HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET

Transkript

1 HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET Sak 68/17 Orienteringssak Vedlegg Oppsummering HMN LØ Saksbehandler Ansvarlig direktør Saksmappe 17/7 Randi Østbø Ingerid Gunnerød og Anne-Marie Barane Dato for styremøte PROGRAM HELSE MIDT-NORGE LOGISTIKK OG ØKONOMI (HMN LØ) BAKGRUNN OG MÅL Da Nasjonalt program for stab og støttefunksjoner logistikk og økonomi (NPSS LØ) ble avviklet høsten 2011 ga styret administrerende direktør fullmakt til å anskaffe nytt økonomi og logistikksystem (sak 77/11). Helse Midt-Norge hadde et behov for å skifte ut de eksisterende økonomi- og logistikksystemer fordi systemene ikke tilfredsstilte lover og regler, og fordi systemene ikke lengre ble vedlikeholdt og oppgradert i nødvendig omfang. I tillegg ble det vurdert at det innenfor økonomi og logistikk var et behov for større grad av standardisering, automatisering, effektivisering og elektronisk samhandling. HMN LØ ble i mars 2012 opprettet som et regionalt program for Helse Midt-Norge med mandat å anskaffe og innføre en felles integrert løsning for økonomi og logistikk. Målsettingene for programmet var: 1. Økonomi- og logistikkløsningen skal gi grunnlag for god og pålitelig økonomistyring. Løsningen skal dekke alle oppgaver, funksjoner og prosesser i forsyningskjedene fra det oppstår et behov for å kjøpe eller selge en vare eller tjeneste til og med rapportering av styringsinformasjon og årsregnskap 2. Løsningen skal legge til rette for en effektivisering av og økt kvalitet på ikkemedisinske tjenester, for å gi bedre støtte til gjennomføring av hovedoppgavene som er pasientbehandling, forskning, undervisning, opplæring av pasienter og pårørende 3. Det skal være et integrert system for all økonomi, regnskap, innkjøp og logistikk i Helse Midt-Norge. 4. Det skal etableres en felles regional implementering med felles regionale prosesser for forvaltning. 1

2 Programmet HMN LØ ble avsluttet i juni Formålet med denne saken er å orientere om programmets måloppnåelse og foretaksgruppens videre arbeid med gevinstrealisering. RESULTAT Programmets hovedfaser Programmet har bestått av følgende faser med tilhørende tidspunkt for målpasseringer: Opprinnelig var sluttdato for programmet desember Programmet ble avsluttet primo juni Hele programmet ble dermed 5 mnd forsinket. Årsaken til forsinkelsen ble gjort rede for i styresak 106/15. Anskaffelse Anskaffelsesfasen pågikk fra mars 2012 til desember I desember 2013 inngikk Helse Midt-Norge RHF kontrakt med IBM om levering av SAP som ny logistikk- og økonomiløsning (jf. sak 102/13). Avtalen som ble inngått inkluderte idriftsettelse av ny løsning for hovedprosesser for de utvalgte forsyningskjedene Forbruksvarer, IKT, MTU, Helsetjenester og Tjenester. Fra januar 2014 og frem til juni 2017 pågikk et prosjekt i samarbeid mellom IBM og Helse Midt-Norge. I tillegg har det vært et samarbeid med en rekke øvrige systemleverandører for å sørge for de nødvendige integrasjonene med SAP. 2

3 Omfang Det målsatte omfanget som skulle idriftsettes gjennom HMN LØ var alle økonomiprosesser, samt logistikkprosesser for forsyningskjedene forbruksvarer, innkjøp MTU, IKT, tjenester og helsetjenester. Løsningen som er innført er en plattform som gir systemstøtte og funksjonalitet for alle oppgaver, funksjoner og prosesser i de ovennevnte forsyningskjedene. Omfanget er levert i henhold til målsettingene med unntak av at det i programperioden ble besluttet å gjennomføre innføringen av innkjøps- og lagerstyring på enkelte avdelingslager ved St. Olavs Hospital HF og Helse Møre og Romsdal HF i et eget prosjekt i regi av forvaltningsorganisasjonen for Logistikk og økonomi. Dette arbeidet er startet og vil pågå til våren I løsningen som er innført inngår ikke bare SAP, men en hel rekke grensesnitt mellom SAP og andre systemer (PAS, Sectra RIS, Personec Lønn, OPAS, Nutshell, T-Doc, HPSM og FarmaPro, Medusa). Tidsplan Plan-, spesifikasjons-, utvikling- og leveringsfasene ble gjennomført i perioden januar Den første idriftsettelsen skjedde i mai 2016 og omfattet Helse Nord-Trøndelag HF, Helse Midt-Norge RHF og Hemit. Deretter fulgte idriftsettelse 2 i november 2016 med Helse Møre og Romsdal HF og Sykehusapotekene i Midt-Norge HF, og til slutt idriftsettelse 3 med St. Olavs Hospital HF og Trøndelag Ortopediske Verksted AS i februar Fra mars 2017 har dermed hele Helse Midt-Norge hatt et felles, integrert økonomi- og logistikksystem. Gjennom programperioden har det vært nødvendig med noen justeringer av planen for å sikre idriftsettelse med en akseptabel risiko (jf. sak 106/15). Dette har medført at den siste idriftsettelsen ble 5 måneder senere enn opprinnelig planlagt ved kontraktsinngåelse. GEVINSTREALISERING Store IKT-prosjekter er en motor for endring av en organisasjon. HMN LØ har bidratt til omfattende rydding, standardisering og modernisering av berørte deler av Helse Midt-Norge. Eksempler på dette er innføring av e-handel med leverandører, å ta i bruk e-faktura og etablering av et felles artikkelregister på tvers av sykehus og helseforetak. Dette har gjort at Helse Midt-Norge innenfor økonomi og logistikk nå har moderne og fremtidsrettede løsninger som vi kan bygge videre på. Konkret har programmet arbeidet aktivt med gevinstrealisering under hele programperioden. I alle foretakene er det utarbeidet planer for gevinstrealisering, og ansvar for oppfølging er plassert. Det forventes at gevinstrealiseringsplanene aktivt følges opp i HF blant annet ved at målsettingene i gevinstrealiseringsplanene inngår i de ordinære prosessene for budsjettering, og at gjennomføring av tiltak inngår som en del av foretakenes helhetlige handlingsplaner. Forvaltningsorganisasjonen for logistikk og økonomi DSLØ skal sammenstille gevinstene og sørge for en regional, oppdatert oversikt over gevinstuttak. Både de foretaksvise gevinstrealiseringsplanene og den regionale gevinstrealiseringsplanen må være gjenstand for løpende oppdateringer for å sikre at gevinstrealisering skjer. 3

4 Følgende gevinstområder inngår i gevinstrealiseringsplanene: Gevinstområde Avtalelojalitet og oversikt over avtaledekning Effektivitet og kvalitet System Kompetanse Standardisering og prosessforbedring Automatisering Samarbeid Logistikkfokus Organisering Alternativkostnad for bytte av økonomisystem Innhold Bedre oversikt over inngåtte avtaler og at disse avtalene benyttes (avtalelojalitet) er det området med forventet høyest kvantitativ gevinst. Forenkling og automatisering av prosesser, samt en bedre økonomisk styringsmodell og bedre muligheter for rapportering/oppfølging. Bedre oppfyllelse av lovkrav. Etter innføringen av SAP vil en rekke av de tidligere logistikkog økonomisystemene fases ut. Økt kompetanse og dette spesielt innenfor logistikkområdet. SAP vil kunne bidra til økt kompetanse innen logistikk gjennom samordning internt i foretaket samt mot andre foretak gjennom nettverksbygging og strategisk logistikktenking. Lik systemstøtte har medført en større grad av standardisering innenfor økonomi- og logistikkområdet. Med likt verktøy legges det grunnlag for videre felles prosessforbedringer og videreutvikling av virksomheten. Økt bruk av elektronisk handelsformat (EHF) for inngående faktura hadde stor fokus i prosjekt E-handel som foregikk i parallell og med en tilknytning til HMN LØ. Bruk av EHF på andre områder (katalog, ordre, ordrebekreftelse) vil medføre automatisering også her og at Helse Midt-Norge har tatt i bruk den løsningen som Difi anbefaler framover. Det er en større grad av samarbeid mellom foretakene. Samarbeidet skjer både gjennom formelle og uformelle forum, samt på ulike områder innenfor logistikk, økonomi og klinikk. Dette samarbeidet bidrar til en bedre utnyttelse av den fagkompetansen som finnes, samt er en viktig forutsetning for å videreutvikle prosesser og bidra til fortsatt standardisering. Forberedelser til innføring av nytt system har medført et større fokus på logistikkområdet i Helse Midt-Norge. Den nye løsningen vil være et viktig element videre i arbeidet med å forbedre hele vare- og informasjonsflyten fra leverandør til sluttbruker. Gjennom forberedelsene til innføringen av HMN LØ har forsyningskonseptet «Aktiv forsyning» blitt innført på flere avdelinger og planlegges innført på ytterligere avdelinger i løpet av Det økte logistikkfokuset vises også gjennom at det er gjennomført et utredningsprosjekt med anbefalinger til hvordan strategisk logistikk bør organiseres i foretaksgruppen og hvordan en skal sørge for effektiv samhandling med strategisk innkjøp, Sykehusinnkjøp HF og Driftssenter LØ. En viktig begrunnelse for etableringen av HMN LØ var en situasjon hvor Helse Midt-Norges økonomisystem ikke i tilstrekkelig grad oppfylte lovkrav og at leverandøren var i ferd 4

5 K2 videre med SAP med å fase ut systemet, noe som medførte liten grad av videreutvikling. Fra 2014 har Helse Midt-Norge vært den eneste brukeren av Masterpiece. Ved å fortsette med gjenstående forsyningskjeder vil Helse Midt-Norge bygge videre på den plattformen som er laget gjennom første implementering og som det er lagt grunnlag for gjennom anskaffelsen og implementering av SAP. KOSTNADER Programmets budsjett Programmets styringsmål for fasene fra anskaffelse til ferdig idriftsettelse beløp seg til 385 mill. kr. I programmets budsjett var det i tillegg til styringsmålet innarbeidet en avsetning til uforutsette kostnader på 30 mill. kr. som programstyret for logistikk og økonomi disponerte. Avsetningen til uforutsette kostnader skulle ta høyde for kontraktsfestede kostnader ved overskridelse av målpris, avtalte endringsordrer med leverandør, forsinkelser og øvrige endringer gjennom hele prosjektløpet. Programmets budsjett var på 415 mill. kr. (summen av programmets styringsmål og avsetning til uforutsette kostnader). Dette er i underkant av P50 og var hensyntatt i rammen til IKT-prosjekter i langtidsbudsjettet. Finansieringsramme For å anslå behovet for avsetning til usikkerhet ble det utarbeidet usikkerhetsanalyser for HMN LØ. Usikkerhetsanalysen fra 2015 viste at P80 indeksregulert lå på 469 mill. kr. Regnskap Programmets totalkostnad fra 2012 til 2017 er på 479 mill. kr.. Programmet redegjorde i sak 106/15 for bakgrunnen for endringen i kostnader. PROGRAMAVSLUTNING Programstyre logistikk og økonomi behandlet i møte programmets erfaringsrapport, regional gevinstrealiseringsplan og sluttrapport. Programstyret godkjente sluttrapporten og dermed avslutningen av programmet HMN LØ. 5