne Ingebrigtsen er valgt til leder for samarbeidsrådet, og Snorre Glørstad er valgt til nestleder. De skal videre være henholdsvis 1. og 2. varaobservatør i programstyret. Leder og nestleder velges for et år av gangen. Sak 03/17 Gjennomgang av konkurransegrunnlag Type sak: Orientering Protokoll Helseplattformen jurist gjennomgikk prosessen for utarbeidelse av kravspesifikasjon og konkurransegrunnlag. Vedtak Samarbeidsrådet for opsjonskommuner i Midt-Norge tar saken til orientering 6

7 Side 7 av 8 Sak 04/17 Nytt utkast til samarbeidsavtale Type sak: Orientering Protokoll: Helseplattformen jurist gjennomgikk avtalen punkt for punkt. Hovedelementene fra gjennomgangen var følgende: : «Fristille ressurser til å gjennomføre å gi innspill på utkast til dokumenter og spesifikasjoner, samt til deltakelse i referansegrupper, ressursgrupper og arbeidsgrupper i de ulike fasene av anskaffelsesprogrammet». Rådet stilte spørsmål til hva som ligger i dette punktet, og Tor orientert om at punktet reflekterer at både Helseplattformen og kommunene kan tilby ressurser. Punktet er en myk oppfordring/anmodning til kommunene. 3.3 «Forhold til partenes eksisterende IT-system». Rådet stilte spørsmål om opsjonskommunene får ansvar for ivaretakelsen av lokale historiske data fra fagsystemer som blir faset ut til fordel for den nye løsningen i Helseplattformen. Dette ble bekreftet, men samtidig presisert at erfaringer fra pilotprosjektet vil kunne være til stor hjelp for de etterfølgende kommunene i hvordan dette bør planlegges og håndteres. Rådet innledet en diskusjon rundt signering av samarbeidsavtalen. De la vekt på viktigheten av at alle kommunene står sammen, med mål om 100 % signaturer. Et forslag er å utarbeide informasjonsmateriell som sendes ut til alle kommunene, da det er sannsynlig at noen kommuner er mindre informert enn andre. Noen av møtedeltakerne poengterte at det kunne være viktig å sørge for at den nye samarbeidsavtalen blir politisk behandlet, som et tidlig varsel på hva som er under oppseiling. Men uansett vil den enkelte kommune selv måtte vurdere hvordan dette skal forankres i egen organisasjon. Rådmenn kan forankre mye i rådmannsutvalgene og fylkestingene. KS v/ole Gunnar Kjøsnes lager sak om Helseplattformen og den nye samarbeidsavtalen til det felles rådmannsutvalget i Nord- og Sør-Trøndelag 27. februar. 7

8 Side 8 av 8 Rådet foreslår å sette frist til 1. mai med å signere den nye samarbeidsavtalen, noe som gir litt ekstra tid å gå på for de kommunene som velger å få denne avtalen politisk behandlet i forkant. Vedtak: Samarbeidsrådet for opsjonskommuner i Midt-Norge godkjenner nytt utkast til samarbeidsavtale Sak 05/17 Forslag til møteplan for 2017 Type sak: Beslutning Protokoll: Sendes ut forslag på møteplan for 2017 i etterkant av møtet. Vedtak: NB: Det har i ettertid kommet forespørsel om Helseplattformen dekker reiseutgifter i forbindelse med deltakelse i Samarbeidsrådet eller som observatør i Programstyret. Disse utgiftene dekkes ikke av Helseplattformen og må evt. søkes dekket på annen måte. 8