Protokoll fra styremøte i Nasjonal IKT HF

Transkript

1 Protokoll fra styremøte i Nasjonal IKT HF Tid: Møtested: Video- / telefonkonferanse Deltakere fra styret Herlof Nilssen Thomas Bagley Erik M. Hansen Meetali Kakad Torbjørg Vanvik Jan Eirik Thoresen Trine Magnus Bjørn Nilsen Lise K. Strømme Lasse B. Sølvberg Styreleder Nestleder Forfall fra styret Ingen forfall Deltakere fra administrasjonen Dagfinn Hallseth (Programkontoret) Fredrik Birkenfeldt (Programkontoret) Jan Erik Tveiten (Prosjektleder, opprettelse av Nasjonal IKT HF) Observatører Tor Eid (HOD) Christine Bergland (Hdir) Øistein Winje (Brukerutvalget) Norsk Helsenetts observatør, Håkon Grimstad, hadde meldt forfall til møte. 1

2 Sakliste 01/14 B Godkjenning av innkalling 02/14 B Konstituering av styret 03/14 B Konstituering av administrerende direktør 04/14 B Ansettelsesutvalg 05/14 B Oppnevning av arbeidsutvalg 06/14 O Innskuddskapital 07/14 B 08/14 O 09/14 B Budsjett 2014 Status etableringsaktiviteter Møteplan 2014 Sak 01 / 14 B Godkjenning av innkalling Styrets leder ønsket styrets medlemmer, observatører og administrasjon velkommen til konstituerende styremøte. Følgende saker ble meldt til eventuelt; Eventuelt behov for eget mandat for brukerutvalgets observatør Opprettelse av arbeidsmiljøutvalg og vernetjeneste Spørsmål om behov for revisjonsutvalg Ovennevnte punkter ble behandlet under henholdsvis sak 8, status etableringsaktiviteter og sak 10, eventuelt. Det var ingen merknader til innkalling og dagsorden. 2

3 Sak 02 / 14 B Konstituering av styret I styresaken orienteres det om de fire RHF-styrenes etablerings- og stiftelsesprosess av Nasjonal IKT HF. Etter at disse vedtakene ble fattet er Nasjonal IKTs lokalisering, etter føringer fra Helseministeren, flyttet fra Oslo til Bergen. Det kom spørsmål om hvorvidt endret lokalisering ville aktualisere behov for å gjenoppta tidligere vedtak fattet under den forutsetning at Nasjonal IKT HF ble lagt til Oslo. Spesielt ble spørsmålet ved om endret lokalisering burde ha innvirkning på styret sammensetning adressert. Styrets leder besvarte at dette var et spørsmål som naturlig adresseres til HFets eiere. Styret konstitueres i henhold til styresaker behandlet i de fire RHFene. Herlof Nilssen oppnevnes som styreleder og Thomas Bagley som styrets nestleder. Sak 03 / 14 B Konstituering av administrerende direktør Rekruttering av administrerende direktør er igangsatt og forventes gjennomført innen april 2014, med planlagt oppstart senest 1. august I utgangspunktet ville det vært naturlig å konstituere leder av programkontoret for Nasjonal IKT Dagfinn Hallseth som kst. administrerende direktør. Dette har dog ikke latt seg kombinere med rollen Dagfinn Hallseth har som partner i PwC. Det ble derfor foreslått at Erik M. Hansen tar den formelle rollen som administrerende direktør, mens Dagfinn Hallseth (PwC) vil ivareta operativ ledelse av Nasjonal IKT HF inntil rekruttering av administrerende direktør er ferdigstilt. Erik M. Hansen konstitueres til administrerende direktør for Nasjonal IKT HF inntil videre. Sak 04 / 14 B Ansettelsesutvalg I forbindelse med rekruttering av administrerende direktør for Nasjonal IKT HF foreslås det at det nedsettes et ansettelsesutvalg. Utvalget deltar i vurdering av aktuelle kandidater, herunder relevante ansettelsesintervju. Det foreslås at styreleder Herlof Nilssen leder ansettelsesutvalget. Som øvrige deltakere i ansettelsesutvalget foreslås: Thomas Bagley (Helse Sør-Øst RHF) Nestleder i styret Nasjonal IKT HF Bjørn Nilsen (Helse Nord RHF) Jan Eirik Thoresen (Helse Midt-Norge RHF) Erik M. Hansen (Helse Vest IKT AS) En representant fra konserntillitsvalgte Styret vedtar nedsettelsen av et ansettelsesutvalg bestående av ovennevnte. Lasse B. Sølvberg går inn som representant fra de konserntillitsvalgte. 3

4 Sak 05 / 14 B Oppnevning av arbeidsutvalg For å sikre nødvendig fremdrift i etableringen av Nasjonal IKT HF foreslås det at arbeidsutvalget som Nasjonal IKT tidligere har benyttet som fora for oppstartsaktiviteter videreføres i sin nåværende form også etter at Nasjonal IKT HF er formelt opprettet. Arbeidsgruppens oppgave blir å gjennomføre praktiske oppstartsaktiviteter for det nye helseforetaket. Arbeidsgruppen videreføres i den nåværende form og rapporterer til Nasjonal IKT HFs styre. Sak 06 / 14 O Innskuddskapital Nasjonal IKT HF er stiftet med en kapital på 5 millioner kroner. Ved stiftelsen av helseforetaket skal hver av eierne gjøre et kontantinnskudd på kr ,- Innskuddsforpliktelsen forfaller til betaling straks helseforetaket er stiftet og formaliteter relatert til opprettelse av HFets bank-konto er endelig klarlagt. Styret tar saken til orientering. Sak 07/14 B Budsjett 2014 Administrasjonen orienterte om budsjettet for Det ble understreket at budsjettet for etableringsfasen er stramt, og at eventuelle større, nye prosjekter må direktefinansieres fra RHFene. På neste styremøte vil administrasjonen foreta en statusgjennomgang av pågående og planlagte prosjekter. Videre vil også Helsedirektoratets observatør gå gjennom direktoratets IKT-portefølje. I denne gjennomgangen vi det blant annet settes fokus på hvilke ansvar som påhviler henholdsvis direktoratet, Nasjonal IKT HF og RHF/HF-ene. Nasjonal IKTs tidligere utarbeidede strategiplan sendes ut til styrets medlemmer før neste styremøte. Oppdatert budsjettstatus vil gjennomgås på styrets juni-møte. Styret i Nasjonal IKT HF tar saken til etterretning. Sak 08 / 14 O Status etableringsaktiviteter Rekruttering av administrerende direktør: Tilbudsinnbydelse til rekrutteringsselskaper går ut i uke 3 med tilbudsfrist i uke 4. Valg av rekrutteringsselskap antas å foreligge i uke 5. Valgt selskap benyttes til rekruttering av adm.dir., øvrige lederroller i HFet og kan ved behov også benyttes til å rekruttere øvrige ansatte i HFet. Lokalisering av virksomheten: 4

5 Etter at virksomheten ble flyttet til Bergen er det vurdert som ønskelig at virksomheten lokaliseres enten i tilknytning til, eller i nærheten av det kliniske miljøet i Bergen. Helse Bergen HF er derfor kontaktet og bedt om å finne egnede lokaler for virksomheten. Regnskapsførsel: Helse Vest RHF har tatt på seg oppgaven med å ivareta lønn- og regnskapstjenestene for Nasjonal IKT HF Registrering av virksomheten i Brønnøysund-registeret: Administrasjonen registrerer HFet i Brønnøysund så snart alle formaliteter er klare. Behov for vedtektsendring som følge av endret lokalisering: Nasjonal IKT HF er i vedtektene som er behandlet i de fire RHFene registrert med Oslo som lokaliseringsadresse. Endret lokalisering fordrer en vedtektsendring. Administrasjonen utarbeider utkast til likelydende styresak som behandles i de fire Regionale foretakene. Fritak for merverdiavgift: Nasjonal IKT HF er avhengig av en godkjennelse av skattemyndighetene for å få fritak for merverdiavgift for de tjenestene HFet yter til de fire RHFene (HFene). I den anledning er det utarbeidet en søknad om såkalt «bindende forhåndsuttalelse» som sendes til behandling i Skatt Vest. Opprettelse av arbeidsmiljøutvalg og vernetjeneste: Opprettelse av arbeidsmiljøutvalg og vernetjeneste er notert under HFets oppstartsaktiviteter og opprettes når antall ansatte tilsier at disse organene skal være på plass. Behov for et eventuelt revisjonsutvalg for HFet; Formalitetene rundt eventuell opprettelse av revisjonsutvalg avsjekkes og tilbakemeldes til styret. Status etableringsaktiviteter ble tatt til orientering. Sak 09 / 14 B Møteplan 2014 Følgende datoer foreslås for styremøter i februar kl april 6. juni 15. oktober 17. desember I tillegg settes dato for et tentativt styremøte i månedsskifte august/september. Administrasjonen sender ut en mailhenvendelse til styrets medlemmer før endelig dato for styremøtene etter førstkommende styremøte den 10. februar settes. Styremøte 10. februar avholdes på Gardermoen. Styret vedtar møteplan for 2014 med de forbehold som fremkommer ovenfor. Sak 10 / 14 Eventuelt Brukerutvalgets observatør stilte spørsmål om det skulle utarbeides et eget mandat for brukerutvalgets møterepresentant. Han tilbød seg også å utarbeide et forslag til et slikt mandat. Styrets leder besvarte dette spørsmålet med at det eventuelt synes hensiktsmessig med et felles mandat for 5

6 brukerrepresentantene i de virksomhetene som eies i felleskap av de regionale foretakene. Adressaten for et slikt mandat vil være RHFenes eierdirektører. 6

7 Ref. Jan Erik Tveiten Herlof Nilssen Styreleder Thomas Bagley Nestleder Erik M. Hansen Meetali Kakad Torbjørg Vanvik Jan Eirik Thoresen Trine Magnus Bjørn Nilsen Lise K. Strømme Lasse B. Sølvberg 7