Styret Helse Sør-Øst RHF

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helse Sør-Øst RHF SAK NR REVISJONSRAPPORT: OPPSUMMERING INNKJØPSREVISJONER Forslag til vedtak: 1. Styret tar revisjonsrapport Oppsummering innkjøpsrevisjoner og administrerende direktørs vurderinger og konklusjon til etterretning. 2. Styre ber administrerende direktør følge opp at helseforetakene iverksetter de tiltak som styrebehandles lokalt i helseforetaket. 3. Styret ber om at administrerende direktør rapporterer fremdrift i forhold til handlingsplan fremlagt i sak i juni styremøte Hamar, Bente Mikkelsen Administrerende direktør Side 1 av 5

2 SAK REVISJONSRAPPORT OPPSUMMERING INNKJØPSREVISJONER 1. Administrerende direktørs konklusjon/anbefalinger Administrerende direktør har mottatt internrevisjonens oppsummeringsrapport fra revisjon av innkjøpsvirksomheten i helseforetak i Helse Sør-Øst. Administrerende direktør er tilfreds med at helseforetakene, på bakgrunn av internrevisjonens rapporter, allerede er i ferd med å fastsette handlingsplaner for å styrke internkontrollen og forbedre den løpende driften innenfor innkjøps- og logistikkområdet. Det bekreftes at det regionale helseforetaket vil sørge for å følge opp gjennomføring og effekter av helseforetakenes arbeid på området. Videre bekreftes det at det regionale helseforetaket vil sørge for å prioritere tiltak som understøtter behovet for foretaksomgripende koordinering og gjennomføring av anbudskonkurranser, kontraktsforvalting, varekatalogforvaltning og systemutviklingsstøtte. Det regionale foretakets handlingsplan fremgår av styresak Handlingsplan innkjøp og logistikk. Som det fremgår av planen, dekker denne opp internrevisjonens anbefalinger om å tydeliggjøre krav til implementering av elektroniske løsninger (anbefaling F1) og styrke regionale støttefunksjoner for gjennomføring av anbudskonkurranser, kontraktsforvalting og varekatalogadministrasjon (anbefaling G1). Utover dette vil administrerende direktør legge vekt på å videreføre tydelig styringssignaler når det gjelder helseforetakenes ansvar for å etterleve etiske retningslinjer for innkjøpsvirksomheten i foretaksgruppen. Til slutt vil det bli satt i verk tiltak for å utarbeide og implementere et felles foretaksomgripende rammeverk for fullmakter i foretaksgruppen. Administrerende direktør ber styret ta revisjonsrapport og handlingsplan til etterretning. 2. Faktabeskrivelse: 2.1 Hva saken gjelder Det vises til Kontrollkomiteens vedtak i sak 19/2007 om at internrevisjonen utarbeider oppsummeringsrapport til det regionale helseforetaket som oversendes Kontrollkomiteen i møte Rapport og administrerende direktørs tilsvar behandles i styremøte Revisjonene av innkjøpsvirksomheten ved helseforetakene har hatt to målsetninger. For det første å undersøke om tiltak etter revisjonene i 2004 faktisk er satt i verk og om de virker som forutsatt. For det andre å undersøke om det er tilfredsstillende internkontroll innenfor innkjøp og fakturabehandling. Av oppsummeringsrapporten fremgår det at tiltak som ble besluttet iverksatt etter revisjonene i 2004, i hovedsak var satt i verk. Helseforetakene har arbeidet med å tydeliggjøre roller, ansvar og oppgaver gjennom retningslinjer og rutiner på området, samtidig som det er nedlagt et betydelige ressurser i opplæringsaktiviteter rettet mot budsjettansvarlige i linjen, opprusting av ressurser og kompetanse i innkjøpsenhetene og anskaffelse og implementering av elektroniske innkjøpssystemer og elektronisk fakturabehandling. På bakgrunn av dette var det forventet at omfanget av brudd på interne retningslinjer og LOA/FOA, ville være lavere enn ved revisjonen i Av oppsummeringsrapporten går det imidlertid frem at brudd på interne retningslinjer/rutiner og lov- og forskrift om offentlige anskaffelser som fremkom i testene ved revisjonen i 2007, har om lag samme omfang som i De vanligste bruddene som ble avdekket i revisjonen i 2007 var manglende konkur- Side 2 av 5

3 ranse/tilbudsinnhenting, oppdeling av oppdrag i strid med regelverket, brudd på protokollplikten og uriktig bruk av inngåtte avtaler. Tiltakene fra 2004-revisjonen og tiltakene som er satt i verk innenfor rammene av arbeidet med strategisk plan for innkjøps- og logistikkområdet, har så langt ikke gitt seg utslag i sterkere etterlevelse av interne retningslinjer og lov- og forskrift om offentlige anskaffelser. Revisjonen har vist at det innenfor innkjøps- og fakturabehandlingsområdet ved det enkelte helseforetak, er flere svakheter som samlet sett har medført utilstrekkelig styring og kontroll av området. Svakhetene er knyttet både til det interne miljø (i revisjonen avgrenset til undersøkelse av risikobevissthet, etiske retningslinjer, organisering, ansvars- og myndighetsfordeling, samt kompetanse og ressurser), risikostyringen (kartlegging og vurdering av forhold som kan hindre måloppnåelse), omfanget og effekten av etablerte tiltak for å ha styring og kontroll (i denne revisjonen avgrenset til retningslinjer/rutiner, fakturabehandlings- og innkjøpssystemer, saks-/arkivsystemer, fullmaktsforvaltning og avtaledekning) og oppfølgings- og avvikssystemene. 2.2 Handlingsalternativer og hovedpunkter Ut fra en samlet vurdering av funnene fra gjennomgangen er det etter internrevisjonens syn høy risiko for fortsatte brudd på interne retningslinjer og LOA/FOA, noe som igjen gir høy omdømmerisiko. Omdømmerisikoens størrelse påvirkes særlig av omfanget av ulovlige direkteanskaffelser. Gjennomgangen har vist at avtaledekningen ved helseforetakene generelt sett er utilstrekkelig. Ved de foretakene hvor dekningen er minst tilfredsstillende vil det, selv ved målrettet innsats på tvers av foretaksgruppen, ta 2-3 år før det er etablert avtaler innenfor alle vesentlige vare- og tjenesteområder. Som følge av dette vil flere foretak være i en situasjon hvor brudd på LOA/FOA ikke kan unngås, noe som medfører risiko for at de klages inn for KOFA. Videre er det etter internrevisjonens vurdering moderat risiko for at foretaksgruppen ikke fullt ut vil lykkes å realisere de strategiske målsetningene for innkjøps- og logistikkvirksomheten. Først og fremst gjelder dette målet om gevinstrealisering. Risikoen påvirkes både av mangelfulle attestasjonskontroller og mangel på/svakheter ved kontraktsstyring/-oppfølging. Mangelfulle attestasjonskontroller hvor den som attesterer ikke har tilgang til og/eller oversikt over avtalefestede priser, innebærer en klar risiko for overprising. Dvs. at foretaket pådrar seg kostnader det egentlig ikke skulle hatt. Manglende kontraktsstyring innebærer risiko for at avtalefestede rabatter ikke hentes ut. Risikoen for dette er særlig høy når det gjelder større rammeavtaler som det avropes fra på tvers av foretaksgruppen. Selv om omfanget av slike feil ikke nødvendigvis er vesentlig for den enkelte faktura eller hvert enkelt kjøp, vil de aggregerte størrelsene kunne være vesentlige. For å redusere risikoen for svekkelse av foretaksgruppens omdømme og svekkede muligheter til å realisere de strategiske målsetningene som er satt for innkjøps- og logistikkvirksomheten, er det etter internrevisjonens vurdering behov for tiltak både på helseforetaksnivå og regionalt nivå. På foretaksnivå er det et gjennomgående behov for å styrke organisasjon, ledelse og oppfølging på området. Internrevisjonen har derfor gitt det enkelte helseforetak som var omfattet av revisjonen, konkrete anbefalinger til tiltak for å øke risikobevisstheten, tydeliggjøre roller, ansvar og myndighet, foreta nærmere vurdering av ressurssituasjon på området, tydeliggjøre operative målsetninger for drift og systemutvikling og sørge for vurdering og oppfølging av risiko for manglende måloppnåelse, samt etablere opplegg for helhetlig styring og oppfølging av innkjøpsvirksomheten. Flere av foretakene har besluttet eller er i ferd med å beslutte handlingsplaner som tar opp i seg internrevisjonens anbefalinger. Side 3 av 5

4 Samtidig har revisjonene på området vist at innføring av elektroniske innkjøps- og fakturabehandlingssystemer er en av de avgjørende suksessfaktorene for at det enkelte helseforetak skal kunne lykkes med å oppfylle de strategiske målene. Gjennomgangen har også vist at helseforetaksgruppen som helhet står overfor/vil stå overfor betydelig utfordringer når det gjelder: Tilrettelegging og gjennomføring av effektive anskaffelsesprosesser på foretaksomgripende vare- og tjenesteområder Sikring av tilstrekkelig datafangst og datakvalitet for elektroniske varekataloger Overgang til eksternt forsyningssenter og avtalefestede leveranser fra ekstern tjenesteleverandør Anskaffelses- og implementeringsprosjekter i forbindelse med innføring av elektroniske systemløsninger Etter internrevisjonens vurdering vil det derfor være avgjørende at det regionale helseforetaket, innenfor rammene av strategisk plan for innkjøp og logistikk , setter inn tiltak for å understøtte helseforetakene på disse områdene. Internrevisjonen har på bakgrunn av dette gitt følgende anbefalinger. 1. For å bidra til å styrke det interne miljø i helseforetakene anbefales det en generell tydeliggjøring av krav og forventninger til helseforetakenes oppfølging og etterlevelse av etiske retningslinjer for innkjøpsområdet. 2. For å styrke målstyringen for området anbefales det regionale helseforetaket å innta sterkere krav og frister når det gjelder helseforetakenes implementering av strategisk plan for innkjøps- og logistikkområdet. Som ledd i dette er det anbefalt et strammere oppfølgingsregime. 3. For å oppnå betryggende styrke styring og kontroll med innkjøpsvirksomheten, anbefales de regionale støttefunksjonene på området styrket, herunder særlig gjennom å etablere en sentral enhet som på tvers av foretaksgruppen kan ivareta oppgaver som: å koordinere og gjennomføre anbudskonkurranser i regional eller nasjonal regi (samt reforhandlinger i påvente av nye anbudskonkurranser) å ivareta kontraktsforvaltningen av foretaksomgripende avtaler å utvikle, implementere og vedlikeholde varekataloger å yte støtte og veiledning til helseforetakene i systemutviklingsprosjekter Det regionale helseforetaket anbefales også at det utarbeides og settes i verk et foretaksomgripende rammeverk for fullmakter. 3. Administrerende direktørs vurderinger Revisjonen er gjennomført for helseforetakene i tidligere Helse Øst RHF samt RHF og Nye Ahus. I tillegg er det tatt inn informasjon fra revisjon gjennomført ved Sykehuset Buskerud HF og Sørlandet sykehus HF. Innkjøpsområdet er revidert med fokus på om helseforetakene har en betryggende styring og kontroll med innkjøps- og fakturabehandlingsområdet. Revisjonen er gjennomført i perioden oktober 2006 til november I tidligere Helse Øst ble det gjennomført en revisjon av innkjøpsområdet med eksterne ressurser i Konklusjon fra denne revisjonen er at tiltakene som ble satt i verk etter revisjonen i 2004 ikke har gitt tydelige forbedringer på området. Noen av årsakene som er listet opp i rapporten er: Manglende internkontrollsystemer i helseforetakene for å avdekke og å korrigere avvik. Implementering av nye systemløsninger gjennom å allokere ressurser fra løpende drift som har medført nedprioritering av løpende styrings- og oppfølgingsaktiviteter Side 4 av 5

5 Manglende overordnet oppfølging av innkjøpsvirksomheten i helseforetakene, med unntak av Ahus. Dette har medført manglende kontroll med innkjøp som skjer utenfor innkjøpsavdelingene, der en rekke avvik har blitt avdekket. Internrevisjonen påpeker at det på helseforetaksnivå er et gjennomgående behov for å styrke organisasjon, ledelse og oppfølging på området. Videre fremheves innføring av elektroniske innkjøps- og fakturabehandlingssystemer som en vesentlig suksessfaktor for å lykkes. Utover tiltak på helseforetaksnivå, anbefaler internrevisjonen at det regionale helseforetaket retter særlig fokus på konkrete strukturelle/foretaksomgripende forhold som allerede ligger innenfor strategisk plan for innkjøp- og logistikkområdet. Bakgrunnen for dette er at gjennomgangen har vist at disse forholdene er særlig kritiske for at helseforetakene skal klare å oppnå de strategiske målene for området. Internrevisjonen har gjort et grundig arbeid med å revidere innkjøp og fakturabehandling i foretaksgruppen. Funnene og konklusjonene fra dette arbeidet har allerede resultert i styrebehandlede handlingsplaner i det enkelte helseforetak som skal styrke løpende styring, kontroll og oppfølging av innkjøp og fakturabehandling. Revisjonen omfatter ikke samtlige helseforetak i foretaksgruppen, men ut fra de gjennomgående avvikene som er funnet, er det rimelig å vurdere dette som en gjennomgående utfordring i foretaksgruppen. Det er foreslått tiltak på helseforetaksnivå der en ber foretaksgruppen vurdere hvor vidt tiltak bør gjennomføres på et regionalt nivå ut fra effektivitets- og kostnadshensyn. Når det gjelder tiltak foreslått gjennomført på regionalt nivå er disse tiltakene allerede i prosess eller foreslås gjennomført i handlingsplan for innkjøp og logistikk, som skal behandles i RHF styret i desember. I den perioden revisjonen har pågått har det vært en løpende og god dialog med internrevisjonen, noe som har bidratt til å belyse utfordringene og vurdere hensiktsmessige tiltak for å lukke avvik. I styresak er det lagt strukturelle føringer for innkjøp i foretaksgruppen som støtter opp rundt de tiltak internrevisjonen foreslår i rapporten. Etter revisjonen gjennomført i 2004 (Helse Øst) har det løpende vært gjennomført tiltak på innkjøp og logistikkområdet i foretaksgruppen (dette gjelder både for Helse Øst og Helse Sør). Selv om det er oppnådd gode resultater gjennom de anbudskonkurranser som er gjennomført, oppnådd gevinstpotensial på kr 722 mill, er ikke strukturelle tiltak fullt ut implementert. Utfordringen har vært å sikre ressursallokering til strukturelle tiltak som ehandel og felles forsyningsstruktur for implementeringsarbeidet i helseforetakene. Dette forhold blir presisert i handlingsplan for innkjøp og logistikk slik at en effektiv gjennomføring kan sikres ved riktig prioritering av aktiviteter (styring) og tilstrekkelig ressursallokering (gjennomføring). Internrevisjonen har gjort en grundig vurdering av det arbeidet som er blitt gjennomført i foretaksgruppen og påpeker at arbeidet rundt tiltakene må styrkes og følges opp løpende for å sikre at permanente gode løsninger blir etablert. Vedlegg: Oppsummeringsrapport innkjøpsrevisjon Side 5 av 5