Program LIBRA. Samling føretakstillitsvalde og føretakshovudverneombod i Helse Vest. 15. september 2014

Transkript

1 1 Program LIBRA Samling føretakstillitsvalde og føretakshovudverneombod i Helse Vest 15. september 2014

2 2 HVA? HVORFOR? NÅR?

3 3 Program LIBRA Lager Innkjøp Budsjett Regnskap Anskaffelse Forprosjektrapport for økonomi-, innkjøp- og logistikk ble behandlet i Porteføljestyret 2. desember 2013

4 HOVEDPUNKTER UTDATERTE VERSJONER/ PROGRAM HELSE 2020 KRAV OM KGV- VERKTØY PROGRAM FOR ØKONOMI-, INNKJØP- OG LOGISTIKK BESTE PRAKSIS NYTTE- EFFEKTER FELLES ARBEIDS- PROSESSER

5 LIBRA sin visjon «Fremme helse og livskvalitet gjennom effektive støtteprosesser»

6 6 Fordi - gode tjenester gir stor verdi for brukerne - god kvalitet på prosesser gir stabile leveranser - effektive prosesser hindrer sløsing - ressurser frigjøres til pasientbehandling

7 7 Overordnet programbeskrivelse LIBRA er Helse Vests program for å optimalisere støttetjenestene innenfor fagområdene: - Budsjett - Anskaffelse og kontrakt - Innkjøp og logistikk (lagerstyring av varer) - Regnskap - Styringsinformasjon/felles registre

8 8 Overordnet programbeskrivelse forts. Optimaliseringen skal skje gjennom: - utforming av felles arbeidsprosesser - innføring av felles systemløsninger - organisering fram mot 2020

9 9 Strategisk forankring - Helse 2020 «Arbeidet med effektivisering og standardisering av system og arbeidsprosessar skal halde fram.» «Helse Vest tek sikte på å innføre eit felles system for innkjøp innan 2015» - Teknologiplanen «Framleis konsolidering og systemsanering» «Gevinstrealisering»

10 PROGRAMMETS OMFANG Styringsinformasjon Regnskap Budsjett Anskaffelse og kontrakt Kjøkken Innkjøp-logistikk Sterilproduksjon Legemidler Operasjonsplanlegging EPJ Røntgen Laboratorier Kompetanse Rekrutt ering Lønnsutbet Ressursplanlegging MTU forvaltning FDVU av bygg

11 11 Fagområde og systemer Fagområde Innkjøp Lagerstyring av varer Kontrakt Regnskap Budsjett System Merida, Visma, FarmaPro, Cytodose, Tønsys Merida, Visma, FarmaPro, ARX, Assyst Contiki Oracle Financials, Cantor Controller SIM

12 MANGLENDE SYSTEMSTØTTE Område Regnskap Mangler systemstøtte for (listen er ikke uttømmende) Byggeregnskap Disposisjonsregnskap Innkjøp Konkurransegjennomføring (KGV) Budsjett Aktivitetsbudsjettering Langtidsbudsjettering Rullerende prognose Alle fagområder Felles registerhåndtering (Masterdata management) Grenseflate mot linjeorganisasjon Felles brukergrensesnitt for oppgaver knyttet til budsjett, regnskap, forsyning, bestilling og rapportering

13 13 Hva skal LIBRA oppnå? - Felles arbeidsprosesser innen økonomi, innkjøp og logistikk - Foretakene skal benytte felles systemer som understøtter arbeidsprosessene, og systemporteføljen skal være konsolidert i tråd med regionale arkitekturprinsipper - Felles regime for felles grunndata og datadefinisjoner (Master Data Management) - Styringsinformasjon baserer seg på felles definerte grunndata, og informasjon om egen virksomhet - Redusere virksomhets- teknisk- og leverandørrisiko

14 14 Kostnad nytte - estimater Investeringer: 285 mill totalt fra 2014 til 2018 Direkte kostnader: 92 mill totalt fra 2014 til 2019 Interne ressurser fra foretakene: 131 mill i løpet av programmet Samlet økonomisk gevinst: 125 mill årlig når ferdig implementert Forutsetter gjennomføring av gode endringsprosesser

15 15 Investering og ressursinnsats

16 16 Andre pågående prosjekter Felles bruk av innkjøpssystem i Helse Vest FBI Organisering innkjøpsområdet - Orkidè Kostnad pr pasient - KPP Prosjekter innenfor MOT porteføljen

17 Organisering

18 18 Ressurser - kompetanse Programmet skal være en arena for læring og bygge kompetanse Ressurser fra foretakene Talenter Rett kompetanse

19 19 Aktiviteter Prosjekt som er i gang: LIBRA Felles arbeidsprosesser Prosjekt som skal starte: LIBRA Forvaltning av felles registre (masterdata) Løpende aktivitet: Etablert en gevinstrealiseringsgruppe med en representant fra hvert foretak

20 20 Interessenter Forholde oss til individer og organisasjoner som direkte eller indirekte påvirker programmets utforming og utførelse som selv påvirkes av programmets utfall Krav behov forventninger Gjennomført foretaksvis kartlegging av interessenter Under utarbeidelse plan for interessent håndtering

21 21 LIBRA Felles arbeidsprosesser Beskrivelse fremtidige hovedprosesser og delprosesser Liste over sentrale informasjonselementer (master data) Rutiner for eierskap og forvaltning av felles prosesser Forslag til tiltak for å oppnå beste praksis Startet i juni

22 22 Muligheter: Løse utfordringer påpekt i forprosjekt Økt forståelse for hvordan vi arbeider Identifisere utfordrende grenseflater Utgangspunkt for kontinuerlig forbedring Økt endringsevne Lette kommunikasjon

23 23 Leveranser Modeller og beskrivelser av fremtidige hovedprosesser og delprosesser. Sentrale informasjonselement (MDM) Rutiner eierskap og forvaltning Forslag til tiltak Krav videreføring av prosessarbeidet

24 Nivåer i vår standard for prosessmodellering

25 25 LIBRA Forvaltning av felles registre Felles grunndata og datadefinisjoner på tvers av fagområdene (MDM) Tilgjengelig i alle faser av arbeidsprosessene og i alle relevante systemer innenfor programområdet Felles organisering av forvaltning og videreutvikling av masterdata-områder sikrer god datakvalitet

26 26 Vedlikehold ett sted sikrer bedre kvalitet og reduserer manuelt vedlikeholdsarbeid og duplikater Det må være felles sted for utveksling av data for rapportering og analyse Når LIBRA leverer prosjekter forventes det økt kvalitet på regnskapsdata/innkjøps- og logistikkdata Bedre datakvalitet bedre styringsdata

27 Endringsledelse- og gevinstrealisering Interessenter Nytte Visjon P L A N Verdiskapning Løsning Prosess Organ isasjon Teknologi Infor masjon Prosjekt A Prosjekt Z

28 Teknologiplanen Alle prosjekt skal bidra til økt verdiskaping Sammenhengen mellom medarbeider, organisasjon, prosess og teknologi skal vektlegges Planar for gevinstrealisering skal innarbeides i prosjektplanene og gjøres forpliktende Ansvaret for å realisere nytte og verdi for pasienter og pårørende, medarbeidere og organisasjon ligger til linjen

29 29 Kvantitativ nytte Nytten av programmet - felles beste praksis arbeidsprosesser - god teknologi som understøtter arbeidsprosessene - optimal organisering Nytteeffektene skal identifiseres - i tid - i kroner - hvor i organisasjonen gevinstene kan hentes ut

30 30 Kvalitativ nytte Viktigste kvalitative nytteeffektene - frigi tid og ressurser til pasientnært arbeid gjennom enklere og mer effektive støtteprosesser - sikre relevant og komplett styringsinformasjon på tvers av foretakene Måleindikatorer vil bli utarbeidet for både de kvantitative og de kvalitative nytteeffektene

31 31 Kritiske suksessfaktorer Endringsledelse og gevinsthøsting Gevinstene realiseres når - nye prosesser blir fulgt - nye systemer tas i bruk Endringsledelse: sentralt fokusområde Sterkt gevinsteierskap og ansvar i linjen avgjørende

32 Utfordringer ved endring Manglende involvering av linjen i arbeidet med gevinstrealiseringsplaner Endringen blir ikke fulgt opp i budsjettene Nytteeffektene er spredt ut på mange organisatoriske enheter Målbildet er ikke tydelig kommunisert Utydelig hvem som har ansvar for å hente ut gevinsten Liten konkretisering av nytteeffekter Manglende måling av effekter Manglende motivering av linjen for å oppnå endring

33 33 Gevinstpotensialet forprosjektet Regnskap 13 mill. Budsjett 8 mill. Innkjøp 55 mill. Lagerstyring 48 mill. MDM/Styringsinformasjon 1 mill. SUM gevinstpotensialet 125 mill.

34 Fokusområder Kulturbygging og bevisttgjøring Kompetansebygging Gevinstrealiseringsprosess Gevinstrealiseringsplan

35 35 Fokus framover Prosjekt LIBRA Felles arbeidsprosesser pågår Oppstart av prosjekt LIBRA Felles forvaltning av registre Forberedelse LIBRA anskaffelsesprosjektet Interessentanalysen Gevinst- og endringsledelsesgruppen oppstart Kick off LIBRA: til i Bergen

36 Prosess Målbilde - LIBRA Organisasjon Felles Beste praksis arbeidsprosesser Understøtter nye, felles arbeidsprosesser Teknologi Informasjon Moderne, felles, tett integrerte løsninger med god brukskvalitet Nøyaktig,relevant og enhetlig informasjon Innkjøp/logi stikk anskaffelse Regnskap